Składniki wynagrodzenia w podstawie zasiłków. Wytyczne ZUS i orzecznictwo

Wliczanie składników wynagrodzenia do podstawy wymiaru zasiłku to jeden z problemów wywołujących wśród płatników składek wiele wątpliwości. Przepisy ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1732; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 641; dalej: ustawa zasiłkowa) wprowadzają pewne zasady ogólne.

ZUS doprecyzowuje je w „Komentarzu do ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – wybrane zagadnienia” stanowiącym załącznik do wytycznych nr 994800/0200/16/2023 członka zarządu nadzorującego pion świadczeń i orzecznictwa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z 21 sierpnia 2023 r. „Komentarz…” nie stanowi źródła prawa, zawiera jedynie wytyczne stosowania przepisów. Płatnik może się do nich nie zastosować, ale to spowoduje, że ZUS uzna takie działanie za błąd płatnika. Płatnik może jednak zawsze bronić swoich racji przed sądem, który nie zawsze się z ZUS zgadza. Tak było do niedawna w sprawie wliczania do podstawy wymiaru zasiłku wynagrodzenia z umów cywilnoprawnych zawartych z własnym pracodawcą, które nie są już wykonywane. Zdaniem ZUS takiego wynagrodzenia, mimo że było oskładkowane, nie należało wliczać. Z tym nie zgadzały się sądy, zdaniem których wynagrodzenie to powinno zostać uwzględnione w zasiłku. W ostatniej wersji „Komentarza…” wydanej 21 sierpnia 2023 r. ZUS przychyla się już do wykładni stosowanej przez sądy.

Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z art. 36 ustawy zasiłkowej podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Za wynagrodzenie w tym przypadku uważa się przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz ubezpieczenie chorobowe. Innymi słowy – jeśli składnik wynagrodzenia podlega oskładkowaniu, to co do zasady podlega także wliczeniu do podstawy wymiaru zasiłku. To zasada ogólna, która ma kilka wyjątków. Przewidziane zostały one w art. 41 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z jego ust. 1 przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku. Z kolei zgodnie z ust. 2 składników wynagrodzenia przysługujących w myśl umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, tylko do określonego terminu nie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należnego za okres po tym terminie. Zasadę tę stosuje się do składników wynagrodzenia, których wypłaty zaprzestano na podstawie układu zbiorowego pracy lub przepisów o wynagradzaniu (ust. 3).

składniki wypłacane za okres pobierania zasiłku

Do podstawy wymiaru zasiłku nie wlicza się składników, które są i tak wypłacane pracownikowi za okres pobierania zasiłku. Ma to swoje uzasadnienie, biorąc pod uwagę cel, jakiemu służy zasiłek. Ma on wyrównać ubytek w przychodzie pracownika, który obniża się z powodu choroby (pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia za pracę za okres choroby). Skoro zatem pracownik za okres choroby otrzymuje pełny składnik wynagrodzenia, to nie ma potrzeby powiększania zasiłku o ten właśnie składnik.

Sytuacja jest jasna, gdy wprost jest zapisane np. w układzie zbiorowym pracy, że dany składnik jest albo nie jest wypłacany za okres pobierania zasiłku. Często jednak takich zapisów nie ma, a z przepisów wewnątrzzakładowych wynika jedynie, kiedy taki składnik jest należny. ZUS w swoim „Komentarzu…” wyjaśnia, co robić w takiej sytuacji. Otóż „w razie braku postanowień o zachowywaniu prawa do składnika wynagrodzenia za okres pobierania zasiłku należy uznać, że składnik wynagrodzenia nie przysługuje za okres pobierania zasiłku i powinien być przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru. Jeżeli jednak, mimo braku odpowiednich postanowień w przepisach płacowych lub umowach o pracę, pracodawca udokumentuje, że składnik wynagrodzenia jest pracownikowi wypłacany za okres pobierania zasiłku, składnika tego nie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku”. Taką koncepcję aprobuje Sąd Najwyższy, który w wyroku z 4 marca 2021 r., sygn. akt II USKP 25/21, uznał, że o wliczeniu poszczególnych składników wynagrodzenia do podstawy wymiaru zasiłku decyduje nie tylko regulacja zawarta w przepisach płacowych, lecz także ukształtowana na tle tych przepisów praktyka, czyli to, jak pracodawca interpretuje i stosuje owe przepisy. Dla wyłączenia spornego składnika wynagrodzenia z podstawy wymiaru zasiłku nie wystarczy zatem sam zapis o jego niezmniejszeniu za okres niezdolności do pracy spowodowanej chorobą. Istotne jest bowiem, czy do takiego zmniejszenia rzeczywiści dochodzi.

