Tyle przepracują osoby zatrudnione na pełny etat w różnych systemach czasu pracy, niezależnie od długości przyjętego okresu rozliczeniowego. Będzie to o jeden dzień, czyli 8 godzin więcej niż w poprzednim roku. Najdłużej popracujemy w październiku, tj. aż 184 godziny, a najkrócej w grudniu, gdzie ze względu na Boże Narodzenie wymiar czasu pracy wyniesie tylko 152 godziny. W pozostałych dziesięciu miesiącach wymiar czasu pracy będzie się wahał od 160 do 176 godzin. Jedno święto przypadnie w sobotę, a więc trzeba będzie wyznaczyć w zamian za nie dzień wolny w innym terminie.
Reklama
Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest zapewnienie załodze pracy zgodnej z wymiarem zatrudnienia, co wynika wprost z art. 94 pkt 2 kodeksu pracy (dalej: k.p.). Realizacji tego celu służy wymiar czasu pracy, który określa liczbę godzin, jaką pracownik powinien przepracować w skali okresu rozliczeniowego. Przyjęty w k.p. algorytm jego ustalania dotyczy osób pracujących w pełnym wymiarze, a więc dla zatrudnionych na część etatu należy wielkości wymiarów zmniejszyć proporcjonalnie do obowiązującego ich rozmiaru etatu.
Jak obliczyć wymiar
Wymiar czasu pracy obliczamy co do zasady dla okresów rozliczeniowych, a nie poszczególnych miesięcy. W praktyce jednak suma wymiarów miesięcznych musi dawać taki sam wynik jak wymiar ustalony np. dla trzymiesięcznego okresu rozliczeniowego.
Obliczając wymiar czasu pracy obowiązujący pracownika w ramach przyjętego okresu rozliczeniowego:

ustalamy liczbę pełnych tygodni okresu rozliczeniowego (liczonych po siedem dni od pierwszego dnia w okresie) i mnożymy ją przez tygodniową normę czasu pracy, czyli 40 godzin (z opisanymi poniżej wyjątkami dotyczącymi pracowników niepełnosprawnych i zatrudnionych w podmiotach leczniczych); ustalamy liczbę dni wystających poza pełne tygodnie, czyli pozostałych po ich zakończeniu do końca okresu rozliczeniowego, ale biorąc pod uwagę tylko dni przypadające od poniedziałku do piątku, i mnożymy ją przez normę dobową równą ośmiu godzinom; sumujemy obydwa wyniki (art. 130 par. 1 k.p.).

