Przepisy unijne nie regulują precyzyjnie, gdzie należy odprowadzać składki za osobę, która jednocześnie lub na zmianę wykonuje pracę w więcej niż jednym kraju. Okoliczności każdego przypadku trzeba badać oddzielnie - piszą Kinga Polewka-Włoch, radca prawny, starsza prawniczka w kancelarii PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz | Littler i Patryk Kozieł, aplikant radcowski, prawnik w kancelarii PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz | Littler.
Ustalenie właściwego ustawodawstwa z zakresu zabezpieczenia społecznego ma niezwykle doniosłe, praktyczne znaczenie dla pracodawców, których pracownicy wykonują pracę w więcej niż jednym państwie członkowskim UE. Wpływa na wysokość otrzymywanego przez nich wynagrodzenia, a także na to, w którym kraju i na jakich zasadach będą mogli korzystać ze świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Na poziomie unijnym kwestię tę rozstrzygają rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.Urz. UE L z 2004 r. nr 166 str. 1; dalej: rozporządzenie o koordynacji) oraz rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia o koordynacji (Dz.Urz. UE L z 2009 r. nr 284 str. 1; dalej: rozporządzenie wykonawcze).
Podstawową zasadą obowiązującą we wszystkich krajach UE jest możliwość podlegania w zakresie ubezpieczeń społecznych wyłącznie pod ustawodawstwo jednego państwa. Wykluczone jest równoległe odprowadzanie składek w różnych krajach. W praktyce błędy pojawiają się najczęściej w przypadku, gdy pracownik jest zatrudniony u różnych pracodawców posiadających siedziby w różnych krajach członkowskich UE. Wtedy bowiem zdarza się, że każdy z pracodawców odprowadza składki na ubezpieczenia społeczne do instytucji zabezpieczenia społecznego w kraju, w którym ma siedzibę. Taka sytuacja przeczy zasadzie jednego ustawodawstwa i może prowadzić do zobowiązania pracodawcy, który błędnie opłacił składki, do zapłaty zaległych składek we właściwym kraju. Samo odprowadzenie składki w innym (tj. niewłaściwym) państwie członkowskim nie zwalnia z obowiązku opłacania należnej kwoty do instytucji ubezpieczeniowej, która jest rzeczywiście właściwa. Pracodawca będzie miał jednak możliwość dochodzenia zwrotu nienależnie opłaconych składek zgodnie z przepisami państwa, którego ustawodawstwo okazało się niewłaściwe.
Definicja i praktyka
Zatrudnienie u kilku pracodawców z różnych państw członkowskich UE nie zawsze oznacza, że pracownik wykonuje prace w różnych miejscach na świecie. Czynnik ten jest kluczowy, ponieważ to właśnie wykonywanie pracy w dwóch krajach lub większej ich liczbie powoduje konieczność ustalenia właściwego ustawodawstwa dotyczącego ubezpieczeń społecznych. Jeżeli pracownik jest zatrudniony przez zagraniczną firmę, ale wykonuje pracę z Polski, np. zdalnie, to zagraniczny pracodawca niezarejestrowany jako płatnik w ZUS będzie mógł przenieść obowiązki płatnika składek na pracownika. Pracownik ten, mimo wykonywania pracy na rzecz zagranicznego podmiotu, w dalszym ciągu wykonuje prace na terytorium Polski, w związku z czym nie ma potrzeby występowania o zaświadczenie A1. Szczegółowe zasady ustalania właściwego ustawodawstwa w takiej sytuacjach określa art. 13 ust. 1 rozporządzenia o koordynacji. [ramka] W niektórych przypadkach jego zastosowanie nie będzie jednak takie oczywiste. Kiedy zatem powstanie dylemat co do właściwego systemu ubezpieczeń? Otóż pojawi się on w razie wykonywania pracy równocześnie lub na zmianę w dwóch lub więcej państwach członkowskich i to zarówno w razie wykonywania jednej lub kilku odrębnych prac, w tym samym, jak i w kilku przedsiębiorstwach, czy też dla jednego pracodawcy lub dla kilku. Rozporządzenie o koordynacji nie jest precyzyjne, ponieważ nie określa, w jakim przedziale czasowym należałoby dokonywać oceny. W praktyce definicja obejmuje jednak wszystkie sytuacje, gdy pracownik wykonuje pracę w więcej niż jednym kraju, za wyjątkiem przypadku, gdy pracownik przeprowadza się z jednego kraju do drugiego, aby tam zamieszkać i podjąć pracę. [przykłady 1 i 2]
