Współpraca na rzecz zmian w e-KRS zacieśnia się

Przedsiębiorcy i pełnomocnicy chwalą wprowadzony przed rokiem e-KRS. Oczekują jednak kolejnych rozwiązań, które jeszcze bardziej usprawnią i uproszczą procedowanie wniosków. Ministerstwo Sprawiedliwości zapewnia, że planuje nowe funkcjonalności i zmiany legislacyjne

Elektroniczny Krajowy Rejestr Sądowy (eKRS) został wprowadzony 1 lipca 2021 roku. Wówczas uruchomiono Portal Rejestrów Sądowych, za pośrednictwem którego można składać wnioski online dotyczące zarówno przedsiębiorców, jak i innych podmiotów podlegających wpisom do KRS. Wprowadzono też w sądach rejestrowych System Obsługi Wydziałów KRS, który automatycznie rejestruje wpływające drogą online wnioski. Na system eKRS składają się też s24, przeglądarka akt rejestrowych, Repozytorium Dokumentów Finansowych, e-formularze, wyszukiwarka KRS i Centralna Informacja. Efekt: dziś przyjmowanie pism, prowadzenie akt, doręczanie orzeczeń i pism sądowych odbywa się online. Zdaniem przedsiębiorców, ale i pełnomocników, procedury zostały uproszczone, a czas rozpatrywania wniosków skrócony. To pozwoliło zdynamizować rozwój polskiej gospodarki. Chwalą system również za intuicyjność i automatyczność.

Mimo tego, jak mówi Wojciech Łukowski, prezes Sądu Okręgowego we Wrocławiu, system powinien być cały czas rozwijany i udoskonalany.

– I tak będzie – zapewnia Piotr Lesisz, referendarz KRS, główny specjalista w Departamencie Prawa Gospodarczego Ministerstwa Sprawiedliwości, dodając, że resort chce w związku z tym wsłuchać się w propozycję biznesu, ale i wymiaru sprawiedliwości, co do kierunku zmian, tak by jak najbardziej odpowiadały na potrzeby i oczekiwania.

Co zatem proponują użytkownicy e-KRS?

Zdaniem Cezarego Kaźmierczaka, prezesa Związku Przedsiębiorców i Pracodawców, uaktualnianie rejestrów powinno powierzyć się spółkom. W ten sposób sądy będą mogły skupić się na rozstrzyganiu sporów i wymierzaniu sprawiedliwości, co przyspieszy orzekanie w sprawach, na czym biznesowi też bardzo zależy.

Radosław Płonka, ekspert Business Centre Club, podpowiada stworzenie listy załączników, które przedsiębiorcy powinni załączać do formularza zmianowego. To przełożyłoby się na mniej wniosków z brakami formalnymi, a co za tym idzie przyczyniło do zaoszczędzenia czasu przez firmy i referendarzy. – Poza tym warto zrezygnować z obowiązku załączania dokumentów oryginalnych do wniosku składanego online przez firmę, nie reprezentowaną przez pełnomocnika profesjonalnego. Ma trzy dni na ich przesłanie do sądu, co wydłuża procedurę – uzupełnia Radosław Płonka.

Z kolei Wojciech Łukowski mówi o ułatwieniu w postaci zniesienia konieczności utajniania dokumentów przez sądy rejestrowe. Szczególnie, że część z nich to robi, a część nie.

– To sprawia, że dziś dostęp do akt rejestrowych jest gorszy niż do akt papierowych – mówi.

Przedstawiciele resortu Sprawiedliwości zwracają jednak uwagę na to, że dane osobowe muszą być chronione.

– Możliwe jest jednak wypracowanie takich rozwiązań technicznych i legislacyjnych, które usprawnią ich ochronę, ale i pracę sędziów – twierdzi Piotr Lesisz, odnosząc się też do propozycji oddania uaktualniania rejestru w ręce przedsiębiorców, czy jego pełnej automatyzacji. Jak podkreślił, adresatem rejestru są nie tylko firmy dokonujące wpisu, ale i te, które szukają informacji, o innych spółkach. Tym samym muszą do niego trafiać tylko zweryfikowane dane. A to wymaga udziału referendarza.

