Jak przygotować przekonujące dowody na poparcie roszczenia odszkodowawczego oraz wymagane przy tym wyliczenia? Wyjaśniają Malwina Minta, analityk, audytor śledczy, manager w O&W Analytics i Wojciech Jarosiński, adwokat, partner w Olesiński i Wspólnicy.

Szkoda, która powstaje w wyniku niewykonania lub nienależytego wykonania projektów informatycznych, jest trudna do udowodnienia. Często nie widać jej przecież gołym okiem. Powoduje to, że ze szczególną starannością trzeba podejść do zebrania dowodów, które ją dokumentują i dają podstawę do obliczenia jej wartości.

Lista kontrolna dowodów

Dowody na wykazanie wartości szkody są wyłącznie częścią szerszej inicjatywy dowodowej, która powinna być podejmowana przez stronę projektu technologicznego zakończonego niepowodzeniem. Przed rozpoczęciem sporu wynikającego z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy IT warto zgromadzić następujące dowody:

  • oryginał podpisanej umowy,
  • egzemplarz podpisanych oraz negocjowanych aneksów,
  • kopię specyfikacji zamówienia oraz dokumentów i komunikacji z etapu postępowania przetargowego,
  • szczegółowy harmonogram wraz z oznaczeniem miejsca, w którym zakończył się projekt,
  • kopię korespondencji między stronami,
  • kopię korespondencji między kierownikami projektu,
  • kopię oświadczeń prawokształtujących,
  • kopię protokołów ze spotkań (w szczególności komitetu sterującego wraz z raportami przedstawianymi cyklicznie lub w ramach spotkań),
  • wnioski o zmianę,
  • protokoły odbioru,
  • faktury wraz z załącznikami,
  • spis podwykonawców oraz kopie umów,
  • zapis z systemów IT (np. JIRA, Redmine itp.),
  • kopię środowiska, na którym były wykonywane prace,
  • kopię dokumentacji projektowej,
  • zeznania świadków,
  • biznesplany prezentujące wpływ nowych rozwiązań IT na dotychczasowy model biznesowy, a także źródła danych, na podstawie których określono wstępne założenia,
  • analizy scenariuszowe wdrożenia nowych rozwiązań IT.

Wskazane wyżej punkty mają charakter uniwersalny. Pytanie więc, które materiały będą pomocne dla wyliczenia wartości szkody z zastosowaniem np. metody dyferencyjnej – jednej z metod kalkulacji szkody dostępnej w ramach norm kodeksu cywilnego. W tej kwestii warto przede wszystkim zajrzeć do biznesplanów działalności gospodarczej – realizowanych przed wdrożeniem projektu IT i po nim – które powinny uwzględniać projekcje finansowe wpływów i wydatków zaprezentowanych zgodnie z zasadą kasową. Przygotowane projekcje finansowe mogą zostać bezpośrednio wykorzystane na wypadek potrzeby kalkulacji wartości szkody.

Posiadanie prognoz działalności gospodarczej, uwzględniających przyszłe oczekiwane przepływy pieniężne, bezsprzecznie ułatwia wyceniającym oszacowanie wartości szkody i przyspiesza ten proces. Prognozy finansowe w wariancie przed wdrożeniem projektu i po nim pozwalają efektywnie przeprowadzić wycenę wartości szkody – wówczas poszkodowany może zaoszczędzić czas, który zostałby przeznaczony na komunikację z wyceniającym w celu wyjaśnienia założeń projektu i przygotowania od podstaw projekcji finansowych. Jeśli zaś nie mamy projekcji finansowych, warto zacząć ich sporządzenie od analizy danych ogólnodostępnych w przedsiębiorstwie, czyli np. liczby posiadanych klientów, wielkości obsługiwanego rynku czy wolumenu sprzedaży. Tego rodzaju dane operacyjne i finansowe zazwyczaj są gromadzone przez dział finansowy czy kontrolingu i nie wymagają pilnego zabezpieczenia po zaistnieniu sporu.

Mając gotową listę kontrolną, warto zastanowić się nad kilkoma cechami dowodów, które spowodują, że będą one bardziej wartościowe w ramach wykazywania szkody w postępowaniu sądowym lub arbitrażowym. W kolejnej części przedstawimy kilka uwag – z perspektywy analityka oraz prawnika – na dowody potrzebne do wykazania szkody.

Na co zwraca uwagę analityk?

Z perspektywy analityka kluczowa jest rzetelność i kompletność materiałów dostarczonych na potrzeby analizy, a także ich forma. Poniżej prezentujemy najważniejsze kwestie z tego obszaru.