Artykuł 13 rozporządzenia 883/2004
1.Osoba, która normalnie wykonuje pracę najemną w dwóch lub więcej państwach członkowskich, podlega:
a) ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część pracy w tym państwie członkowskim; lub
b) jeżeli nie wykonuje znacznej części pracy w państwie członkowskim, w którym ma miejsce zamieszkania:
(i) ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstwa lub pracodawcy, jeżeli jest zatrudniona przez jedno przedsiębiorstwo lub jednego pracodawcę; lub
(ii) ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstw lub pracodawców, jeżeli jest zatrudniona przez co najmniej dwa przedsiębiorstwa lub co najmniej dwóch pracodawców, których siedziba lub miejsce wykonywania działalności znajduje się tylko w jednym państwie członkowskim; lub
(iii) ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstwa lub pracodawcy, innego niż państwo członkowskie jej zamieszkania, jeżeli jest zatrudniona przez dwa lub więcej przedsiębiorstw lub dwóch lub więcej pracodawców, których siedziba lub miejsce wykonywania działalności znajduje się w dwóch państwach członkowskich, z których jedno jest państwem członkowskim jej zamieszkania; lub
(iv) ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli jest zatrudniona przez dwa lub więcej przedsiębiorstw lub dwóch lub więcej pracodawców, a co najmniej dwa z tych przedsiębiorstw lub dwóch z tych pracodawców mają siedzibę lub miejsce wykonywania działalności w różnych państwach członkowskich innych niż państwo członkowskie miejsca zamieszkania. (…)
przykład 1
Kilka dni w Niemczech
XYZ sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie prowadzi swoją działalność również w Niemczech. Pan Jonas, obywatel Austrii, jest zatrudniony w spółce na podstawie umowy o pracę i na co dzień wykonuje pracę z warszawskiego biura. Jednym z zadań pana Jonasa jest nadzór nad niemieckim oddziałem spółki. Z tego powodu kilka dni w miesiącu spędza właśnie w Niemczech, z którego wykonuje swoją pracę. Czy wykonywanie pracy w dwóch krajach (należących do UE) ma wpływ na zasady ubezpieczenia społecznego, które będą miały w jego przypadku zastosowanie?
Tak, równoległe wykonywanie pracy w dwóch krajach (w dodatku innych niż kraj pochodzenia) może mieć wpływ na obowiązki z zakresu ubezpieczeń społecznych. Każdy z pracodawców musi przede wszystkim ustalić, w którym kraju pracownik będzie ubezpieczony – właściwa w tym zakresie może być bowiem tylko jedna jurysdykcja. Aby to określić, należałoby przeanalizować szczegółowe okoliczności sprawy, jednak w omawianym przypadku wydaje się, że pan Jonas będzie podlegać pod polski system ubezpieczeń społecznych. Natomiast w związku z wyjazdami do Niemiec rekomendowane jest uzyskanie dla niego zaświadczenia A1 potwierdzającego tę okoliczność. Nieuzyskanie takiego zaświadczenia stanowi naruszenie unijnych przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, rodzi ryzyko nieprawidłowości co do opłacania składek do niewłaściwej instytucji. Błędnie ustalona właściwość organu składkowego może prowadzić do konieczności ponownego opłacenia składek we właściwym państwie i jednocześnie dochodzenia zwrotu nienależnie odprowadzonych dotychczas składek od niewłaściwej instytucji. Zaświadczenie A1 w zasadzie eliminuje to ryzyko. Ponadto w niektórych krajach jego brak w przypadku pracownika delegowanego stanowi wykroczenie pracodawcy, za które grozi kara grzywny.
przykład 2
Przeważnie w Polsce
Pani Beata, mieszkająca na stałe w Nowym Sączu, jest zatrudniona na umowie o pracę na 3/4 etatu w spółce polskiej XYZ sp. z o.o. oraz na 1/4 etatu w powiązanej spółce francuskiej. Standardowo wykonuje pracę na terytorium Polski, ale kilka dni w miesiącu spędza w siedzibie drugiego pracodawcy, w Lille. Jaki wpływ na ubezpieczenia społeczne będzie miało równoległe zatrudnienie w dwóch państwach członkowskich, u dwóch pracodawców?
