Przyjęty do pracy pracownik będzie używał służbowo prywatnego komputera. Pracodawca ma wypłacać ekwiwalent z tego tytułu. Czy jest jakieś ograniczenie kwotowe ewentualnego zwolnienia ze składek i jak taki ekwiwalent można ustalić?

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy (poza wynagrodzeniem chorobowym oraz przychodami zwolnionymi z oskładkowania na podstawie rozporządzenia składkowego i z uwzględnieniem rocznego ograniczenia podstawy składki emerytalnej i rentowej).

Podstawy wymiaru składek nie stanowią m.in. ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika. Płatnik nie odprowadza więc składek, pod warunkiem że:

  • ekwiwalent jest wypłacany w pieniądzu;
  • kwota ekwiwalentu odpowiada poniesionym przez pracownika wydatkom, tj. musi zachodzić racjonalny związek między kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania;
  • narzędzia, materiały lub sprzęt stanowią własność pracownika, co da się potwierdzić np. fakturą, innym dowodem nabycia;
  • narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika są wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Ekwiwalent zgodnie z ogólną definicją słownikową oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik. Ekwiwalent nie zawsze jednak musi być tożsamy ze zwrotem faktycznie poniesionych wydatków przez pracownika.

I chociaż nie ma żadnej granicy kwoty ekwiwalentu, do której zwolnienie przysługuje, jego wysokość powinna opierać się na szczegółowej kalkulacji płatnika, która potwierdza związek kwoty ekwiwalentu z wartością użyczenia (liczba roboczogodzin, wartość jednej takiej godziny używania sprzętu, rynkowe ceny wynajmu danego sprzętu, normy zużycia itp.). [przykłady 1 i 2]

przykład 1

Odpis amortyzacyjny

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy jako analityk korzysta ze swojego komputera. Wartość rynkowa laptopa ustalona na dzień podpisania umowy na wykorzystywanie prywatnego sprzętu do celów służbowych według cen rynkowych wynosi 5000 zł. Roczny odpis amortyzacyjny z zastosowaniem stawki amortyzacyjnej wynoszącej 30 proc. wynosi 1500 zł (5000 zł x 30 proc.), a miesięczny – 125 zł (1500 zł : 12 mies.). Tyle wynosi miesięczny ekwiwalent za używanie komputera pracownika, który podlega zwolnieniu ze składek na ZUS.

przykład 2

Inny sposób

Załóżmy, że pracownik z przykładu wyżej używa własnego komputera tylko przez część czasu pracy. Załóżmy, że w kwietniu, zgodnie z prowadzoną ewidencją, używał go przez 50 godzin. Ekwiwalent za kwiecień wynosi 137 zł (5000 zł : 12 mies. = 416,67 zł; 416,67 zł : 152 godziny nominalne do przepracowania w kwietniu x 50 godzin pracy z wykorzystaniem prywatnego laptopa = 137 zł). ©℗

Wypłacana stała kwota zryczałtowana, która nie odzwierciedla kosztów ponoszonych przez pracownika (brakuje zastosowania jakichkolwiek parametrów, jak np. wartość sprzętu), stanowi przychód ze stosunku pracy, a jednocześnie podstawę wymiaru składek ubezpieczeniowych. ©℗

Podstawa prawna

Podstawa prawna

• par. 1, par. 2 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 2017 r. poz. 1949; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 449)