Zmiany w ubezpieczeniach społecznych: Część I. Rozwiązania systemowe

Jakie składki płacą przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą i czy inne zasady dotyczą tych, którzy korzystają z ulgi na start?

Joanna Śliwińska, radca prawny specjalizujący się w tematyce ubezpieczeń społecznych

to wchodzi w życie 18 września 2021 r.

ZUS a osoby współpracujące

Nowelizacja ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 619; dalej: ustawa systemowa) zmienia katalog osób, które mogą dobrowolnie podlegać ubezpieczeniu chorobowemu. Do art. 11 ust. 2 ustawy systemowej dodano współpracowników przedsiębiorcy korzystającego z ulgi na start na podstawie art. 18 ust. 1 ustawy z 6 marca 2018 r. ‒ Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 162). Dotychczas do tej grupy należeli nakładcy, zleceniobiorcy (wykonujący umowy cywilnoprawne) oraz ich współpracownicy, prowadzący pozarolniczą działalność oraz ich współpracownicy, doktoranci pobierający stypendium, więźniowie i aresztanci wykonujący pracę na podstawie skierowania do pracy oraz duchowni. Przedsiębiorcy korzystający z ulgi na start nie są uznawani za prowadzących pozarolniczą działalność w rozumieniu ustawy systemowej, dlatego wyrażenie „i ich współpracownicy” zawarte w art. 11 ust. 2 nie obejmowało współpracowników osób korzystających z ulgi na start.

Przykład

Zasiłek dla żony, która pomaga w biznesie

Pan Tomasz rozpoczął wykonywanie działalności gospodarczej. Korzysta z ulgi na start i opłaca tylko składkę zdrowotną. W prowadzeniu działalności pomaga mu żona. Jeśli pomoc ma charakter zorganizowany, to żona podlega z mocy prawa ubezpieczeniom społecznym. Pan Tomasz powinien zgłosić ją do obowiązkowego ubezpieczenia emerytalnego, rentowego, wypadkowego oraz zdrowotnego. Od 18 września będzie mogła ona zdecydować dodatkowo, że chce podlegać także ubezpieczeniu chorobowemu. Tym samym w razie ewentualnej choroby będzie miała prawo do zasiłku chorobowego.

• Jakie składki płacą przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą i czy inne zasady dotyczą tych, którzy korzystają z ulgi na start?

Przedsiębiorcy niekorzystający z ulgi podlegają ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu i dobrowolnie – chorobowemu oraz zdrowotnemu.

Jeśli chodzi natomiast o tych, którzy z ulgi skorzystali, to nie podlegają oni żadnym ubezpieczeniom społecznym, a tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu.

• Na jakich zasadach opłaca się składkę na ubezpieczenie chorobowe? I czy dla każdego jest ona dobrowolna?

Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne dla osób wskazanych w art. 11 ust. 2 ustawy systemowej. Aby uzyskać ubezpieczenie chorobowe, osoby te muszą zostać do niego zgłoszone. W ich przypadku to ubezpieczenie nie powstaje z mocy prawa, jak ma to miejsce w przypadku pracowników.

• Kim jest osoba współpracująca? I na jakiej podstawie się ją zatrudnia?

Za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność, zleceniobiorcami oraz z osobami korzystającymi z ulgi na start uważa się małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności lub wykonywaniu umowy agencyjnej lub umowy zlecenia. Nie dotyczy to osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego. Współpraca jest tytułem do ubezpieczeń, nie jest konieczne podpisywanie przy tym żadnej umowy, wystarczy, że przedsiębiorca zgłosi współpracownika do ubezpieczeń.

Ubezpieczenie wspólników

Kiedy wspólnicy jednoosobowych sp. z o.o. zaczynają podlegać ubezpieczeniom społecznym: od momentu nabycia statusu wspólnika czy od chwili, gdy spółka zaczęła prowadzić działalność? Obecne orzecznictwo uznaje np., że chodzi o ten pierwszy moment, tj. że obowiązek ubezpieczeniowy związany jest z posiadaniem statusu wspólnika, ale nie wszyscy się z tym zgadzają. Dlatego sprawą zgodności z Konstytucją RP art. 8 ust. 6 pkt 4 ustawy systemowej rozumianego w powyższy sposób musiał zająć się Trybunał Konstytucyjny. I wyrokiem z 25 września 2014 r., sygn. SK 4/12, trybunał potwierdził zgodność tego przepisu z Konstytucją RP.

Ustawodawca postanowił jednak niezależnie od tego ostatecznie rozstrzygnąć wątpliwości interpretacyjne co do tego zagadnienia. Dodał do ustawy systemowej w art. 13 pkt 4a, z którego wynika, że wspólnicy jednoosobowych spółek z o.o. podlegają ubezpieczeniom od momentu wpisania spółki do Krajowego Rejestru Sądowego albo od dnia nabycia udziałów w spółce do dnia wykreślenia spółki z KRS albo zbycia wszystkich udziałów w spółce, z wyłączeniem okresu, na który wykonywanie działalności przez spółkę zostało zawieszone na podstawie przepisów prawa przedsiębiorców.

Jednocześnie rozstrzygnięto wątpliwości dotyczące wspólników spółki jawnej, partnerskiej lub komandytowej. Na mocy dodanego do art. 13 pkt 4b będą oni podlegać ubezpieczeniu od dnia wpisania spółki do KRS albo od dnia nabycia ogółu praw i obowiązków w spółce do dnia wykreślenia spółki z KRS albo zbycia ogółu praw i obowiązków w spółce, z wyłączeniem okresu, na który wykonywanie działalności przez spółkę zostało zawieszone na podstawie przepisów prawa przedsiębiorców.

Aby nie było już żadnych sporów, zmodyfikowano także brzmienie art. 13 pkt 4 ustawy systemowej. Powtórzono zasadę, że osoby prowadzące pozarolniczą działalność podlegają ubezpieczeniu od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności do dnia zaprzestania jej wykonywania z wyłączeniem okresu, na który działalność została zawieszona na podstawie art. 36aa ustawy systemowej (w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem) oraz przepisów prawa przedsiębiorców, ale jednocześnie podkreślono, że nie dotyczy to wspólników wymienionych wyżej spółek.

• Kim są osoby prowadzące pozarolniczą działalność?

Katalog tych osób ‒ w rozumieniu ustawy systemowej ‒ jest dość szeroki i obejmuje:

osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów prawa przedsiębiorców lub innych przepisów szczególnych, z wyłączeniem osoby korzystającej z ulgi na start na podstawie art. 18 prawa przedsiębiorców,
twórcę i artystę,
osobę prowadzącą działalność w zakresie wolnego zawodu,
wspólnika jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz wspólników spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej,
akcjonariusza prostej spółki akcyjnej wnoszącego do spółki wkład, którego przedmiotem jest świadczenie pracy lub usług,
osobę prowadzącą publiczną lub niepubliczną szkołę, inną formę wychowania przedszkolnego, placówkę lub ich zespół, na podstawie przepisów oświatowych.

