Jestem pracownikiem kadrowym spółki z o.o. Mam pewną wątpliwość co do nałożenia kary upomnienia na pracownika produkcji. Dysponuję już nawet pismem zarządu spółki o ukaraniu go, bo tylko ten organ o tym decyduje (wydane dwa dni temu ze względu na wyjazd służbowy członków zarządu), a teraz zamierzam wysłuchać pracownika co do podstaw ukarania. Wydaje mi się to słuszne, bo zgodnie z art. 61 kodeksu cywilnego oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Czy postępuję prawidłowo?

Kodeksowe wymagania

Z art. 108 par. 1 pkt 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.) wynika, że za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bhp, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować:
1) karę upomnienia,
2) karę nagany.
Z kolei, jak stanowi art. 109 k.p., kara nie może być zastosowana po upływie dwóch tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie trzech miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia (par. 1). Ponadto kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika (par. 2). Jeżeli z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może być wysłuchany, to bieg dwutygodniowego terminu przewidzianego w par. 1 nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy (par. 3).
WAŻNE Kara upomnienia lub nagany nie może być zastosowana po upływie dwóch tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie trzech miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia.
Wspomniana wyżej regulacja par. 2 jest jednoznaczna – ustawodawca obligatoryjnie przewidział w niej, że kara (w tym upomnienie) może być zastosowana wyłącznie po uprzednim wysłuchaniu pracownika. W orzecznictwie sądowym wyraźnie akcentuje się konieczność zachowania tych wymogów proceduralnych. W wyroku z 13 listopada 2019 r. (sygn. akt IV P 231/19) Sąd Rejonowy w Toruniu stwierdził m.in., że: „(…) skuteczne wymierzenie kary porządkowej staje się możliwe wówczas, gdy zajdzie w określonym przepisami prawa terminie, będzie poprzedzone wysłuchaniem pracownika, a nadto o ukaraniu pracownik zostaje poinformowany pisemnie, przy czym pismo to winno zawierać informacje o przyczynach ukarania oraz możliwym trybie jego zaskarżenia. Niezachowanie któregoś z wymienionych wymagań formalnych daje pracownikowi podstawę do złożenia sprzeciwu, a w razie jego nieuwzględnienia – do dochodzenia uchylenia wymierzonej kary na drodze sądowej”. Z kolei w wyroku Sądu Rejonowego dla Wrocławia–Śródmieścia we Wrocławiu z 28 maja 2019 r. (sygn. akt X P 689/17) wskazano, że: „Przedstawiona kolejność czynności ze strony pracodawcy, a zwłaszcza przewidziany w art. 110 k.p. obowiązek zawiadomienia pracownika na piśmie o zastosowanej karze, świadczy o tym, że w sferze decyzyjnej wymierzenie («zastosowanie») kary następuje w chwili podpisania pisma o ukaraniu, gdyż wtedy decyzja – wewnętrzna wola przełożonego o ukaraniu otrzymuje swój zewnętrzny, formalny wyraz. Natomiast z punktu widzenia skutków takiej decyzji dla pracownika (art. 110 k.p i art. 112 par. 1 k.p.) istotne znaczenie ma chwila zawiadomienia go na piśmie o zastosowanej karze wraz ze wskazaniem rodzaju naruszenia obowiązków pracowniczych i dacie tego naruszenia oraz o możliwości zgłoszenia sprzeciwu.”.

