Dzięki unijnym przepisom o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego wykonywanie pracy albo działalności gospodarczej poza granicami kraju nie zawsze wiąże się z opłacaniem składek za granicą. Konieczne do tego jest spełnienie warunków określonych w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Nawet jednak ci, którzy tych warunków nie spełniają, mają szansę na uniknięcie płacenia składek za granicą. Mogą wystąpić do ZUS o zawarcie porozumienia wyjątkowego z zagranicznym ubezpieczycielem. I to do niego, a nie ZUS, będzie należała decyzja, czy składki mogą być odprowadzane w Polsce.

Wyjątki od zasady ogólnej

Zgodnie z ogólną zasadą prowadzący działalność podlega ubezpieczeniu tam, gdzie działalność jest wykonywana, a pracownik tam, gdzie wykonywana jest praca. Rozporządzenie nr 883/2004 przewiduje jednak kilka wyjątków, z których chętnie korzystają zarówno przedsiębiorcy wykonujący działalność na swoją rzecz, jak i pracodawcy wysyłający pracowników poza Polskę.
Artykuł 12 ust. 1 rozporządzenia stanowi, że osoba, która normalnie pracuje jako pracownik najemny w danym państwie, została delegowana przez pracodawcę do innego państwa członkowskiego do wykonywania pracy w jego imieniu, nadal podlega ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego, pod warunkiem że:
  • przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy,
  • osoba ta nie jest wysłana, by zastąpić inną delegowaną osobę.
Zgodnie z ust. 2 podobna zasada dotyczy osoby wykonującej działalność na własny rachunek, Jeśli prowadzi ona działalność zazwyczaj w jednym kraju (np. w Polsce), może nadal podlegać ubezpieczeniu w tym kraju, nawet jeśli prowadzi działalność za granicą (np. w Niemczech), pod warunkiem że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy.
W przypadku gdy praca/działalność jest zazwyczaj wykonywana w dwóch (lub więcej) państwach członkowskich, zastosowanie ma art. 13 rozporządzenia. Zgodnie z ust. 1 tego przepisu osoba taka:
  • podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część pracy w tym państwie członkowskim; lub
  • jeżeli nie wykonuje znacznej części pracy w państwie członkowskim, w którym ma miejsce zamieszkania:
– podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstwa lub pracodawcy, jeżeli jest zatrudniona przez jedno przedsiębiorstwo lub jednego pracodawcę; lub
– podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstw lub pracodawców, jeżeli jest zatrudniona przez co najmniej dwa przedsiębiorstwa lub co najmniej dwóch pracodawców, których siedziba lub miejsce wykonywania działalności znajduje się tylko w jednym państwie członkowskim; lub
– podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstwa lub pracodawcy, innego niż państwo członkowskie jej zamieszkania, jeżeli jest zatrudniona przez dwa lub więcej przedsiębiorstw albo dwóch lub więcej pracodawców, których siedziba lub miejsce wykonywania działalności znajduje się w dwóch państwach członkowskich, z których jedno jest państwem członkowskim jej zamieszkania; lub
– podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli jest zatrudniona przez dwa lub więcej przedsiębiorstw lub dwóch lub więcej pracodawców, a co najmniej dwa z tych przedsiębiorstw lub dwóch z tych pracodawców mają siedzibę lub miejsce wykonywania działalności w różnych państwach członkowskich innych niż państwo członkowskie miejsca zamieszkania.
Zgodnie zaś z ust. 2 osoba, która normalnie wykonuje pracę na własny rachunek w dwóch lub w kilku krajach, podlega:
  • ustawodawstwu państwa, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część pracy w tym państwie lub
  • ustawodawstwu państwa, w którym znajduje się centrum zainteresowania dla jej działalności, jeżeli osoba ta nie zamieszkuje w jednym z państw, w których wykonuje ona znaczną część swej pracy.
!Wniosek o porozumienie wyjątkowe można złożyć nawet wtedy, gdy płatnik dopiero spodziewa się, że jego pracownicy (lub on sam) przestaną spełniać warunki do podlegania polskim ubezpieczeniom społecznym.

Zdecyduje organ rentowy w Polsce

Potwierdzeniem korzystania z wyjątków jest posiadanie zaświadczenia A1. Wynika z niego, że dana osoba podlega ubezpieczeniom społecznym kraju, którego instytucja ubezpieczeniowa wydała to zaświadczenie. W przypadku Polski instytucją taką jest ZUS. Podstawą prawną wydawania zaświadczeń A1 jest art. 19 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Zgodnie z nim na wniosek zainteresowanego lub pracodawcy instytucja właściwa państwa członkowskiego, którego ustawodawstwo ma zastosowanie w danym przypadku, poświadcza, że to ustawodawstwo ma zastosowanie, oraz (w stosownych przypadkach) wskazuje, jak długo i na jakich warunkach ma ono zastosowanie.
Jedną z problematycznych kwestii jest określenie, co oznacza „znaczna część pracy na własny rachunek”. Jak wyjaśnia ZUS w poradniku „Jak otrzymać zaświadczenie A1”, za znaczną część pracy na własny rachunek uważa się znaczną pod względem ilościowym część pracy na własny rachunek, która jest wykonywana w państwie członkowskim. Decyduje o tym:
  • obrót (przychód),
  • czas pracy,
  • liczba świadczonych usług.
ZUS wyjaśnia, że kryteria te muszą być spełnione przynajmniej w 25 proc. Jeśli osoba nie wykonuje znacznej części pracy w państwie, w którym zamieszkuje (np. w Polsce), jest objęta polskim systemem zabezpieczenia społecznego, w którym znajduje się centrum zainteresowania dla jej działalności. ZUS uznaje, że w ocenie centrum zainteresowania uwzględnia zwłaszcza:
  • miejsce, w którym znajduje się stałe miejsce prowadzenia działalności,
  • zwyczajowy charakter lub okres trwania wykonywanej działalności,
  • liczbę świadczonych usług,
  • zamiar tej osoby wynikający ze wszystkich okoliczności.