Nie oznacza to jednak, że wszystkie te osoby podlegają tym samym zasadom. Szczególnie należy wskazać na jedną z różnic między osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność gospodarczą a mającymi status wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. W przypadku tych pierwszych obowiązek ubezpieczeniowy rozpoczyna się od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności do dnia zakończenia, z wyjątkiem okresu zawieszenia. Domniemanie trwania tych okresów związane jest z datami rozpoczęcia/zakończenia wykonywania działalności w postaci wpisów w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Domniemanie to można jednak obalić – co może zrobić zarówno sam (domniemany) przedsiębiorca, jak i ZUS. Inaczej jest jednak w przypadku wspólników jednoosobowych sp. z o.o.

WAŻNE! W przypadku wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. oraz wspólników spółki jawnej, partnerskiej i komandytowej obowiązek ubezpieczeniowy nie jest związany z prowadzeniem działalności przez spółkę, tak jak ma to miejsce w przypadku przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą.

Naliczanie odsetek

Nowelizacja zmienia zasady naliczania odsetek od nieopłaconych w terminie składek. Do ustawy systemowej dodano art. 23 ust. 1a, zgodnie z którym odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekracza 1 proc. kwoty ustawowego minimalnego wynagrodzenia. Obecnie to więc 28 zł – kwota ta będzie odpowiednio rosła wraz ze wzrostem minimalnej pensji.

Ponadto składki nie będą naliczane w tych przypadkach, gdy przyczyny nieopłacenia będą leżały po stronie ZUS. Wówczas odsetki nie będą naliczane za okres od dnia, w którym składki stały się wymagalne, do dnia ich opłacenia. Zgodnie z dodanym do ustawy systemowej art. 24 ust. 1c chodzi o takie sytuacje, jak:

błędne zawiadomienie przez ZUS o stanie rozliczeń,
zastosowanie się płatnika składek w danym okresie rozliczeniowym do utrwalonej praktyki interpretacyjnej ZUS, z uwzględnieniem art. 34 ust. 15 prawa przedsiębiorców,
zastosowanie się płatnika składek do pisma ZUS w jego indywidualnej sprawie,
zastosowanie się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej ZUS, która następnie uległa zmianie.

Uwaga! Przez utrwaloną praktykę interpretacyjną rozumie się wyjaśnienia zakresu i sposobu stosowania przepisów prawa, które dominowały w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez ZUS w takich samych stanach faktycznych lub w odniesieniu do takich samych zdarzeń przyszłych oraz w takim samym stanie prawnym. Płatnik musi się więc liczyć z tym, że jeśli dane zagadnienie będzie rozstrzygane różnie przez ZUS, a płatnik zastosuje się do bardziej korzystnej dla niego wykładni, może ona nie spełnić warunku dominującej.

W przypadku gdy ZUS stwierdzi, że z winy zakładu doszło do niezapłacenia składek przez płatnika, zawiadamia o tym płatnika. W zawiadomieniu powinna być wskazana kwota zaległości, informacja o braku obowiązku zapłaty odsetek oraz konieczności zapłaty składek w terminie 14 dni, licząc od dnia otrzymania zawiadomienia. Jeśli płatnik 14-dniowy termin przekroczy, to będzie musiał zapłacić odsetki za cały okres – od dnia wymagalności składek.

Przykład

Niedopłata z winy ZUS

ZUS poinformował spółkę ABC o powstałej niedopłacie składek, co spowodowane było wcześniejszym błędem Zakładu. ZUS wezwał spółkę do zapłaty należności w terminie 14 dni. Jeśli spółka przekroczy ten okres, ZUS naliczy składki w pełnej wysokości.

• Jak obecnie, tj. przed wejściem nowelizacji w życie, liczy się odsetki od składek nieuiszczonych w terminie?

Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy systemowej od nieopłaconych w terminie składek należne są od płatnika składek odsetki za zwłokę ustalane na zasadach i w wysokości określonych w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. ‒ Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1540) z wyłączeniem art. 56a tego aktu prawnego dotyczącego obniżonej stawki odsetek za zwłokę w razie złożenia korekty deklaracji oraz zapłaty wymaganego podatku. Ogólne zasady wynikające z ordynacji podatkowej stanowią, że stawka odsetek za zwłokę jest równa sumie 200 proc. podstawowej stopy oprocentowania kredytu lombardowego, ustalanej zgodnie z przepisami o Narodowym Banku Polskim, i 2 proc., z tym że stawka ta nie może być niższa niż 8 proc. Obecnie wynosi 8 proc.

Naliczanie odsetek nie jest związane z wystąpieniem winy po stronie płatnika. Nie może on domagać się od ZUS zwolnienia z odsetek na tej podstawie, że do nieopłacenia składek w terminie doszło z powodu okoliczności od niego niezależnych.

Bieg przedawnienia

Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z art. 24 ust. 4 ustawy systemowej należności z tytułu składek ulegają przedawnieniu po upływie pięciu lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne. Ustawa przewiduje jednak kilka wyjątków od tej reguły, gdy bieg przedawnienia może być nie tylko zawieszony, lecz także przerwany. Na mocy ust. 5c dzieje się tak wraz z ogłoszeniem upadłości. Przedawnienie rozpoczyna się na nowo od dnia następującego po dniu uprawomocnienia się postanowienia o ukończeniu postępowania upadłościowego lub jego umorzeniu. Nowelizacja doprecyzowała zasady przerwania przedawnienia w związku z upadłością. Zgodnie z nowo dodanym do art. 24 ust. 5ca, jeżeli ogłoszenie upadłości nastąpiło przed rozpoczęciem biegu terminu przedawnienia, to bieg rozpoczyna się od dnia następującego po dniu uprawomocnienia się postanowienia o zakończeniu lub umorzeniu postępowania upadłościowego.

Przykład

Upadłość zawiesza bieg terminu przedawnienia

Wobec spółki ABC przez cały 2020 r. prowadzone było postępowanie upadłościowe, które zostało umorzone prawomocnie 10 stycznia 2021 r. Bieg terminu przedawnienia składek rozpoczął się na nowo od 11 stycznia 2021 r.

Zmianie w art. 24 ustawy systemowej uległ także ust. 5f. W dotychczasowym brzmieniu w przypadku wydania przez ZUS decyzji ustalającej obowiązek podlegania ubezpieczeniom społecznym, podstawę wymiaru składek lub obowiązek opłacania składek na te ubezpieczenia bieg terminu przedawnienia ulega zawieszeniu od dnia wszczęcia postępowania do dnia, w którym decyzja stała się prawomocna. Zgodnie z nowym brzmieniem tego ustępu bieg terminu przedawnienia ulega zawieszeniu od dnia wszczęcia przez ZUS postępowania w sprawie wydania decyzji ustalającej obowiązek podlegania ubezpieczeniom społecznym, podstawę wymiaru składek lub obowiązek opłacania składek na te ubezpieczenia, do dnia, w którym decyzja stała się prawomocna. W jego nowym kształcie zawieszenie biegu przedawnienia nie jest więc uwarunkowane wydaniem decyzji. Nawet gdy decyzja nie zostanie wydana, bo np. ZUS nie znalazł nieprawidłowości, bieg przedawnienia będzie wstrzymany.