– Nie oznacza to, że automatyzacja nie jest możliwa. Trzeba jednak zacząć od najprostszych wpisów. Bezpieczeństwo obrotu gospodarczego jest celem nadrzędnym – podkreśla.

Szczególnie, że jak zauważają eksperci nie wszystko można obecnie zautomatyzować. Dobrym przykładem są wpisy konstytutywne.

– A jeśli chodzi o dane osobowe, to przedsiębiorcy powinni mieć świadomość, że poddając się reżimowi prowadzenia działalności, która jest publiczna, przez co wiedza na jej temat jest ogólnodostępna, rezygnują z części własnej intymności. Dane na ich temat mogą być ujawnione. Można jednak wprowadzić zasadę, zgodnie z którą we wszystkich dokumentach kierowanych do sądów, będą zamieszczane tylko takie dane, które nie budzą wątpliwości co do identyfikacji podmiotu. To ukróci proceder niewłaściwego ich wykorzystania – podpowiada Leszek Ciulkin, sędzia Sądu Okręgowego w Białymstoku.

Podobnie wypowiada się Katarzyna Wanat, referendarz KRS, główny specjalista w Departamencie Informatyzacji i Rejestrów Sądowych w Ministerstwie Sprawiedliwości, zgadzając się z tym, że ograniczony dostęp do dokumentów elektronicznych w aktach rejestrowych wymaga poprawy.

– Wspólnymi siłami można jednak wypracować narzędzia i przepisy, które wyeliminują ten i inne problemy, na jakie dziś napotykają użytkownicy e-KRS. Nad wieloma nowymi rozwiązaniami dziś pracujemy. Niektóre już niedługo się pojawią. Nie wszystkie postulaty można jednak zrealizować. Widzę przeszkody w stworzeniu check listy dokumentów, które należy dołączać do wniosku zmianowego. Choć i tu widzę pole do analizy, w celu wypracowania jakiegoś rozwiązania – uważa.

Szczególnie, że jak zaznacza Zbigniew Wiśniewski, dyrektor departamentu Informatyzacji i Rejestrów Sądowych, dalszy rozwój e-KRS jest przewidziany. Na przełomie roku resort planuje podpisać kontrakt z kolejną firmą, która będzie prowadziła prace rozwojowe.

Ministerstwo Sprawiedliwości zapowiada wiele działań mających przyśpieszyć i usprawnić postępowania rejestrowe. To zarówno rozwój systemu teleinformatycznego, jak i działania legislacyjne pozwalające choćby na uproszczenie postępowań przymuszających do złożenia zaległych dokumentów finansowych. W planach jest też zintegrowanie e-KRS z serwisem informacyjno-usługowym biznes.gov.pl oraz połączenie serwisu e-KRS z e-Doręczeniami, czyli Bazą Adresów Elektronicznych. To ułatwi przedsiębiorcom realizację obowiązku uzyskania wpisu do bazy za pośrednictwem KRS. Będzie też można wprowadzać zmiany we wpisie.

-Obieramy metodę udoskonalania polegająca na małych krokach, które w swojej masie powtarzalnych czynności przyniosą wymierne efekty. Uważamy, że taka metoda jest najlepsza na etapie technologii, którą dysponujemy. Poza tym stawiamy na interoperacyjność między systemami, co przyczyni się do wymiany zawartych w nich informacji. Uważamy też, że przyszłość tkwi w uczeniu maszynowym, czyli skutecznie uczących się automatach, wykorzystujących algorytmy. Mamy portal orzeczeń, który jest gotowym zasobem danych. Może być źródłem wiedzy do nauki automatów, by na podstawie zebranych akt, mogły dawać w przyszłości propozycje wpisów dla orzeczników – wskazuje kierunki zmian Zbigniew Wiśniewski.

A na razie KRS zyska chatbota. Prace już są na zaawansowanym etapie. Dzięki temu użytkownicy będą mogli od razu uzyskać odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, czyli bez konieczności kontaktu z infolinią. Chatbot będzie informował np. o tym, jak można złożyć wniosek, kiedy zostanie rozpoznany ten już złożony, jak dokonać zmian do spółki online.