Zasiłek macierzyński – jakie raporty trzeba złożyć do ZUS

• urlopu macierzyńskiego albo urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,
• uzupełniającego urlopu macierzyńskiego,
• urlopu rodzicielskiego,
• urlopu ojcowskiego.

Świadczenie to przysługuje bez okresu wyczekiwania.

Rozliczenie składek

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada na płatników obowiązki związane z rozliczaniem składek za osoby pobierające zasiłek macierzyński. Pracodawcy (zleceniodawcy) muszą więc rozliczać składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osoby, którym sami wypłacają zasiłki macierzyńskie. Jeżeli natomiast świadczenie to wypłaca ZUS, ponieważ płatnik nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków, to ZUS jest zobowiązany do składania dokumentów i rozliczania składek za te osoby. Wówczas obowiązkiem płatnika jest tylko składanie raportu ZUS RSA i wykazywanie okresu przerwy w opłacaniu składek z umowy o pracę (umowy zlecenia).

Ubezpieczenia osoby na zasiłku

Osoba, która pobiera zasiłek macierzyński, podlega w tym okresie obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Nie podlega natomiast ubezpieczeniu zdrowotnemu, ale w tym okresie zachowuje prawo do korzystania ze świadczeń z tego ubezpieczenia.

Płatnik składek za każdą osobę, której wypłaca zasiłek macierzyński, wykazuje należne składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń 12 40 XX.

Dobrowolne ubezpieczenia z dodatkowego tytułu

Osoba, która w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego lub zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego będzie jednocześnie:

1) wykonywała pracę nakładczą,

2) wykonywała pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,

3) prowadziła pozarolniczą działalność lub współpracowała przy wykonywaniu działalności,

4) wykonywała odpłatnie pracę na podstawie skierowania do pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania,

obowiązkowo będzie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z zasiłku macierzyńskiego, a z tytułów wymienionych w pkt 1–4 może przystąpić do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych.

Bez statusu własnego pracownika

Podkreślić należy, że osoba pobierająca zasiłek macierzyński nie ma w tym okresie statusu własnego pracownika w rozumieniu art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Oznacza to, że pracodawca, który z własnym pracownikiem przebywającym na urlopie macierzyńskim, uzupełniającym, rodzicielskim, ojcowskim zawiera umowę zlecenia, jest zobowiązany z umowy zlecenia zgłosić taką osobę do ubezpieczeń jako zleceniobiorcę z kodem tytułu do ubezpieczeń 04 11 xx. Obowiązkowe jest wówczas tylko ubezpieczenie zdrowotne, a ubezpieczenia emerytalne i rentowe są dobrowolne.

Jeżeli więc ubezpieczony nie złoży wniosku o objęcie dobrowolnymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi, to ze zlecenia będzie zgłoszony wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego. [przykłady 1 i 2]

PRZYKŁAD 1

PRZYKŁAD 2

Płatnik składek i zasiłków

Płatnikiem składek za osoby pobierające zasiłek macierzyński jest:

• pracodawca (zleceniodawca) w stosunku do osób, którym wypłaca zasiłki macierzyńskie,
• ZUS w stosunku do osób, którym wypłaca zasiłki macierzyńskie.

Warto przypomnieć, że zgodnie z art. 61 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa prawo do zasiłków ustalają oraz zasiłki te wypłacają:

1) płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych,

2) Zakład Ubezpieczeń Społecznych:

– ubezpieczonym, których płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych,

– ubezpieczonym prowadzącym pozarolniczą działalność i osobom z nimi współpracującym,

– ubezpieczonym będącym duchownymi,

– osobom uprawnionym do zasiłków za okres po ustaniu ubezpieczenia,

– ubezpieczonym podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego.

Wystarczy ZUS RCA

Płatnicy nie sporządzają zgłoszenia do ubezpieczeń osób pobierających zasiłki macierzyńskie na formularzach ZUS ZUA, ponieważ wykazanie osoby ubezpieczonej w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA z kodem 12 40 xx jest traktowane jako zgłoszenie do ubezpieczeń. Nie wyrejestrowują również takiej osoby z dotychczasowego tytułu, z którego nabyła ona prawo do zasiłku macierzyńskiego. Oznacza to, że osoba, która nabyła prawo do zasiłku macierzyńskiego z umowy o pracę, nie jest wyrejestrowywana z ubezpieczeń społecznych jako pracownik.

