Ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej: specustawa o COVID-19) wprowadziła wiele reguł dotyczących komunikacji z sądami na odległość, które wywołują daleko idące skutki procesowe. Ich nieznajomość (lub nieumiejętność dostosowania się do nich) może mieć niekorzystne konsekwencje. Jeśli np. strona procesu albo jej pełnomocnik procesowy (reprezentujący go adwokat lub radca prawny) nie poradzą sobie z obsługą aplikacji przeznaczonej do udziału w rozprawie albo nie odbiorą wiadomości zamieszczonej przez sąd w Portalu Informacyjnym, to takie zaniedbanie może zadecydować o wyniku sprawy. Sytuację komplikuje to, że stosowane przez sądy systemy informatyczne są dalekie od doskonałości, a sędziom brakuje doświadczenia, co z kolei rodzi ryzyko pomyłek. Nic dziwnego, że problem mają nie tylko zwykli uczestnicy postępowania, lecz także profesjonaliści. Aby się w tej nowej sytuacji odnaleźć, nie wystarczy być dobrym prawnikiem. Trzeba jednocześnie być na bieżąco z nowymi regulacjami oraz z obsługą techniczną różnych aplikacji przeznaczonych do komunikacji z sądem, a ponadto trzeba być przygotowanym na stosowanie niecodziennych rozwiązań. Warto się zatem przyjrzeć, co jest szczególnym problemem dla stających przed Temidą w czasach pandemii COVId-19, czyli na jakie kwestie powinni w praktyce zwrócić szczególną uwagę przedsiębiorcy, którzy są stronami w postępowaniach lub korzystają z usług profesjonalnych pełnomocników.

problem 1: różnorodność aplikacji

Wymóg przeprowadzania zdalnych posiedzeń sądów narzuca art. 15 zzs1 pkt 1 specustawy o COVID-19. Przepis ten ogranicza się do ogólnego stwierdzenia, że posiedzenia mają się odbywać przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających przeprowadzenie ich na odległość z jednoczesnym bezpośrednim przekazem obrazu i dźwięku. Brak natomiast przepisu, który narzucałby konkretne rozwiązanie informatyczne przeznaczone do obsługi rozpraw. W praktyce sądy stosują więc różne aplikacje: jedne Microsoft Teams, inne Jitsi Meet czy Scopia. Aplikacje te różnią się pod względem funkcjonalności i sposobu obsługi, dlatego nawet osoby przyzwyczajone do korzystania z tego rodzaju narzędzi mogą się pogubić. Na marginesie można wyrazić zdziwienie, że do tej pory Ministerstwo Sprawiedliwości nie zadbało, aby opracować system specjalnie przeznaczony do obsługi zdalnych posiedzeń, dostosowany do zasad postępowania sądowego oraz odpowiednio zabezpieczony przed atakami hakerskimi i naruszeniami tajemnicy posiedzeń, nie mówiąc o potrzebie unifikacji.
W praktyce problem sprowadza się do tego, czy strony oraz ich pełnomocnicy procesowi potrafią posługiwać się tymi narzędziami w stopniu pozwalającym na taką ochronę ich interesów przed sądem jak na żywo na sali sądowej. Nie chodzi tutaj tylko o umiejętność posługiwania się daną aplikacją (brak tej umiejętności boleśnie odczuł na swojej skórze pewien amerykański prawnik ‒ nie potrafiąc poradzić sobie z filtrem-nakładką w postaci kociej głowy, przekonywał sędziego, że „naprawdę nie jest kotem”).
Codzienność polskich covidowych rozpraw polega na borykaniu się z przyziemnymi problemami ze słyszalnością, na które sędziowie różnie reagują. Jedni cierpliwie proszą o powtórzenie tego, czego dana osoba nie usłyszała, ewentualnie proszą o pomoc sądowego informatyka, inni tylko pouczają, aby głośniej mówić, włączyć mikrofon, podkręcić głośność. Zdarzają się też sędziowie, którzy strofują nieporadnych uczestników rozprawy. Nieraz dobre pół godziny upływa na upewnianiu się, czy wszyscy słyszą, widzą i rozumieją, co się dzieje.
RADA: Przed rozprawą poznaj tajniki i mankamenty aplikacji, którą stosuje sąd do obsługi rozpraw.