Nowelizacja dodaje do ustawy systemowej kolejną okoliczność, gdy bieg terminu przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu. Zgodnie z nowo dodanym ust. 5g w art. 24 taką okolicznością będzie objęcie restrukturyzacją należności z tytułu składek, o których mowa w art. 160 ustawy z 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1588). Bieg przedawnienia nie rozpocznie się albo zostanie zawieszony do dnia zapłaty ostatniej raty w przypadku rozłożenia na raty lub do dnia zapłaty w przypadku odroczenia terminu płatności.

• Na czym polega restrukturyzacja należności z tytułu składek? I kto może z niej skorzystać?

Restrukturyzacja składek to jedna z propozycji układowych, jakie może złożyć dłużnik w ramach postępowania układowego swoim wierzycielom. Może obejmować składki na ubezpieczenia społeczne, na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Emerytur Pomostowych. Co do zasady powinna polegać na rozłożeniu na raty lub odroczeniu terminu płatności.

Zwrot nadpłaty

Niewielkie zmiany dotyczą także zasad zwrotu nadpłaconych składek. Zgodnie z art. 24 ust. 6a ustawy systemowej nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku ‒ na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik składek złoży wniosek o ich zwrot. Zgodnie zaś z ust. 6b tego artykułu ZUS zawiadamia płatnika o kwocie nienależnie opłaconych składek, które mogą być zwrócone, chyba że nie przekraczają wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym. Takie są ogólne zasady, które obowiązują obecnie.

Po zmianie ust. 6b, tj. od 18 września, ZUS nie zawiadomi już płatnika o zwrocie, jeżeli kwota nienależnie opłaconych składek przekracza dziesięciokrotność kwoty kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Ta wynosi obecnie 11,60 zł, tym samym gdy nowelizacja wejdzie w życie, ZUS nie poinformuje o zwrocie, gdy kwota składek, o których mowa, przekroczy 116 zł. A od 3 października 2021 r. – 160 zł, bo zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej z 5 stycznia 2021 r. w sprawie wysokości kosztów upomnienia doręczanego zobowiązanemu przed wszczęciem egzekucji administracyjnej (Dz.U. poz. 67) nowe koszty upomnienia wzrosną do 16 zł.

Płatnik w sytuacji, gdy sam stwierdził nadpłatę lub został zawiadomiony o niej przez ZUS, może złożyć wniosek o jej zwrot. Nadpłacone składki powinny zostać zwrócone w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku. Ustawa systemowa nie określała dotychczas, w jakiej formie zwrot ma zostać dokonany. Nowelizacja precyzuje to w art. 24 ust. 6d i zgodnie z jego nowym brzmieniem zwrot następuje w formie bezgotówkowej na rachunek bankowy płatnika składek zewidencjonowany na koncie płatnika składek. Natomiast w przypadku braku płatnika nienależnie opłacone składki podlegają zwrotowi następcy prawnemu w terminie i na zasadach określonych dla płatnika.

Nowelizacja doprecyzowała także zasadę wynikającą z art. 24 ust. 6f dotyczącą zawiadamiania ubezpieczonego o kwocie nienależnie opłaconych składek w części przez niego sfinansowanej w przypadku braku płatnika składek lub jego następcy prawnego. Po takim zawiadomieniu ubezpieczony ma prawo wystąpić do ZUS o zwrot nadpłaty. Nowe brzmienie przepisu doprecyzowuje, że w takiej sytuacji stosuje się odpowiednio przepis o zwrocie nadpłaty na rzecz płatników.

Umorzenie: wyjątek dla ogłaszających upadłość

Ustawodawca wprowadza wyjątek od zasady, że umorzeniu nie mogą podlegać składki należne za ubezpieczonych (pracowników, zleceniobiorców) zgłaszanych przez płatnika ‒ art. 30 ustawy systemowej. Od 18 września umorzenie składek będzie możliwe w przypadku ogłoszenia upadłości przez osobę fizyczną niepodlegającą ZUS z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.

• Kiedy można umorzyć należności z tytułu składek? Jakie są ogólne zasady z tym związane?

Zgodnie z art. 28 ustawy systemowej możliwe jest to wtedy, gdy ma miejsce całkowita nieściągalność. A jest ona stwierdzana wyłącznie w przypadkach określonych w ustawie, tj. gdy:

dłużnik zmarł, nie pozostawiając żadnego majątku lub pozostawił ruchomości niepodlegające egzekucji na podstawie odrębnych przepisów albo pozostawił przedmioty codziennego użytku domowego, których łączna wartość nie przekracza kwoty stanowiącej trzykrotność przeciętnego wynagrodzenia i jednocześnie brak jest następców prawnych oraz nie ma możliwości przeniesienia odpowiedzialności na osoby trzecie;
sąd oddalił wniosek o ogłoszenie upadłości dłużnika lub umorzył postępowanie upadłościowe z przyczyn, o których mowa w art. 13 i art. 361 pkt 1 ustawy z 28 lutego 2003 r. ‒ Prawo upadłościowe (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1228);
nastąpiło zaprzestanie prowadzenia działalności przy jednoczesnym braku majątku, z którego można egzekwować należności, małżonka, następców prawnych, możliwości przeniesienia odpowiedzialności na osoby trzecie w rozumieniu przepisów ordynacji podatkowej;
nie nastąpiło zaspokojenie należności w zakończonym postępowaniu likwidacyjnym;
wysokość nieopłaconej składki nie przekracza kwoty kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym;
nie nastąpiło zaspokojenie należności w umorzonym postępowaniu upadłościowym;
naczelnik urzędu skarbowego lub komornik sądowy stwierdził brak majątku, z którego można prowadzić egzekucję;
jest oczywiste, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwot przekraczających wydatki egzekucyjne.

Uwaga! Do tego zamkniętego katalogu dojdzie od 18 września okoliczność w postaci ogłoszenia upadłości, o której mowa w części III tytule V prawa upadłościowego, tj. wobec osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

WAŻNE! W przypadku ogłoszenia upadłości osoby fizycznej nieprowadzącej działalności będzie możliwe umorzenie zaległych składek nawet za zatrudniane w przeszłości osoby.

Niekiedy z mocy prawa

Nowelizacja wprowadza także całkowicie nową podstawę umorzenia składek, kiedy nie będzie konieczne wykazywanie całkowitej nieściągalności. Na mocy dodanych do art. 28 ust. 5a‒5c ulegają umorzeniu należności składkowe w następujących przypadkach:

płatnik i ubezpieczeni zostali wyrejestrowani z ubezpieczeń, a wysokość należności nie przekracza wysokości dziesięciokrotności kwoty kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym w administracji;
płatnik zmarł, a należności nie przekraczają 10 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w kwartale poprzedzającym zgon dłużnika.

ZUS nie będzie wtedy wydawał decyzji o umorzeniu. W pierwszym przypadku chodzi o 116 zł, a od 3 października 2021 r. – o 160 zł. W drugim zaś obecnie o kwotę ok. 550 zł.