ZUS uznaje zatem, że stanem domyślnym jest niewypłacanie składnika za okres pobierania zasiłku, dopiero wyraźnie przeciwne stwierdzenia w przepisach wewnątrzzakładowych albo faktyczne działania samego pracodawcy ten stan zmieniają. [przykład 1]

Przykład 1

Nagrody

Niezdefiniowane na gruncie przepisów zasiłkowych nagrody to w powszechnym rozumieniu składniki wynagrodzenia przyznawane za szczególne wyniki pracy. ZUS uznaje, że należy je wliczać do podstawy wymiaru zasiłku, chyba że w przepisach wewnątrzzakładowych zawarto stwierdzenie, że nagrody są wypłacane także za okres pobierania zasiłku. Warto w tym miejscu odwołać się do odpowiedzi z 30 lipca 2021 r. sekretarza stanu w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej na interpelację poselską nr 25193 w sprawie składek na ubezpieczenia społeczne. Stwierdzono w niej, że w przypadku gdy u danego pracodawcy są przyznawane pracownikom nagrody uznaniowe w zależności od oceny wyników pracy pracownika w danym miesiącu/kwartale/roku, nagrody te powinny być uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłków. Następnie odwołano się do konkretnego stanu faktycznego, w którym nagrody te są przyznawane pracownikom za wykonaną pracę, a jednocześnie nie określono kryteriów pomniejszania tych nagród w sposób proporcjonalny do niezdolności do pracy, np. za każdy dzień niezdolności o określoną kwotę (w stawce procentowej lub inny sposób). Nagrody należy zatem uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania. Taka sytuacja najczęściej występuje w praktyce. Nie jest jednak wykluczona sytuacja, że w przepisach wewnątrzzakładowych byłoby wskazane, że nagrody ulegają proporcjonalnemu pomniejszaniu za okres pobierania zasiłku. Wówczas miałyby zastosowanie przepisy o uzupełnianiu wynagrodzenia, określone w art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej. Uzupełnione wynagrodzenie oznacza:

• wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy, jeżeli wynagrodzenie przysługuje w stałej miesięcznej wysokości;
• wynagrodzenie miesięczne obliczone przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni przepracowanych i pomnożenie przez liczbę dni, które ubezpieczony będący pracownikiem był obowiązany przepracować w tym miesiącu, jeżeli przepracował choćby jeden dzień;
• kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości, wypłaconą za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku pracy u pracodawcy, u którego przysługuje zasiłek chorobowy, jeżeli ubezpieczony będący pracownikiem nie osiągnął żadnego wynagrodzenia. [przykłady 2 i 3]

Przykład 2

Przykład 3

Premie

Kolejny niezdefiniowany w przepisach ubezpieczeniowych składnik wynagrodzenia to premie. Przyjmuje się, że mają one charakter roszczeniowy, a więc, w przeciwieństwie do nagrody, pracownik może żądać ich wypłaty po spełnieniu wcześniej określonych warunków. Zazwyczaj warunki te są uregulowane w przepisach wewnątrzzakładowych. Nie zawsze jednak precyzyjnie określono, czy premie takie są wypłacane za okres pobierania zasiłku, a jeśli nie, to czy są za ten okres pomniejszane proporcjonalnie, czy nieproporcjonalnie. Podobnie jak w przypadku nagród uznaje się, że także premie są wliczane do podstawy wymiaru zasiłku, gdy np. w regulaminie premiowania nie ma żadnych zapisów o ewentualnym zmniejszaniu premii za okres wypłaty zasiłku. Ważna jest także praktyka pracodawcy, który mimo braku odpowiednich zapisów może premie i tak wypłacać za okres pobierania zasiłku.