problem 2: ograniczoność środków przekazu

Może się zdarzyć, że na skutek samego tylko braku obycia technicznego ucierpi przekaz merytoryczny, jaki dana strona lub jej pełnomocnik chce zaprezentować przed sądem. Z jednej strony takie ryzyko wynika z tego, że może się zdarzyć sędzia, który będzie się irytować czyjąś nieporadnością (dotyczy to zwłaszcza prawników, uznawanych za tzw. czynnik profesjonalny) i nie pozwoli na pełne zaprezentowanie swojego stanowiska albo nabierze wątpliwości co do ogólnych kompetencji takiej osoby. Z drugiej strony ryzyko to ujawnia się w niuansach prowadzenia sprawy, np. w specyficznej sytuacji wideokonferencji trudniej jest osiągnąć tę samą co na sali sądowej dynamikę interakcji ze świadkami, biegłymi i stronami procesu. Tytułem przykładu, na sali sądowej częste są przypadki wywierania presji na świadków, biegłych oraz same strony procesu przez okazywanie im dokumentów lub przedmiotów, do których dana osoba powinna się na bieżąco odnieść. Ważne jest przy tym wyczucie czasu, a także presja wywoływana przez powagę sali czy też samą bliskość sędziego i pełnomocników procesowych. Taki efekt znacznie trudniej osiągnąć w przypadku rozprawy zdalnej, chociaż ci prawnicy, którzy od dawna pracują z wykorzystaniem określonych aplikacji, na pewno radzą sobie z takimi ograniczeniami lepiej niż osoby stawiające w takiej rzeczywistości dopiero pierwsze kroki.
RADA: Przygotuj się do tego, by odpowiednio zaprezentować swoje stanowisko.

problem 3: ograniczona komunikacja

Wśród wielu aspektów pracy zdalnej mieści się także umiejętność reakcji na… ciszę. Nie należą do rzadkości sytuacje, w których sąd spóźnia się z połączeniem, a zdezorientowana strona – nie mogąc ustalić, dlaczego połączenia nie udaje się nawiązać – zbyt wcześnie rezygnuje i ostatecznie przegapia rozprawę, która po prostu rozpoczyna się z opóźnieniem. Siedząc przed salą sądową, łatwiej ustalić, czy trwa poprzednia rozprawa; patrząc w pusty ekran – można stracić orientację. W takiej sytuacji warto do sądu zadzwonić, a jeśli to się nie udaje, najlepiej po prostu czekać na połączenie.
Jeśli do powyższych codziennych problemów dodać przypadki specyficznych czynności procesowych, jak np. ograniczenia dotyczące składania pism procesowych na rozprawie czy też umożliwianie osobom mającym dopiero składać zeznania, by przysłuchiwały się zeznaniom innych świadków – wyłania się obraz sytuacji, która wymaga specjalnych kompetencji do funkcjonowania w rzeczywistości rozpraw online. Kto nie zetknął się z takimi problemami w praktyce, nie będzie sobie zdawać sprawy z ryzyka, jakie może się wiązać z ograniczonymi możliwościami składania środków dowodowych czy też nieprawidłowo odebranymi zeznaniami świadka.
RADA: Zanim uznasz, że rozprawa została odwołana, sprawdź, czy nie jest to tylko zwykłe opóźnienie.

problem 4: swoboda sądu w zmianie trybu

Trzeba dodać, że od przeprowadzenia posiedzenia zdalnego (które w okresie pandemii stało się zasadą) można odstąpić – taką możliwość przyznaje art. 15 zzs1 pkt 2 specustawy o COVID-19. Przepis ten nie ustanawia dokładnej procedury pozwalającej na odstąpienie od posiedzenia zdalnego. Określa jedynie, że można to zrobić w przypadku, gdy rozpoznanie sprawy na rozprawie „jest konieczne” i „nie wywoła nadmiernego zagrożenia dla zdrowia”. W praktyce ocena powyższych kryteriów jest dość swobodna. Zdarza się nawet, że sądy wyznaczają klasyczną rozprawę, a następnie – nieraz dosłownie w ostatniej chwili (np. w przeddzień rozprawy) – informują e-mailowo o wyznaczeniu posiedzenia zdalnego. Powyższy przepis jest na tyle ogólny, że w praktyce sądy posługują się nim dość dowolnie.
Jeśli o posiedzeniu zdalnym sąd informuje z odpowiednim wyprzedzeniem, to można się do niego odpowiednio przygotować. Natomiast występujące w praktyce przypadki krótkiego wyprzedzenia powodują komplikacje nie tylko organizacyjne, lecz także procesowe. Tryb zdalny wiąże się z wieloma ograniczeniami, np. uniemożliwia złożenie pisma na rozprawie, co nieraz jest wskazane, czy to dla osiągnięcia efektu zaskoczenia, czy też z tego względu, że niektóre okoliczności wychodzą na jaw niedługo przed rozprawą. Sytuacje zmiany trybu przeprowadzenia rozprawy wymagają niestandardowych działań, np. ekspresowego złożenia pisma w biurze podawczym sądu, połączonego z kontaktem telefonicznym z sekretariatem, do którego pismo zostaje przesłane e-mailem. Tyle że na takie działania sędziowie różnie reagują: jedni polegają na zapewnieniu, że oryginał pisma został skutecznie wniesiony przed rozprawą i pozwalają na tymczasowe posłużenie się wydrukiem załącznika przesłanego e-mailem, inni podchodzą do tej kwestii formalistycznie. Wniosek: trzeba być zawsze przygotowanym na szybką reakcję.
RADA: Bądź gotowy na to, że sąd w ostatniej chwili może zmienić tryb posiedzenia ze zdalnego na rozprawę na sali sądowej.