Przykład

Dług wobec ZUS zniknie sam

Pan Paweł do końca września będzie prowadził działalność gospodarczą. Wyrejestrował już wszystkich ubezpieczonych, a z końcem września wyrejestruje siebie. Ma drobne zaległości składkowe. Jeśli ich nie spłaci, to w przypadku gdy nie przekroczą na 1 października 2021 r. 116 zł, zostaną z mocy prawa umorzone. Pan Paweł nie otrzyma decyzji, bo umorzenie nastąpi z mocy prawa.

Zawieszenie i wznowienie działalności

Nowelizacja wprowadza zmiany także dla osób wznawiających działalność gospodarczą. Zgodnie z dotychczasowymi zasadami w okresie jej zawieszenia ubezpieczenia emerytalno-rentowe są dobrowolne. I nawet gdyby przedsiębiorca w tym okresie chciał podlegać tym rodzajom ubezpieczenia (co zdarza się wyjątkowo), to i tak nie może podlegać ubezpieczeniu chorobowemu.

Zgodnie z art. 36a ust. 2 ustawy systemowej zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej powoduje ustanie obowiązku ubezpieczeń społecznych od dnia, w którym rozpoczął się okres zawieszenia, do dnia poprzedzającego dzień wznowienia wykonywania działalności gospodarczej. Wznowienie działalności nie wymaga ponownego zgłoszenia do ubezpieczenia. Nowelizacja precyzuje, że chodzi tu o ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz chorobowe – ale tylko w przypadku tych osób, które podlegały im do dnia zawieszenia działalności.

Przykład

Automatyczny powrót do chorobowego

Pani Dorota prowadziła pozarolniczą działalność do końca maja 2021 r., z której podlegała także dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu. Chciałaby wznowić działalność od 1 grudnia 2021 r.

Pani Dorota nie musi zgłaszać się do żadnego rodzaju ubezpieczeń. Do końca maja podlegała ubezpieczeniu chorobowemu, nie musi więc zgłaszać się także do ubezpieczenia chorobowego.

Dokumenty rozliczeniowe

Nowelizacja w art. 47 dodaje ust. 2h i 2i, na mocy których deklaracje rozliczeniowe oraz imienne raporty miesięczne za płatników składek zwolnionych z obowiązku ich składania sporządza ZUS. Moc tych dokumentów jest zrównana z mocą dokumentów rozliczeniowych złożonych przez płatnika składek.

Dodatkowo zmieniono brzmienie art. 47a ust. 1, gdzie potwierdzono, że dokumenty rozliczeniowe, które płatnik musi składać do ZUS, mogą być składane nie tylko jako dokumenty elektroniczne z określonego w ustawie oprogramowania, lecz także za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez ZUS.

Zmianie uległ również art. 47a ust. 2a, który będzie pozwalał na podpisanie dokumentów elektronicznych składanych do ZUS także podpisem zaufanym albo podpisem osobistym osoby odpowiedzialnej za przekazanie tych dokumentów.

Dotyczy to dokumentów określonych w art. 47a ust. 1, tj.:

zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych,
imiennych raportów miesięcznych,
deklaracji rozliczeniowych,
innych dokumentów niezbędnych do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych,
korekty tych dokumentów,
dokumentu określonego w art. 41 ust. 8 (chodzi o informację dla ubezpieczonych).

Uwaga! Dotychczas podpisanie tych dokumentów było możliwe tylko kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Samodzielne pobieranie zaświadczeń

Na mocy nowo dodanego art. 50 ust. 4d ustawy systemowej płatnik, ubezpieczony oraz pobierający świadczenia z ubezpieczeń społecznych lub inne świadczenia wypłacane przez ZUS na podstawie odrębnych przepisów, który ma profil informacyjny na PUE ZUS, może samodzielnie pobierać dokument potwierdzający tam zgromadzone dane na swój temat. Jakie dokładnie dane będzie można pobrać w ten sposób, określi ZUS. PUE posiada już taką funkcjonalność, wprowadzone przepisy są tylko jej potwierdzeniem.

Osoba, która chce pobrać takie zaświadczenie, otrzymuje je w postaci dokumentu elektronicznego potwierdzonego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną ZUS lub w formie wydruku. Dokument taki ma moc zrównaną z mocą dokumentu wydanego przez ZUS, jeżeli został on zweryfikowany drogą elektroniczną. ZUS został zobowiązany do zapewnienia takiej weryfikacji.

Umarzanie należności cywilnoprawnych

Nowelizacja wprowadzając do ustawy systemowej art. 77a, pozwala ZUS umarzać w całości albo w części, odraczać spłatę lub rozkładać na raty należności pieniężne mające charakter cywilnoprawny. Dotychczas ustawa systemowa pozwalała na umarzanie (odraczanie płatności, rozkładanie na raty) należności publicznoprawnych, jednak nie było podstaw prawnych do umarzania zadłużenia innego rodzaju. Dzięki temu przepisowi ZUS będzie mógł umorzyć np. należności z zastępstwa procesowego, które obecnie, mimo że np. jest oczywiste, że nie uda się wyegzekwować żadnych kwot, cały czas wymuszają na ZUS podejmowanie bezskutecznych działań.

Zasady umarzania, odraczania i rozkładania na raty przez ZUS będą analogiczne do zasad określonych w art. 55 i 56 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 305; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1535).

Zgodnie z art. 77a ust. 2 ustawy systemowej należności będą mogły być umorzone z urzędu w całości, jeżeli:

osoba fizyczna – zmarła, nie pozostawiając żadnego majątku, pozostawiła majątek niepodlegający egzekucji na podstawie odrębnych przepisów albo pozostawiła przedmioty codziennego użytku domowego, których łączna wartość nie przekracza kwoty 6000 zł;
osoba prawna – została wykreślona z właściwego rejestru osób prawnych przy jednoczesnym braku majątku, z którego można by egzekwować należność, a odpowiedzialność z tytułu należności nie przechodzi z mocy prawa na osoby trzecie;
zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwoty wyższej od kosztów dochodzenia i egzekucji należności cywilnoprawnej lub postępowanie egzekucyjne okazało się nieskuteczne;
jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej uległa likwidacji;
zachodzi interes publiczny.

Z wyjątkiem ostatniej okoliczności umorzenie następuje w formie jednostronnego oświadczenia woli ZUS.

Jeśli oprócz dłużnika są inni obowiązani, to należności mogą zostać umorzone z urzędu w całości tylko wtedy, gdy powyższe warunki umarzania są spełnione wobec wszystkich obowiązanych.

Należności mogą być też umarzane na wniosek dłużnika w przypadkach uzasadnionych:

ważnym interesem dłużnika lub interesem publicznym – zadłużenie może być umorzone w całości;
względami społecznymi lub gospodarczymi, w szczególności możliwościami płatniczymi dłużnika ‒ zadłużenie może być umarzane w części, termin spłaty całości albo części należności może zostać odroczony lub płatność całości albo części należności może zostać rozłożona na raty.

Umorzenie, odroczenie terminu spłaty i rozłożenie należności na raty następuje w formie pisemnej, na podstawie przepisów prawa cywilnego.

