Jak ustalać podstawę wymiaru zasiłku chorobowego delegowanych za granicę

Trzeba pamiętać o pewnych odrębnościach. Płatnik nie powinien w tym przypadku uzupełniać wynagrodzenia, nawet gdy pracownik był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych.

Przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku przysługującego pracownikowi wykonującemu pracę za granicą stosuje się ogólne zasady przewidziane dla pracowników, ale z uwzględnieniem pewnych odstępstw, które wiążą się ze specyfiką ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne dla tych osób.

Zgodnie z art. 36 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2780; dalej: ustawa zasiłkowa) podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu pracownikowi tworzy przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej, to podstawę wymiaru zasiłku ustala się z faktycznego okresu zatrudnienia, za pełne miesiące kalendarzowe. Wynagrodzeniem jest tu przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, tj. zwykle 13,71 proc. łącznie (art. 3 pkt 3 ustawy zasiłkowej).

Zmodyfikowane reguły

Jednak w przypadku pracowników wykonujących pracę za granicą nie zawsze podstawą wymiaru składek jest ich faktyczny przychód. Część wynagrodzenia delegowanego jest bowiem zwolniona ze składek. Wyłączona z podstawy składkowej jest część wynagrodzenia pracowników, których przychód jest wyższy niż przeciętne miesięczne prognozowane na dany rok kalendarzowy wynagrodzenie w gospodarce, zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców ‒ w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej (par. 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 728). Tak ustalony miesięczny przychód stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być jednak niższy od kwoty tego przeciętnego wynagrodzenia.

Jeśli faktyczny przychód pracownika jest wyższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, to przy ustalaniu kwoty, która zostanie wykazana jako podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, przychód pracownika jest pomniejszany o równowartość urzędowych diet przysługujących z tytułu zagranicznych podróży służbowych, za każdy dzień pobytu. Tak ustalony miesięczny przychód stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od przeciętnego wynagrodzenia (w 2024 r. jest to 7824 zł). Minimalna podstawa wymiaru składek jest w każdym przypadku równa pełnej kwocie przeciętnego wynagrodzenia i nie jest zmniejszana proporcjonalnie do okresu przebywania za granicą, jeżeli pracownik przebywał za granicą tylko przez część miesiąca, ani za okres, za który nie otrzymywał wynagrodzenia, np. w związku z pobieraniem przez część miesiąca zasiłku.

Natomiast jeżeli miesięczny przychód pracownika nie przewyższa przeciętnego wynagrodzenia, to podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika wykonującego pracę za granicą stanowi jego faktyczny przychód (bez pomniejszania o równowartość diet). Aby ustalić, czy przychód pracownika jest wyższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, czy też nie przewyższa tej kwoty, bierzemy pod uwagę łączny przychód pracownika uzyskany w danym miesiącu, a więc zarówno za pracę za granicą, jak i za pracę w Polsce ‒ jeżeli pracownik w tym samym miesiącu wykonywał pracę w Polsce i za granicą.

Właśnie ze względu na szczególne zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników wykonujących pracę za granicą podstawę wymiaru przysługujących tym pracownikom zasiłków wyznacza się według zmodyfikowanych reguł. Podsumował je ZUS w swoim „Komentarzu do ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa ‒ wybrane zagadnienia”, który stanowi załącznik do wytycznych nr 994800/0200/16/2023 członka zarządu nadzorującego Pion Świadczeń i Orzecznictwa ZUS:

• wypłacone pracownikowi w danym miesiącu, łącznie z wynagrodzeniem „podstawowym” za ten miesiąc, składniki wynagrodzenia przysługujące za inny miesiąc (np. wynagrodzenie za godziny nadliczbowe wypłacone za dwa ostatnie miesiące, podwyżka miesięcznego wynagrodzenia wypłacona z okresem wstecznym) są traktowane tak jak wynagrodzenie za miesiąc, za który jest wypłacone „podstawowe” wynagrodzenie miesięczne;
• składniki przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc (np. kwartał, rok) są traktowane tak jak składniki przysługujące za okresy miesięczne i są uwzględniane łącznie z „podstawowym” wynagrodzeniem za dany miesiąc;
• nie wyłącza się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo za okres pobierania zasiłków;
• nie wyłącza się składników wynagrodzenia przysługujących pracownikowi do określonego terminu;
• nie uzupełnia się wynagrodzenia w związku z usprawiedliwioną nieobecnością w pracy.

Te specyficzne reguły ustalania podstawy wymiaru zasiłków dla pracowników delegowanych dotyczą wszystkich przypadków, a więc zarówno takich, gdy miesięczny przychód pracownika jest wyższy niż kwota przeciętnego wynagrodzenia, jak i tych, kiedy miesięczny przychód pracownika nie przewyższa tej kwoty. [przykłady 1 i 2]

przykład 1

przykład 2

przykład 3

Zasada przyjmowania do ustalenia podstawy wymiaru zasiłków wynagrodzenia wypłaconego „w danym miesiącu” dotyczy nie tylko składników miesięcznych, lecz także przysługujących za okresy dłuższe niż miesiąc (kwartalne, roczne). Składniki te są doliczane do wynagrodzenia za miesiąc, w którym nastąpiła ich wypłata. [przykład 3] ©℗

Gdy obliczamy podstawę wymiaru zasiłku przysługującego pracownikowi wykonującemu pracę za granicą nie stosujemy zasady dotyczącej uzupełniania wynagrodzenia:

• jeżeli pracownik z przyczyn usprawiedliwionych nie przepracował wszystkich dni w miesiącu, ale przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy,
• dy jego niezdolność do pracy powstała przed upływem pełnego kalendarzowego miesiąca zatrudnienia.

Aby ustalić podstawę wymiaru zasiłku przyjmiemy więc przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po pomniejszeniu o potrącone pracownikowi składki na ubezpieczenia społeczne, bez uzupełniania. Dotyczy to zarówno przypadków, w których miesięczny przychód pracownika przewyższa kwotę przeciętnego wynagrodzenia, jak i gdy nie przekracza tej kwoty.

To samo odnosi się do sytuacji, gdy pracownik przez część miesiąca pracował w Polsce, a przez część miesiąca za granicą. Wtedy też nie ma możliwości uzupełnienia ani części wynagrodzenia otrzymanego za pracę w kraju, ani części wynagrodzenia otrzymanego za pracę za granicą. [przykład 4] ©℗

przykład 4