Subskrybuj nas na Youtube
Od jutra zaczną obowiązywać regulacje dotyczące stosowania monitoringu w miejscu pracy. Firma sprawdzi m.in. elektroniczną korespondencję zatrudnionego.
Pracodawca będzie mógł wprowadzić monitoring e-maili, komputerów, telefonów i samochodów (za pośrednictwem systemu GPS). Wystarczy, że poinformuje o tym pracowników na dwa tygodnie przed uruchomieniem nadzoru, a cele, zakres i sposób kontroli określi w układzie zbiorowym, regulaminie lub obwieszczeniu. Tak wynika z ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, która wejdzie w życie 25 maja. Nowelizuje ona m.in. kodeks pracy. Dzięki wchodzącym w życie zmianom zatrudniający nie będą mieli już wątpliwości co do zasad monitorowania.
– W praktyce przepisy te sankcjonują rozwiązania, które już funkcjonują w firmach. Pracodawcy będą jednak mogli się teraz opierać na twardych regułach, a nie dotychczasowej praktyce – tłumaczy dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski Paruch.
Konieczne cele
Nowe przepisy regulują zasady stosowania monitoringu wizyjnego (za pomocą kamer) oraz innych form nadzoru nad zatrudnionym (np. pracy na służbowym komputerze). Zgodnie z nimi monitoring wizyjny można stosować tylko dla zabezpieczenia pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Nie może on obejmować toalet, szatni, stołówek i palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej (chyba że jego stosowanie w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celów nadzoru i nie naruszy godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także wolności związkowych). Nagrania obrazu będzie można przechowywać przez maksymalnie trzy miesiące. Wyjątkiem będzie sytuacja, gdy stanowią one dowód w postępowaniu prawnym lub firma poweźmie informację, że mogą być takim dowodem. W takim przypadku firma przechowa je do czasu zakończenia sprawy. Po upływie wspomnianych terminów nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.
– Ten przepis jest nieostry. W praktyce może wywoływać spory interpretacyjne co do obowiązku niszczenia nagrań – uważa dr Dominika Dörre-Kolasa.
Z kolei sprawdzanie służbowej poczty i innych narzędzi pracy (telefonu, samochodu, komputera) będzie możliwe jedynie w celu zagwarantowania, że czas pracy jest w pełni wykorzystywany, a firmowy sprzęt – właściwie użytkowany. Wydaje się, że dozwolone będzie też nagrywanie rozmów telefonicznych. Firma może w ten sposób sprawdzać, czy np. pracownik prawidłowo oferuje jej usługi. Ale w tym przypadku zatrudniony zawsze powinien uprzednio poinformować rozmówcę o możliwości nagrywania.
Prywatność pracownika
Co istotne, przepisy chronią także prywatność pracownika. Monitoring np. e-maili nie będzie mógł naruszać tajemnicy korespondencji i innych dóbr osobistych zatrudnionego. Nawet jeśli z przepisów wewnętrznych firmy będzie wynikał zakaz korzystania ze służbowej poczty do celów prywatnych, a pracodawca natknie się na taką korespondencję, nie będzie mógł jej w całości przeczytać.
Cele, zakres i sposób zastosowania monitoringu (zarówno wizyjnego, jak i np. służbowej poczty) trzeba będzie ustalić w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem lub nie musi wydawać regulaminu). Dodatkowo firma musi poinformować zatrudnionych o wprowadzeniu nadzoru, nie później niż na dwa tygodnie przed jego uruchomieniem (w sposób przyjęty u danego pracodawcy).
Obowiązkiem zatrudniającego jest też oznaczenie terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny za pomocą znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Ten wymóg należy zrealizować najpóźniej na dzień przed uruchomieniem nadzoru.
Etap legislacyjny
Ustawa wchodzi w życie 25 maja 2018 r.
