W Polsce granice ingerencji w tę sferę są ograniczone. Firma może jednak się zabezpieczać, np. przed konfliktem interesów. A czasem wręcz musi zareagować – m.in. gdy w grę wchodzi molestowanie.
Niedawno media obiegła wieść, że dyrektor generalny sieci McDonald’s został odwołany z powodu niewłaściwych relacji służbowych – a konkretnie ze względu na związek z jednym z pracowników firmy. Władze korporacji uznały, że stanowi to naruszenie jej polityki. A gdyby przenieść tę sytuację na polski grunt? Powstanie relacji intymnej między pracownikami zatrudnionymi u tego samego pracodawcy może przecież zdarzyć się w każdej firmie. Praca zajmuje nam znaczną część życia, często z kolegami i koleżankami z pracy spędzamy więcej czasu niż z rodziną czy przyjaciółmi. Nic więc dziwnego, że ludzie nawiązują w takich warunkach osobiste, nierzadko intymne relacje. Pojawia się więc pytanie, czy pracodawca może zakazać nawiązywania przez swoich pracowników relacji osobistych, w tym intymnych? Jak dalece może ingerować w ich sferę prywatną?

Pole manewru i ryzyka dla firmy

Zazwyczaj podejście pracodawców do tego zagadnienia bywa obojętne, czasami jest negatywne, rzadko natomiast spotyka się pracodawców wspierających u siebie takie relacje. W prawie pracy nie ma przepisów wprost regulujących to zagadnienie. Na pewno jednak pracodawca nie może zakazać relacji osobistych, w tym intymnych z koleżankami czy kolegami z pracy, a nawet więcej – nie może ingerować w sferę obyczajową zatrudnianych pracowników. Nie ma bowiem ku temu narzędzi prawnych. Oznacza to, że pracodawca nie może zakazać pracownikom m.in. „randkowania” czy też „romansowania” między sobą. Co do zasady nie może też nakazać im informowania o takich relacjach, ani tym bardziej wskazywania swojego partnera czy też ujawniania charakteru relacji. Wszelkie tego typu regulacje wewnętrzne pracodawcy są nieskuteczne i nie mogą być przez niego egzekwowane. Przy czym niewiążące dla pracownika będzie zarówno odpowiednie postanowienie w przepisach wewnątrzzakładowych, jak i otrzymane przez niego w tym zakresie bezpośredniego polecenia od pracodawcy.
Podobnie jest ze skutkami omawianych relacji. Pracownik nie może ponosić jakichkolwiek negatywnych konsekwencji wyłącznie z powodu jego osobistej czy też intymnej relacji z innym pracownikiem. Ukaranie karą porządkową lub zwolnienie za zawarcie czy niepoinformowanie o takiej relacji mogłoby zostać przez pracownika skutecznie zakwestionowane przed sądem pracy jako niezgodne z prawem. Mogłoby stanowić również wykroczenie przeciwko prawom pracownika czy też stanowić podstawę do roszczeń z tytułu dyskryminacji lub naruszenia dóbr osobistych.
Relacje intymne między pracownikami – mimo że należą do ich sfery prywatnej, w którą pracodawca nie ma prawa ingerować – mogą jednak wpływać na sferę zawodową. Związek między pracownikami może doprowadzić do konfliktu interesów i zagrożenia interesów pracodawcy, pogorszenia relacji zawodowych czy atmosfery w zakładzie pracy, obniżenia efektywności pracy, nierównego traktowania, a niekiedy nawet do oskarżeń o molestowanie lub mobbing. W takich sytuacjach pracodawca nie tylko ma prawo ingerować, ale wręcz nie może pozostać obojętny. Przepisy zobowiązują go przecież do efektywnego organizowania czasu pracy, przeciwdziałania nierównemu traktowaniu i mobbingowi czy też wpływania na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego. W wykonaniu tych obowiązków pracodawca może podjąć działania zabezpieczające jego interes. I w efekcie ograniczyć relacje, które mogą pozostawać w konflikcie z jego interesem, a tym samym godzić w jego dobra.