Ze względu na inny układ tygodni i weekendów wymiar czasu pracy będzie się różnić dla poszczególnych okresów rozliczeniowych, co oznacza konieczność jego odrębnego ustalania dla każdego z nich.
Zawirowania ze świętami
Przedstawiony powyżej sposób obliczenia wymiaru jest wystarczający dla okresów rozliczeniowych, w których nie wypadają święta. W okresach, w których one przypadną w inny dzień niż niedziela, trzeba je uwzględnić przy ustalaniu wymiaru czasu pracy, zmniejszając go dodatkowo o 8 godzin z tytułu każdego święta (art. 130 par. 2 k.p.). Neutralne z punktu widzenia wymiaru czasu pracy są tylko święta przypadające w niedziele, gdyż te nie wpływają na wymiar czasu pracy, np. Święto Niepodległości, czyli 11 listopada 2018 r. Wymiar czasu pracy obniżają jednak święta przypadające w terminach dni wolnych od pracy wynikających z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Dotyczy to świąt przypadających w soboty, które nadal w wielu branżach są dniem wolnym od pracy. Wystąpienie dnia świątecznego w sobotę zwiększa pulę dni wolnych od pracy. Taka sobota powinna być policzona niejako podwójnie, zarówno jako święto, jak i dzień wolny z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy, co zmusza pracodawców do wyznaczenia załodze innego dnia wolnego od pracy w trakcie takiego okresu rozliczeniowego. Taka wykładnia obowiązuje od 8 października 2012 r. i jest efektem wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 2 października 2012 r. (sygn. akt K 27/11, Dz.U. z 2012 r. poz. 1110) stwierdzającego sprzeczność art. 130 par. 21 k.p. z konstytucją w zakresie, w jakim dopuszczał on różnicowanie sytuacji pracowników dotyczącej czasu pracy w oparciu o stosowane rozkłady czasu pracy.
W 2018 r. w sobotę 6 stycznia przypada Święto Trzech Króli, co oznacza, że w firmach, w których sobota jest dniem wolnym od pracy, należało będzie w okresie rozliczeniowym obejmującym styczeń wyznaczyć dodatkowy dzień wolny od pracy. Nie musi on jednak przypadać w styczniu, bo tego nie wymaga żaden przepis. Wymiar czasu pracy ustalamy na okres rozliczeniowy, dlatego jego oddanie możliwe jest nawet w grudniu 2018 r., gdyby firma pracowała w 12-miesięcznych okresach rozliczeniowych. Często więc firmy decydują się oddać taki dzień w okresach przedświątecznych lub w terminach, gdy dzięki udzieleniu wolnego dnia załoga zyska długi weekend, np. piątek po Bożym Ciele. Bezwzględnie w styczniu taki dzień będą musieli jednak wyznaczyć pracodawcy, którzy stosują jedynie jednomiesięczne okresy rozliczeniowe. W przypadku firm mających okresy rozliczeniowe na przełomie roku kalendarzowego, dzień wolny za 6 stycznia mógłby być udzielony nawet w grudniu 2017 r., gdyż musi on przypadać w okresie rozliczeniowym, ale już niekoniecznie w tym samym roku. W harmonogramach czasu pracy powinien on zostać oznaczony jako wolny z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy, gdyż święto nie jest przenoszone, a to, że wypadło ono w sobotę, powoduje, iż pracownik nie ma dnia wolnego z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy. Obowiązkiem pracodawcy jest więc przywrócenie pracownikowi pięciodniowego tygodnia pracy przez wyznaczenie dodatkowego dnia wolnego.
Inaczej będzie jednak w przypadku pracodawców stosujących równoważne systemy czasu pracy oparte na przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy i większej liczbie dni wolnych w okresie rozliczeniowym oraz w przypadku pracowników zatrudnionych na część etatu. W obu tych sytuacjach pracownicy korzystają bowiem najczęściej z większej liczby dni wolnych niż ustawowo narzucona, będąca konsekwencją zsumowania świąt, niedziel i dni wolnych z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy. W ich przypadku czas pracy jest najczęściej planowany w harmonogramach, w których też od razu są planowane wszystkie dni wolne i czas pracy zgodny z wymiarem dla okresu rozliczeniowego. Oznacza to, że dla takich osób wystarczy, iż wymiar w okresie obejmującym styczeń zostanie pomniejszony o osiem godzin z tytułu Święta Trzech Króli (6 stycznia) i będzie to uwzględnione w harmonogramie. Takie działanie pracodawcy będzie wystarczające i nie dojdzie ani do zaplanowania nadgodzin, ani do naruszenia liczby dni wolnych od pracy w okresie rozliczeniowym.
