Reklama

Wartość dowodowa dokumentów urzędowych nie budzi większych wątpliwości. Te zaś mogą się pojawić w przypadku dokumentu prywatnego – strona zamierzająca z niego skorzystać musi się każdorazowo zastanowić, czy taki dokument będzie miał moc dowodu w sądzie.

Wartość dowodowa dokumentu prywatnego

Dokument prywatny sporządzony w formie pisemnej albo elektronicznej stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie. Dokument prywatny nie dowodzi wprost tego, że miały miejsce fakty w nim podane. Jest zaś dowodem tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie w nim zawarte. Dowód ten nie korzysta w procesie z uprzywilejowania. Podobnie jak to jest w przypadku innych dowodów, sąd ocenia, czy dowód z dokumentu prywatnego zasługuje na wiarę, ze względu na jego indywidualne cechy i okoliczności obiektywne. Dopiero na podstawie tej oceny można przyznać lub odmówić dowodowi z dokumentu prywatnego walor wiarygodności.

Dokument wymaga podpisu

Warunkiem istnienia dokumentu prywatnego jako dowodu jest złożenie na nim podpisu. W odniesieniu do dokumentu prywatnego sporządzonego w formie pisemnej podpis musi być własnoręczny. Chodzi tu bowiem o udokumentowanie nie tylko brzmienia nazwiska, ale także charakteru pisma. To zaś ułatwia rozpoznanie osoby i zwiększa bezpieczeństwo obrotu. Jak zauważył Sąd Apelacyjny w Szczecinie: „złożenie podpisu własnoręcznego ma zapewniać, poprzez charakter pisma, orientację w rozpoznaniu osoby, która przez złożenie podpisu wyraziła aprobatę dla zawartej w dokumencie treści oświadczenia woli” (por. wyrok z 18.06.2018 r., III APa 1/18). Złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia jest wystarczające do zachowania pisemnej formy dokumentu. Wymogu tego nie spełnia odtworzenie podpisu za pomocą kalki, kserokopiarki, skanera, faktu, itp. (por. wyrok SN z 24.08.2009 r., I PK 58/09). Odpowiednio, dokument prywatny, który został sporządzony w formie elektronicznej, musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Prawdziwość dokumentu prywatnego

Dokument prywatny korzysta z domniemania, że osoba, która złożyła podpis na dokumencie, złożyła zawarte w nim oświadczenie. Domniemanie to może być obalone, a strona przeciwna może w procesie skutecznie zaprzeczyć prawdziwości dokumentu prywatnego. Może też twierdzić, że zawarte w nim oświadczenie osoby, która je podpisała, od niej nie pochodzi. Obowiązana jest jednak okoliczności te udowodnić. Jeśli jednak spór dotyczy prawdziwości dokumentu prywatnego pochodzącego od innej osoby niż strona zaprzeczająca, to prawdziwość dokumentu powinna udowodnić strona, która chce z niego skorzystać. Należy przy tym pamiętać, że „dokument prywatny stanowi zazwyczaj dowód o znacznym walorze wiarygodności i mocy dowodowej przeciwko osobie, od której pochodzi, natomiast znacznie mniejszą moc dowodową przypisać mu można, jeżeli miałby przemawiać na rzecz strony, która go sporządziła” (por. wyrok SA w Szczecinie z 10.01.2018 r., I ACa 899/17).

Prawdziwości dokumentu prywatnego można dowodzić za pomocą wszelkich środków dowodowych. Brak jest przepisu, który ustanawiałby ograniczenia w tym zakresie. „Nie jest zatem wykluczone oparcie się na zeznaniach stron, a sprawą oceny sądu pozostaje, czy wyniki takiego przesłuchania uznaje za wystarczające do ustalenia pochodzenia dokumentu prywatnego od danej osoby” (por. wyrok SN z 28.11.2019 r., III CSK 282/17).

Co jest dokumentem prywatnym?

Odpowiedzi na pytanie, co konkretnie można uznać za dokument prywatny, dostarcza bogate w tym zakresie orzecznictwo. Dokument prywatny stanowi legitymacja związkowa, jak również pokwitowanie. Fakt wystawienia pokwitowania nie przesądza o tym, że umowa pożyczki została faktycznie zawarta, jednak w rozpatrywanej sprawie wskazywało na złożenie przez pozwanych oświadczenia, że kwitują odbiór pożyczki. Dokument prywatny stanowią: księga przychodów i rozchodów, umowa kredytu, aneksy do umowy kredytowej i wyciągi z ksiąg rachunkowych, dziennik budowy i umowa sprzedaży zobowiązująca do przeniesienia własności rzeczy co do tożsamości oznaczonej. Nie stanowi dowodu na istnienie i wymagalność wierzytelności umowa cesji wierzytelności, ale umowa taka jest niewątpliwie dokumentem prywatnym, dowodzącym, że umowa przelewu między wskazanymi w niej podmiotami została zawarta. Wielokrotnie strony powołują się w procesie cywilnym na dowód z faktur VAT. Trzeba zdawać sobie przy tym sprawę z tego, iż faktura także jest tylko dokumentem prywatnym. „Okoliczność, że istnieje obowiązek odzwierciedlenia w fakturze przez podatnika zobowiązanego do jej wystawienia, rzeczywistego zdarzenia gospodarczego, z którym właściwe przepisy podatkowe wiążą obowiązek zapłaty określonego podatku, nie rodzi domniemania prawdziwości danych zawartych w fakturze” (por. wyrok SA w Warszawie z 02.04.2019 r., V ACa 242/18). Dokumentami prywatnymi są karta zgonu i testament. Taki charakter posiada również umowa o pracę, świadectwo pracy, w tym także świadectwo pracy w warunkach szczególnych. W postępowaniu sądowym, zwłaszcza dotyczącym roszczeń z czynów niedozwolonych, strony często korzystają z prywatnych opinii. Nie stanowią one dowodu na okoliczność wymagającą wiadomości specjalnych, nawet jeśli jej autorem jest osoba wykonująca również funkcję biegłego sądowego. Mają one zatem jedynie charakter dokumentu prywatnego. Zgodnie z powszechnym stanowiskiem prezentowanym w orzeczeniach sądów powszechnych za dokument prywatny uznaje się wyciąg z ksiąg bankowych.

Odpis dokumentu

Dokumentem prywatnym jest wyłącznie oryginał. Kserokopia może być uznana wyłącznie za odpis dokumentu. Odpis dokumentu jest jedynie dokumentem wskazującym na istnienie dokumentu oryginalnego. Nie jest dokumentem także treść statutu wspólnoty mieszkaniowej – jest to inny środek dowodowy. Także „projekty dokumentu nie stanowią dokumentu w rozumieniu art. 245 k.p.c., a walor taki przysługuje im dopiero po ich uchwaleniu bez poprawek lub z ewentualnymi poprawkami” (por. wyrok SA w Katowicach z 20.03.2018 r., I ACa 973/17). Ponadto waloru dokumentu prywatnego nie mają: wiadomość elektroniczna i dowód przelewu niezaopatrzony w stempel dzienny i podpis osoby zatwierdzającej przelew do realizacji.

Adam Sroga, Radca prawny

Podstawa prawna:

Art. 245 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 1575 z późn. zm.)