Firma, która zdecyduje się na powierzenie ochrony swoich obiektów i innego mienia wyspecjalizowanej agencji, nie musi zatrudniać własnych pracowników mających czuwać nad bezpieczeństwem, organizować dla nich szkolenia itp. Dzięki temu zmniejsza koszty własnej działalności. Co prawda musi się liczyć z wydatkami związanymi z korzystaniem z usług agencji ochrony, jednak zyskuje dzięki temu zazwyczaj fachową obsługę. Przedsiębiorca może bowiem wybrać sobie agencję wyspecjalizowaną w konkretnych usługach. Może to być np. ochrona sklepów, magazynów, biur, zakładów produkcyjnych czy transformatorów. Przedsiębiorca może nawet podzielić zakres ochrony i zlecić np. jednej agencji czuwanie nad bezpieczeństwem obiektu przemysłowego czy handlowego, a innej konwojowanie pieniędzy.
Sprawdzić koncesję
Usługi ochrony osób i mienia są koncesjonowane. Pozwolenie otrzymują agencje, które spełniają wymogi przewidziane w ustawie o ochronie osób i mienia. Przy okazji warto sprawdzić, czy agencja ochrony należy do organizacji samorządu gospodarczo-zawodowego, czy posiada certyfikaty dotyczące zarządzania i jakości usług itp.
Precyzyjna umowa
Obowiązki agencji ochrony powinny zostać określone w umowie.
Trzeba przede wszystkim ustalić, na czym będzie polegało świadczenie usług ochrony. Należy np. zapisać, że chodzi o zapewnienie bezpieczeństwa zakładu produkcyjnego, magazynów, garaży wraz z przyległym terenem przez całą dobę.
Warto przy tym szczegółowo ustalić, że w takim przypadku od poniedziałku do piątku, w godzinach 7.00–22.00, nad bezpieczeństwem będzie czuwać czterech pracowników ochrony. Z kolei w godzinach 22.00–7.00, a także w soboty i niedziele – będzie ich trzech.
Korzystny dla przedsiębiorcy zamawiającego usługi będzie zapis przyznający mu prawo do podjęcia decyzji o doraźnej zmianie dni, godzin lub liczby pracowników ochrony. Jednak w takiej sytuacji konieczne jest też ustalenie w umowie, z jakim wyprzedzeniem przedsiębiorca musi powiadomić agencję o tego rodzaju zmianach. Umowy często przewidują, że takie powiadomienie powinno nastąpić np. z 24-godzinnym wyprzedzeniem.
Grupa interwencyjna
Dla firmy korzystające z usług agencji ochrony ważne jest prowadzenie monitoringu obiektów w postaci systemów sygnalizujących włamania, pożary czy inne nadzwyczajne zdarzenia. W umowie zapisuje się, że gdy one wystąpią, musi natychmiast przyjechać grupa interwencyjna. W takim przypadku niezbędne jest umowne określenie, w jakim czasie musi nastąpić dojazd do danego obiektu. Decydują o tym strony umowy. Jeżeli okazałoby się, że grupa interwencyjna nie dotarła w tym czasie do chronionego obiektu, to umowa powinna dawać prawo zamawiającemu do zastosowania kar umownych.
W umowie nie wolno pominąć sytuacji, w których może dojść do awarii uniemożliwiającej skuteczny monitoring obiektu. W takich przypadkach agencja ochrony powinna zobowiązać się do wystawienia posterunku doraźnego w obiekcie do czasu usunięcia awarii. Koszty wystawienia tego posterunku obciążają – w zależności od przyczyny awarii – agencję ochrony lub przedsiębiorcę, który korzysta z jej usług.
Jednocześnie w umowie należy określić, na jakiej podstawie będą rozstrzygane ewentualne spory o przyczyny awarii. Taką podstawą do rozstrzygania sporów mogą być odpowiednie wydruki komputerowe czy wydruki rejestrujące sygnały wygenerowane przez system alarmowy.
Wykwalifikowane osoby
Agencja ochrony powinna również zobowiązać się w umowie, że nad bezpieczeństwem obiektów będą czuwały osoby posiadające odpowiednie licencje, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zobowiązanie to powinno także dotyczyć posiadania licencji przez członków grupy interwencyjnej. Pracownicy ochrony muszą również być przeszkoleni w zakresie umiejętności obsługi systemów alarmowych czy urządzeń telewizji przemysłowej.
Konieczne jest też uregulowanie kwestii ich odpowiedniego wyposażenia. Zazwyczaj zobowiązuje się do tego zatrudniająca ich agencja. Deklaruje, że wyposaży swoich pracowników przykładowo w ubiory umożliwiające ich identyfikację czy w środki łączności gwarantujące im kontakt z grupą interwencyjną. Taki ekwipunek przydziela się również pracownikom grupy interwencyjnej.
Kontrola zadań
W zawieranych umowach przedsiębiorcy często umieszczają zapis przyznający im prawo do kontroli sposobu pełnienia zadań przez osoby przysłane przez agencję ochrony. W tym celu należy wskazać konkretnych, upoważnionych do tego przedstawicieli. Stwierdzone naruszone zasady ochrony obiektu powinny być niezwłocznie zgłaszane agencji ochrony, która zgodnie z zapisami umowy zobowiązana jest do szybkiego podjęcia środków zaradczych.
Jedną z najważniejszych części umowy są ustalenia dotyczące zapłaty za właściwe wykonywane usługi. Konieczne jest dokładne określenie kwoty i zasad rozliczeń. Zazwyczaj następuje ono miesięcznie, po wystawieniu przez agencję ochrony faktury VAT. Konieczny jest również zapis, że wynagrodzenie miesięczne płatne będzie przelewem na konto agencji ochrony w określonym terminie od dnia otrzymania przez przedsiębiorcę faktury VAT.
Strony umowy zazwyczaj dopuszczają możliwość zmiany cen wynagrodzenia z tytułu świadczonych usług. Z reguły podstawę takiej zmiany jest średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych, ogłoszony przez prezesa GUS.
Obowiązywanie umowy
Kolejnym ważnym punktem umowy jest określenie terminu, na jaki zostaje ona zawarta. Można np. zastosować zapis, że umowę zawiera się na okres trzech lat, od 18 lipca 2014 r. do 17 lipca 2017 r.
Jednocześnie strony powinny ustalić zasady jej rozwiązania. Dopuszczalny jest zapis przewidujący, że strony mogą umowę rozwiązać z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia lub na mocy wzajemnego porozumienia w terminie uzgodnionym.
Ponadto konieczne jest również określenie przypadków, w których kontrakt rozwiązuje się bez wypowiedzenia, w trybie natychmiastowym. Przykładowo może to nastąpić w przypadku cofnięcia agencji ochrony przez uprawniony organ koncesji na wykonywanie działalności czy też nieuregulowania płatności za dwa lub trzy miesiące przez przedsiębiorcę korzystającego z usług ochrony.
Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby także określić, w jakich przypadkach dopuszczalne jest naliczanie kar umownych za nienależyte wykonywanie przez strony wzajemnych zobowiązań.
Podstawa prawna
Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 121 ze zm.).
Ustawa z 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 145, poz. 1221 ze zm.).
