Zmiana goni zmianę, więc księgowy może czuć się niczym saper na polu minowym. Być może będzie prościej, bo wszystko będzie elektroniczne, być może będzie też szybciej. Jednak najpierw czeka wszystkich ogrom pracy, a nawet przy drobnym błędzie trzeba liczyć się z konsekwencjami
I tak już od 1 kwietnia br. za błędy w JPK_V7 przewidywane są niemałe sankcje. Kara pieniężna za każdy niepoprawiony błąd to 500 zł. Na szczęście nie będzie nakładana od razu. Jeśli naczelnik urzędu stwierdzi błędy w ewidencji, które uniemożliwiają przeprowadzenie weryfikacji prawidłowości transakcji, to ma wezwać podatnika do ich skorygowania. Wtedy będzie miał on 14 dni na korektę lub złożenie wyjaśnień. Jednak jeśli podatnik nie prześle ani korekty, ani wyjaśnień lub zrobi to po terminie, a także gdy złoży wyjaśnienia, ale nie wykaże, że ewidencja nie zawiera błędów, to naczelnik wyda decyzję i nałoży na podatnika karę pieniężną w wysokości 500 zł za każdy błąd. Tej kary nie dostanie jedynie osoba, która poniesie za to odpowiedzialność karną skarbową. Tylko że przecież niczym miłym jest też kara grzywny (do 240 stawek dziennych) za nieprzesłanie księgi właściwemu organowi podatkowemu albo przesłanie jej nierzetelnej. Tyle kar w nowościach, ale niektórym księgowym mogą jeszcze grozić kary za obowiązek, który dopełnili – jak im się wydaje – już tydzień temu.
Niby z głowy
Elektroniczna wysyłka informacji o przychodach zyskuje na popularności. W tym roku wielu pracodawców i działających w ich imieniu biur rachunkowych skorzystało z możliwości wysyłki PIT-11 na adres e-mail pracownika albo udostępniło ją w firmowym Intranecie.
Problemu nie ma, gdy udało im się w porę uzyskać dowód potwierdzający odbiór dokumentu przez pracownika. – Może nim być zwrotne potwierdzenie odbioru e-maila, a w przy bardziej zaawansowanych rozwiązaniach np. umieszczania deklaracji w chmurze lub na innych platformach i wysyłania odpowiednich linków pozwalających na logowanie – raport potwierdzający takie zalogowanie – wskazuje Gerard Dźwigała, radca prawny i doradca podatkowy w Kancelarii Dźwigała, Ratajczak i Wspólnicy.
Problem zaczyna się, jeżeli pracodawca czy działające w jego imieniu biuro takich dowodów (czy to odebrania przesyłki z załącznikiem, czy potwierdzenia zalogowania do systemu) nie ma. A termin na przekazanie informacji zdążył już upłynąć (w tym roku 2 marca). Czy to oznacza, że pracodawca nie wykonał ciążącego na nim obowiązku?
– Nie zawsze jest się czym martwić – uspokajają eksperci. Wskazują przy tym, że kluczowa jest zgoda pracownika na udostępnienie PIT-11 za pośrednictwem Internetu. – Jeśli podatnik wyraził zgodę na taki sposób doręczenia i wszystkie informacje zostały mu przekazane na właściwy sposób, a więc na podany przez niego w tej zgodzie adres e-mail, to martwić się nie trzeba – uspokaja Jarosław Józefowski, radca prawny w Enodo.
– W mojej opinii, jeżeli do końca lutego została udostępniona informacja PIT-11 w systemie, do którego pracownik miał dostęp i wyraził zgodę na taką formę przekazania mu informacji o przychodach, to należy uznać, że pracodawca wywiązał się ze swojego obowiązku i nie grożą mu żadne sankcje – uważa również Michał Rodak, doradca podatkowy z Grant Thornton. Dodaje, że niepobranie przez pracownika formularza w terminie do końca lutego nie oznacza, że nie miał on takiej możliwości. – Nie należy wiązać daty pobrania PIT-11 przez pracownika z datą udostępnienia jej przez pracodawcę (lub biuro rachunkowe) – wskazuje Michał Rodak, doradca podatkowy w Grant Thornton.