Okoliczności relacji

W przypadku wystąpienia bliskiej relacji między pracownikami pracodawca może zareagować w różny sposób, w zależności od konkretnych okoliczności. Jeżeli np. pracownicy zajmują stanowiska w różnych zespołach, a ich obowiązki zawodowe nie krzyżują się, to taka relacja może być dla pracodawcy zupełnie obojętna, a czasami nawet korzystna. W takich okolicznościach często nie ma konieczności podejmowania przez pracodawcę jakichkolwiek działań. Relacja między pracownikami może nawet wpływać pozytywnie na samych pracowników i wizerunek pracodawcy kształtującego środowisko przyjazne nawiązywaniu głębokich więzi w pracy.
Sytuacja może jednak wyglądać inaczej, gdy relacja osobista czy też intymna powstanie między członkami zespołu pracującymi przy wspólnych projektach. Z jednej strony związek może zwiększyć ich zaangażowanie w pracę i korzystnie oddziaływać na atmosferę w zespole. Z drugiej strony może wpływać negatywnie na zespół. W tym drugim przypadku pracodawca powinien zareagować stosownie do sytuacji. Często zasadne będzie najpierw podjęcie działań w celu załatwienia problemu poprzez rozmowy z pracownikami, wyjaśnienie zasad panujących w firmie, konsekwencji danego zachowania pracowników i wdrożenie miękkich rozwiązań w celu poprawy sytuacji. Jeżeli jednak środki te okażą się nieskutecznie lub jeżeli relacja od początku wpływa destrukcyjnie na innych pracowników, to możliwe będzie zastosowanie przez pracodawcę dalej idących środków, takich jak kary porządkowe. Pracodawca może też spróbować pójść o krok dalej i odseparować zawodowo pracowników, np. poprzez przeniesienie jednego z nich do innej jednostki czy ustawienie rozkładu czasu pracy w taki sposób, aby zmiany danych zatrudnionych się nie pokrywały. W cięższych przypadkach konieczny może być środek ostateczny i rozwiązanie z jednym lub dwoma pracownikami umów o pracę.
Sytuacją szczególnie ryzykowną dla pracodawcy jest osobista relacja między podwładnym i bezpośrednim przełożonym. Zależność służbowa między związanymi emocjonalnie pracownikami może rodzić podejrzenia o faworyzowanie podwładnego przez przełożonego i bardzo negatywnie wpływać na innych podwładnych. Ponadto zachodzi w tym wypadku znacznie większe ryzyko zaistnienia konfliktu interesów. Pracodawca może tutaj działać bardziej stanowczo i dążyć do prewencyjnego przerwania zawodowej podległości między takimi pracownikami. Jeżeli natomiast już wcześniej pojawiłyby się zasadne zarzuty co do wykorzystywania relacji na linii przełożony ‒ podwładny, to pracodawca będzie mógł na takiej podstawie rozwiązać stosunek pracy jednego lub dwojga pracowników, niekiedy nawet w trybie dyscyplinarnym. Wszystko zależy od skali zagrożenia czy naruszenia interesów pracodawcy.