Powyższe zasady będą miały zastosowanie także do odsetek oraz innych należności ubocznych. Nie będą miały jednak zastosowania do tych należności cywilnoprawnych, których umarzanie, odraczanie terminów spłaty lub rozkładanie na raty regulowane jest odrębnymi przepisami.

Trzeba pamiętać, że umarzanie, odraczanie i rozkładanie na raty będzie udzielane z uwzględnieniem przepisów o pomocy publicznej, np. rozporządzenia Komisji (UE) nr 1407/2013 z 18 grudnia 2013 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz.Urz. UE z 2013 r. L 352, s. 1).

Nienależnie pobrane świadczenia

Zgodnie z obecnym brzmieniem art. 84 ust. 1 ustawy systemowej osoba, która pobrała nienależne świadczenie z ubezpieczeń społecznych, jest obowiązana do jego zwrotu wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie, w wysokości i na zasadach określonych przepisami prawa cywilnego, z uwzględnieniem ust. 11.

Kwestia odsetek od nienależnie pobranych świadczeń jest problematyczna. ZUS stał na stanowisku, że powinny być naliczane od dnia wypłaty, sądy zaś – że od dnia doręczenia decyzji zobowiązującej do zwrotu świadczenia.

Nowelizacja spór ten rozwiązała, do art. 84 ust. 1 dodając zdanie drugie, zgodnie z którym odsetki będą naliczane od dnia następującego po dniu wypłaty świadczenia do dnia spłaty. Wyjątkiem będzie sytuacja, w której zobowiązany zwróci pobrane świadczenia w terminie wskazanym w decyzji zobowiązującej do zwrotu tych należności. Wówczas nie zostaną naliczone odsetki za okres od dnia przypadającego po dniu wydania decyzji do dnia spłaty.

Przykład

Jedno do oddania

Pani Zofia w związku z wypadkiem przy pracy pobierała rentę z tytułu niezdolności do pracy oraz połowę emerytury. W tym czasie zawarła drobną umowę zlecenia. ZUS uznał emeryturę za świadczenie nienależnie pobrane, ponieważ w przypadku zbiegu dwóch świadczeń emeryt/rencista nie może osiągać dodatkowego przychodu.

Pani Zofia przychód ze zlecenia osiągnęła w styczniu, natomiast decyzja w sprawie zwrotu emerytury została doręczona jej w czerwcu. ZUS naliczył odsetki od stycznia (daty wypłaty emerytury), jednak sąd decyzję zmienił, uznając, że odsetki należne są jedynie od dnia doręczenia decyzji.

Gdyby wówczas obowiązywał dodany nowelizacją art. 84 ust. 2 – sąd nie miałby wyjścia i musiałby przyznać rację ZUS.

Nowelizacja rozwiązała jeszcze jeden problem z wykładnią przepisów o zwrocie świadczeń nienależnie pobranych. Obecnie za nienależnie pobrane świadczenia ustawa systemowa (art. 84 ust. 2) uważa:

świadczenia wypłacone mimo zaistnienia okoliczności powodujących ustanie do nich prawa albo wstrzymanie ich wypłaty w całości lub w części, jeżeli osoba pobierająca świadczenie była o tym pouczona (pkt 1);
świadczenia przyznane lub wypłacone na podstawie nieprawdziwych zeznań lub fałszywych dokumentów albo w innych przypadkach świadomego wprowadzania w błąd organu wypłacającego przez pobierającego (pkt 2).

Wykładnia tych przepisów stosowana przez niektóre sądy powodowała, że ZUS nie miał możliwości domagania się zwrotu zasiłków chorobowych, gdy w czasie ich pobierania ubezpieczony wykonywał pracę zarobkową lub wykorzystywał zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia (art. 17 ustawy z 25 czerwca 1998 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa; t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1233). Związane to było z rygorystyczną interpretacją art. 84 ust. 2 pkt 1 ustawy systemowej, który do uznania świadczenia za nienależnie pobrane wymagał uprzedniego pouczenia. Przepisy jednak nigdzie nie wymagają, nie ma też takiej praktyki, aby przed wypłatą zasiłku chorobowego pouczać ubezpieczonego o tym, że nie może wykonywać pracy zarobkowej ani wykorzystywać zwolnienia niezgodnie z jego celem. Zdarzało się jednak, że mimo udowodnienia przez ZUS, że ubezpieczony np. wykonywał dodatkową pracę na zwolnieniu, sąd uwzględniał odwołanie od decyzji zobowiązującej do zwrotu zasiłku właśnie z uwagi na brak pouczenia.

Problem ten ustawodawca rozwiązał poprzez dodanie pkt 3 do art. 84 ust. 2. Zgodnie z nim świadczenia z tytułu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego, gdy stwierdzono, że w okresie ich pobierania świadczeniobiorca wykonywał pracę zarobkową lub wykorzystywał zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia, zostają uznane za nienależnie pobrane.

Przykład

Zasiłek do zwrotu

Pani Ewa otrzymała zwolnienie od pracy. Płatnik wypłacił jej zasiłek za ten okres. Jednak w tym czasie pani Ewa wykonywała dodatkowe zlecenie za wynagrodzenie, co potwierdził ZUS. Wydał decyzję uznającą zasiłek za nienależnie pobrany i zobowiązał panią Ewę do jego zwrotu.

Przed nowelizacją była możliwość, że w przypadku powołania się przez panią Ewę na brak pouczenia sąd przyznałby jej rację. Po wejściu w życie nowelizacji taka argumentacja nie będzie już skuteczna.

ZUS nie tylko łatwiej obroni w sądzie swoje decyzje zobowiązujące do zwrotu świadczeń, lecz także łatwiej odzyska zaległości. Zgodnie z obecnym brzmieniem art. 84 ust. 4 należności te (stwierdzone prawomocną decyzją) podlegają zwrotowi z wypłacanych świadczeń, a gdy dłużnik nie ma prawa do świadczeń ‒ ściągnięciu w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Zgodnie ze znowelizowanym brzmieniem przepisu będzie możliwe w tym przypadku także przeprowadzenie egzekucji sądowej. W praktyce oznacza to, że ZUS będzie mógł przyłączyć się np. do egzekucji z nieruchomości prowadzonej przez komornika sądowego. Dotychczas nie było do tego podstaw, co utrudniało odzyskanie zaległych kwot.

Nowelizacja miała za zadanie potwierdzić także wykładnię art. 84 ust. 6 ustawy systemowej, która obecnie nie wywołuje już sporów między ZUS a sądami. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli wypłacenie nienależnych świadczeń zostało spowodowane przekazaniem przez płatnika składek lub inny podmiot nieprawdziwych danych mających wpływ na prawo do świadczeń lub na ich wysokość, to obowiązek zwrotu tych świadczeń wraz z odsetkami obciąża odpowiednio płatnika składek lub inny podmiot. O ile ostatnio sądy uznawały, że ZUS może kierować żądanie zwrotu bezpośrednio do płatnika lub innego podmiotu, o tyle jeszcze jakiś czas temu uznawały, że ZUS powinien wyczerpać możliwości odzyskania ich od osoby, która świadczenia pobrała. Jak wynika z uzasadnienia do projektu ustawy, celem nowelizacji było jedynie potwierdzenie obecnej wykładni. Po wejściu w życie zmian z ust. 6 będzie wynikało wprost, że obowiązek zwrotu świadczeń wraz z odsetkami będzie obciążał płatnika lub inny podmiot za cały okres, za który nienależnie świadczenia zostały wypłacone.