Aby określić, który z systemów zabezpieczenia społecznego jest tym wypadku właściwy, kluczowym elementem będzie ustalenie, czy pracownik wykonuje „znaczną część pracy” w kraju, w którym jest jego miejsce zamieszkania. Nie ma tu znaczenia, u ilu pracodawców ani na podstawie ilu odrębnych umów jest zatrudniony pracownik, a to, gdzie mieszka oraz gdzie i przez jaki okres czasu wykonuje swoje obowiązki. Niemniej jeśli pani Beata wykonywałaby znaczną część pracy w kraju innym niż ten, w którym ma miejsce zamieszkania, to należałoby rozważyć inne okoliczności. W omawianym przypadku – choć oczywiście szczegóły każdej sprawy należy rozpatrzyć indywidualnie – właściwy powinien być polski system ubezpieczeń społecznych, ponieważ pracownica mieszka w Polsce i to stąd przeważnie wykonuje pracę. Ponadto, aby uniknąć ewentualnych wątpliwości z perspektywy francuskiej, tak samo jak w omówionym przypadku wykonywania pracy w różnych państwach w ramach delegowania pracodawca powinien wystąpić o wydanie odpowiedniego zaświadczenia A1. Dzięki temu zarówno pracodawcy, jak i pracownik będą mieli pewność prawidłowej realizacji obowiązków z zakresu ubezpieczeń społecznych.
W tym przypadku warto przyjrzeć się bliżej tzw. pracy marginalnej, która nie jest brana pod uwagę przy ustaleniu właściwego ustawodawstwa. Pojęcie to nie zostało co prawda zdefiniowane w przepisach. Wskazówką będzie jednak dotychczasowa praktyka organów rentowych, w tym ZUS, które przyjmują, że z pracą o charakterze marginalnym mamy do czynienia, gdy proporcja czasu pracy lub wynagrodzenia osiąganego na terytorium danego państwa wynosi mniej niż 25 proc. (w odniesieniu do obu kryteriów) względem innych państw członkowskich UE, w których pracownik wykonuje pracę.
Pracodawcy, gdy weryfikują, czy znaczna część pracy jest wykonywana w danym państwie członkowskim, muszą zatem uwzględnić wskazane powyżej kryteria orientacyjne, czyli czas pracy lub wynagrodzenie. Spełnienie powyższych kryteriów w proporcji mniejszej niż 25 proc. w okresie kolejnych 12 miesięcy pozwala na uznanie, że pracownik nie wykonuje znacznej części pracy w danym państwie członkowskim. To oznacza wspomnianą wcześniej pracę o charakterze marginalnym.
Kryteria te pozwalają ocenić, czy dana osoba wykonuje w danym kraju członkowskim „znaczną część pracy”. Pracodawca po ustaleniu, w którym państwie członkowskim pracownik wykonuje wskazaną znaczną część pracy, może przejść do określenia ustawodawstwa właściwego. Jeżeli pracownik wykonuje znaczną część pracy w miejscu zamieszkania, wówczas właściwe będzie ustawodawstwo tego państwa. W pozostałych przypadkach czynnikiem decydującym będzie liczba pracodawców oraz kraje, w których mają oni swoje siedziby.
Płatnik ocenia, decyduje ZUS
Na podstawie powyższych kryteriów pracodawcy mogą samodzielnie ocenić właściwe (lub przynajmniej domniemane) ustawodawstwo jeszcze przed złożeniem wniosku o wydanie zaświadczenia A1. Mimo to uzyskanie go jest zdecydowanie rekomendowane, a w niektórych przypadkach wręcz obowiązkowe. Dlatego też pracodawcy, mimo wiarygodnych wyników własnej oceny, powinni zwrócić się do ZUS (lub odpowiednika tego organu w kraju, w którym mają siedzibę) z właściwym wnioskiem. Wydanie zaświadczenia pozwoli rozwiać wszelkie wątpliwości i zabezpieczyć tę kwestię na czas wykonywania przez pracownika pracy z innego kraju. Co ważne, pracodawca, który zapomni uzyskać zaświadczenie A1 z odpowiednim wyprzedzeniem, może to zrobić także wstecz. Warto jednak uzyskać A1 wcześniej, jeszcze zanim pracownik rozpocznie pracę z danego kraju, tak aby każdorazowo w razie potrzeby móc okazać je organom kontrolnym.