W jaki sposób uzupełniać pracownikowi wynagrodzenie wliczane do podstawy zasiłku chorobowego, jeżeli za miesiąc, za który zostało wypłacone, oprócz normalnej pensji pracownik uzyskał wynagrodzenie urlopowe oraz wynagrodzenie chorobowe?

Pracownik otrzymuje płacę zasadniczą w wysokości 4500 zł, zmienną miesięczną prowizję od sprzedaży, a czasami pracuje też w godzinach nadliczbowych. Pracownik zachorował we wrześniu 2021 r., a sytuacja z urlopem (siedem dni) i chorobą (pięć dni) miała miejsce w styczniu br.

odpowiedź

W takim przypadku wynagrodzenie wypłacone za styczeń 2021 r. należy uzupełnić – traktując wynagrodzenie zarówno stałe, jak i zmienne (prowizję) – jak zmienne. Natomiast wynagrodzenie za godziny nadliczbowe wlicza się do podstawy zasiłków w wysokości faktycznie wypłaconej za dany miesiąc, bez uzupełniania.
Średnia z 12 miesięcy
Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu pracownikowi stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych, przy obliczaniu podstawy wymiaru:
  • wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy;
  • przyjmuje się – po uzupełnieniu – wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy.
Chodzi tu o sytuację, gdy w którymś z miesięcy branych do ustalenia podstawy zasiłkowej pracownik miał usprawiedliwioną absencję, np. chorował, opiekował się chorym dzieckiem (pobierając zasiłek opiekuńczy), przebywał na urlopie bezpłatnym lub podjął zatrudnienie w trakcie miesiąca i z tego powodu uzyskał niższe pobory. Wówczas, zanim zostaną przyjęte do podstawy zasiłku, podlegają odpowiedniemu uzupełnieniu, o ile w tym miesiącu pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy. Jak liczyć tę część przepracowaną? Należy pamiętać, że na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Są to np. płatne dni urlopu okolicznościowego czy zwolnienia od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem w wieku do 14 lat.
Należy też podkreślić, że wynagrodzenie podlega uzupełnieniu tylko wtedy, gdy jest proporcjonalnie zmniejszane za okresy niezdolności do pracy i taki sposób zmniejszenia wynika z przepisów o wynagradzaniu, np. regulaminu wynagradzania, lub bezpośrednio z umowy o pracę. Sposób uzupełnienia wynagrodzenia zależy od rodzaju składników, i tak:
  • w przypadku wynagrodzenia miesięcznego w stałej miesięcznej wysokości jako uzupełnione uważa się to, określone w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy;
  • uzupełnione wynagrodzenie zmienne otrzymuje się poprzez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez pracownika za przepracowane dni robocze przez liczbę dni przepracowanych i pomnożenie przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w tym miesiącu, jeżeli przepracował choćby jeden dzień;
  • jeżeli ubezpieczony nie osiągnął żadnego wynagrodzenia to za podstawę przyjmuje się kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości, wypłaconą za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku pracy u pracodawcy, u którego przysługuje zasiłek chorobowy.
Należy też pamiętać, że wynagrodzenie podlega uzupełnieniu tylko wówczas, gdy nieobecność w pracy była usprawiedliwiona. Jeśli była nieusprawiedliwiona, pracownik nie będzie miał dopełnienia.
Uzupełnienie przy wypoczynku
W sposób szczególny dokonuje się uzupełnienia wynagrodzenia za miesiąc, w którym pracownik był na urlopie wypoczynkowym i jednocześnie miał usprawiedliwioną nieobecność. Wynagrodzenie za urlop jest zasadniczo wliczane do podstawy wymiaru zasiłku, ale nie zawsze. Zależy to od rodzaju wynagrodzenia.
W przypadku gdy wynagrodzenie pracownika składa się ze składników stałych i zmiennych, zmniejszanych proporcjonalnie do okresu nieobecności w pracy, a w miesiącu, który wymaga uzupełnienia, pracownik otrzymał także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, wówczas całość wynagrodzenia – w tym także składniki stałe – należy przy uzupełnianiu potraktować jako składniki zmienne. Dotyczy to sytuacji, kiedy w danym miesiącu, który podlega ujęciu w podstawie zasiłkowej, pracownik miał kilka różnych absencji, a więc zarówno urlop wypoczynkowy, jak i np. zwolnienie lekarskie. Otrzymał więc za taki miesiąc zarówno wynagrodzenie za pracę, jak i urlopowe i odpowiednio niższy składnik płacowy, np. premię. Natomiast jeśli wystąpił tylko urlop wypoczynkowy, nie ma potrzeby uzupełniania wynagrodzenia za taki miesiąc. [przykłady 1 i 2]