Przykład

Gdy w błąd wprowadza ktoś inny

Pani Anna prowadzi działalność gospodarczą. Jej bezrobotna koleżanka zaszła w ciążę i pani Anna zgodziła się ją fikcyjnie zatrudnić z dość wysokim wynagrodzeniem, co pozwoliło koleżance na uzyskanie wysokiego zasiłku chorobowego i macierzyńskiego. Sprawą zainteresował się ZUS i stwierdził, że zasiłek był świadczeniem nienależnie pobranym. ZUS zobowiązał do zwrotu zasiłku panią Annę, bo uznał, że to ona, zgłaszając koleżankę do ubezpieczeń z fikcyjnego tytułu (pozornej umowy o pracę), wprowadziła ZUS w błąd i doprowadziła do wypłaty zasiłku.

Kontrola płatników

Nowelizacja porządkuje także przepisy dotyczące kontroli płatników.

Zgodnie z art. 87 ustawy systemowej w trakcie przeprowadzania kontroli inspektor ZUS ma prawo m.in. badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe, a także przesłuchiwać świadków oraz płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego. Zdarzało się jednak, że niektórzy płatnicy kwestionowali podstawy prawne wzywania tych osób na przesłuchanie przez inspektorów kontroli. Dlatego nowelizacja doprecyzowuje brzmienie art. 87 pkt 5 i 6, zgodnie z którym kontroler będzie miał prawo „wzywać i przesłuchiwać” świadków, płatnika i ubezpieczonego.

Artykuł 91 ustawy systemowej w obecnym brzmieniu przewiduje też, że protokół kontroli powinien zawierać m.in. pieczęć i podpis inspektora kontroli ZUS, a po zmianach wymagany będzie jedynie podpis inspektora z podaniem imienia i nazwiska. Z kolei w art. 91 ust. 2 usunięto wymóg, zgodnie z którym protokół sporządza się w „jednobrzmiących” egzemplarzach. Zmiany te pozwolą na doręczenia płatnikowi protokołu w formie elektronicznej.

Ponadto nowelizacja ustanawia formę, w jakiej można dokonać zmian w protokole. Zgodnie z dodanym ust. 2a w art. 91 inspektor będzie mógł to zrobić w formie aneksu. Zmianie musiał wobec tego ulec także ust. 3, który daje płatnikowi prawo do złożenia w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu pisemnych zastrzeżeń do jego ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe. To samo uprawnienie będzie przysługiwało płatnikowi w odniesieniu do aneksu do protokołu, chyba że jest to aneks wydany w wyniku rozpatrzenia już wcześniej złożonych zastrzeżeń (ust. 4a).

Umorzenie dodatkowej opłaty

Na mocy art. 12 nowelizacji podlegają umorzeniu z mocy prawa opłaty dodatkowe wymierzone na podstawie art. 47 ust. 10c ustawy systemowej w brzmieniu obowiązującym do 12 czerwca 2017 r. Były to opłaty, które ZUS nakładał na płatnika albo instytucję obsługującą wpłaty, gdy z powodu nieprzekazania lub przekazania błędnego zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, zgłoszenia płatnika składek, imiennego raportu miesięcznego, deklaracji rozliczeniowej, dokumentu płatniczego lub zlecenia płatniczego przez te podmioty, ZUS nie mógł przekazać w terminie składki do otwartego funduszu emerytalnego.

Dodatkowe zmiany

Nowelizacja oprócz określonych wyżej zmian wprowadza też inne, nieistotne z punktu widzenia płatników i ubezpieczonych. Naprawia np. błąd zawarty w art. 18 ust. 1 ustawy systemowej, który obecnie określając podstawę wymiaru składek, wskazuje na osoby określone w art. 6 ust. 1‒3, podczas gdy w rzeczywistości chodzi o osoby określone w art. 6 ust. 1 pkt 1–3.

Zmianie ulegają też przepisy dotyczące gospodarki finansowej ZUS oraz jego organów.

to wchodzi w życie 1 stycznia 2022 r.

Dobrowolne podleganie ubezpieczeniom

Jedna z najważniejszych zmian wprowadzanych nowelizacją to likwidacja zasady automatycznego ustania ubezpieczenia chorobowego osób prowadzących pozarolniczą działalność, ich współpracowników i duchownych oraz ubezpieczenia emerytalno-rentowego osób podlegających im dobrowolnie na warunkach określonych w art. 7 ustawy systemowej. Spóźnienie się ze składką lub zapłacenie jej w niepełnej wysokości zgodnie z obecnym brzmieniem art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy systemowej powoduje, że ubezpieczenia te ustają z mocy prawa od początku miesiąca, za który była należna nieprawidłowo opłacona składka. Skutek ten zachodzi niezależnie od winy płatnika. ZUS nie ma przy tym obowiązku zawiadamiania o ustaniu ubezpieczenia, dlatego nierzadko o niepodleganiu ubezpieczeniu chorobowemu płatnik dowiaduje się, gdy występuje np. o zasiłek chorobowy, a ZUS odmawia jego wypłaty.

Płatnik może jednak wystąpić o wyrażenie zgody na zapłatę składki po terminie, nawet jeśli zaległa składka jest już dawno zapłacona. ZUS w większości przypadków zgodę wyraża, co oznacza przywrócenie ubezpieczenia chorobowego (emerytalno-rentowego w przypadku osób określonych w art. 7), tak jakby nigdy nie ustało. Niewyrażenie zgody powoduje, że do ubezpieczenia trzeba zgłosić się ponownie, a w związku z wymaganym okresem wyczekiwania określonym w ustawie zasiłkowej, zasiłek chorobowy będzie przysługiwał dopiero po trzech miesiącach od zgłoszenia.

Jak wynika z uzasadnienia do projektu nowelizacji, ZUS wyrażał zgodę na zapłatę składki po terminie w ponad 90 proc. przypadków. Ustawodawca zdecydował, że przy takim odsetku zasadnych (według ZUS) wniosków utrzymywanie dalej takiej konstrukcji nie jest zasadne. Powoduje tylko niepotrzebne czynności po stronie ZUS i zakłóca sprawną wypłatę zasiłków. Nowelizacja uchyla więc art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy systemowej, co oznacza, że nawet w przypadku niedopłaty lub spóźnienia ze składką ubezpieczenie chorobowe nie ustanie, ale tak jak emerytalne, rentowe i wypadkowe trwać będzie nadal, a ZUS będzie naliczał za nie składki. Potwierdza to nowe brzmienie art. 14 ust 2a, zgodnie z którym w okresie od dnia objęcia dobrowolnie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi albo chorobowym do dnia ich ustania płatnik składek jest obowiązany do rozliczania i opłacania składek za każdy miesiąc trwania tych ubezpieczeń. Trzeba jednak zaznaczyć, że dopóki zaległości składkowe istnieją, dopóty ubezpieczony dobrowolnie nie otrzyma świadczeń chorobowych, mimo że nie będzie przerwy w podleganiu ubezpieczeniu – szerzej na ten temat w dalszej części opracowania.