Tydzień pracowniczy
Pierwszym krokiem przy obliczaniu czasu pracy musi być ustalenie liczby pełnych tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym. Tygodnie w kodeksie pracy nie są jednak liczone kalendarzowo, gdyż przyjęto ich inną definicję – tydzień pracowniczy to okres, który obejmuje siedem kolejnych dni kalendarzowych, licząc od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego (art. 128 par. 3 pkt 2 k.p.). [PRZYKŁAD 1, S. C3]
W efekcie w miesięcznym okresie rozliczeniowym przypadają zawsze cztery pełne tygodnie trwające od 1. do 28. dnia każdego miesiąca. Obliczenie wymiaru dla miesięcznego okresu rozliczeniowego będzie więc wymagało ustalenia, czy w danym miesiącu występują dni przypadające od poniedziałku do piątku, które nie mieszczą się w pełnych tygodniach, tj. 29., 30. i 31. dzień, oraz czy nie występują w nim święta przypadające w innym dniu niż niedziela. Pierwsza okoliczność wpłynie bowiem na podwyższenie wymiaru, druga z kolei na jego obniżenie. [PRZYKŁAD 2, S. C3]
Okres rozliczeniowy
Wymiar czasu pracy ustalamy na okres rozliczeniowy, a więc jego długość będzie wpływać na liczbę godzin możliwych do przepracowania przez załogę. Mimo możliwości wydłużania okresów rozliczeniowych w wielu firmach stosowane są wciąż jednomiesięczne okresy, gdyż są najprostsze w obsłudze kadrowej. Taki okres rozliczeniowy może być stosowany we wszystkich systemach czasu pracy, z wyjątkiem pracy w ruchu ciągłym, w którym przewidziano jedynie czterotygodniowy okres rozliczeniowy, a więc krótszy niż okres miesiąca. [TABELA 1, S. C3]
W 2017 r. wymiar czasu pracy wynosił równo 2 tys. godzin, co oznaczało maksymalnie 250 dni pracy. W 2018 r. będzie on dłuższy o 8 godzin, a więc przepracujemy o dzień więcej niż w roku poprzednim.
Pracodawcy, którym zależy na bardziej elastycznym zarządzaniu czasem pracy, mogą wprowadzić w swoich regulaminach pracy (układach zbiorowych, obwieszczeniach) dłuższe, np. dwu-, trzy- i czteromiesięczne okresy rozliczeniowe. W przypadku potrzeby wydłużenia okresu rozliczeniowego jeszcze bardziej konieczne już będzie zawarcie porozumienia ze związkami zawodowymi lub z przedstawicielami załogi, gdyż okresy wydłużane powyżej czterech, a maksymalnie do 12 miesięcy wymagają takich dodatkowych uzgodnień. Uzasadnieniem ich wprowadzenia muszą być przyczyny obiektywne, techniczne lub dotyczące organizacji pracy (art. 129 par. 3 k.p.). W praktyce największą popularnością cieszą się jednak trzy- lub czteromiesięczne okresy. Wynika to m.in. z tego, że trzymiesięczny okres rozliczeniowy może być w szczególnie uzasadnionych przypadkach stosowany łącznie z równoważnym czasem pracy (art. 135 par. 2 k.p.). [PRZYKŁAD 3, TABELA 2, S. C3]
Z kolei czteromiesięczny okres rozliczeniowy można stosować wobec pracowników zatrudnionych w systemie podstawowym (art. 129 par. 1 k.p.) oraz tych osób pracujących w systemie równoważnym, które realizują zadania uzależnione od pory roku lub warunków atmosferycznych (art. 135 par. 3 k.p.), a ponadto w systemach zadaniowym (art. 140 k.p.) oraz przerywanym (art. 139 k.p.). [TABELA 3, S. C3]
Wprowadzone w firmie dłuższe okresy rozliczeniowe nie muszą przypadać w trakcie roku kalendarzowego, bo jeden z nich może być zawsze na przełomie dwóch lat kalendarzowych, obejmując np. listopad, grudzień jednego roku oraz styczeń kolejnego roku kalendarzowego. W ten sposób firmy mogą maksymalnie dostosować czas pracy do swoich potrzeb, wahań sprzedaży, wielkości zamówień itp. Najczęściej jednak zarówno okresy rozliczeniowe trzymiesięczne, jak i czteromiesięczne pokrywają się z kwartałami w roku kalendarzowym, a więc zamykają się w jednym roku.
