Może skrócić ten okres z 50 do 10 lat, o ile przekaże ZUS pełne informacje za pracowników i zleceniobiorców. Sami zainteresowani mogą skontrolować, czy zrobił to prawidłowo
W 2019 r. zmieniają się zasady przechowywania akt pracowniczych przez płatników. Zmiany te zostały wprowadzone ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357), które znowelizowały kilka ustaw, w tym ustawę o emeryturach i rentach z Funduszy Ubezpieczeń Społecznych (dalej: ustawa emerytalna) i ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa), wprowadzając do nich podobne lub wzajemnie uzupełniające się przepisy.
Tylko po 1998 r.
Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z przepisów ustawy emerytalnej płatnik jest zobowiązany przez 50 lat od dnia zakończenia u niego pracy przez ubezpieczonego przechowywać jego listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty. Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują jednak od tej reguły wyjątki. Otóż płatnik w niektórych przypadkach może przechowywać akta tylko 10 lat. Przy czym dotyczy to jedynie zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. pracowników oraz osób wykonujących umowy, do których stosuje się przepisy kodeksu cywilnego o zleceniu (najczęściej będą to zleceniobiorcy). Przy czym 10-letni termin oblicza się od końca roku kalendarzowego, w którym ubezpieczony zakończył pracę.
Płatnik może też, ale warunkowo, skrócić okres przechowywania akt do 10 lat także ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczeń między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. Jednak aby skorzystać z takiej możliwości, musi złożyć raport informacyjny. To nowe pojęcie wprowadzone do ustawy systemowej oznacza zestawienie szczegółowych informacji o ubezpieczonym. Także w tym przypadku 10-letni termin obliczany jest od końca roku kalendarzowego, w którym ubezpieczony został wyrejestrowany z ZUS. [schemat]
Co zawiera raport informacyjny
• dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata kalendarzowe przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.;
• dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego;
• dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury na podstawie art. 88 Karty nauczyciela;
• dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za ubezpieczonego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury na podstawie art. 32, art. 33 lub art. 184 ustawy emerytalnej,
• dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 664 ze zm.) za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za ubezpieczonego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury pomostowej na podstawie tej ustawy;
• informację, czy w okresie zatrudnienia pracownikowi przysługiwał ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy;
• datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany
Raport informacyjny zawiera więc informacje, które znajdują się w aktach pracowniczych. Skoro więc płatnik przekaże je do ZUS, to organ nie będzie musiał ich żądać przy przyznawaniu prawa do świadczeń. Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na dodany do ustawy emerytalnej art. 116 ust. 6. Zgodnie z nim do wniosku w sprawie przyznania świadczeń zainteresowanemu, który podlegał po raz pierwszy ubezpieczeniu albo rozpoczął podleganie kolejnemu ubezpieczeniu po 31 grudnia 1999 r. (a więc od wejścia w życie ustawy systemowej reformującej system ubezpieczeń społecznych), ZUS nie może żądać dowodów potwierdzających dane znajdujące się na koncie ubezpieczonego, z wyjątkiem okresów pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze oraz dowodów potwierdzających wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o emeryturach pomostowych przypadających do 31 grudnia 2008 r.
Nie jest obowiązkowe
Przekazanie raportów informacyjnych za ubezbieczonego zgłoszonego do ZUS w latach 1999–2008 nie jest obowiązkowe. Jeśli jednak płatnik zamierza skorzystać z możliwości skrócenia okresu przechowywania akt, musi o tym zawiadomić ZUS poprzez złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych. Jeśli to zrobi, złożenie raportów staje się obowiązkowe. Oświadczenie może być co prawda odwołane, ale tylko do czasu złożenia raportu informacyjnego za jakiegokolwiek pracownika. Płatnik nie może bowiem wybrać, za których ubezpieczonych przekazuje raporty – może je złożyć jedynie za wszystkich albo za żadnego z nich.
Płatnik ma obowiązek złożenia raportu w następujących terminach:
- wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych – w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń po złożeniu oświadczenia (chodzi tu o osoby, które zostały zgłoszone do ubezpieczeń przed 2019 r.);
- w ciągu roku od dnia złożenia oświadczenia – w przypadku wyrejestrowania przed złożeniem tego oświadczenia.
Złożenie raportu informacyjnego to także dodatkowe obowiązki dla płatnika. Jeśli składa raport wraz z wyrejestrowaniem ubezpieczonego, musi mu przekazać:
- kopię raportu informacyjnego,
- dowody potwierdzające wykonywanie w okresie w latach 1999–2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
- pouczenie o:
– okresie przechowywania dokumentacji;
– prawie do odbioru dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w terminie miesiąca kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie okresu przechowywania akt;
– prawie do uzyskania kopii dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika.
Oczywiście w przypadku ubezpieczonych niebędących pracownikami (zleceniobiorców) nie może być mowy o dokumentacji związanej ze „stosunkiem pracy”, tylko o dokumentacji związanej z okresem podlegania ubezpieczeniu u danego płatnika. Ponadto pouczenie dla ubezpieczonego będącego zleceniobiorcą nie będzie zawierało informacji o prawie do uzyskania kopii dokumentacji.
Informacje o złożeniu raportu ubezpieczony otrzyma także od ZUS wraz z informacją o stanie konta, który przesyłany jest corocznie. Jeśli ubezpieczony utworzył profil informacyjny na PUE ZUS, to informacja zostanie mu udostępniona na tym profilu.
60 dni na odpowiedź
Jeśli ubezpieczony stwierdzi, że w raporcie informacyjnym są błędy albo nie zawiera on wszystkich informacji, stosuje się odpowiednio art. 50 ust. 2e–2n ustawy systemowej dotyczący korekty błędnych informacji na koncie ubezpieczonego. W takim przypadku ubezpieczony powinien zgłosić do płatnika, na piśmie lub do protokołu, wniosek o sprostowanie danych przekazanych do ZUS. Płatnik jest zobowiązany poinformować ubezpieczonego na piśmie o sposobie rozpatrzenia wniosku o sprostowanie danych w terminie 60 dni od jego otrzymania. W przypadku uwzględnienia wniosku płatnik musi skorygować błędy lub uzupełnić raport informacyjny w terminie kolejnych 30 dni. Jeśli jednak wniosek nie zostanie uwzględniony lub płatnik nie istnieje, ubezpieczony powinien złożyć w ZUS wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego. Postępowanie takie powinno zakończyć się nie później niż w ciągu trzech miesięcy, a jeśli jest szczególnie skomplikowane – nie później niż w ciągu sześciu miesięcy od otrzymania wniosku. W razie potwierdzenia podejrzeń ubezpieczonego ZUS może nakazać płatnikowi skorygowanie informacji lub – gdy ten nie istnieje albo nie można od niego uzyskać skorygowanych dokumentów – poprawić dane samodzielnie.
Wspomniana na początku ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją wprowadziła także dodatkowe obowiązki związane z raportami informacyjnymi. Od początku 2019 r. powinny one także zawierać dane dotyczące:
- wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty;
- wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć, z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie tej ustawy.
Podstawa prawna
Art. 4, art. 41a-f, art. 50 ust. 2e-2n ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.).
Art. 125a ustawy z 17 grudnia 1999 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.).
