Kiedy trzeba przeliczyć podstawę wymiaru zasiłku 
po wypłacie zaległej trzynastki?

Dla wielu płatników problematyczną kwestią jest uwzględnienie w podstawie wymiaru zasiłku dodatkowego wynagrodzenia rocznego (trzynastki) w sytuacji, gdy nie zostało ono jeszcze wypłacone. Różna jest bowiem praktyka. Prawidłowy sposób postępowania został przedstawiony w „Komentarzu do ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – wybrane zagadnienia”, który stanowi załącznik do wytycznych członka zarządu nadzorującego pion świadczeń i orzecznictwa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, potwierdzony przez ZUS w stanowisku wydanym dla DGP 22 października 2024 r.

Zasady ogólne

Z ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa) wynika, że podstawę wymiaru zasiłku stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających chorobę lub inny okres uprawniający do zasiłku. Jeśli pracownik jest zatrudniony krócej niż 12 miesięcy, przeciętne miesięczne wynagrodzenie oblicza się z odpowiednio mniejszej liczby pełnych miesięcy kalendarzowych zatrudnienia. Jeśli pracownik oprócz składników miesięcznych otrzymuje także np. roczne, a więc np. trzynastkę, stosuję się zasadę określoną w art. 42 ust. 3 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z nim składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy roczne, wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. W praktyce oznacza to, że do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia pracownika należy doliczyć 1/12 trzynastki wypłaconej za poprzedni rok kalendarzowy.

Z wyrównaniem lub bez

Może się jednak zdarzyć, że pracownik zachoruje na początku roku kalendarzowego jeszcze przed wypłatą należnej mu trzynastki za poprzedni rok. W takiej sytuacji trzeba zastosować art. 42 ust. 5 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z nim jeżeli składniki wynagrodzenia nie zostały wypłacone do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków chorobowych, do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się składniki wypłacone za okres poprzedni. Co ważne, wypłata danego, zaległego składnika po ustaleniu podstawy wymiaru zasiłków nie powoduje konieczności ponownego ustalenia tej podstawy. Tak stwierdza ZUS w „Komentarzu…”. Tak też wynika z samej treści przepisów, które nie przewidują takiego przeliczania. [przykład 1]

Przykład 1

Inaczej będzie, gdy płatnik nie mógł uwzględnić trzynastki z poprzedniego okresu, bo pracownik nie miał do niej prawa. W takiej sytuacji konieczna będzie wypłata wyrównania, co potwierdza ZUS w stanowisku z 22 października 2024 r. [przykład 2]

Przykład 2

Pojawiają się także wątpliwości, jak stosować powyższe zasady w przypadku, gdy pracownik nabywa prawo do świadczeń chorobowych już w kolejnym miesiącu po poprzedniej chorobie lub opiece nad dzieckiem. A przypomnijmy, że zgodnie z art. 43 ustawy zasiłkowej podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż miesiąc kalendarzowy. ZUS w stanowisku z 22 października 2024 r. wyjaśnił, jak należy postąpić w sytuacji, gdy zaległa trzynastka została wypłacona między okresami niezdolności do pracy. [przykład 3]

Przykład 3

• po wypłacie trzynastki za 2024 r. płatnik powinien przeliczyć podstawę wymiaru zasiłku i powiększyć ją o 1/12 trzynastki, a więc wypłacić wyrównanie?
• gdyby pracownica zachorowała w marcu 2024 r., płatnik powinien kontynuować podstawę wymiaru zasiłku z lutego 2024 (a więc ustaloną z uwzględnieniem wynagrodzenia z okresu 02.2023–01.2024) powiększoną o 1/12 trzynastki wypłaconej za 2024 r.?