Pandemia wpłynęła nie tylko na organizację systemu pracy pracowników samorządowych, ale także na ich plany urlopowe. Powstaje więc pytanie, czy i jak można zmienić terminy skorzystania z wolnego oraz kto może to zrobić.
Anna Golenia, adwokat, Kochański & Partners

Zasady udzielania i ustalania urlopu wypoczynkowego pracowników samorządowych nie znalazły odrębnego uregulowania w pragmatykach służbowych i w tym zakresie zastosowanie znajduje ustawa z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495). Zgodnie z nią w jednostce samorządu terytorialnego powinien zostać ustalony plan urlopów, z którego będzie wynikać, kiedy urzędnik ma skorzystać z urlopu wypoczynkowego. Taki plan zasadniczo powinien być opracowany na cały rok i przekazywany pracownikom do wiadomości przed jego rozpoczęciem. Plan urlopów jest ustalany przez jednostkę samorządową samodzielnie, jednak powinna ona wziąć pod uwagę wnioski pracowników w tym zakresie.

Jeśli w urzędzie nie funkcjonuje plan urlopów, to urlop wypoczynkowy jest udzielany indywidualnie, po porozumieniu z pracownikiem samorządowym.

Reklama

Granice jednostronnych decyzji

Brak jest regulacji pozwalających jednostce samorządowej na jednostronne zobowiązanie pracowników do wykorzystania bieżącego urlopu wypoczynkowego w związku z wystąpieniem COVID-19. Zgodnie z kodeksem pracy pracodawca może zobowiązać podwładnych do wykorzystania urlopu jedynie w dwóch przypadkach:

Reklama

1) w trakcie okresu wypowiedzenia – w tym przypadku pracownik może zostać zobowiązany do wykorzystania zaległego oraz bieżącego urlopu wypoczynkowego; jeśli więc w okresie pandemii pracownik przebywa na wypowiedzeniu, to pracodawca (jednostka samorządowa) może mu kazać wykorzystać w tym czasie urlop wypoczynkowy;

2) gdy pracownik ma zaległy urlop z poprzednich lat – w myśl art. 168 kodeksu pracy urlop niewykorzystany w danym roku kalendarzowym powinien być udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego; zgodnie z poglądami orzecznictwa i doktryny pracodawca ma prawo udzielić zaległego urlopu, nawet gdy pracownik nie wyraża na to zgody; tę opcję można wykorzystać w czasie pandemii.

Kwestia skierowania pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii została doprecyzowana w tarczy 4.0 uchwalonej przez Sejm 4 czerwca br. (przed pracami w Senacie). Zgodnie z nią pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu zaległego (bez jego zgody i z pominięciem planu urlopów) w wymiarze do 30 dni. To uściślenie przepisów nie oznacza jednak, że dotychczasowe skierowanie pracownika na urlop zaległy było niezgodne z prawem.

Możliwe przesunięcie

A co zrobić z urlopem, który wypada w trakcie pandemii? Możliwość przesunięcia terminu urlopu zależy od tego, czy urlop ten został już pracownikowi samorządowemu udzielony w drodze ustalonego planu urlopów bądź po porozumieniu z pracownikiem, czy też ostatecznej decyzji o udzieleniu urlopu jeszcze nie ma. W tym drugim przypadku sprawa jest stosunkowo prosta – urlop nie został jeszcze udzielony, strony stosunku pracy mogą uzgodnić termin tego urlopu dowolnie. Jeśli natomiast urlop wypoczynkowy został już pracownikowi samorządowemu udzielony i wynika to z planu urlopów lub z porozumienia jednostki samorządowej i pracownika, to zasadą jest, że urlop ten powinien być w ustalonym terminie wykorzystany. Kodeks pracy pozwala na zmiany ustalonego już terminu urlopu tylko wyjątkowo. JST ma prawo przesunąć zaplanowany urlop pracownika samorządowego, ale wymaga to spełnienia dwóch warunków:

  • muszą wystąpić szczególne potrzeby jednostki samorządowej (przyjmuje się, że powinny to być okoliczności nieznane w momencie planowania urlopu i wpływające na funkcjonowanie zakładu pracy) oraz
  • na skutek nieobecności pracownika samorządowego przebywającego na urlopie wypoczynkowym mogą wystąpić poważne zakłócenia w toku pracy.