Warto zwrócić uwagę na wyrok SN z 11 października 2022 r., sygn. akt II USKP 242/21. SN uznał, że użyty w art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej zwrot „jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku” nie może oznaczać przerzucenia na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych kosztów niewypłaconych, a należnych składników wynagrodzenia. Innymi słowy, z komentowanego przepisu nie może płynąć wniosek, że nieuprawnione niewypłacenie premii (czy każdego innego składnika wynagrodzenia o charakterze roszczeniowym) przez pracodawcę w okresie pobierania zasiłków z ubezpieczenia chorobowego aktywuje zwiększenie podstawy wymiary zasiłku o ten niewypłacony składnik. Nie jest zatem dopuszczalna sytuacja, w której pracodawca chce ponieść mniejsze koszty wynagrodzeń i nie wypłaca wypracowanej premii, ale żeby ją pracownikowi „zrekompensować”, wlicza ją do podstawy wymiaru zasiłku. W konkretnej sprawie, w której zapadł wyrok, spór dotyczył tego, że prowizja nie została wypłacona za rok, w którym ubezpieczony korzystał z zasiłku macierzyńskiego. I to zdaniem SN było kluczowe dla rozstrzygnięcia sporu.

W odniesieniu do premii pozostaje jeszcze pytanie, czy są wliczane do podstawy wymiaru zasiłku po uzupełnieniu, czy w wysokości faktycznie wypłaconej. Wszystko zależy od wspomnianej okoliczności: czy za okres pobierania zasiłki pomniejszane są proporcjonalnie, czy nieproporcjonalnie. Wyjaśnienie można znaleźć we wspomnianej wyżej odpowiedzi na interpelację poselską. Sekretarz stanu wyjaśnił w niej, że składniki wynagrodzenia (a więc także premie), które są pomniejszane na podstawie przepisów płacowych za okres usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy (np. za okres pobierania zasiłków w razie choroby i macierzyństwa), ale nie w sposób proporcjonalny do okresu tej nieobecności, podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku w kwocie faktycznej, bez uzupełniania. Zasada ta ma zastosowanie także w przypadku, gdy przepisy płacowe nie zawierają wyraźnych postanowień o sposobie zmniejszania wysokości składników wynagrodzenia za okres pobierania zasiłku, ale pracownik nie zachowuje prawa do tych składników za okres pobierania zasiłków. [przykłady 4, 5 i 6]

Przykład 4

Przykład 5

Przykład 6

Dodatkowe roczne wynagrodzenie

Trzynastka, czyli dodatkowe roczne wynagrodzenie, dla celów zasiłkowych ma charakter podobny do premii rocznej pomniejszanej proporcjonalnie za każdy dzień niezdolności do pracy. Jest ona zatem uwzględniana w podstawie wymiaru zasiłku po uzupełnieniu. ZUS w tym przypadku przewiduje dwie metody uzupełniania. Jak wynika z „Komentarza…”, trzynastka może być uzupełniona z zastosowaniem:

• metody przewidzianej dla zmiennych składników wynagrodzenia, tj. kwotę otrzymanego składnika rocznego, po pomniejszeniu o kwotę potrąconych składek, dzieli się przez liczbę dni przepracowanych w roku kalendarzowym oraz mnoży przez liczbę dni, którą pracownik przepracowałby w roku kalendarzowym [przykład 7]

albo

• metody przewidzianej dla stałych składników wynagrodzenia, tj. może być przyjęta w kwocie, którą pracownik otrzymałby, gdyby w danym roku kalendarzowym nie chorował, a więc w kwocie równej 8,5 proc. sumy pełnego wynagrodzenia, które pracownik otrzymałby w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie.

