Nasza spółka prowadzi działalność w sektorze budowlanym. Dotychczas działaliśmy na rynku lokalnym, ale zaczęliśmy realizować budowy w innych województwach. Wypłaciliśmy naszym pracownikom należności z tytułu podróży służbowej. ZUS nakazał je oskładkować, bo jego zdaniem pracownicy nie odbywali podróży służbowych, a zmieniali stałe miejsce pracy (określone w umowie o pracę jako siedziba spółki). Czy ZUS ma rację?

Pojęciem „podróży służbowej” posługuje się art. 77 [5] kodeksu pracy. Zgodnie z par. 1 pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

W orzecznictwie wskazuje się zatem, że podróżą służbową jest wyjazd, który łącznie spełnia następujące cechy:

  • odbywa się na polecenie pracodawcy;
  • odbywa się w celu wykonania zadania służbowego;
  • wyjazd odbywa się poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce lub miejsca pracy.

Wypłacone z tego tytułu kwoty są zwolnione ze składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Wynika to z par. 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Stanowi on, że podstawy wymiaru składek nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Zdarza się, że ZUS kwestionuje charakter wypłat i uznaje, że należy od nich odprowadzić składki, ponieważ wyjazd, za które zostały wypłacone, nie spełnia warunków do uznania go za podróż służbową.

Do spraw budzących wątpliwości należą m.in. takie sytuacje, jak w opisywana wyżej. Kluczowe jest wówczas określenie, jakie miejsce należy uznać za stałe miejsce pracy, poza które wyjazd oznacza podróż służbową, co z kolei daje prawo do nieoskładkowanych (do pewnego poziomu) diet i innych należności. Sądy podkreślają, że za stałe miejsce pracy oznacza miejsce - w granicach określonych w umowie o pracę - w którym pracownik przez dłuższy czas, stale, systematycznie świadczy pracę (tak np. Sąd Apelacyjny w Poznaniu z 12 maja 2021 r., sygn. akt III AUa 715/19). W tym samym wyroku sąd wyjaśnił, że w stałym miejscem pracy pracownika budowlanego rozumieniu art. 77 [5] 1 k.p. jest każdorazowo miejsce budowy realizowanej przez pracodawcę. Sąd podkreślił, że podróż służbowa ma incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały charakter. Mowa w nim o wykonywaniu przez pracownika zadania nietypowego i okazjonalnego. Pracę w ramach delegacji (podróży służbowej) wyróżnia bowiem sporadyczność i przemijający czas trwania wyjazdu oraz wykonywanie konkretnie określonego zadania. Nie jest zatem podróżą służbową wykonywanie pracy w różnych miejscowościach, gdy pracownik jest stale zobowiązany do wykonywania pracy (zadań) w tych miejscowościach.

Ostatecznie sąd uznał, że określenie w umowie o pracę miejsca pracy jako tylko siedziby pracodawcy było tylko pozorne, bo miejscem tym była również każdorazowo miejscowość aktualnie realizowanej inwestycji. Sąd ocenił, że w tym przypadku chodzi o typową konstrukcję ruchomego (zmiennego) miejsca pracy. Pracownicy nie przebywali zatem w podróży służbowej.

Można się spodziewać, że w opisywanej sprawie sąd orzeknie podobnie i przyzna rację ZUS.

Podstawa prawna

art. 77 [5] ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)

par. 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 728)

rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 2190)

Anna Kwiatkowska
ekspert prawa pracy