Kompetencje dyrektora generalnego w myśl rosyjskiego prawa są nieograniczone. Warto zatem rozważyć np. ustanowienie dwuizbowego zarządu lub wpisanie do statutu spółki ograniczeń jego władzy
Na podstawie kilkunastoletniego doświadczenia w obsłudze przedsiębiorców polskich na rynku rosyjskim mogę stwierdzić, że jednym z kluczowych i najtrudniejszych elementów w procesie zakładania spółki w Rosji jest powołanie odpowiedniej osoby na stanowisko organu wykonawczego. Obecnie, w obliczu potencjalnego ryzyka związanego z pogłębiającymi się kłopotami gospodarczymi Rosji, kwestia ta nabiera jeszcze większej wagi.
Już na etapie zakładania spółki powstaje pytanie, kto będzie pełnił funkcję dyrektora generalnego: Polak czy Rosjanin. Rzeczą oczywistą jest, że przedsiębiorca polski chciałby powołać osobę mu znaną, z którą już współpracuje lub współpracował. Argument ten przemawia zatem raczej za osobą z Polski. Z innej strony, aby móc wykonywać funkcję dyrektora generalnego na terytorium Rosji, osoba taka co do zasady powinna mieć zezwolenie na pracę w Rosji. Procedura uzyskania zezwolenia jest jednak czasochłonna, ponadto nie jest ono wydawane na okres nieograniczony. Poza tym już w chwili rejestracji spółki musimy zgłosić dyrektora generalnego, a zanim spółka nie zostanie zarejestrowana, nie można rozpocząć postępowania o udzielenie zezwolenia na pracę dla cudzoziemca. To z kolei zmusza przedsiębiorców do oddania, spółek córek w ręce nie zawsze dobrze znanych osób.
Po wytypowaniu odpowiedniej osoby przedsiębiorca zaczyna się zastanawiać, w jaki sposób mógłby kontrolować dyrektora w Rosji albo mieć realny wpływ na jego decyzje. W przypadku Rosji dyrektor generalny jest bowiem jedynym organem spółki uprawnionym z mocy ustawy do podjęcia w jej imieniu wszelkich czynności, bez jakiegokolwiek dodatkowego upoważnienia. Ponadto istnieje domniemanie ustawowe, polegające na tym, że o ile pewne czynności nie są odniesione ustawowo lub w dokumentach spółki do kompetencji innych organów spółki, o tyle jest to prerogatywa lub obowiązek jednoosobowego organu wykonawczego. Oznacza to, że zakres kompetencyjny dyrektora generalnego co do zasady jest nieograniczony. Niemniej jednak są środki, za pomocą których możemy ograniczyć władzę dyrektora.
Jakie środki wybrać, by zabezpieczyć swoje interesy
1 Korporacyjne
● W rosyjskiej spółce kapitałowej istnieje możliwość uformowania zarządu dwuizbowego zamiast zarządu jednoosobowego, w modelu: dyrektor generalny + kolegialny zarząd. Ponieważ ustawa w sposób dość otwarty podchodzi do uregulowania kompetencji kolegialnego organu wykonawczego („wykonuje funkcje, odniesione przez statut spółki do jego kompetencji”), można ograniczyć zakres działalności dyrektora poprzez:
– udzielenie wielu kompetencji przysługujących organom wykonawczym spółki właśnie kolegialnemu zarządowi lub
– wprowadzenie odpowiedniego trybu współdziałania pomiędzy jednoosobowym a kolegialnym organem wykonawczym.
Innymi słowy, im dłuższy i bardziej rozbudowany katalog kompetencji kolegialnego organu wykonawczego będzie przewidziany w statucie, tym bardziej będzie ograniczony zakres kompetencji jednoosobowego organu wykonawczego.
● Równolegle z organami wykonawczymi w rosyjskiej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością może być powołany organ nadzorczy – rada nadzorcza (czasem nazywana też radą dyrektorów). Z racji tego, że nie jest to organ wykonawczy, nie można przekazać mu kompetencji dyrektora generalnego. Natomiast katalog kompetencji związanych z kształtowaniem kierunków rozwoju działalności spółki lub z nadzorem nad działalnością spółki lub organów wykonawczych, w tym wpływ na ich strukturę i decyzje personalne, jest otwarty. W razie powołania rady nadzorczej można ją upoważnić do spraw związanych ze zwołaniem zwyczajnego zgromadzenia wspólników.
● Dodatkowo w spółce może być powołany kolejny stały organ – komisja rewizyjna (rewizor). Zakres jego kompetencji oraz tryb działania można ukształtować w sposób dowolny, o ile, oczywiście, jego uprawnienia i obowiązki będą odpowiadać istocie organu rewizyjnego. Jeżeli organ rewizyjny nie będzie powołany na stałe w statucie spółki, to jego funkcje może pełnić powołany przez zgromadzenie wspólników audytor, niezwiązany w sensie interesu materialnego ze spółką, członkami rady nadzorczej czy organów wykonawczych. Możliwość taka powinna być przewidziana w statucie spółki.
2 Formalne
● Jednym ze sposobów zwiększania kontroli nad czynnościami dyrektora jest wprowadzenie do statutu spółki lub umowy z dyrektorem szczegółowego opisu trybu podjęcia przez niego decyzji. Na przykład może być to zapis typu: „Każda decyzja dyrektora generalnego lub te w zakresie: 1, 2, 3... podejmowane są w formie pisemnej, za uprzednią zgodą zgromadzenia wspólników albo po uprzednim uzyskaniu opinii w danej sprawie, wydanej przez zgromadzenie wspólników (uwarunkowanie podjęcia decyzji przez dyrektora za uprzednią zgodą w niektórych przypadkach bowiem może być uznane za naruszenie ustawy o sp. z o.o., uprawniającej dyrektora do działania w imieniu spółki bez pełnomocnictwa)”.
● Do statutu wprowadzić można szczegółowy opis trybu postępowania w określonych sprawach, np. przy zakładaniu lub likwidacji konta bankowego, zawieraniu dużych transakcji..
3 Umowne
● Odpowiednie środki prewencyjne, minimalizujące ryzyko podjęcia przez dyrektora błędnych decyzji lub jego nieuczciwego postępowania można przewidzieć w umowie z nim zawartej. Istnieje bowiem możliwość wprowadzenia do niej zapisów o odpowiedzialności dyrektora na wypadek zajścia określonych okoliczności (z sankcją w postaci kar umownych za naruszenie umowy lub za popełnienie wymienionych szczegółowo deliktów).
4 Zewnętrzne
● Banki, mając na uwadze zagrożenia płynące z nieuczciwego zachowania członków organów wykonawczych spółek lub podjęcia przez nich błędnych decyzji, wprowadzają możliwości ograniczenia w rozporządzaniu rachunkami .
● Odpowiednie postanowienia w zakresie kompetencji dyrektora generalnego w ramach reprezentacji spółki wobec banku można wprowadzić do umowy rachunku bankowego lub innej umowy z bankiem.
● Niektóre banki mają odpowiednią procedurę identyfikacji podpisów. Najbardziej znaną jest tzw. karta wzorów podpisów, w której wymogiem ważności podpisu ze strony spółki jest umieszczenie na dokumencie dwóch podpisów łącznie.
Przy wyborze banku warto zatem kierować się między innymi regułami korzystania z kont bankowych wynikających z praktyki lub regulaminów poszczególnych banków.