Oświadczenie woli

W kontekście przytoczonego stanu faktycznego warto jeszcze odnieść się do argumentu kadrowca, dotyczącego art. 61 k.c. Z przepisu tego, jak już wspomniano, wynika, że oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. A odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej. Pomocne w analizie tego argumentu może okazać się stanowisko zawarte w wyroku Sądu Rejonowego dla Warszawy–Śródmieścia w Warszawie z 25 stycznia 2018 r. (sygn. akt VIII P 565/17), wydanym w zbliżonym stanie faktycznym, który następnie został utrzymany w mocy wyrokiem Sądu Okręgowego w Warszawie z 27 września 2018 r. (sygn. akt XXI Pa 155/18). W tym pierwszym orzeczeniu stwierdzono, że wymierzenie kary porządkowej (pismo o karze) nie jest oświadczeniem woli i nie ma do niego zastosowania art. 61 k.c. w zw. z art. 300 k.p. Dodatkowo zwrócono uwagę na to, że z art. 110 k.p. wynika, że zawiadomienie pracownika o karze jest późniejsze od wymierzenia kary. Co istotne, w stanie faktycznym ww. wyroku, podpisanie pisma o nałożeniu kary (więc i podjęcie decyzji w tym zakresie) miało miejsce przed formalnym spotkaniem, na którym planowano wysłuchać pracownika. Otóż wspomniane pismo zostało podpisane przez członków zarządu, nieobecnych na spotkaniu, na którym to spotkaniu oświadczenie wręczono pracownikowi. Sąd zwrócił nadto uwagę, że czynność pracodawcy nie stanie się zgodna z prawem przez to, że pracownikowi stworzono możliwość odniesienia się do zarzutów w związku z karą, a dopiero po tej czynności poinformowano o zastosowaniu sankcji, która już była uprzednio ustalona. Finalnie w sprawie tej sąd uznał, że takie działanie stanowiło naruszenie art. 109 par. 2 k.p., co stanowiło przesłankę uchylenia kary porządkowej. Stanowisko to zostało podtrzymane w ww. wyroku Sądu Okręgowego, gdzie dodatkowo podano, że: „Zarzuty naruszenia art. 109 par. 2 k.c. oraz art. 61 k.c. w związku z art. 300 k.p. należało więc uznać za chybione. Pracodawca powinien wysłuchać pracownika przed podpisaniem pisma o wymierzeniu kary porządkowej. Tymczasem z niekwestionowanych ustaleń wynikało, że podczas spotkania w dniu (…) umożliwiono, co prawda, powodowi ustosunkowanie się do przedstawionych uwag, jednakże podczas tego spotkania przedstawiciele pracodawcy dysponowali już pismem o ukaraniu wcześniej podpisanym przez nieobecnych na spotkaniu członków zarządu, które po odmowie przez powoda złożenia wyjaśnień, wręczyli powodowi. Do ukarania powoda karą porządkową doszło zatem przed jego wysłuchaniem, o którym mowa w przepisie art. 109 par. 2 k.p. w chwili podpisania pisma o nałożeniu kary porządkowej przez uprawnione osoby”.
Na koniec warto jeszcze wspomnieć, że obowiązku zachowania opisanej procedury przez pracodawcę z pewnością nie uchyla sposób organizacji pracy w firmie, w tym nieobecność członków zarządu spowodowana np. koniecznym wyjazdem służbowym. Mogli oni bowiem w takiej sytuacji upoważnić kadrowca do przeprowadzenia całej procedury nałożenia kary i to zgodnie z wymaganiami k.p.
Zatem w podanym na wstępie stanie faktycznym sugerowany przez kadrowca sposób postępowania będzie wadliwy. Argumentem nie może być art. 61 k.c., regulacje k.p. mają tu bowiem rangę przepisów specjalnych i ustanawiają zwiększone rygory dla pracodawcy. W tej sytuacji pracownik miałby prawo do złożenia sprzeciwu, który spółka będzie mogła odrzucić. Co jednak istotne, pracownik, który wniesie sprzeciw, może w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia o jego odrzuceniu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary. W konsekwencji istnieje wysokie ryzyko uchylenia kary porządkowej z powodu niezachowania warunków formalnych jej nałożenia. Należy więc rozważyć zastosowanie procedury nałożenia kary uwzględniającej kodeksowe wymagania, w tym wynikające z art. 109 par. 1 k.p.
Podstawa prawna
•art. 108‒110 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495)