Jesień to ostatni okres, w którym rozpoczyna się przygotowanie do zamknięcia roku finansowego w firmie. Tym bardziej, gdy rok finansowy firmy kończy się 31 grudnia, a lista czynności, które należy wykonać jest długa, pracochłonna i zależna często od naszych kontrahentów.

Pozostawienie ich na „ostatni moment” może oznaczać, że koniec roku nie będzie się nam kojarzył z rodzinnymi świętami, ale z ciężką praca.

Po pierwsze - inwentaryzacja

Zgodnie z obowiązującymi zapisami ustawy o rachunkowości, spółki powinny przeprowadzić na koniec roku inwentaryzację składników majątku: należności, zapasów, środków pieniężnych w kasie oraz środków trwałych - podpowiada Marta Cyganik, Dyrektor Działu Usług Księgowych we Wrocławiu w Baker Tilly Poland.

Potwierdzenia sald należności są uzyskiwane poprzez wysyłanie pism do dłużników. Mogą one być wysyłane na koniec jednego z trzech ostatnich miesięcy roku obrotowego.

Potwierdzenie sald wierzycieli nie jest obowiązkowe i zwykle pokrywa się z potwierdzeniami wystosowywanymi przez nich do Państwa jako dłużników. Warto jednak rozważyć wysłanie potwierdzeń do dostawców, z którymi spółka ma największe obroty, aby wyjaśnić ewentualne rozbieżności jeszcze przed końcem roku.

W przypadku środków trwałych, towarów, materiałów i wyrobów gotowych przepisy dają możliwość rozpoczęcia inwentaryzacji w trakcie roku, ale nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego.

Aby uniknąć opóźnień w przygotowywaniu sprawozdań finansowych warto rozważyć potwierdzenie sald oraz przeprowadzenie inwentaryzacji majątku w terminie poprzedzającym dzień bilansowy.

Należy jednak pamiętać, że nie ma możliwości przeprowadzenia inwentaryzacji w terminie innym niż dzień bilansowy w przypadku aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, względem których przyjęto zasadę odpisywania w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia.

Po drugie – odpisy i rezerwy

W ostatnim kwartale roku można też przeprowadzić analizy zmierzające do ustalenia wysokości koniecznych odpisów i rezerw.

Obowiązek dokonywania odpisów aktualizujących wartość posiadanych przez firmę składników majątku wynika z zastosowania w rachunkowości zasady ostrożnej wyceny. W sytuacji gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, że nastąpiła trwała utrata wartości, czyli składnik aktywów nie przyniesie w przyszłości przewidywanych korzyści ekonomicznych, należy za pomocą odpisu aktualizującego doprowadzić jego wartość wynikającą z ksiąg rachunkowych do ceny sprzedaży netto. Zasada ta dotyczy rzeczowych składników majątku, a w przypadku należności i udzielonych pożyczek prowadzi do oceny prawdopodobieństwa nieściągalności tych kwot. Odpisy aktualizujące zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych.

Obowiązek tworzenia rezerw wynika z zasady współmierności przychodów i kosztów. Ustawa o rachunkowości mówi o niej w sposób następujący: „Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.” Rezerwy tworzy się w głównej mierze na przyszłe zobowiązania, których realizacja jest pewna lub w dużym stopniu prawdopodobna i których kwotę można oszacować w wiarygodny sposób. Podstawą do utworzenia rezerw mogą być udzielone gwarancje i poręczenia lub skutki toczącego się postępowania sądowego.

Po trzecie – sprawozdanie finansowe

Ostateczny termin sporządzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy zakończony 31 grudnia przypada 31 marca następnego roku.

Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu ,rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Jeżeli sprawozdanie podlega obowiązkowi badania przez biegłego rewidenta, obejmuje ponadto zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym i rachunek przepływów pieniężnych.

Sprawozdanie finansowe sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. Jeśli nie zniekształca to obrazu jednostki zawartego w sprawozdaniu, dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych.