Przykład 7

Brak indywidualnego wkładu

ZUS uznaje, że nie stanowią podstawy wymiaru zasiłku chorobowego składniki wynagrodzenia nieuzależnione bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy, wypłacane niezależnie od absencji pracownika. Ta wykładnia to logiczna konsekwencja brzmienia przepisów ustawy zasiłkowej. Stanowią one, że do podstawy wymiaru zasiłku nie wlicza się składników, które pracownik otrzymuje mimo otrzymywania zasiłku. A skoro np. premia przyznawana jest dla całego zespołu lub działu, to oznacza, że liczy się efekt wysiłku wielu osób, a nie tylko jednej osoby. Zatem to, że dana osoba przebywała np. na zwolnieniu lekarskim przez jakiś czas, nie ma w tym przypadku znaczenia, bo premia i tak będzie wypłacona całemu działowi.

Do grupy nieuwzględnianych składników należą także inne składniki, takie jak np. koszt wynajmu przez pracownika mieszkania sfinansowany lub dofinansowany przez pracodawcę, które nie są w żaden sposób powiązane z pobieraniem przez pracownika zasiłku. [ramka]

składniki przysługujące do określonego terminu, do których pracownik nie ma już prawa

Zgodnie ze wspomnianą ogólną zasadą zasiłek ma być rekompensatą dla pracownika za utracony dochód. Zasada ta będzie miała przełożenie na obliczanie podstawy wymiaru zasiłku, w przypadku gdy jakiś składnik wynagrodzenia był wypłacany w okresie poprzedzających 12 miesięcy, ale już wypłacany nie jest. Z tego powodu nie należy go wliczać do podstawy wymiaru zasiłku. Skoro bowiem pracownik i tak nie ma prawa do tego składnika w okresie, w którym pobiera zasiłek, to nie ma powodu, żeby powiększać zasiłek o taki terminowy składnik.

Składniki przyznane na podstawie umowy o pracę

Jak wynika z art. 41 ust. 2 ustawy zasiłkowej, składniki wynagrodzenia przysługujące w myśl umowy o pracę lub innego aktu nawiązującego stosunek pracy do określonego terminu uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego tylko za okres przypadający do tego terminu. To wyjątek od zasady określonej w art. 43 ustawy zasiłkowej, zgodnie z którym podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż miesiąc kalendarzowy. [przykłady 8, 9 i 10]

Przykład 8

Przykład 9

Przykład 10

Zaprzestanie wypłaty składnika wynikającego z układu zbiorowego

Zgodnie z cytowanym wyżej art. 41 ust. 2 i 3 ustawy zasiłkowej składników wynagrodzenia przysługujących w myśl umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, tylko do określonego terminu nie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należnego za okres po tym terminie. Zasadę tę stosuje się do składników wynagrodzenia, których wypłaty zaprzestano na podstawie układu zbiorowego pracy lub przepisów o wynagradzaniu.

Zatem zasadę o niewliczaniu do podstawy wymiaru zasiłku składnika, do którego ubezpieczony nie ma już prawa, stosuje się nie tylko wtedy, gdy przyznanie tego zasiłku dotyczyło konkretnego pracownika na podstawie indywidualnych ustaleń, lecz także wtedy, gdy składnik ten przysługiwał np. na podstawie układu zbiorowego pracy większej grupie pracowników. Jeśli składnik przestaje być wypłacany, powinno mieć to swoje odzwierciedlenie w podstawie wymiaru zasiłku. ZUS zaznacza jednak w „Komentarzu…”, że jeśli ten składnik wynagrodzenia zostanie włączony w całości lub w części do innego lub zamieniony na inny składnik wynagrodzenia, zasada ta nie ma zastosowania. [przykłady 11 i 12]

Przykład 11

Przykład 12

wynagrodzenie z umów cywilnoprawnych

Do niedawna ZUS uznawał, że wynagrodzenie z umów cywilnoprawnych zawartych z własnym pracodawcą, które się już zakończyły, nie podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku. Przypomnijmy, że zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1230; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1672; dalej: ustawa systemowa) za pracownika, w rozumieniu ustawy, uważa się także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.