Uchylenie zasady automatycznego wyłączenia z ubezpieczenia chorobowego wchodzi w życie 1 stycznia 2022 r., spóźnienie się więc ze składką lub jej niedopłata jeszcze do końca grudnia będzie skutkowała wyłączeniem z ubezpieczenia. 1 stycznia 2022 r. nie nastąpi jednak automatyczne włączenie do ubezpieczenia chorobowego, konieczne będzie złożenie odpowiedniego wniosku, na co będzie czas do 30 czerwca 2022 r.

Przykład

Odzyskanie prawa do zasiłku

Pan Paweł spóźnił się z zapłatą składki za sierpień. Oznacza to, że od 1 sierpnia nie ma prawa do zasiłku chorobowego ani innych świadczeń chorobowych. Aby prawo to odzyskać, musi albo złożyć wniosek o wyrażenie zgody na zapłatę składki po terminie i uzyskać zgodę ZUS, albo zgłosić się do ubezpieczania chorobowego od nowa. Pan Paweł 1 stycznia 2022 r. nie zacznie automatycznie podlegać ubezpieczeniu chorobowemu, będzie musiał złożyć jeden z tych wniosków. Na złożenie pierwszego z nich będzie miał czas do 30 czerwca 2022 r., a drugi może złożyć w każdym czasie, ale będzie się to wiązało z 90-dniowym okresem oczekiwania na prawo do świadczeń.

To najważniejsza zmiana dotycząca dobrowolnego podlegania ubezpieczeniom, ale uporządkowany został cały art. 14 i zasady podlegania temu ubezpieczeniu.

Objęcie dobrowolnie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi albo chorobowym następuje od dnia wskazanego odpowiednio w zgłoszeniu do ubezpieczenia, nie wcześniej jednak niż od dnia, w którym zgłoszenie zostało złożone w ZUS.

W przypadku gdy ubezpieczenie emerytalno-rentowe jest obowiązkowe, a chorobowe dobrowolne (tak jak w przypadku np. przedsiębiorców), zgłoszenie do ubezpieczenia chorobowego może być dokonane w każdej chwili. Dzień wskazany w zgłoszeniu nie może być jednak wcześniejszy niż dzień składania tego zgłoszenia do ZUS. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy zgłoszenie do ubezpieczenia chorobowego jest dokonywane razem ze zgłoszeniem do ubezpieczenia emerytalno-rentowego w wymaganym, 7-dniowym terminie od powstania obowiązku ubezpieczeniowego, np. rozpoczęcia działalności gospodarczej. Wówczas możliwe jest wsteczne podleganie ubezpieczeniom, ale maksymalnie od dnia powstania obowiązku ubezpieczeniowego.

Dobrowolne ubezpieczenia ustają z kolei w następujących terminach:

od dnia wskazanego w zgłoszeniu wyrejestrowania, nie wcześniej jednak niż od dnia, w którym zgłoszenie zostało złożone w ZUS,
od dnia ustania tytułu podlegania tym ubezpieczeniom.

Potrącanie zadłużenia ze świadczeń

Obecne brzmienie ustawy systemowej pozwala ZUS na odzyskanie zaległych składek, odsetek za zwłokę, kosztów egzekucyjnych, kosztów upomnienia oraz dodatkowej opłaty tylko w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji lub egzekucji sądowej. Nie jest możliwe potrącanie tych należności ze świadczeń wypłacanych dłużnikowi, np. zasiłku, emerytury itd. Prowadziło to do sytuacji, w której z jednej strony ZUS próbował odzyskać należności od dłużnika, a z drugiej wypłacał mu świadczenie w pełnej wysokości.

Nowelizacja zmienia brzmienie art. 24 ust. 2 ustawy systemowej, które po wejściu w życie zmiany będzie pozwalało na dokonanie takich potrąceń.

Przykład

ZUS ujmie z zasiłku

Pan Tomasz prowadził pozarolniczą działalność gospodarczą. Przez kilka miesięcy nie opłacał składek, po czym zakończył wykonywanie działalności. Niedługo potem zawarł umowę o pracę i zachorował. ZUS musiał wypłacać mu zasiłek, ale aby odzyskać należności z tytułu nieopłaconych składek, musiałby wszcząć egzekucję.

Od 1 stycznia 2022 r., po wejściu w życie nowelizacji, gdy pan Tomasz zachoruje, ZUS będzie mógł potrącić dług z zasiłku.

Trzeba przy tym pamiętać o art. 13 pkt 1 nowelizacji. Zgodnie z nim do egzekucji ze świadczeń z ubezpieczeń społecznych wszczętych i niezakończonych przed 1 stycznia 2022 r. stosuje się art. 24 ust. 2 ustawy systemowej w brzmieniu dotychczasowym. A to oznacza, że w tych przypadkach nie będzie możliwe potrącenie należności składkowych z wypłacanych świadczeń.

Bieg przedawnienia

Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z art. 24 ust. 4 ustawy systemowej należności z tytułu składek ulegają przedawnieniu po upływie pięciu lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne. Ustawa przewiduje jednak kilka wyjątków od tej reguły. Jednym z nich jest to, że nie ulegają przedawnieniu należności z tytułu składek zabezpieczone hipoteką lub zastawem, z tym jednak zastrzeżeniem, że po upływie terminu przedawnienia mogą być egzekwowane tylko z przedmiotu hipoteki lub zastawu do wysokości zaległych składek i odsetek za zwłokę liczonych do dnia przedawnienia. Kolejnym wyjątkiem jest to, że bieg terminu przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu od dnia zawarcia umowy o odroczeniu płatności składek do dnia terminu płatności odroczonej należności lub ostatniej raty. Powyższe reguły nie ulegają zmianie.

Zgodnie z dotychczasowym brzmieniem art. 24 ust. 5b ustawy systemowej bieg terminu przedawnienia zostaje zawieszony także od dnia podjęcia pierwszej czynności zmierzającej do wyegzekwowania należności z tytułu składek, o której dłużnik został zawiadomiony, do dnia zakończenia postępowania egzekucyjnego. Jak wskazano wyżej, po wejściu w życie nowelizacji ZUS będzie mógł odzyskać należności nie tylko w drodze egzekucji, lecz także dokonując potrąceń z wypłacanych świadczeń. Odpowiednio zmodyfikowano więc ust. 5b, który po zmianach będzie stanowił, że bieg przedawnienia zostaje zawieszony od pierwszego dnia miesiąca, w którym nastąpiło:

rozpoczęcie potrąceń ze świadczeń z ubezpieczeń społecznych wypłacanych przez ZUS ‒ do ostatniego dnia miesiąca, w którym zakończono potrącenia

lub

podjęcie pierwszej czynności zmierzającej do wyegzekwowania należności z tytułu składek, o której dłużnik został zawiadomiony ‒ do dnia zakończenia postępowania egzekucyjnego.