Ostatnie słowo ma zagraniczna instytucja

Ci, którzy nie spełniają warunków podlegania ubezpieczeniu w Polsce lub przewidują, że przestaną je spełniać, nie stoją jeszcze na straconej pozycji. Mogą wystąpić do ZUS z wnioskiem o zawarcie porozumienia wyjątkowego (wniosek US-36), co też może pozwolić im na podleganie polskiemu ubezpieczeniu i niepłacenie składek za granicą. We wniosku tym można zaznaczyć jedną z trzech przyczyn niepodlegania polskiemu ubezpieczeniu:
  • przekroczony został okres 24 miesięcy delegowania pracownika/przeniesienia działalności do danego państwa;
  • z góry wiadomo, że okres delegowania pracownika/przeniesienia działalności przekroczy 24 miesiące;
  • nie zostały spełnione kryteria delegowania pracownika/przeniesienia działalności.
Można też wskazać inne przyczyny, których opis trzeba przedstawić.
W przypadku płatników zatrudniających ubezpieczonych trzeba wskazać m.in. liczbę pracowników delegowanych i procent obrotu, jaki firma osiąga w Polsce i za granicą. Należy również podać dane ubezpieczonego, którego porozumienie ma dotyczyć. Porozumienie nie dotyczy bowiem ogólnie wszystkich zatrudnianych przez płatnika osób, ale konkretnych ubezpieczonych. Wniosek wymaga odpowiedzi na pytanie, czy pracownik wyraża zgodę na dalsze podleganie polskiemu ustawodawstwu w okresie pracy za granicą. Jeżeli płatnik to potwierdzi, musi do wniosku dołączyć oświadczenie pracownika.
Podstawa porozumienia wyjątkowego została zawarta w art. 16 ust. 1 rozporządzenia 883/2004. Zgodnie z nim władze zainteresowanych państw albo organy przez nie wyznaczone, mogą przewidzieć, za wspólnym porozumieniem, w interesie niektórych osób lub niektórych grup osób wyjątki od przepisów. Takie porozumienie może więc np. przewidywać, że delegowanie dopuszczalne jest powyżej 24 miesięcy, a mimo to pracodawca będzie odprowadzał składki nadal do ZUS. Podobnie w przypadku przedsiębiorcy dzięki porozumieniu wyjątkowego może odprowadzać nadal składki w Polsce, mimo że, jak wynikałoby z rozporządzenia 883/2004, nie ma już do tego prawa.
Trzeba podkreślić, że to nie ZUS decyduje o zawarciu takiego porozumienia, ale zagraniczna instytucja. Złożenie wniosku przez płatnika skutkuje tym, że ZUS występuje do zagranicznego ubezpieczyciela z prośbą o wyrażenie zgody na zawarcie porozumienia. W praktyce wyrażenie zgody oznacza, że taka instytucja rezygnuje ze składek za pracowników/prowadzących działalność, które powinny być opłacone w danym kraju. ©℗
Od kilku miesięcy tylko elektronicznie
  • Zgodnie z obowiązującym od 1 kwietnia 2022 r. art. 83e ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wniosek o wydanie A1 jest zgłaszany do ZUS w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych udostępnionego bezpłatnie przez ZUS. Zaświadczenie wystawia się w formie dokumentu utworzonego w PUE ZUS. W szczególnie uzasadnionych przypadkach (ustawa nie wskazuje dokładnie, w jakich) wniosek może zostać złożony w postaci papierowej. Wówczas zaświadczenie A1 wydawane jest papierowo.
  • Wydruk dokumentu poświadczającego stanowi dowód tego, co zostało stwierdzone w dokumencie wydanym w postaci elektronicznej i jest dokumentem urzędowym w rozumieniu kodeksu postępowania administracyjnego, jeżeli zawiera dane umożliwiające jego weryfikację przez udostępnioną przez ZUS stronę internetową.
  • Odmowa wydania A1 następuje w drodze decyzji, co oznacza, że możliwa jest droga odwoławcza. Odmowa może być zaskarżona do sądu.
Podstawa prawna
•art. 83a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1009; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1115)
•art. 11–16 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (We) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.U. UE L. z 2004 r. poz. 166, str. 1)