Zawierając umowę cywilnoprawną w własnym pracownikiem, pracodawca musi doliczać wynagrodzenie z tej umowy do podstawy wymiaru składek i odprowadzić jednolite, pełne składki, w tym składkę chorobową. Nie ma w tym przypadku zastosowania reguła o zbiegu tytułów ubezpieczeń, która pozwala na nieopłacanie składek od zlecenia, gdy podstawa ich wymiaru ze stosunku pracy wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie.

Stosowanie zatem przez ZUS wykładni, w której wynagrodzenie z takiej umowy jest oskładkowane, ale nie jest uwzględniane w zasiłku, jeśli umowa się zakończyła, było dla pracowników niekorzystne. Taką wykładnię zaczął kwestionować SN. W wyroku z 19 września 2019 r., sygn. akt II UK 87/18, SN stwierdził, że niedopuszczalne jest traktowanie wynagrodzenia z umowy zlecenia jako okresowego składnika wynagrodzenia, o którym mowa w art. 41 ust. 2 ustawy zasiłkowej, ponieważ umowa zlecenia jest dodatkowym tytułem ubezpieczenia, nie zaś dodatkowym składnikiem wynagrodzenia. Z tego powodu brak jest uzasadnienia do zmiany podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego, w sytuacji kiedy umowa zlecenia rozwiązuje się. Sąd podkreślił, że skoro zakres przedmiotowy art. 41 ust. 2 ustawy zasiłkowej jest ściśle określony, czyli wyłącza z podstawy wymiaru zasiłku tylko składnik pracowniczego wynagrodzenia przysługujący do określonego terminu (np. dodatek służbowy), uzasadnia to stwierdzenie, że przepis ten nie może stanowić podstawy odmowy uwzględnienia w zasiłku przychodu z umowy cywilnoprawnej ‒ który takim składnikiem nie jest ‒ nawet gdy zakończyła się przed terminem wypłaty zasiłku. Zaznaczył, że skutek podobny do określonego w tym przepisie może wystąpić, gdy zakończy się praca na rzecz pracodawcy w rozumieniu art. 8 ust. 2a ustawy systemowej, czyli gdy pozostanie tylko pracownicze zatrudnienie. Ustanie umowy cywilnoprawnej spowoduje, że podstawą składek i zasiłku będzie tylko wynagrodzenie ze stosunku pracy, ale zmiana w tym zakresie nie będzie wynikać ze stosowania art. 41 ust. 2 ustawy zasiłkowej. Podstawa wymiaru zasiłku może być wówczas zmienna. Zmiana będzie trwała, gdy relacja opisana w art. 8 ust. 2a ustawy systemowej nie wystąpi przez dłuższy okres. Podobnie orzekł SN w wyroku z 21 lutego 2019 r., sygn. akt I UK 460/17. Sąd stwierdził w nim, że art. 41 ust. 2 ustawy zasiłkowej nie ma zastosowania do przychodu uzyskanego z realizacji umowy cywilnoprawnej, w sytuacji objętej regulacją art. 8 ust. 2a ustawy systemowej.

Z uwagi na taką linię orzeczniczą ZUS zmienił zdanie i w najnowszym „Komentarzu…” stwierdza już, że do wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące umowy zlecenia albo umowy o dzieło, z pracodawcą, z którym osoba wykonująca umowę pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy, nie ma zastosowanie zasada stosowana do składników terminowych. Zatem nie będzie miało znaczenia, że umowa cywilnoprawna uległa zakończeniu. [przykład 13]

Co bardzo ważne, wynagrodzenie z tego tytułu należy uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłku w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania. Zatem nawet gdy do obliczeń podstawy wymiaru zasiłku uwzględnia się miesiące, w których pracownik pracował także na umowie cywilnoprawnej, a przez kilka dni np. chorował, to wynagrodzenia z umowy cywilnoprawnej nie należy uzupełniać. [przykłady 14 i 15] Taka zasada dotyczy również innych osób, dla których obliczany jest zasiłek z tytułu umowy zlecenia.

