20 września 2022 r. pracownica zakończyła urlop rodzicielski. Od 21 września do 16 października 2022 r. przebywa na urlopie wypoczynkowym. Od 17 października br., zgodnie z wnioskiem, przejdzie na urlop wychowawczy. Płatnikiem zasiłków w tym roku jest ZUS. Jakie raporty przesłać do ZUS za tę pracownicę za wrzesień oraz październik? Nadmieniam, że wynagrodzenia, w tym za urlop wypoczynkowy, są płatne ostatniego dnia każdego miesiąca. Wynagrodzenie miesięczne pracownicy wynosi 5650 zł.

odpowiedź

Jeżeli pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków, to za wrzesień za pracownicę należy złożyć:
  • raport ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 319 i okresem 1–20.09 (pola z liczbą dni zasiłkowych oraz kwotą pozostają puste),
  • raport ZUS RCA z kodem pracowniczym 0110 x x i rozliczonymi składkami społecznymi oraz zdrowotną od wypłaconego we wrześniu wynagrodzenia urlopowego.
Z kolei w raportach za październik trzeba będzie wykazać również urlop wychowawczy i podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych oraz zdrowotnej.

Rodzicielski i wypoczynkowy w raportach za wrzesień

Obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają osoby fizyczne, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej są m.in. pracownikami, osobami przebywającymi na urlopach wychowawczych lub pobierającymi zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego. To oznacza, że pobieranie zasiłku macierzyńskiego przez okres przewidziany w kodeksie pracy jako okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego, a także przebywanie na urlopie wychowawczym, jest odrębnym od stosunku pracy tytułem do ubezpieczeń, mimo że ww. urlopy są ściśle związane z zatrudnieniem na umowę o pracę.
Pracodawca jest płatnikiem składek w stosunku do pracowników, w tym z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym albo pobierania zasiłku macierzyńskiego, z wyłączeniem osób, którym zasiłek macierzyński wypłaca ZUS. Pracodawca ma więc określone obowiązki względem ZUS związane z wykazywaniem tych osób w dokumentach rozliczeniowych. Oczywiście przejście pracownika na inny tytuł do ubezpieczeń nie oznacza, że pracodawca musi go na nowo zgłaszać, składając formularz ZUS ZUA. Zgłoszenie odbywa się poprzez wykazanie pracownika z odrębnym kodem tytułu ubezpieczenia. Jeśli zasiłek macierzyński wypłaca ZUS, a nie pracodawca, to formalności jest mniej, ponieważ składki: emerytalną i rentową od kwot zasiłku rozlicza ZUS będący jednocześnie płatnikiem składek w tym okresie. Przy czym za pracownika kończącego w trakcie miesiąca urlop rodzicielski trzeba złożyć odpowiednie raporty, tj. ZUS RSA oraz ZUS RCA, ponieważ wraca on – o ile od razu nie przejdzie na urlop wychowawczy – do pracowniczego tytułu do ubezpieczeń i ponownie podlega obowiązkowo wszystkim ubezpieczeniom.
W omawianym przypadku pracownica zakończyła urlop rodzicielski, po czym skorzystała z urlopu wypoczynkowego, do którego ma prawo na podstawie art. 163 par. 3 kodeksu pracy. Zatem za wrzesień trzeba za nią złożyć dwa raporty. Pierwszy to ZUS RSA, wykazujący pobieranie zasiłku macierzyńskiego za 20 dni tego miesiąca, oraz drugi, czyli ZUS RCA, z rozliczeniem składek od wypłaconego we wrześniu wynagrodzenia za urlop za 10 dni.

