Pracownik podjął pracę w naszej firmie w 2016 r. Z przedłożonej dokumentacji wynika, że u poprzedniego pracodawcy – w 2012 r. – otrzymał nagrodę jubileuszową. W naszej firmie również wypłacane są nagrody jubileuszowe. Regulamin wynagradzania stanowi, że pracownikom za wieloletnią i nienaganną pracę przysługuje nagroda jubileuszowa, poczynając od 20 lat pracy co 5 lat, jednak prawo do tej nagrody pracownicy nabywają po przepracowaniu w naszej firmie minimum 3 lat. Dlatego pracownik nie otrzymał nagrody za 25 lat pracy w 2017 r., a dopiero w 2019 r., a więc po przepracowaniu 27 lat. Od nagrody nie naliczono składek. Czy kolejną nagrodę jubileuszową za 30 lat pracy powinien otrzymać w 2022 r.? To by jednak oznaczało, że otrzyma ją przed upływem 5 lat od wypłaty poprzedniej. Czy wobec tego należałoby od niej naliczyć składki?
Przede wszystkim należy zaznaczyć, że w przypadku pracodawców spoza sektora publicznego nagroda jubileuszowa ma charakter dobrowolny i zależy od możliwości finansowych pracodawcy. Jest ona co do zasady świadczeniem przyznawanym pracownikowi w związku z upływem określonego czasu zatrudnienia (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 26 września 2019 r., sygn. akt III AUa 2051/18).
W opisywanej sytuacji pracodawca spoza sektora wprowadził prawo do takiej nagrody w ramach regulaminu wynagradzania. Skoro zaś pracownik otrzymał (pierwszą) nagrodę za 20 lat pracy w 2012 r., to przy nieprzerwanym zatrudnieniu prawo do nagrody w związku z 30-leciem pracy nabywa w 2022 r. Pojawia się jednak pytanie, czy nagroda, która ma być wypłacona, powinna zostać oskładkowana. Poszukując na nie odpowiedzi, należy odnieść się do przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z jej art. 18 ust. 1 oraz art. 20 ust. 1 podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Za przychody ze stosunku pracy uważa się: wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Wymagana pięcioletnia przerwa
Od ogólnej zasady naliczania składek od przychodów ze stosunku pracy istnieją wyjątki. Zostały one określone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Z par. 2 ust. 1 pkt 1 tego aktu wykonawczego wynika, że z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyłączone są przychody uzyskane tytułem nagrody jubileuszowej (gratyfikacji), jeśli według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co pięć lat. Warto zwrócić uwagę na wykładnię tego przepisu zawartą w orzecznictwie sądowym oraz interpretacjach ZUS. W wyroku Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 30 października 2014 r., sygn. akt III AUa 136/14, m.in. zaakcentowano, że nagroda jubileuszowa przynależy pracownikowi po nabyciu określonego stażu pracy i nie należy od niej odprowadzać składek na ubezpieczenia społeczne, jeżeli pomiędzy kolejnymi nagrodami upłynął okres co najmniej pięciu lat. Ten sam sąd w wyroku z 15 stycznia 2016 r., sygn. akt III AUa 1615/15, podkreślił, że przyjęcie, iż ustanowienie prawa do nagrody jubileuszowej dla danego pracownika może nastąpić ad hoc i bez uprzedniego ustalenia zasad obowiązujących ogół zatrudnionych u danego pracodawcy, skutkowałoby akceptacją dla wyłączenia możliwości jakiejkolwiek kontroli prawidłowości przyznania lub nieprzyznania tego rodzaju świadczeń, tak przez pracowników, jak i przez organ rentowy, co wyklucza zasadność takiego stanowiska.
Co na to ZUS
Szczególnie pomocne dla oceny opisywanej sytuacji jest stanowisko ZUS zawarte w interpretacji indywidualnej z 11 czerwca 2018 r., znak DI/100000/43/461/2018), w której przedmiotem analizy była faktyczna wypłata nagrody jubileuszowej przed upływem okresu wymaganego przez przepisy pracodawcy. W piśmie tym wskazano, że decydujące znaczenie w kontekście zwolnienia tych świadczeń z obowiązku składkowego ma periodyczność (nie częściej niż pięć lat) nabywania przez pracownika prawa do ich uzyskania na podstawie przepisów wewnętrznych obowiązujących u pracodawcy. Wyraźnie jednak podkreślono, że bez znaczenia prawnego pozostaje w takim przypadku rzeczywista data wypłacenia takiego świadczenia pracownikowi. Wypłata nagrody może nastąpić więc w okresie krótszym niż pięć lat od dnia uzyskania przez pracownika poprzedniej nagrody jubileuszowej.
Podobne stanowisko wynika z pisma ZUS z 5 listopada 2020 r., znak WPI/200000/43/808/2020. Organ rentowy rozpatrywał w nim sytuację płatnika, który planował zmienić układ zbiorowy i wypłacać nagrody jubileuszowe tylko za lata przepracowane u niego. Nadal jednak miała obowiązywać zasada, że nagroda taka może być wypłacana w pięcioletnich odstępach czasu. Zmiana układu zbiorowego mogła spowodować, że w okresie przejściowym niektórzy pracownicy otrzymają kolejną gratyfikację przed upływem pięciu lat od nabycia prawa do poprzedniej nagrody. Nieuwzględnienie przez pracodawcę lat pracy poza jego firmą do stażu uprawniającego do nabycia prawa do nagrody jubileuszowej może przyspieszyć lub opóźnić wypłatę tej nagrody dla konkretnego pracownika. Również w tym przypadku ZUS uznał, że wypłata tych świadczeń może nastąpić w okresie krótszym niż pięć lat od dnia uzyskania przez pracownika poprzedniej nagrody jubileuszowej. Do zwolnienia ze składek konieczne jest, aby zarówno nowe, jak i stare przepisy przewidywały przyznawanie nagrody nie częściej niż co pięć lat oraz pracodawca – zmieniając je – nie działał w celu ominięcia prawa, tj. częsta zmiana przepisów dotyczących nagród jubileuszowych nie miała na celu wypłaty kwot wolnych od składek.
Jak widać, kluczowe dla zwolnienia ze składek nagród jubileuszowych są zapisy przepisów wewnętrznych obowiązujących u pracodawcy, które muszą przewidywać prawo do ich nabycia w okresach co najmniej pięcioletnich – tak jak w opisywanej sytuacji. To, że faktyczna wypłata była dokonana w krótszym okresie, nie powoduje oskładkowania nagrody.
!Jubileuszówka nie będzie oskładkowana, jeśli przepisy wewnętrzne obowiązujące u pracodawcy przewidują prawo do nabycia takich nagród w cyklicznych okresach nie krótszych niż pięcioletnie. To, że faktyczna wypłata była dokonana w krótszym okresie, nie powoduje konieczności naliczenia składek. Ważne są przy tym intencje pracodawcy.
Podstawa prawna
• art. 18 ust. 1, art. 20 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1009; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1115)
• par. 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 449)
• art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1358)