Niektórzy pracodawcy korzystają z możliwości przedłużania okresu rozliczeniowego w drodze porozumienia ze związkami zawodowymi lub w razie ich braku z przedstawicielami załogi, rzadziej na mocy postanowienia układu zbiorowego pracy. Dlatego w praktyce spotykamy jeszcze sześcio- lub dwunastomiesięczne okresy rozliczeniowe wprowadzane na podstawie art. 129 par. 2 k.p. [TABELA 4, S. C3]
Przedstawione powyżej wymiary dotyczą sytuacji, gdy frekwencja jest 100-proc., a więc nie uwzględniają żadnych absencji w pracy. Natomiast zgodnie z art. 130 par. 3 k.p. wymiar obniżają wszystkie usprawiedliwione nieobecności w pracy. Każda z nich powoduje zmniejszenie nominału o taką liczbę godzin, jaka była zaplanowana do przepracowania w okresie, w którym miała ona miejsce. Ta reguła ma jednak większe znaczenie na etapie rozliczania czasu pracy, zwłaszcza w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego, kiedy dokonuje się bilansu czasu pracy w skali całego okresu rozliczeniowego.
Pracownicy niepełnosprawni
Czas pracy pracowników niepełnosprawnych zależy od tego, czy mają lekki, umiarkowany czy też znaczny stopień niepełnosprawności. W pierwszym przypadku długość wymiarów czasu pracy w okresie rozliczeniowym będzie taka jak obliczone powyżej, gdyż takich pracowników obowiązują równe z powszechnymi normy czasu pracy. Odmienność dla tej grupy pracowników polega jednak na tym, że obowiązuje ich sztywna, a nie przeciętna tygodniowa norma czasu pracy, bo art. 15 ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (dalej: ustawa o rehabilitacji) nie posługuje się zwrotem „przeciętnie na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym”. Tak więc przekroczenie zarówno sztywnej normy dobowej, jak i sztywnej normy tygodniowej oznacza pracę w nadgodzinach, która w przypadku pracowników niepełnosprawnych jest zakazana w ogóle. Wyjątek dotyczy tylko niepełnosprawnych zatrudnionych przy pilnowaniu mienia oraz tych, którzy uzyskali zgodę na takie odstępstwo od lekarza profilaktyka lub lekarza sprawującego opiekę nad niepełnosprawnym. Natomiast krótsze normy czasu pracy wynoszące odpowiednio 7 godzin na dobę i 35 godzin w tygodniu dotyczą dwóch kolejnych stopni niepełnosprawności, czyli znacznego i umiarkowanego (art. 15 ust. 2 ustawy o rehabilitacji). W ich przypadku również obowiązuje zakaz pracy w godzinach nadliczbowych, które są dopuszczalne jedynie po uzyskaniu zgody lekarza wydawanej na wniosek pracownika. Aby nie przenosić na zatrudnionego kosztów takich badań, ustawodawca zastrzegł jednak, że obciążają one w całości pracodawcę (art. 16 ust. 2 ustawy o rehabilitacji). [TABELA 5]
Niepełnosprawność nie ma zatem żadnego wpływu na dopuszczalną liczbę dni pracy w roku kalendarzowym, więc w przypadku jej umiarkowanego lub znacznego stopnia i braku zgody lekarza na pracę przez 8 godzin na dobę i 40 na tydzień, niepełnosprawny będzie w stanie przepracować w 2018 r. 1757 godzin, czyli 251 godzin mniej od pracownika pełnosprawnego. Przepracuje jednak analogicznie do ogółu zatrudnionych 251 dni.
Ustawodawca nie wykluczył możliwości stosowania wobec pracowników niepełnosprawnych dłuższych okresów rozliczeniowych, więc poza miesięcznym mogą to być również trzy- lub czteromiesięczne okresy. Z uwagi na sztywne tygodniowe normy czasu pracy obowiązujące niepełnosprawnych wydłużanie okresu rozliczeniowego nie przełoży się jednak na większą elastyczność pracy, gdyż w żadnym z tygodni nie można realnie zaplanować większej liczby godzin pracy niż 35. [TABELE 6 I 7]
Z tych samych względów małą popularność wśród pracodawców zatrudniających osoby niepełnosprawne zyskały najdłuższe, czyli sześcio- i dwunastomiesięczne okresy rozliczeniowe. [TABELA 8]
W podmiotach leczniczych