Przykład 13

Przykład 14

Przykład 15

składniki niewypłacone

Nierzadko zdarza się sytuacja, w której składnik wynagrodzenia powinien być wliczony do podstawy wymiaru zasiłku, ale mimo że jest należny, nie został jeszcze wypłacony. Co powinien zrobić w takiej sytuacji płatnik – przewiduje art. 42 ust. 5 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z nim, jeżeli składniki wynagrodzenia nie zostały wypłacone do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków chorobowych, do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się składniki wypłacone za okres poprzedni, a więc w przypadku składnika przysługującego miesięcznie – za poprzedni miesiąc, kwartalnie – za poprzedni kwartał, rocznie – za poprzedni rok. [przykłady 16 i 17] Jak wskazuje ZUS w „Komentarzu…”, wypłacenie w późniejszym terminie zaległego składnika nie powoduje przeliczenia podstawy wymiaru zasiłku.

Przykład 16

Przykład 17

wątpliwości płatnika

Zgodnie z art. 61 ust. 1 pkt 1 ustawy zasiłkowej prawo do zasiłków określonych w ustawie i ich wysokość ustalają oraz zasiłki te wypłacają płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych, z wyjątkiem sytuacji gdy zasiłek należny jest po ustaniu ubezpieczenia. Przepis ten nie tylko nakłada na płatników obowiązki w zakresie technicznej wypłaty zasiłków, lecz także stanowi, że płatnik ma samodzielnie określić uprawnienie ubezpieczonego do świadczenia oraz wysokość samego świadczenia. Obowiązek wypłaty jest doprecyzowany w art. 64 ustawy zasiłkowej, z którego wynika, że płatnicy zasiłków wypłacają zasiłki w terminach przyjętych dla wypłaty wynagrodzeń lub dochodów. Zasiłki te wypłaca się nie później jednak niż w ciągu 30 dni od dnia wyjaśnienia ostatniej okoliczności niezbędnej do ustalenia prawa do zasiłku. Jeżeli płatnik nie wypłacił zasiłku w terminie, to jest obowiązany do wypłaty odsetek od tego zasiłku w wysokości i na zasadach określonych w ustawie systemowej. Chodzi tu o art. 85 ustawy systemowej, z którego wynika, że jeśli ZUS lub płatnik zasiłków nie ustalił w terminie prawa do świadczenia lub nie wypłacił tego świadczenia, to jest obowiązany do wypłaty odsetek od tego świadczenia w wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie określonych przepisami prawa cywilnego. Nie dotyczy to przypadku, gdy opóźnienie w przyznaniu lub wypłaceniu świadczenia jest następstwem okoliczności, za które zakład lub płatnik nie ponosi odpowiedzialności.

Na płatniku ciąży zatem duża odpowiedzialność, bo zarówno niedopłata, jak i nadpłata zasiłku mają swoje konsekwencje finansowe albo wobec ubezpieczonego (odsetki od nieterminowej wypłaty świadczenia), albo wobec ZUS (odsetki od zaniżonych składek, bo zbyt wysoki zasiłek został wliczony w ciężar składek).