przykład 1

Zmienna premia regulaminowa
Pracownik otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie oraz zmienną miesięczną premię regulaminową – ustalaną procentowo od wynagrodzenia za przepracowany okres, co wynika z regulaminu wynagradzania. Pracownik zachorował we wrześniu 2021 r. Podstawę zasiłku chorobowego należy mu obliczyć za okres od września 2020 r. do sierpnia 2021 r. W styczniu 2021 r. pracownik chorował (5 dni roboczych) oraz przebywał na urlopie wypoczynkowym (7 dni). Z tego tytułu otrzymał wynagrodzenie urlopowe, załóżmy, że w wysokości 586,77 zł (tylko z premii) już po pomniejszeniu o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne. W styczniu pracownik był obowiązany przepracować 19 dni, a faktycznie przepracował 7 dni i otrzymał wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3235,88 zł po pomniejszeniu o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne oraz premię w wysokości 206,23 zł po pomniejszeniu składkowym. Przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego za wrzesień wynagrodzenie wypłacone za styczeń należy uwzględnić po uprzednim uzupełnieniu. Oba rodzaje składników wynagrodzenia należy potraktować jak zmienne ze względu na otrzymanie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Uzupełnienie polega więc na zsumowaniu wynagrodzenia urlopowego z wynagrodzeniem za pracę (składnik stały i zmienny), podzieleniu przez liczbę dni przepracowanych, tzn. dni pracy i urlopu wypoczynkowego (7 dni + 7 dni = 14 dni) oraz pomnożeniu przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w styczniu. Uzupełnione wynagrodzenie za styczeń wynosi:
[(3235,88 zł + 586,77 zł + 206,23 zł) : 14] x 19 = 5467,82 zł

przykład 2

Prowizja od sprzedaży
Pracownik jest wynagradzany stawką godzinową 20 zł. Oprócz stawki zasadniczej otrzymuje również prowizję od wyników sprzedaży. Zdarza się też, że pracuje w porze nocnej, za co przysługuje stosowny dodatek. Pracownik zachorował we wrześniu 2021 r. Ma prawo do zasiłku chorobowego, którego podstawę wymiaru stanowi wypłacone wynagrodzenie za okres od września 2020 r. do sierpnia 2021 r. W kwietniu 2021 r., w którym było do przepracowania 21 dni (168 godzin), przebywał 2 dni (16 godzin) na urlopie wypoczynkowym oraz opiekował się chorym dzieckiem przez 5 dni roboczych (40 godzin). W tym też miesiącu wykonywał pracę w porze nocnej. Za kwiecień uzyskał faktycznie następujące wynagrodzenia (już po odliczeniu części składkowej 13,71 proc.):
• zasadnicze – 2240 zł (20 zł x 112 godzin faktycznej pracy; 168 godzin nominalnych – 56 godzin nieobecności),
• wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy z podstawy wymiaru ustalonej z okresu trzech miesięcy poprzedzających rozpoczęcie urlopu, tj. ze zmiennych składników – 214,83 zł,
• prowizja od sprzedaży – 431,45 zł,
• dodatek za pracę w porze nocnej – 18,12 zł.
W tym przypadku całość wynagrodzenia (bez dodatków nocnych) należy potraktować jak wynagrodzenie zmienne (dla potrzeb zasiłkowych wynagrodzenie w stawce godzinowej traktuje się jak stałe, ale w tym przypadku – w związku z urlopem – jak zmienne) i uzupełnić następująco:
• suma wypłaconych wynagrodzeń: 2240 zł + 214,83 zł + 431,45 zł = 2886,28 zł,
• wynagrodzenie po uzupełnieniu: 2886,28 zł : 16 dni (14 dni pracy + 2 dni urlopu) x 21 dni = 3788,19 zł,
• podstawa wymiaru wrześniowego zasiłku chorobowego: 3788,19 zł + 18,12 zł (dodatek nocny przyjmowany bez uzupełniania) = 3806,31 zł