Czas pracy pracowników zatrudnionych w podmiotach leczniczych jest co do zasady uregulowany w ustawie o działalności leczniczej. Nie reguluje ona jednak zagadnień związanych z wymiarem czasu pracy, co oznacza, że będzie on ustalany na podstawie ogólnie obowiązującej zasady, czyli art. 130 k.p. W tym zakresie trzeba jednak stwierdzić niespójność przepisów kodeksu i ustawy szczególnej, gdyż ta przewiduje trzy rodzaje długości norm czasu pracy dla różnych grup zawodowych zatrudnionych w służbie zdrowia, podczas gdy w algorytmie wymiaru zawsze stosuje się stałe wielkości, czyli 8 godzin jako normę dobową oraz 40 godzin jako normę tygodniową. W praktyce, obliczając wymiary dla pracowników służby zdrowia, te powszechne normy czasu pracy należy zastąpić szczególnymi, określonymi dla podmiotów leczniczych, gdyż w przeciwnym razie zawyżylibyśmy wymiary i byłyby one niemożliwe do wypracowania w praktyce.
Podstawowa długość norm czasu pracy w służbie zdrowia od wielu lat wynosi 7 godzin 35 minut na dobę oraz 37 godzin i 55 minut przeciętnie na tydzień. Obowiązuje ona cały personel podmiotu leczniczego z wyłączeniem dwóch grup pracowników, których dotyczy regulacja szczególna – pracowników technicznych, obsługi i gospodarczych, oraz pracowników niewidomych zatrudnionych na stanowiskach wymagających kontaktu z pacjentami. W pierwszym przypadku zastosowanie znajdą powszechnie obowiązujące normy, czyli 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień, a w drugim czas pracy niewidomego ulega skróceniu do 6 godzin na dobę i przeciętnie 30 godzin tygodniowo.
Zakaz wydłużania
Ustawa o działalności leczniczej reguluje w sposób autonomiczny problematykę okresów rozliczeniowych, przyjmując ich maksymalne długości na poziomie trzech i czterech miesięcy w zależności od systemu czasu pracy. Oznacza to, że w odniesieniu do pracowników służby zdrowia nie ma możliwości wydłużania okresów rozliczeniowych do 6 lub 12 miesięcy, co przewiduje art. 129 par. 2 k.p. Należy bowiem przyjąć, że regulacja ustawy szczególnej jest w tym obszarze wyczerpująca i nie ma podstaw prawnych do stosowania uregulowań kodeksowych, gdyż te przecież znajdują zastosowanie jedynie w przypadkach nieuregulowanych w ustawie szczególnej, a tutaj nie mamy do czynienia z taką sytuacją. Wyjątkiem w porównaniu do regulacji kodeksowych jest także to, że dłuższy okres rozliczeniowy wynoszący do czterech miesięcy jest możliwy do zastosowania w systemie równoważnego czasu pracy, podczas gdy w systemie podstawowym maksymalna długość okresu rozliczeniowego w takim przypadku wynosi jedynie trzy miesiące.
W praktyce więc w podmiotach leczniczych stosowane są jedno-, trzy- i czteromiesięczne okresy rozliczeniowe w stosunku do wszystkich grup zawodowych zatrudnionych u takich pracodawców. [TABELE 9, 10 I 11]
Poza normami dla pracowników działalności podstawowej oraz pracowników technicznych, gospodarczych i obsługi, ustawodawca przewidział szczególną normę czasu pracy dla pracowników niewidomych, którzy są zatrudnieni na stanowiskach wymagających kontaktu z pacjentami. W przypadku takich osób norma dobowa czasu pracy wynosi tylko 6 godzin, a norma tygodniowa 30 godzin. Zgodnie z art. 93 ust. 4 ustawy o działalności leczniczej osób takich nie można zatrudniać w systemie równoważnym, co oznacza automatycznie, że obowiązujący je okres rozliczeniowy może wynosić maksymalnie 3 miesiące. [TABELE 12 I 13]
PRZYKŁAD 1
Każdorazowo inaczej
W przypadku miesięcznego okresu rozliczeniowego obejmującego marzec 2018 r. każdy tydzień będzie się rozpoczynał w czwartek, kończył natomiast w środę. Z kolei w kwietniu 2018 r. tygodnie będą trwały od niedzieli do soboty.
PRZYKŁAD 2
Jak wyliczyć
Obliczając wymiar czasu pracy w miesięcznym okresie rozliczeniowym obejmującym styczeń 2018 r., należy pomnożyć 4 tygodnie przez 40 godzin, co daje 160 godzin, a za 29, 30 i 31 stycznia (poniedziałek, wtorek i środa) doliczyć do wymiaru po 8 godzin, czyli w sumie 24 godziny. Za dwa święta – 1 stycznia (Nowy Rok) przypadający w poniedziałek i 6 stycznia (Święto Trzech Króli) w sobotę – odejmiemy zaś po 8 godzin. W efekcie wymiar czasu pracy w styczniu 2018 r. wynosi 168 godzin.
TABELA 1. Wymiary czasu pracy dla miesięcznych okresów rozliczeniowych