Jakie raporty trzeba przekazywać ZUS

Płatnik składek, który wypłaca zasiłek macierzyński, wykazuje należne składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w odpowiednich dokumentach rozliczeniowych sporządzanych za osoby pobierające zasiłek macierzyński. Za osoby, którym płatnik wypłaca zasiłki, musi co miesiąc sporządzać następujące raporty:

1) ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia właściwym dla osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę (01 10 xx) oraz – kodem świadczenia/przerwy 311 (zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego – raport ten sporządza się za miesiąc, w którym zasiłek macierzyński został wypłacony),

2) ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczeń 12 40 xx – raport ten jest sporządzany za miesiąc, w którym zasiłek macierzyński został wypłacony.

Płatnik składek wypłacając zasiłek macierzyński, rozlicza go w ciężar składek – wykazuje go w raporcie świadczeniowym ZUS RSA z odpowiednim kodem świadczenia. Przykładowo: 311 – zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu macierzyńskiego lub urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, lub 315 – wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu macierzyńskiego lub urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego. [ramka]

Raporty, gdy za dany miesiąc bez wypłaty zasiłku

Jeżeli w danym miesiącu zasiłek nie został wypłacony, raportu ZUS RSA za ten miesiąc nie sporządza się. [przykład 3] Przygotowuje się natomiast raport:

• ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia rozpoczynającym się cyframi 12 40 xx, w którym płatnik wykazuje składki naliczone od kwoty wypłaconego zasiłku (gdy w danym miesiącu zasiłku nie wypłacono, to za ten miesiąc należy złożyć raport z zerowymi podstawami wymiaru i zerowymi kwotami składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe) oraz ewentualnie
• ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia, z którego osoba nabyła prawo do zasiłku macierzyńskiego, np. pracowniczym (01 10 x x) – jeżeli za część miesiąca osoba ta miała również wypłacone przychody ze stosunku pracy;
• ZUS RSA – gdy w tym miesiącu wypłacony był zasiłek chorobowy czy wynagrodzenie chorobowe.

PRZYKŁAD 3

Należy zaznaczyć, że złożenie przez płatnika składek kompletu dokumentów za daną osobę z kodem tytułu ubezpieczenia osoby pobierającej zasiłek macierzyński (12 40 xx) nie zwalnia go od złożenia za tę osobę imiennego raportu miesięcznego ZUS RSA o okresie przerwy w opłacaniu składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu, z którego nabyła prawo do zasiłku, np. z umowy o pracę. Wobec tego pracodawca musi składać za pracownicę, której wypłaca zasiłek macierzyński raport ZUS RSA z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 xx, gdzie wykazuje kwotę oraz okres, za który wypłacił zasiłek. Raport ten składa za miesiąc, w którym nastąpiła wypłata zasiłku.

Podstawa wymiaru składek

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi kwota wypłaconego zasiłku macierzyńskiego. Od tej kwoty płatnik wykazuje składki na ubezpieczenia emerytalne i na ubezpieczenie rentowe.

Jeżeli w danym miesiącu osoba nie otrzymała zasiłku macierzyńskiego, np. urodziła dziecko 25 czerwca, a zasiłek macierzyński za ten miesiąc zostanie jej wypłacony w lipcu, to za czerwiec płatnik złoży za nią raport ZUS RCA z kodem 12 40 xx, w którym wykazuje zerową podstawę wymiaru i zerowe kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Składki od zasiłku za czerwiec wypłaconego w lipcu wykazuje w raporcie składanym za lipiec, a więc miesiąc, w którym świadczenie zostało wypłacone.

Ograniczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest ograniczona i w danym roku kalendarzowym nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego (w 2025 r. jest to 260 190 zł).

Ograniczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dotyczy wszystkich tytułów, w tym również pobierania zasiłku macierzyńskiego. [przykłady 4 i 5]

PRZYKŁAD 4

PRZYKŁAD 5