przykład 3

Zasiłek opiekuńczy
Pracownik otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 2800 zł. Pracownik we wrześniu br. stał się niezdolny do pracy z powodu choroby. W lipcu br., a więc w miesiącu należącego do okresu, z którego jest ustalana podstawa chorobowego, pracownik ten przebywał przez 10 dni na urlopie wypoczynkowym. W lipcu pracownik pracował przez 8 dni i oprócz wynagrodzenia zasadniczego otrzymał także wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych w kwocie 110 zł już po pomniejszeniu o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne. Przez 5 dni przebywał na zasiłku opiekuńczym. W lipcu pracownik był miał obowiązek przepracować 22 dni.
Przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego za wrzesień wynagrodzenie otrzymane za lipiec należy uwzględnić po uprzednim uzupełnieniu według zasad określonych dla składników stałych. Uzupełnienie wynagrodzenia za lipiec polega na przyjęciu pełnej miesięcznej kwoty, którą pracownik otrzymałby za cały miesiąc, tj. 2416,12 zł (2800 zł, po pomniejszeniu o 13,71 proc.). Do uzupełnionego wynagrodzenia za lipiec należy dodać wynagrodzenie za godziny nadliczbowe w kwocie 110 zł. Wynagrodzenie za lipiec uwzględnione w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego wynosi 2526,12 zł (2416,12 zł + 110 zł).

przykład 4

Godziny nadliczbowe
Wynagrodzenie pracownika to stawka miesięczna wynosząca 5000 zł. Zachorował on we wrześniu 2021 r. W okresie od września 2020 do sierpnia 2021 były miesiące, w których pracownik miał godziny nadliczbowe, za które otrzymał dodatkowe wynagrodzenie. W lutym 2021 r. pracownik wybrał 3 dni urlopu wypoczynkowego oraz 5 dni urlopu bezpłatnego. Wynagrodzenie urlopowe z lutego zostało obliczone z „nadliczbówek” grudniowych. Jednak nie wejdzie ono do podstawy zasiłkowej. Stanowi ją tylko wynagrodzenie zasadnicze, w pełnej miesięcznej kwocie.
Jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie stałe i zmienne, lecz pomniejszane inaczej niż proporcjonalnie i w danym miesiącu oprócz usprawiedliwionej nieobecności miał urlop wypoczynkowy opłacony wynagrodzeniem urlopowym ze zmiennego składnika, to uzupełniając taki miesiąc, stałe wynagrodzenie przyjmuje się w wysokości wynikającej z umowy o pracę, a zmienne w wysokości faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania. [przykład 3]
Może wystąpić również taka sytuacja, że pracownik jest wynagradzany wyłącznie wynagrodzeniem w stałej miesięcznej stawce bez składników zmiennych jak np. premie, a w miesiącu wymagającym uzupełnienia, tj. z urlopem wypoczynkowym i inną uzasadnioną absencją, otrzymał wynagrodzenie urlopowe obliczone z wynagrodzenia za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej wypłaconych w okresie trzech miesięcy poprzedzających rozpoczęcie urlopu. Wtedy uzupełnia się tylko wynagrodzenie stałe miesięczne, tj. poprzez przyjęcie go w pełnej wysokości, zgodnie z umową o pracę, co oznacza, że wynagrodzenie urlopowe zostanie wyłączone. [przykład 4]
Podstawa prawna
•art. 3 pkt 3, art. 36 ust. 1, art. 37, art. 38 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133)