Przed zakupem drukarek do firmy trzeba precyzyjnie określić potrzeby, żeby niepotrzebnie nie przepłacać
Polski rynek drukarek kurczy się z każdym rokiem. Dystrybutorzy i producenci szacują, że w ubiegłym roku sprzedali już tylko nieco ponad 400 tys. tego rodzaju urządzeń. To o ponad 20 proc. mniej niż rok wcześniej. Wszystko wskazuje na to, że ten rok będzie kolejnym spadkowym. W pierwszej połowie nabywców znalazło mniej niż 200 tys. urządzeń. Ta sytuacja to przede wszystkim zasługa gospodarstw domowych, które nie kupują już tak chętnie jak kiedyś.
W przedsiębiorstwach drukarka to wciąż jedno z podstawowych urządzeń biurowych. Dlatego wybór odpowiedniego sprzętu przez firmę jest niezwykle istotny. Może znacząco wpłynąć na koszty. Dlatego przy zakupie trzeba zwracać uwagę nie tylko na cenę urządzenia. Może się bowiem okazać, że zakup materiałów eksploatacyjnych i serwis będzie niewspółmiernie drogi.
Co decyduje o tym, jak dużo będzie kosztowało utrzymanie drukarki w firmie? Przede wszystkim wydajność materiałów, ceny po jakich trzeba je kupować, mowa m.in. o tonerze, kartridżach do drukarek atramentowych czy papierze oraz ich dostępność. Eksperci podpowiadają, że najdroższe kartridże zwykle są najbardziej wydajne, a tym samym najbardziej ekonomiczne. Istotny wpływ na utrzymanie drukarki ma dostęp do części zamiennych – oryginalnych czy też zamienników. Większy wybór oznacza szybszą reakcję na każdą awarię. To ważne, bo czas przestoju urządzenia może oznaczać straty dla firmy, albo dodatkowy wydatek związany z koniecznością zakupu sprzętu zastępczego.
Ważne jest prawidłowe dobranie sprzętu do potrzeb. Inny rodzaj sprzętu sprawdzi się w księgowości, gdzie drukowane są głównie czarno-białe faktury, inny w marketingu, gdzie powstają raporty z tabelami, wykresami albo w dziale graficznym – drukującym projekty czy wizualizacje. Warto sprawdzić gdzie znajduje się najbliższy punkt napraw, ile oczekuje się na usługę i jaki jest jej koszt.
Drukarka kolorowa. Jest droższa na etapie zakupu i użytkowania przynajmniej dwa razy od monochromatycznej (czarno-biała kosztuje 300–500 zł, a koszt wydruku na niej to 10–13 gr za stronę), za to wydrukowany na niej materiał jest bardziej czytelny, w związku z czym nie ma ryzyka powtarzania druku w celu uzyskania pożądanego efektu. Warto też pamiętać o tym, że na drukarce laserowej można z powodzeniem wydrukować materiały reklamowe takie jak ulotki, broszury, zdjęcia. Zatem jej zakup pozwoli wyeliminować potrzebę korzystania z usług profesjonalnej drukarni. Przynajmniej w pewnej części. Przy doborze urządzenia istotna jest też liczba osób, która będzie z niego na co dzień korzystać. Jeśli będzie to kilkadziesiąt osób, proste urządzenie nie spełni swojej funkcji. W takim przypadku lepszy będzie sprzęt wielofunkcyjny, który zapewni również dostęp do skanera, umożliwi segregowanie wydruku i zszywanie w całość.
Istotna jest jakość i wydajność druku oraz funkcje, jakimi dysponuje urządzenie. W niewielkiej firmie w zupełności sprawdzi się drukarka o wydajności 20–30 stron A4 na minutę. W większej wydajności powinna sięgać przynajmniej 40 stron A4 na minutę. Eksperci HP polecają serie drukarek LasetJet, która oferuje 40 proc. szybsze drukowanie, do 33 proc. więcej wydruków z wkładu i nawet o 53 proc. mniejsze użycie energii. A wszystko to przy 40-proc. ograniczeniu wielkości urządzenia, co sprawia, że sprawdzi się na niewielkiej powierzchni.
W dużych firmach nieoceniony stanie się automatyczny dupleks. Pozwala on na druk dwustronny, co pozwoli zmniejszyć wydatki związane z zakupem papieru. Takie rozwiązanie znalazło się w nowej propozycji OKI B512dn. Oprócz tego zaletą tej drukarki są funkcje pomagające optymalizować prędkość drukowania oraz zużycie energii pod kątem rodzaju drukowanych dokumentów.
Z kolei możliwość pracy w sieci bezprzewodowej wesprze wydruki mobilne, co usprawni pracę w firmie, w której standardem jest korzystanie na co dzień z tabletów czy smartfonów i przechowywanie danych w chmurze. Poza tym przydatna jest technologia maksymalizacji stron, która pozwala lepiej wykorzystywać wkłady. Oferuje je w swoich drukarkach LaserJet firma HP. Poza tym daje w nich dostęp do technologii ochrony przed podróbkami, zapewniającej uwierzytelnianie oryginalnych wkładów. – Wyposażyliśmy sprzęt w automatyczne usuwanie etykiet zabezpieczających znajdujących się wewnątrz tonera. Jest zdejmowana w czasie instalacji, co umożliwia błyskawiczne rozpoczęcie drukowania – tłumaczy przedstawiciel HP.