problem 5: doręczenia dla adwokatów tylko przez portal

Skala zmian w przepisach oraz ich częstotliwość są tak duże, że naprawdę trudno być na bieżąco z wszystkimi nowinkami, zwłaszcza że zmiany te są przez ustawodawcę wprowadzane niezwykle chaotycznie. Niektórym prawnikom trudno sobie wyobrazić, że np. zmian zasad doręczeń procesowych, przecież szczegółowo uregulowanych w kodeksie postępowania cywilnego, należy szukać w… art. 15 zzs9 pkt 2 specustawy o COVID-19. Tymczasem zgodnie ze wspomnianym przepisem zamiast doręczeń pocztą, wszystkie pisma adresowane do adwokatów, radców prawnych, rzeczników patentowych i Prokuratorii Generalnej (a więc np. zawiadomienia o rozprawach, wezwania do zajęcia stanowisk itd.) powinny być umieszczane w Portalu Informacyjnym Sądów (jest to system teleinformatyczny dostępny dla adwokatów i radców prawnych). Zgodnie z nowymi zasadami datą doręczenia jest data zapoznania się przez odbiorcę z pismem umieszczonym w Portalu Informacyjnym, a w przypadku braku zapoznania się pismo uznaje się za doręczone po upływie 14 dni od dnia jego umieszczenia w portalu. Zasady te obowiązują przez cały okres stanu epidemii oraz w ciągu roku od jego odwołania, a odstąpienie od nich jest możliwe wyłącznie na podstawie odpowiedniego zarządzenia sądu.
W praktyce zdarza się, że niektórzy prawnicy nie czytają na bieżąco pism zamieszczanych w Portalu Informacyjnym, narażając się na przegapienie terminu rozprawy lub upływ terminu na złożenie pisma, uiszczenie opłaty lub dokonanie innej czynności procesowej. Chaos pogłębia zróżnicowana praktyka sądów: niektóre z nich informują pełnomocników procesowych o nowych zasadach, inne nie. A na dodatek również zdarza się i tak, że niektórzy sędziowie wydają zarządzenia pozwalające na odstąpienie od doręczeń przez portal – a w tym zakresie mają w praktyce pełną dowolność. Niektóre z tych zarządzeń są wydawane do odwołania, inne pozwalają na odstąpienie od doręczania pism sądowych za pośrednictwem portalu tylko do ściśle określonego terminu. W konsekwencji, aby nie popełnić błędu i np. prawidłowo obliczyć termin, trzeba śledzić nie tylko informacje w portalu, lecz także treść zarządzeń wydawanych indywidualnie w każdej sprawie.
Nietrudno sobie wyobrazić, że nie wszyscy są na bieżąco ze zmianami przepisów, stosowaną przez poszczególne sądy technologią i stylem pracy. W końcu prawnik też człowiek. Dlatego, na wszelki wypadek, jeśli mamy sprawę w sądzie, warto się upewnić, czy mecenas za tym wszystkim nadąża.
RADA: Upewnij się, czy pełnomocnik procesowy odbiera na bieżąco korespondencję w Portalu Informacyjnym Sądów. ©℗
!Stosowane przez sądy systemy informatyczne są dalekie od doskonałości, a sędziom brakuje doświadczenia, co z kolei rodzi ryzyko pomyłek. Nic dziwnego, że problem mają nie tylko zwykli uczestnicy postępowania, lecz także profesjonaliści.
Podstawa prawna
• art. 15 zzs1 pkt 1 i 2, art. 15 zzs9 pkt 2 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1777)