  • Dowody powinny pochodzić z okresu, w którym wystąpiła szkoda. Jest to istotne zwłaszcza w momencie kalkulacji wartości takiej straty, czyli w sytuacji, gdy analityk otrzymuje zestawienie przychodów i kosztów w ujęciu przepływowym za konkretny przedział czasowy. Wygenerowanie danych spoza oczekiwanego okresu może zniekształcać skalkulowaną wartość szkody.
  • Wiedza ekspercka przekazana przez klienta i zastosowana w wycenie powinna pochodzić z okresu, w którym wystąpiła szkoda. Nie należy korzystać z informacji, które nie są związane z analizowanym okresem dotyczącym wystąpienia szkody.
  • Najlepiej, gdy dowody są archiwizowane w formie elektronicznej. Mogą być to skany, ale szczególnie wartościowe dla analityka będą arkusze kalkulacyjne umożliwiające swobodną edycję danych i ich przetwarzanie. Dane w takiej formie przyspieszają przygotowanie wyceny wartości szkody i ograniczają zaangażowanie klienta.
  • Wszelkie odchylenia pomiędzy zapisami umownymi a przedstawionymi dowodami trzeba zweryfikować. Jeśli np. zapisy umowne wskazują na inny zakres realizacji projektu niż w dostarczonych dowodach, to należy sprawdzić, czy klient jest świadomy tych zmian, czy może zostały one wykonane celowo bez jego wiedzy.

Kompletność dowodów umożliwiająca wyliczenie wartości szkody często stanowi problem. Analitycy zmagają się z sytuacjami, kiedy „nie jest możliwe” dostarczenie im wszystkich wymaganych danych. Zazwyczaj są to sytuacje, kiedy personel klienta nie wie, w jaki sposób takie dane może zgromadzić czy wygenerować. Klient często dowiaduje się wówczas, że takich danych po prostu nie ma. Wtedy konieczne są dalsze spotkania, w czasie których analityk wyjaśnia, w jaki sposób i skąd można je pozyskać.

Na co zwraca uwagę prawnik?

Z perspektywy prawnika kluczowe jest dostarczenie analitykowi rzetelnych dowodów, które pozwolą na wyliczenie wartości szkody. Z tego powodu przedstawioną wyżej listę dowodów dla analityka należy zweryfikować na podstawie następujących kryteriów:

  • Czy zabezpieczyłem dowody przed ich utratą? Cechą projektów technologicznych jest to, że dowody mogą szybko i bezpowrotnie przepaść, np. przez wykasowanie lub nadpisanie innymi danymi. Sprawne zabezpieczanie takich informacji to dobre przygotowanie do procesu, który może trwać nawet latami.
  • Czy istnieją dokumenty źródłowe? Opracowania w formie arkuszy kalkulacyjnych Excel są użyteczne dla wykonania wyliczeń. Prawnik musi jednak zadbać o to, żeby każda komórka z tabeli opierała się na dowodzie, np. w postaci faktury lub noty księgowej, lub na formule matematycznej (wynikającej z przyjętej metodyki i prowadzącej ostatecznie do liczb, które mają swoje oparcie w dowodach).
  • Czy dokumenty źródłowe zostały włączone do akt sprawy? Z naszych obserwacji wynika, że zagadnienie to staje się szczególnie aktualne w przypadkach, w których strona postępowania przedkłada ekspertyzę prywatną w przedmiocie wyliczenia wysokości szkody. W takiej sytuacji musi ona zadbać o to, żeby wszystkie materiały, na których oparł się ekspert prywatny, były zawarte w aktach sprawy lub zostały włączone do materiału dowodowego w chwili składania prywatnej ekspertyzy. Nie można zapominać o istotnych załącznikach w postaci arkuszy kalkulacyjnych prezentujących mechanizm wyceny szkody. Sąd czy też trybunał arbitrażowy nie będą w stanie wydać orzeczenia na podstawie materiałów, które nie zostały zaliczone na poczet materiału dowodowego sprawy.
  • Czy wykazałem powstanie szkody? Prawidłowe określenie momentu powstania szkody potrafi być wyzwaniem, które – jeżeli się mu nie sprosta – może istotnie wpłynąć na treść ostatecznego rozstrzygnięcia sprawy. Tak samo pominięcie wykazania faktu powstania szkody w wyliczonej wysokości jest kluczowe dla powodzenia roszczenia. Czasem wystarczy ujawnić fakt wykonania przelewu na rachunek przedsiębiorcy, który realizuje wykonanie zastępcze. Niekiedy jednak wykazanie powstania szkody wymaga przeprowadzenia wyceny (np. z wykorzystaniem metody dochodowej bazującej na prognozie i analizie przepływów pieniężnych).

Rzetelne przygotowanie do sporu, które obejmuje szczegółową weryfikację dostępnych dowodów oraz podjęcie się profesjonalnego wyliczenia wysokości szkody, stanowi inwestycję, która będzie procentować w przyszłości. Pozwala również zwiększyć szansę wygranej przed sądem lub trybunałem arbitrażowym, a czasem motywuje do zawarcia ugody. ©℗