Raporty za październik

W październiku br. pracownica przeszła z urlopu wypoczynkowego na urlop wychowawczy. Należy więc nadmienić, że od 17 października br. podlega ona obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowym oraz zdrowotnemu z tytułu urlopu wychowawczego (jeśli nie ma innych dodatkowych tytułów do tych ubezpieczeń ani ustalonego prawa do emerytury/renty dla celów ubezpieczenia zdrowotnego). Oznacza to, że pracodawca będzie musiał rozliczać ją ze składek za miesiące przebywania na urlopie wychowawczym. Podstawę wymiaru składki emerytalnej i rentowej stanowi kwota 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. W 2022 r. jest to 3553,20 zł. Podstawa ta nie może być jednak wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy i nie może być niższa niż 75 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia (2257,50 zł).
Tak więc, aby ustalić prawidłową kwotę podstawy wymiaru składek dla osoby przebywającej na urlopie wychowawczym, należy porównać:
  • kwotę graniczną odpowiadającą 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, obowiązującą w danym roku oraz
  • kwotę średniego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za 12 miesięcy przed rozpoczęciem urlopu.
Przy ustalaniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy stosować zasady obliczania podstawy wymiaru zasiłków, ale z kilkoma wyjątkami. Uwzględnia się tu wynagrodzenie wypłacone:
  • za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających rozpoczęcie urlopu wychowawczego, o ile stanowiło podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe,
  • u danego płatnika składek z tytułu pracy, u którego został udzielony urlop wychowawczy.
Uwaga! Wynagrodzenie przyjmuje się w pełnej wysokości, a nie po odliczeniu części składek społecznych w wysokości odpowiadającej 13,71 proc., jak przy ustalaniu podstawy zasiłków.
Przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustala się z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy, dzieląc wynagrodzenie uzyskane przez pracownika przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to osiągnął. W przypadku gdy pracownik rozpoczął korzystanie z urlopu wychowawczego przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, należy uwzględniać wynagrodzenie uzyskane u danego płatnika składek za pełne miesiące kalendarzowe trwania stosunku pracy. A jeżeli urlop wychowawczy rozpoczął się przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia, do ustalenia podstawy wymiaru składek należy przyjąć wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby pracował pełny miesiąc kalendarzowy. Co ważne, przy ustalaniu przeciętnego wynagrodzenia za okres 12 miesięcy kalendarzowych obowiązuje zasada, zgodnie z którą uwzględnia się wszystkie składniki przychodu uzyskiwane ze stosunku pracy, które nie zostały wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe pracownika, na podstawie art. 18 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych lub par. 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zatem przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie należy wyłączać m.in. tych składników, które są wykluczane przy obliczaniu podstawy zasiłkowej. Chodzi tu np. o nagrody uznaniowe, dodatki stażowe, służbowe, funkcyjne, składniki wynagrodzenia nieuzależnione bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, lecz od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy.
W opisanym przypadku należałoby prześledzić okres od października 2021 do września 2022 r., przy czym realnie jedynie za wrzesień pracownica uzyskała wynagrodzenie ze stosunku pracy (urlopowe). Za wcześniejsze miesiące przysługiwał jej zasiłek macierzyński. Jednak większa część września była nieprzepracowana (urlop wypoczynkowy traktuje się jak okres przepracowany), nie należy go więc uzupełniać, lecz dla celów ustalenia podstawy składek z tytułu urlopu wychowawczego przyjąć wynagrodzenie miesięczne w stałej wysokości z umowy o pracę. Wynosi ono 5650 zł i jest wyższe od kwoty granicznej 3553,20 zł. To oznacza, że ta ustawowa kwota będzie podstawą składek w czasie urlopu wychowawczego, a nie faktyczne wynagrodzenie pracownicy. Jeżeli obowiązek ubezpieczeń emerytalno-rentowych powstał w trakcie miesiąca, to podstawa ta ulega proporcjonalnemu obniżeniu do okresu urlopu wychowawczego w tym miesiącu. Podstawę należy podzielić przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca (31 dni października) i od razu pomnożyć (bez zaokrąglania) przez 15 dni urlopu: 3553,20 zł : 31 dni x 15 dni urlopu wychowawczego = 1719,29 zł. Składki wynoszą: emerytalna 19,52 proc., rentowa 8 proc., i płatnik je tylko nalicza, ponieważ w całości są finansowane z budżetu państwa. Wyniosą one odpowiednio 335,61 zł oraz 137,54 zł. Z kolei składka zdrowotna wynosi 9 proc. podstawy, którą stanowi kwota specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych (obecnie 620 zł). Składkę w wysokości 55,80 zł należy naliczać od pełnej podstawy, bez pomniejszania za niepełny miesiąc urlopu wychowawczego. Tę składkę też pokrywa budżet państwa.
Pracownica w okresie 1–16 października 2022 r. przebywała na urlopie wypoczynkowym, natomiast od 17 do 31 października na urlopie wychowawczym. Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy zostanie wypłacone w październiku. Płatnik składek powinien złożyć za październik:
1) raport ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 121 za okres 17–31 października,
2) raport ZUS RCA:
– z kodem tytułu 0110 x x, w którym wykaże składki na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne od wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy;
– z kodem 1211 x x, w którym wykaże podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (w kwocie 15/31 podstawy wymiaru obliczonej na zasadach podanych wyżej, czyli 1719,29 zł) oraz składki na ubezpieczenia emerytalne 335,61 zł i rentowe 137,54 zł, podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (w pełnej kwocie specjalnego zasiłku opiekuńczego 620 zł) oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne 55,80 zł.
Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym powinna być wykazana w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA w bloku III.B, w polu 04, a składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe powinny być wykazywane w polu 15 (kwota składki na ubezpieczenie emerytalne finansowana przez budżet państwa) i w polu 16 (kwota składki na ubezpieczenia rentowe finansowana przez budżet państwa). Następnie składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – sumowane z raportów ZUS RCA – powinny być wykazywane w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA w bloku IV, pola 10, 11 oraz 12 (składki finansowane przez budżet państwa). Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym powinna być wykazana w imiennym raporcie ZUS RCA w bloku III.C., w polu 01, a składka na to ubezpieczenie w bloku III.C., w polu 03 (kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne finansowana przez budżet państwa). Następnie składki na ubezpieczenie zdrowotne wykazane w raporcie imiennym należy zsumować i wykazywać w bloku VI, w polu 04 deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.
Podstawa prawna
•art. 6 ust. 1 pkt 19, art. 18 ust. 5b, ust. 14 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1009; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1115)
•art. 66 ust. 1 pkt 32, art. 81 ust. 8 pkt 10 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1285; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1855)
•rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2022 r. poz. 1349)