Przykład

Zagrożenie dla sprawnej obsługi petentów
Krystyna Szostak ma zaplanowany urlop wypoczynkowy na koniec czerwca 2020 r., został on też wpisany w obowiązujący w jej urzędzie gminy plan urlopów. Okazało się jednak, że pozostali pracownicy samorządowi z jej departamentu poszli na zwolnienia lekarskie do połowy lub nawet końca lipca. W tej sytuacji pracodawca może przesunąć Krystynie Szostak zaplanowany już urlop, uzasadniając to koniecznością zapewnienia obsługi petentów. Taki argument z pewnością zostanie uznany za szczególną potrzebę JST, bo nieobecność pracownika spowodowałaby, że dany departament przestałby przez ten okres funkcjonować.

O ile łatwe wydaje się wskazanie, że skutki wystąpienia COVID-19 mogą w określonych sytuacjach uzasadniać konieczność przesunięcia przez pracodawcę urlopu (ze względu na szczególne potrzeby jednostki samorządowej), o tyle ważne jest także spełnienie drugiego warunku. Wątpliwe może być żądanie przesunięcia urlopu na skutek okoliczności związanych z pandemią, jeśli nie będzie argumentów za tym, że skorzystanie przez pracownika samorządowego z urlopu w zaplanowanym terminie spowoduje poważne zakłócenia w funkcjonowaniu jednostki samorządowej. Warto w tym miejscu wskazać, że nawet jeśli spełnione zostaną warunki do przesunięcia urlopu z przyczyn dotyczących JST, to i tak na takie przesunięcie i ustalenie nowego terminu urlopu jednostka będzie potrzebować zgody pracownika. Wymóg ten wynika z rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. nr 2, poz. 14).

Wniosek pracownika

Pracownik samorządowy może również złożyć wniosek o przesunięcie urlopu na inny termin. Wniosek taki powinien być umotywowany ważnymi przyczynami. Przepisy nie wskazują, co to znaczy „ważna przyczyna”, i ocena tego należy do jednostki samorządowej. W obecnej sytuacji wywołanej COVID-19 za „ważną przyczynę” można uznać np. niemożność skorzystania z zaplanowanego urlopu na skutek zamkniętych granic państwowych lub ograniczonej działalności branży hotelarskiej.

Złożenie wniosku przez pracownika nie oznacza automatycznie przesunięcia urlopu. Jednostka samorządowa nie jest związana takim wnioskiem i może odmówić zgody na udzielenie urlopu we wskazanym, nowym terminie. Odmowa ta może mieć także związek z COVID-19, np. jednostka samorządowa może nie zgodzić się na przesunięcie terminu urlopu z uwagi na duże zapotrzebowanie na pracę wywołane wystąpieniem pandemii. Jeśli więc jednostka nie zgodzi się na przesunięcie ustalonego już urlopu, to pracownik samorządowy będzie musiał go wykorzystać w uzgodnionym terminie, nawet jeśli termin ten przypada na okres pandemii.

Przykład

Odwołane rezerwacje i zmiana terminu
Jan Zawada pracuje w biurze prasowym miasta. Ma uzgodniony termin urlopu na początek lipca 2020 r. Urlop ten miał spędzić w USA i w tym celu dokonał już zakupu biletów lotniczych i rezerwacji w hotelach. Ze względu na COVID-19 rezerwacje w hotelach, podobnie jak i lot, zostały odwołane. Pracownik ma nadzieję, że jesienią możliwe będą loty do USA i chce przesunąć urlop na późniejszy termin. Jednostka samorządowa nie widzi przeszkód, bo w tym czasie żaden z pozostałych pracowników biura nie zgłaszał chęci wzięcia urlopu.

Okolicznościami, w których jednostka samorządowa jest zobowiązana do przesunięcia urlopu, są przyczyny usprawiedliwiające nieobecność pracownika samorządowego w pracy. Są nimi w szczególności: czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby, odosobnienie związane z chorobą zakaźną czy urlop macierzyński. Powodem, dla którego jednostka samorządowa jako pracodawca ma obowiązek przesunięcia zaplanowanego urlopu, jest również wystąpienie obowiązkowej kwarantanny.

Przykład

Choroba koryguje plany
Zofia Rudzka, pracownik sekretariatu gminy, miała zaplanowany urlop wypoczynkowy na ostatnie dwa tygodnie czerwca. Nieszczęśliwie złamała jednak nogę i od 15 czerwca 2020 r. przebywa na zwolnieniu lekarskim. Zostało one jej udzielone na miesiąc. Oznacza to, że kobieta nie będzie mogła wykorzystać urlopu wypoczynkowego w zaplanowanym terminie. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek przesunąć jej urlop na termin późniejszy.