Konsekwencje naruszeń i możliwe działania

Podobnie jak w przypadku innych naruszeń pracodawca może wyciągać wobec pracownika konsekwencje w przypadku naruszeń spowodowanych relacjami intymnymi z innym pracownikiem. Takie naruszenia mogą polegać np. na łamaniu dyscypliny pracy, nieprawidłowym wykorzystywaniu czasu pracy lub mienia pracodawcy, nieobyczajnym zachowaniu w miejscu pracy, dyskryminacji czy mobbingu. Wprawdzie relacja intymna nie może sama w sobie być podstawą określonych działań ze strony firmy, ale może stanowić okoliczność, w wyniku której doszło do sytuacji wymagającej interwencji pracodawcy.
Kroki podejmowane przez pracodawcę w powyższych sytuacjach mogą mieć swoją podstawę w jego regulacjach wewnętrznych. Pracodawcy powinni jednak być w tym zakresie bardzo ostrożni. W praktyce bowiem twarde reguły dotyczące sfery obyczajowej pracowników mogą przynieść pracodawcy więcej szkody niż pożytku. Jak już była mowa powyżej, zakaz relacji osobistych, w tym intymnych, między pracownikami będzie prawnie nieskuteczny. Pracownicy zwykle mają tego świadomość. Ponadto natury ludzkiej nie da się zamknąć w paragrafach – nie powstrzymają one pracowników przed nawiązywaniem więzi emocjonalnych. Pracownicy mogą w takim wypadku większą uwagę koncentrować na ukrywaniu ryzykownych praktyk zamiast na swoich obowiązkach. Formalne zakazy mogą również negatywnie wpłynąć na atmosferę w firmie i kreować nieprzyjazny wizerunek wewnątrz i na zewnątrz zakładu pracy.
Ewentualne regulacje wewnętrzne pracodawcy powinny więc kłaść nacisk nie tyle na sferę obyczajową pracowników, ile na możliwe przypadki zaistnienia konfliktu interesów w firmie i konsekwencje z tym związane. Jednym z podstawowych obowiązków pracownika wynikającym wprost z kodeksu pracy jest dbanie o dobro zakładu pracy oraz przestrzeganie zasad współżycia społecznego. Chodzi m.in. o unikanie sytuacji, które mogłyby narazić pracodawcę na szkodę, oraz informowanie pracodawcy o takich zagrożeniach. Regulacje wewnętrzne powinny kwestie te precyzować poprzez wskazanie, na czym polegają obowiązki, jaki jest ich zakres i jak należy ich przestrzegać. Z punktu widzenia pracodawcy równie ważne jest zagwarantowanie, aby wszyscy pracownicy znali i rozumieli jego wewnętrzne zasady. Pracodawca powinien także utrzymywać dobrą komunikację i atmosferę w firmie oraz dbać o kulturę organizacyjną. Ponadto powinien znać swoich pracowników i obserwować ich pracę. Przyjazne środowisko pracy zwiększa bowiem szanse na szybkie zidentyfikowanie rodzącej się relacji pracowników oraz mogących wyniknąć z tego problemów i zagrożeń dla interesu pracodawcy. Sami pracownicy mogą również wtedy uznać, że lepszym rozwiązaniem będzie ujawnienie zaistniałej sytuacji. [ramka]
Uwaga na przetwarzanie danych osobowych
Plotkowanie o romansie pracowników przez kolegów z pracy jest nieuniknione. Szczególnie gdy romansuje szef lub szefowa. Jedni plotkują mniej szczegółowo, inni bardziej. Jedni dystansują się od romansu i mówią tyle, ile muszą, a inni śledzą spojrzenia kochanków, ich lepsze lub gorsze chwile, a nawet zakładają się, jak długo związek przetrwa. Plotki nierzadko są kolportowane w e-mailach i na komunikatorach służbowych. Wszystkie te osoby przetwarzają dane osobowe. Czy jednak przetwarzanie danych osobowych romansujących pracowników jest dopuszczalne?
Dopóki romans pracowników jest ich zamkniętą, prywatną relacją i nie wpływa na pracę pozostałych osób, dopóty pracodawca powinien się odcinać od plotek. Przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w celu zaspokojenia ciekawości będzie niedopuszczalne. Pracodawca nie ma bowiem podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych na temat prywatnych relacji pracownika.
Jeśli jednak inni pracownicy zaczną się skarżyć, że romans negatywnie na nich wpływa, np. czują się zawstydzeni lub donoszą, że przełożony przymyka oko na wcześniejsze wyjścia ukochanej z pracy, to pracodawca ma nie tylko uprawnienie, ale i obowiązek reagowania. W tym celu może sporządzać np. notatki albo archiwizować e-maile. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych będzie konieczność podjęcia wobec romansujących pracowników działań zaradczych mających na celu ochronę interesu pracodawcy i pozostałych pracowników.
Jednak źródłem danych o romansie w pierwszej kolejności powinien być romansujący pracownik. Pracodawca powinien przedstawić pracownikowi swoje obawy i zapytać wprost, czy pracownik ma romans. Może też sprawdzić, czy zakochani pracownicy w czasie pracy rzeczywiście pracują, a nie romansują. Źródłem informacji o romansie może być również nagranie z monitoringu, np. na parkingu przed zakładem pracy. Pracodawca, rejestrując uściski kochanków, nie ma obowiązku usuwać nagrań, jeśli pracownicy – będąc świadomi prowadzonego monitoringu – nie ukrywają się ze swoimi uczuciami. Oczywiście sam proces kontrolowania poczty służbowej pracownika i prowadzenia monitoringu musi odpowiadać szczególnym wymogom prawnym w tym zakresie.
Przy przetwarzaniu danych osobowych związanych z romansem należy pamiętać również o ochronie danych osobowych osób trzecich, np. rodzin kochanków. Mimo że romans osoby mającej rodzinę budzi społeczny sprzeciw, to pracodawca nie jest uprawniony do informowania rodzin o niewierności żony czy męża. Nie ma też podstawy do wykorzystywania znajdujących się w aktach osobowych numerów telefonów do rodzin.
Podsumowując: co do zasady pracodawca nie ma prawa wpływać na sferę obyczajową swoich pracowników. Nawiązywanie relacji osobistych, a nawet intymnych nie może wiązać się z żadnymi negatywnymi konsekwencjami ze strony pracodawcy. Jednak jeżeli relacje te wpływają na sferę zawodową, a w szczególności gdy zagrażają pracodawcy lub powodują konflikt interesów, pracodawca może podejmować środki zaradcze, adekwatne do danych okoliczności. Ważne jest stworzenie przez pracodawcę przejrzystych mechanizmów zapobiegania takiemu konfliktowi. Kluczem do zapobiegania potencjalnym zagrożeniom jest zaś dobra komunikacja z pracownikami i uświadomienie im obowiązujących zasad.