Możliwość wystąpienia o wyjaśnienia do oddziału ZUS

Płatnicy mają szczególne problemy z ustaleniem, które składniki należy wliczać do podstawy wymiaru zasiłku, a jeśli już wliczać, to w jaki sposób – po uzupełnieniu czy w wysokości faktycznej. W tym miejscu można skorzystać z możliwości, jakie daje art. 63 ust. 2 ustawy zasiłkowej. Wynika z niego, że z wnioskiem o ustalenie uprawnień do zasiłku przysługującego ubezpieczonemu może wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych także płatnik składek na ubezpieczenie chorobowe. Trzeba bowiem podkreślić, że płatnik nie może wystąpić do ZUS z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej w sprawie dotyczącej zasiłków. Interpretacja nie może bowiem dotyczyć takich kwestii jak wypłata świadczeń przez płatnika, a jedynie obowiązków takich jak np. opłacanie składek. Jak jednak wyjaśniał sekretarz stanu w MRiPS w odpowiedzi na wspomnianą wyżej interpelację, brak możliwości złożenia wniosku o interpretację nie oznacza, że wnioskodawca jest pozbawiony możliwości uzyskania wyjaśnień ze strony ZUS. Sekretarz przedstawił procedurę, w jakiej przebiega uzyskiwanie wyjaśnień od ZUS. W przypadku gdy płatnik składek ma wątpliwości co do prawidłowości ustalenia podstawy wymiaru zasiłków, może zwrócić się do oddziału ZUS, właściwego ze względu na swoją siedzibę, o udzielenie wyjaśnień w sprawie uwzględniania składników wynagrodzenia w podstawie wymiaru zasiłków. W celu ustalenia podstawy wymiaru zasiłków oddział ZUS zbada sprawę, w szczególności poprzez przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego z płatnikiem składek na temat obowiązujących u niego zasad wypłaty poszczególnych składników wynagrodzenia. W tym celu ZUS analizuje np. regulaminy wynagradzania, zapisy zawarte w umowach o pracę, a także faktyczne zasady wypłaty danego składania wynagradzania. Na podstawie uzyskanych wyjaśnień oraz przepisów ustawy zasiłkowej oddział ZUS poinformuje pisemnie płatnika składek o tym, czy dany składnik wynagrodzenia powinien być uwzględniony w podstawie wymiaru zasiłku i na jakich zasadach, tzn. w kwocie faktycznej czy po uzupełnieniu. Co ważne, jeżeli płatnik składek lub ubezpieczony ma wątpliwości lub nie zgadza się z ustaleniami podstawy wymiaru zasiłku, to może zwrócić się do ZUS z wnioskiem o wydanie decyzji w tej sprawie, która będzie podlegać kontroli sądowej, oczywiście o ile odwołanie zostanie wniesione w terminie przewidzianym przepisami prawa, po upływie którego decyzje ZUS stają się prawomocne.

Oskładkowanie niewliczanych składników wynagrodzenia

Trzeba pamiętać o jeszcze jednej kwestii związanej z wliczaniem składników wynagrodzenia do podstawy wymiaru zasiłku. Otóż zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 728; dalej: rozporządzenie) z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wyłączono składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku.

Oznacza to, że składniki, które nie są wliczane do podstawy wymiaru zasiłku, mimo że w zwykłych okolicznościach są oskładkowane, to gdy są wypłacane za okres pobierania zasiłku chorobowego, a także innych rodzajów zasiłków oraz świadczenia rehabilitacyjnego, oskładkowane już nie są. Warunkiem jest uregulowanie zasad wypłacania tych składników za wymienione wyżej okresy w układach zbiorowych pracy lub w przepisach o wynagradzaniu. Jeśli zasada, że dany składnik będzie wypłacany za okres wypłacania zasiłku, zostanie określona w indywidualnych ustaleniach między pracownikiem a pracodawcą, oskładkowanie będzie konieczne. Tak stwierdził ZUS m.in. w interpretacji wydanej 16 lipca 2020 r., znak DI/100000/43/447/2020. Wystąpił o nią płatnik, który zamierzał uregulować kwestie dotyczące wypłacania dodatku funkcyjnego w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, pobierania zasiłku chorobowego, opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego w postanowieniach umowy o pracę. ZUS uznał, że w tej sytuacji nie jest spełniony jeden z podstawowych warunków określonych w par. 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia, tj. brak jest stosownego zapisu w postanowieniach układów zbiorowych pracy lub w przepisach o wynagradzaniu obowiązujących u wnioskodawcy dotyczących prawa do dodatku funkcyjnego dla pracownika w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego. Nie można zatem uznać, że dodatek funkcyjny powinien zostać wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za okres pobierania przez pracownika wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego.