PRZYKŁAD 3
Równoważny czas pracy i trzy miesiące
Pracodawca stosuje wobec pracowników ochrony mienia równoważny czas pracy pozwalający na planowanie 12-godzinnych dniówek. Pracę organizuje w ramach trzymiesięcznych okresów rozliczeniowych.
Obliczając wymiar dla okresu od kwietnia do czerwca 2018 r., powinien:
– pomnożyć 13 pełnych tygodni od 1 kwietnia do 30 czerwca przez 40 godzin, co daje 520 godzin (do uzyskanego wyniku nie dodaje się żadnej wielkości, gdyż tygodnie kończą się 30 czerwca i w tym okresie nie ma dni wystających poza pełne tygodnie),
– odjąć po 8 godzin za cztery święta przypadające w innym dniu niż niedziela (2 kwietnia – Poniedziałek Wielkanocny, wtorek 1 maja – Święto Pracy, czwartek 3 maja – Święto Narodowe Trzeciego Maja, czwartek 31 maja – Boże Ciało), obniżając wymiar do 488 godzin.
TABELA 2. Wymiary czasu pracy dla trzymiesięcznych okresów rozliczeniowych

TABELA 3. Wymiary czasu pracy dla czteromiesięcznych okresów rozliczeniowych

TABELA 4. Wymiary czasu pracy dla sześciomiesięcznych okresów rozliczeniowych

TABELA 5. Wymiary czasu pracy pracowników niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym lub znacznym dla miesięcznych okresów rozliczeniowych

TABELA 6. Wymiary czasu pracy pracowników niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym lub znacznym dla trzymiesięcznych okresów rozliczeniowych

TABELA 7. Wymiary czasu pracy pracowników niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym albo znacznym dla czteromiesięcznych okresów rozliczeniowych

TABELA 8. Wymiary czasu pracy pracowników niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym albo znacznym dla sześciomiesięcznych okresów rozliczeniowych

TABELA 9. Wymiary czasu pracy dla pracowników podmiotów leczniczych objętych podstawową normą czasu pracy w jednomiesięcznych okresach rozliczeniowych

TABELA 10. Wymiary czasu pracy dla pracowników podmiotów leczniczych objętych podstawową normą czasu pracy w trzymiesięcznych okresach rozliczeniowych

TABELA 11. Wymiary czasu pracy dla pracowników podmiotów leczniczych objętych podstawową normą czasu pracy w czteromiesięcznych okresach rozliczeniowych – w ramach systemu równoważnego

TABELA 12. Wymiar czasu pracy niewidomych pracowników podmiotów leczniczych zatrudnionych w miesięcznych okresach rozliczeniowych

TABELA 13. Wymiar czasu pracy niewidomych pracowników podmiotów leczniczych zatrudnionych w trzymiesięcznych okresach rozliczeniowych

Podstawa prawna
Art. 128–150 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.).
Art. 15 i 16 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 2046 ze zm.).
Art. 93 i 94 ustawy z 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1638).