Jak najlepiej rozliczać firmę

Samodzielnie czy może wynająć księgową? A może lepsze będzie biuro rachunkowe opłacane abonamentem? To dylemat, przed jakim stają drobni przedsiębiorcy. Podpowiadamy, jaki wariant wybrać.

Księgowość przedsiębiorców – osób fizycznych, które prowadzą działalność gospodarczą – polega zazwyczaj na uproszczonych rozliczeniach podatkowych (np. książce przychodów i rozchodów). Dopiero przy dużej skali działalności (po przekroczeniu przychodów netto w wysokości 1,2 mln euro) konieczne jest prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Samodzielnie, przy małej skali działalności

Czy jednak mały przedsiębiorca sam może prowadzić swoje rozliczenia z fiskusem?

– Teoretycznie podatnik zawsze może rozliczać się sam. Ale nie zawsze jest to dla niego najlepsze rozwiązanie – twierdzi Ryszard Tutko, przewodniczący Rady Polskiej Izby Biur Rachunkowych, współwłaściciel Kancelarii Finansowej Pactum. Podkreśla, że jeżeli w działalności podatnik ma do czynienia z kilkoma dokumentami, które musi zaewidencjonować, to samodzielne rozliczanie jest w miarę bezpieczne. Tym bardziej że na rynku dostępnych jest wiele darmowych programów do samodzielnego rozliczania podatkowej książki przychodów i rozchodów.

Można również prowadzić taką księgowość w formie papierowej. Jednak nawet niewielka liczba dokumentów może sprawić kłopoty. Bo największym problemem w takich rozliczeniach jest prawidłowa kwalifikacja kosztów – czy w danym przypadku można je traktować jako elementy pomniejszające podstawę opodatkowania, czy też nie. Gdy nie ma ich dużo i są powtarzalne – nie powinno to stanowić większego problemu.

– Jednak gdy kosztów jest coraz więcej, a ich rozliczenia są coraz bardziej skomplikowane, podatnik powinien już mieć możliwość skorzystania z profesjonalnej porady – podkreśla Ryszard Tutko. Niektóre biura rachunkowe oferują okresowe audyty, podczas których sprawdzają, czy rozliczenia są sporządzone przez podatnika w prawidłowy sposób.

Ale gdy mała firma się rozwija, czy w przypadku bardziej skomplikowanej działalności, gdzie konieczne jest nie tylko rozliczenie podatku dochodowego, lecz także przykładowo VAT – ekspert uważa, że lepiej jest skorzystać z biura rachunkowego. – Polskie przepisy podatkowe są bardzo skomplikowane – przestrzega.

Lepiej zaufać fachowcom

Należy jednak pamiętać, że prowadzenie księgowości przez biuro rachunkowe nie zwalnia podatnika od odpowiedzialności za błędy popełnione w prowadzonych przez niego księgach rachunkowych. Ewentualne opłaty, kary oraz zaległości zarówno urząd skarbowy, jak i ZUS egzekwują bezpośrednio od podatnika, a nie od biura rachunkowego. Jeśli biuro się pomyli i powstanie zaległość podatkowa, to odpowiedzialność z tego tytułu poniesie podatnik.

Dlatego też przed rozpoczęciem współpracy z biurem rachunkowym warto sprawdzić, czy ma ono uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Mają je osoby z certyfikatem księgowym, tytułem biegłego rewidenta oraz doradcy podatkowi. Usługodawca musi mieć polisę ubezpieczenia OC, której suma ubezpieczeniowa wyraża pośrednio stopień ubezpieczenia podmiotu korzystającego z jego usług. Z tego ubezpieczenia podatnik będzie mógł dochodzić odszkodowania.

Jak zostać własnym księgowym

Osoba, która zamierza założyć działalność gospodarczą, podstaw prowadzenia biznesu najłatwiej nauczy się w punktach konsultacyjnych KSU. Stworzyła je Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości i działają one w całym kraju. Kandydat na przedsiębiorcę krok po kroku dowie się w nich: jak założyć firmę, w jaki sposób pozyskać dla niej środki finansowe i jak się rozliczać.

Klienci mogą również otrzymać informacje, jak i od kogo uzyskać specjalistyczną usługę, tj. porady w obszarze transferu technologii, finansowanie zwrotne etc. Konsultanci KSU pomogą także w zaaranżowaniu spotkania z usługodawcą specjalistycznym oraz będą prowadzić dalszy monitoring losów klienta. Usługa informacyjna jest bezpłatna. Ale są też usługi doradcze płatne, tzw. asysty w prowadzeniu działalności gospodarczej. Ta usługa dofinansowana jest do 90 proc. kosztów i dla klienta wynosi ok. 240 zł netto.

Jednak nie wszyscy rozpoczynający własną działalność gospodarczą oczekują tak szeroko zakrojonego doradztwa. Zazwyczaj główną potrzebą jest zatrudnienie zwykłego księgowego.

Wówczas najlepiej spytać, czy taką ofertę ma bank, w którym przedsiębiorca posiada rachunek. Idea Bank na przykład ma podpisaną umowę z firmą Tax Care. Dzięki temu klient do konta dostaje specjalne subkonto, w które wgląd będą mieli wyłącznie on i jego księgowy. Przez konto będą przechodziły między innymi faktury i rozliczenia, dzięki czemu łatwo można sprawdzić terminowość płatności. Ponadto księgowy dopilnuje, aby wszelkie rozliczenia z ZUS czy urzędem skarbowym były dokonywane w odpowiednim terminie. Usługa taka dla przedsiębiorców prowadzących księgę przychodów i rozchodów kosztuje 99 zł miesięcznie, będących na ryczałcie – 79 zł, a na karcie podatkowej – 69 zł.

Korzystanie z księgowości oferowanej przez banki jest tańsze niż samodzielne wynajęcie księgowej. Choć w małych miastach tacy fachowcy poprowadzą rozliczenie już za 80 zł, to w dużych ośrodkach 300 zł jest normalną miesięczną stawką. Jednak wiele zależy od liczby faktur dostarczanych przez przedsiębiorcę.

Kup ubezpieczenie, załóż dobry interes

Biuro rachunkowe, czyli rozliczenia podatków, mogą odpłatnie prowadzić przedsiębiorcy, którzy mają specjalne uprawnienia. Chodzi m.in. o certyfikat księgowy, uprawnienia biegłego rewidenta lub doradcy podatkowego. Jeśli takie usługi prowadzi większa firma, to takimi uprawnieniami powinny wykazać się wszystkie osoby rozliczające podatki klientów.

Dodatkowym warunkiem jest posiadanie ubezpieczenia OC. Jednak planowana deregulacja ma przynieść spore zmiany. Dotychczasowe uprawnienia nie będą konieczne, by prowadzić biura rachunkowe. Warunek to posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych. Takiej działalności nie będą mogły prowadzić osoby, które były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za co najmniej jeden z czynów określonych w ustawie o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330). Podobnie jak obecnie biuro rachunkowe będzie musiało posiadać ubezpieczenie OC. Wprowadzane zmiany mają doprowadzić do większej konkurencji i zmniejszenia cen.