Pojawiło się także zagadnienie, jak postępować, gdy okres wypłaty składnika niepomniejszanego za okres pobierania zasiłku przypada na okres wypłaty zasiłku macierzyńskiego. Wątpliwość wiąże się z tym, że pobieranie takiego zasiłku, w przeciwieństwie do zasiłku chorobowego, stanowi odrębny tytuł do ubezpieczeń społecznych. ZUS w interpretacji z 14 czerwca 2016 r., znak WPI/200000/43/468/2016, uznał, że wartość świadczenia (w tym przypadku chodziło akurat o wartość dofinansowania do pakietu medycznego), które przypadać będzie na okres pobierania zasiłku macierzyńskiego (tj. okres przebywania przez część miesiąca na urlopie macierzyńskiego, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie rodzicielskim oraz urlopie ojcowskim) lub które będzie przypadać na okres przebywania przez część miesiąca na urlopie wychowawczym ‒ to jest w okresie faktycznego nieświadczenia pracy, w części przypadającej na ten okres ‒ nie należy wliczać do podstawy wymiaru składek. Prawo do tego świadczenia nie będzie przysługiwało za okres świadczenia pracy, lecz np. pobierania zasiłku macierzyńskiego, a więc odrębnych od stosunku pracy tytułów do ubezpieczeń. Zatem wartości tego świadczenia w części finansowanej przez wnioskodawcę, przypadającego za te okresy, nie należy uwzględniać w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne (tu należy wskazać, że pakiet medyczny może być jeszcze zwolniony z oskładkowania na podstawie par. 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia).

ZUS, tak jak w przypadku wszystkich wyjątków określonych w rozporządzeniu, także wyjątek określony w par. 2 ust. 1 pkt 24 rozumie bardzo wąsko. Jako przykład można wskazać stanowisko zakładu zawarte interpretacji z 22 lipca 2021 r., znak DI/100000/43/494/2021. ZUS uznał, że wyłączenie określone w par. 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzania dotyczy tylko tych składników, które przysługują pracownikowi za okresy pobierania zasiłku macierzyńskiego (a także m.in. chorobowego i opiekuńczego), tzn. niewypłacenie ich przez pracodawcę powoduje, iż pracownik będzie mógł wystąpić z roszczeniem o ich wypłatę. Jeśli dany składnik ma charakter uznaniowy, to nawet gdyby w obowiązujących u danego pracodawcy przepisach o wynagradzaniu istniał zapis stwierdzający, że pracownik zachowuje do niego prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, brakuje podstaw do jego wyłączania z podstawy wymiaru składek na podstawie par. 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia.

Wątpliwości dotyczą także sposobu obliczania składek od tego składnika. Sytuacja jest jasna, gdy zasiłek przysługuje za cały miesiąc. Wówczas po prostu składnik wypłacany jest bez potrącania składek. Komplikuje się jednak, gdy zasiłek przysługuje za część miesiąca. A to oznacza, że część składnika powinna być oskładkowana, a część nie. Powstaje tylko pytanie, jak tę część obliczyć, skoro składnik przyznany jest jako całość, a nie za poszczególne dni.

Sposób obliczania w podstawie wymiaru zasiłku nie wynika z przepisów, bo takich przepisów po prostu nie ma. Można zastosować np. metodę polegająca na podzieleniu składnika przez 30 i pomnożenie otrzymanej kwoty przez liczbę dni niezdolności pracownika do pracy. Tak obliczoną kwotę należy odjąć od kwoty składnika przypadającej za cały miesiąc – reszta jest oskładkowana. [przykład 18]

Przykład 18