Prowadzę działalność gospodarczą. ZUS zawiadomił mnie, że w mojej firmie odbędzie się kontrola. Mam w tym czasie zaplanowany wyjazd. Czy mogę upoważnić kogoś spoza pracowników (np. brata) do obecności w czasie kontroli? Czy jeśli nikogo nie upoważnię, wstrzyma to kontrolę?

Zgodnie z art. 51 prawa przedsiębiorców kontrolę przeprowadza się w siedzibie przedsiębiorcy lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej oraz w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej. Natomiast za zgodą lub na wniosek przedsiębiorcy kontrolę przeprowadza się w miejscu przechowywania dokumentacji, w tym ksiąg podatkowych, innym niż siedziba lub miejsce wykonywania działalności gospodarczej, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli. Za jego zgodą kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu kontroli.
Na uwagę zasługuje także art. 50 prawa przedsiębiorców. Zgodnie z jego ust. 1 czynności kontrolne wykonuje się w obecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej. Z kolei w ust. 2 wskazano, w jakich przypadkach obecność przedsiębiorcy lub osób upoważnionych jest zbędna dla kontroli. Taka sytuacja ma miejsce, gdy:
  • ratyfikowane umowy międzynarodowe albo bezpośrednio stosowane przepisy prawa Unii Europejskiej stanowią inaczej;
  • przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia;
  • kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy z 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 275);
  • przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska.
Kontrola ZUS musi trzymać określone standardy
Kontrola ZUS musi trzymać określone standardy

Zobacz również
Zgodnie zaś z ust. 3 osobę upoważnioną wskazuje się na piśmie.
Wskazane regulacje prawne dają więc możliwość wyznaczenia określonej osoby, która będzie mogła być obecna przy dokonywaniu czynności kontrolnej. Przepisy jednak nie precyzują, kto może być taką osobą. Należy więc wnioskować, że status taki może mieć zarówno pracownik zatrudniony w stosunku pracy, jak i inna osoba. W konsekwencji można przyjąć, że to przedsiębiorca będzie decydował, kogo upoważnić do obecności w czasie kontroli. Może to być choćby członek rodziny, np. brat.
Jednocześnie warto dodać, że niewyznaczenie osoby upoważnionej nie oznacza, iż ZUS nie będzie prowadził czynności kontrolnych. Z art. 50 ust. 5 prawa przedsiębiorców wynika, że w przypadku nieobecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej czynności kontrolne:
  • mogą być wykonywane w obecności innego pracownika przedsiębiorcy lub osoby zatrudnionej u przedsiębiorcy w ramach innego stosunku prawnego, którzy mogą być uznani za osobę, o której mowa w art. 97 kodeksu cywilnego (zgodnie z tym przepisem osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności poczytuje się w razie wątpliwości za umocowaną do dokonywania czynności prawnych, które zazwyczaj bywają dokonywane z osobami korzystającymi z usług tego przedsiębiorstwa)
lub
  • w obecności przywołanego świadka, którym powinien być funkcjonariusz publiczny, niebędący jednak pracownikiem organu przeprowadzającego kontrolę.
Jak widać, można upoważnić osobę trzecią (niezwiązaną z firmą żadną umową) do uczestniczenia w czynnościach kontrolnych. Niewyznaczenie takiej osoby nie wstrzyma czynności kontrolnych, kontrola ZUS może być wykonywana bowiem w obecności innego pracownika albo w obecności świadka będącego funkcjonariusze publicznym. ©℗
Podstawa prawna
• art. 50 i 51 ustawy z 6 marca 2018 r. ‒ Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 162; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 24)
• art. 97 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. ‒ Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1509)