Korygowanie dokumentów rozliczeniowych

Ustawa systemowa nakłada na płatnika obowiązek składania dwóch rodzajów dokumentów rozliczeniowych: deklaracji rozliczeniowej i imiennych raportów rozliczeniowych.

Płatnik ma obowiązek przekazywać imienne raporty po upływie każdego miesiąca kalendarzowego w terminie ustalonym dla rozliczania składek. W razie konieczności złożenia korekty powinna być ona złożona co do zasady w terminie siedmiu dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS. Jeżeli konieczność korekty danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze:

decyzji ‒ imienny raport miesięczny korygujący powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji (ust. 7b pkt 1),
kontroli ‒ imienny raport miesięczny korygujący powinien być złożony nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli (ust. 7b pkt 2).

Także w terminie przewidzianym dla składek płatnik przekazuje ZUS deklarację rozliczeniową. Jeśli sam płatnik lub ZUS stwierdzi jakieś nieprawidłowości, to zobowiązany jest złożyć deklarację rozliczeniową korygującą w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe dane łącznie z raportem miesięcznym korygującym. W razie gdy zmiana dotyczy wyłącznie danych wykazanych w deklaracji rozliczeniowej, nie załącza się do niej imiennych raportów miesięcznych.

Powyższe zasady ulegają odpowiednim zmianom w związku z wejściem w życie od 1 stycznia 2022 r. nowo dodanego art. 48d ustawy systemowej. Zgodnie z nim deklaracji rozliczeniowej i imiennego raportu miesięcznego płatnik nie będzie mógł złożyć po upływie pięciu lat od dnia, w którym upłynął termin opłacenia składek rozliczonych w tej deklaracji i w tym raporcie. Dokumenty złożone później nie zostaną przez ZUS przyjęte. Jak wyjaśniają projektodawcy, ma to przede wszystkim na celu wyeliminowanie sytuacji, w których na skutek złożenia przez płatnika składek korekt deklaracji za wiele lat wstecz (np. bez wykazania należnych do zapłaty składek lub z obniżoną ich kwotą w stosunku do złożonej na bieżąco) zmianie ulega stan rozliczeń na koncie poprzez „sztuczną likwidację” poprzedniego zadłużenia albo przez powstanie nadpłaty.

Po upływie tego terminu ZUS zewidencjonuje nadpłatę wyłącznie na kontach ubezpieczonych, działając w trybie określonym w art. 48b ust. 4 – a więc z urzędu. Co ważne, jeśli powstanie nadpłata na koncie ubezpieczonego, to nie będzie podlegała zwrotowi, lecz będzie zaliczana na przychody FUS. ZUS nie będzie mógł również dochodzić należności z tytułu składek, jeżeli wskutek korekty powstanie zadłużenie.

Zgodnie z art. 48d ust. 5 podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe może być zewidencjonowana na kontach ubezpieczonych wyłącznie na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu albo prawomocnej decyzji, chyba że podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota.

Zgodnie z art. 11 nowelizacji deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne za okres do grudnia 2021 r. płatnik może skorygować do 1 stycznia 2024 r.

Termin złożenia korekty imiennego raportu

Zmianie ulega także termin określony we wspomnianym wyżej art. 41 ust. 7b pkt 2b ustawy systemowej. Od 1 stycznia 2022 r., jeśli nieprawidłowość w dokumentach wykrył ZUS w wyniku kontroli, to płatnik powinien złożyć imienny raport miesięczny korygujący nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli albo otrzymania aneksu do protokołu kontroli lub informacji o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń. Konieczność tej zmiany związana jest ze zmianą brzmienia art. 91 ustawy systemowej, o czym była mowa wyżej w śródtytule „Kontrola płatników”.

to wchodzi w życie 1 kwietnia 2022 r.

Składanie wniosków o zaświadczenie A1

Nowelizacja potwierdza istniejącą już możliwość złożenia wniosku o zaświadczenie A1 drogą elektroniczną, czyniąc ten sposób drogą podstawową. A1 to zaświadczenie wydawane przez instytucję ubezpieczeniową danego kraju Unii Europejskiej na podstawie art. 19 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.Urz. UE L 284, s. 1). Zaświadczenie potwierdza, że osoba w nim wskazana podlega ubezpieczeniu społecznemu w danym kraju. Zaświadczenie wydane przez ZUS potwierdza więc, że osoba ta podlega polskim ubezpieczeniom. Na mocy nowo dodanego do ustawy systemowej art. 83e ust. 1 wniosek o wydanie zaświadczenia składany jest elektronicznie z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych udostępnionego przez ZUS. Uwzględniając wniosek, ZUS umieści zaświadczenie na profilu wnioskodawcy w PUE. Odmawiając uwzględnienia wniosku, ZUS wydaje i doręczna decyzję w tej sprawie. Może być ona zaskarżona na zasadach ogólnych.

W art. 83e ust. 4 ustawodawca dopuścił złożenie wniosku o wydanie zaświadczenia w formie papierowej „w szczególnie uzasadnionych przypadkach”. Ustawa nie przewiduje jednak procedury weryfikacji zaistnienia szczególnych przypadków. W przypadku złożenia papierowego wniosku w takiej samej formie zostanie wydane zaświadczenie.

ZUS został ponadto zobowiązany do umożliwienia przeprowadzenia weryfikacji dokumentu przez swoją stronę internetową po podaniu:

danych identyfikujących dokument poświadczający,
typu identyfikatora płatnika składek lub ubezpieczonego i jego numeru,
imienia i nazwiska ubezpieczonego,
okresu, na który został wydany dokument poświadczający, lub daty wydania dokumentu poświadczającego.

Wydruk elektronicznego zaświadczenia A1 ma status dokumentu urzędowego w rozumieniu kodeksu postępowania administracyjnego, jeżeli zawiera powyższe dane umożliwiające jego weryfikację w sposób określony w tym przepisie.

to wchodzi w życie 1 stycznia 2023 r.

Gminy chcą zatrudniać mniej pracowników socjalnych

Profil na PUE ZUS

Dotychczas płatnicy zatrudniający do pięciu osób nie musieli mieć profilu na PUE ZUS. Nowelizacja poprzez dodanie do ustawy systemowej art. 47b ust. 1 zobowiązuje do tego każdego płatnika. Niezrealizowanie tego obowiązku będzie skutkowało tym, że ZUS sam założy mu taki profil. Przepisy nie przewidują sankcji za zlekceważenie tego nakazu. Płatnik na podstawie dodanych kolejnych ust. 2 i 3 ma obowiązek utrzymania aktywnego profilu oraz przekazania ZUS adresu elektronicznego.

Na mocy art. 15 samej nowelizacji podmioty zgłoszone jako płatnicy, przed wejściem w życie art. 47b nieposiadający profilu na PUE ZUS, powinni go założyć do 30 grudnia 2022 r. Jeśli płatnicy nie uczynią tego sami, zrobi to ZUS.

Wraz z art. 47b wejdzie w życie także art. 47c. Zgodnie z nim pismo, które jest doręczane ZUS przez PUE ZUS, opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo wykorzystuje się sposób potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych udostępniony bezpłatnie przez ZUS w systemie teleinformatycznym.

Pozostało treści