Kierownik jednostki jest odpowiedzialny za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego. Podpisy pod dokumentem składają również wszystkie pozostałe osoby wchodzące w skład organu kierującego spółką oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg Odmowa złożenia podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania.

Nie później niż w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego spółki sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone przez wspólników, akcjonariuszy lub inny organ zatwierdzający. W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia, sprawozdanie wraz z odpisem uchwały zatwierdzającej należy złożyć we właściwym rejestrze sądowym, dołączając opinię biegłego rewidenta jeśli sprawozdanie podlegało badaniu.

Po czwarte – audyt

Zarządzający firmami często zadają pytanie, czy sporządzone przez ich dział finansowy sprawozdania muszą zostać zbadane. Obowiązek ich badania przez biegłego rewidenta wynika z ustawy o rachunkowości. Zgodnie z obecnymi przepisami badaniu podlegają sprawozdania finansowe:



1) banków, zakładów ubezpieczeń i zakładów reasekuracji;

2) jednostek działających na podstawie przepisów o obrocie papierami wartościowymi oraz przepisów o funduszach inwestycyjnych;

2a) jednostek działających na podstawie przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych;

3) spółek akcyjnych, z wyjątkiem spółek będących na dzień bilansowy w organizacji;

4) pozostałych jednostek, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania , spełniły co najmniej 2 z następujących warunków:

a) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,

b) suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2.500.000 EUR

c) przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5.000.000 EUR

Do przeliczenia na walutę polską powyższych limitów należy zastosować kurs z dnia bilansowego poprzedniego roku obrotowego. Dla sprawdzenia, czy sprawozdanie za rok 2012 będzie podlegało badaniu należy zastosować średni kurs NPB na dzień 30 grudnia 2011 r. Wynosił on 4,4168 zł/EUR. Tym samym suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej 2.500.000 EUR x 4,4168 zł/EUR = 11.042.000 zł, a przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej 5.000.000 EUR x 4,4168 zł/EUR= 22.084.000 zł.

Po piąte – pomyśl o nowym roku obrotowym

Koniec roku obrotowego to dobry moment na dokonanie przeglądu i aktualizacji planu kont stosowanego w spółce. Jeśli spółka planuje wprowadzenie w ciągu kolejnego roku zmian w działalności, które mogą wpływać na plan kont i strukturę controllingową (np. nowe stanowiska kosztowe), warto o nich pomyśleć jeszcze w starym roku.
Jest to też idealny czas, by dokonać ewentualnych zmian w formacie i zawartości raportów finansowych dla Zarządu dla Zarządu. Spółki rozwijają się i raporty finansowe, aby spełniać swoje funkcje, również muszą odzwierciedlać zachodzące zmiany.

Przygotowanie kalendarza raportowania obowiązującego w nowym roku obrotowym ułatwi planowanie prac bieżących służb finansowych w firmie, usprawni obieg dokumentów i skróci czas potrzebny do zamknięcia miesiąca czy kwartału.

Przepisy o rachunkowości zabraniają dokonywania zmian przyjętych zasad rachunkowości w trakcie roku obrotowego. Ich wprowadzenie jest możliwe wyłącznie ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji. Koniec roku to czas na przeprowadzenie analizy stosowanych zasad i przygotowanie się do wprowadzenia ewentualnych zmian w nowym roku obrotowym.

Pierwszy kwartał jest trudny, gdyż do zadań bieżących, dochodzą czynności związane z zamknięciem roku i przygotowaniem sprawozdania finansowego. By proces ten przebiegał sprawnie i bez zakłóceń, warto dobrze go zaplanować i korzystając z możliwości wynikających z obowiązujących przepisów, wykonać część prac w ostatnim kwartale roku.

Marta Cyganik, Dyrektor Działu Usług Księgowych we Wrocławiu w Baker Tilly Poland.