Eksperci są zgodni, że żaden przepis ustawy o PIT nie nakłada na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia podatnikowi informacji PIT-11. – Żeby jednak móc uznać ją za doręczoną, podatnik powinien móc rzeczywiście uzyskać dostęp do takiej informacji. Innymi słowy, problem zaczyna się wtedy, gdy informacja nie została odebrana ze względu na pomyłkę w adresie e-mailowym – komentuje Jarosław Józefowski, dodając, że za taką pomyłkę grozi biuru kara grzywny. – Chodzi o grzywnę z art. 80 par. 2 kodeksu karnego skarbowego w wysokości 180 stawek dziennych za nieprzekazanie PIT-11 w terminie – wskazuje Michał Rodak. Od razu dodaje jednak, że w praktyce musiałoby to wynikać z poinformowania organu podatkowego przez pracownika, że nie otrzymał on PIT-11 w terminie. – Z doświadczenia wiem, że zdarza się to bardzo rzadko i zwykle urząd skarbowy nie ma wiedzy w tym zakresie.
RODO
Ta sama sytuacja – czyli wysyłka na niewłaściwy adres, może też wywoływać konsekwencje na gruncie RODO. Stanie się tak wtedy, gdy informacje nie będą odpowiednio zaszyfrowane i newralgiczne dane (takie jak imię, nazwisko, adres i kwota dochodu) zostaną udostępnione osobie trzeciej.
– Przy doręczeniach elektronicznych należy pamiętać nie tylko o weryfikowaniu poprawności adresu e-mail, ale także o względach bezpieczeństwa i zasadach ochrony danych osobowych. Nie są to obowiązki stricte podatkowe, ale mają istotne znaczenie wobec sankcji, jakie grożą za naruszenie przepisów w tym zakresie – zwraca uwagę Gerard Dźwigała.
Eksperci są zgodni, że wysyłka PIT-11 do kogoś innego albo umożliwienie temu komuś dostępu do firmowej platformy (Intranet), z której może sobie PIT-11 pobrać, może zostać uznane za naruszenie ochrony danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 12 RODO. – Takie zachowanie podlega karze finansowej, która może być znacząca – wskazuje Jarosław Józefowski. Dodaje, że taki incydent rodzi konieczność powiadomień po stronie pracodawcy (biura rachunkowego). O incydencie powiadomić trzeba niezwłocznie pracownika, którego dane zostały udostępnione innej osobie, oraz organ nadzorczy – Urząd Ochrony Danych Osobowych. – Choć nie jest to wymogiem, to uzasadnione jest, o ile możliwe, skontaktowanie się z osobą, która otrzymała omyłkowo dane, aby wyjaśnić jej zdarzenie i upewnić się, że skasowała dane i nie zapozna się z nimi lub nie będzie ich wykorzystywała – wskazuje Gerard Dźwigała.
Dodaje, że dlatego tak ważne jest, aby wysyłane e-maile nie zawierały otwartego dostępu do informacji PIT-11 i zawartych w nich danych osobowych pracownika. – Przede wszystkim elektronicznie przesyłane informacje (dane osobowe) powinny być szyfrowane, tzn. należy opatrzyć je hasłem przesyłanym lub przekazywanym oddzielnie, najlepiej na numer telefonu. Podobnie w przypadku udostępniania linków do platform, gdzie deklaracje mają być udostępniane – hasła lub loginy powinny być przekazywane oddzielnie – wskazuje Dźwigała.
Z kolei Michał Rodak radzi na przyszłość, aby w celu uniknięcia negatywnych konsekwencji wynikających z udostępniania pracownikom PIT-11 w formie elektronicznej, w precyzyjny sposób określić w dokumencie podpisywanym przez pracownika, w jaki sposób zostanie mu udostępniona/przekazana informacja o przychodach. – W podpisywanej przez pracownika „Zgodzie na przekazanie PIT-11 w formie elektronicznej” należy określić, na jaki adres e-mail zostanie przesłany PIT-11, a jeżeli przekazanie następuje za pomocą systemu/platformy, pracownik powinien zostać poinformowany o sposobie logowania się do tego systemu. Zgoda powinna zostać podpisana przez pracownika i archiwizowana przez pracodawcę w celach dowodowych – radzi ekspert.
