Pracownica przechodzi na urlop wychowawczy od 25 sierpnia 2021 r. Od 23 czerwca do 24 sierpnia korzystała z urlopu wypoczynkowego. Natomiast wcześniej, tj. do 22 czerwca, przebywała na urlopie rodzicielskim i pobierała zasiłek macierzyński. Jest zatrudniona na pół etatu, z wynagrodzeniem 1480 zł brutto i premią zmienną miesięczną wynoszącą średnio ok. 400 zł. Do tego otrzymuje dodatek stażowy 10 proc. Jak ustalić dla niej podstawę wymiaru składek w okresie urlopu wychowawczego?
odpowiedź
Osoby przebywające na urlopach wychowawczych obowiązkowo podlegają ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowym, jeżeli nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty i nie mają innych tytułów do tych ubezpieczeń. Pracodawca jako płatnik składek nalicza powyższe składki od wyznaczonej podstawy wymiaru i wykazuje je w comiesięcznych dokumentach rozliczeniowych za pracownika, ale ich nie opłaca. W całości są finansowane z budżetu państwa.
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym stanowi kwota 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek, ogłoszonego na dany rok kalendarzowy. Składka w nowej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. Jednocześnie jednak podstawa ta nie może być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy i nie może być niższa niż 75 proc. kwoty aktualnego minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych od stycznia do grudnia 2021 r. nie może być:
- wyższa niż 3155,40 zł, tj. 60 proc. z 5259 zł (zgodnie z obwieszczeniem ministra rodziny i polityki społecznej z 20 listopada 2020 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2021 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia; M.P. poz. 1061) oraz
- niższa niż 2100 zł, tj. 75 proc. z 2800 zł (zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z 15 września 2020 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2021 r.; Dz.U. poz. 1596).
Oznacza to, że aby ustalić prawidłową kwotę podstawy wymiaru składek dla osoby przebywającej na urlopie wychowawczym, należy ustalić i porównać kwoty:
- graniczną maksymalną odpowiadającą 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, obowiązującą w danym roku,
- graniczną minimalną równą 75 proc. minimalnej pensji,
- średniego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za 12 miesięcy przed rozpoczęciem urlopu wychowawczego.
Kilka wyjątków
Przy ustalaniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy stosować zasady obliczania podstawy wymiaru zasiłków, ale z kilkoma wyjątkami. Uwzględnia się tu wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających rozpoczęcie urlopu wychowawczego, o ile stanowiło podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe. Wynagrodzenie wypłacone za dany miesiąc może więc nie zawsze pokrywać się z podstawą wymiaru składek za ten miesiąc. Do podstawy wymiaru składek osób przebywających na urlopie wychowawczym przyjmuje się wynagrodzenie pracownika u danego płatnika składek, z tytułu pracy u którego został udzielony urlop wychowawczy. Trzeba jednak pamiętać, że wynagrodzenie przyjmuje się w pełnej wysokości, a nie po odliczeniu części składek społecznych w wysokości odpowiadającej 13,71 proc., jak przy ustalaniu podstawy zasiłków.
Przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustala się z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy przez podzielenie wynagrodzenia uzyskanego przez pracownika przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to osiągnął. W przypadku gdy pracownik rozpoczął korzystanie z urlopu wychowawczego przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, należy uwzględniać wynagrodzenie uzyskane u danego płatnika składek za pełne miesiące kalendarzowe trwania stosunku pracy. Jeżeli umowa o pracę została zawarta w trakcie miesiąca, a pracownik rozpoczął urlop w miesiącu następnym, to podstawę wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym stanowi wynagrodzenie pracownika za miesiąc, w którym rozpoczął urlop, po odpowiednim uzupełnieniu.
Jeżeli w okresie, za który uwzględniane jest wynagrodzenie przy ustalaniu podstawy wymiaru składek, pracownik nie otrzymał pełnego wynagrodzenia ze względu na nieprzepracowanie części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych:
- pomija się wynagrodzenia za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy,
- przyjmuje się, po uzupełnieniu, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy.
Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, jako stanowiące podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe, też podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego, ale w kwocie faktycznej, bez uzupełniania. Warto podkreślić, że wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy też jest wliczane do miesięcznego wynagrodzenia, a sam czas urlopu traktowany jest jak czas przepracowany. Ma to znaczenie w razie konieczności sprawdzenia, przez jaką część miesiąca pracownik pracował, w celu ewentualnego uzupełnienia wynagrodzenia.
Sposób uzupełnienia wynagrodzenia zależy od jego rodzaju. Wynagrodzenie stałe miesięczne przyjmuje się w wysokości ustalonej w umowie o pracę, a zmienne przez podzielenie wynagrodzenia, jakie pracownik osiągnął za przepracowane dni robocze, przez liczbę tych dni i pomnożenie przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w danym miesiącu – jeżeli przepracował choćby jeden dzień.
Przy ustalaniu przeciętnego wynagrodzenia za 12 miesięcy kalendarzowych obowiązuje też zasada, zgodnie z którą uwzględnia się wszystkie składniki przychodu uzyskiwane ze stosunku pracy, które nie zostały wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe pracownika, na podstawie art. 18 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych lub par. 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Zatem przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie należy wyłączać m.in. tych składników, które są odrzucane przy obliczaniu podstawy zasiłkowej, czyli przysługujących za okresy pobierania świadczeń. Chodzi np. o nagrody uznaniowe, dodatki stażowe, składniki wynagrodzenia nieuzależnione bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy.
Co najmniej najniższe wynagrodzenie
Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy ma zagwarantowane minimalne wynagrodzenie. Podstawa wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie może być u niego niższa niż aktualnie obowiązujące minimalne wynagrodzenie.
Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, którzy w umowie o pracę mają zagwarantowaną kwotę minimalnego wynagrodzenia odpowiednio zmniejszoną proporcjonalnie do tego wymiaru, podstawę wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym stanowi odpowiednio pomniejszona kwota aktualnego minimalnego wynagrodzenia, z tym że nie może być ona niższa niż 75 proc. minimalnego wynagrodzenia. Jeżeli okaże się niższa, to podlega odpowiedniemu podwyższeniu.
Proporcjonalne obniżenie podstawy
Jeżeli urlop wychowawczy rozpoczął się lub zakończył w trakcie miesiąca, to kwotę ustalonej podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym zmniejsza się proporcjonalnie. Dotyczy to zarówno przypadku, gdy odpowiada ona kwocie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia ustalonej z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop równej lub niższej niż 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, jak i przypadku, gdy odpowiada kwocie równej lub wyższej od kwoty 75 proc. minimalnego wynagrodzenia.
Ile dla pracownicy
W opisywanym przypadku należy przyjąć okres obejmujący jedynie lipiec br. Wcześniej bowiem pracownica przebywała na urlopie rodzicielskim, pobierając zasiłek macierzyński, a od 23 czerwca wykorzystywała urlop wypoczynkowy. Czerwiec należy więc wykluczyć z obliczeń, ponieważ wypoczynek obejmował mniejszą część miesiąca. Pozostaje tylko lipiec jako jedyny miesiąc poprzedzający sierpień. Za lipiec pracownica uzyskała wynagrodzenie urlopowe, czyli takie, jak za miesiąc przepracowany, zgodnie z art. 172 kodeksu pracy. Na to wynagrodzenie złożyła się stawka zasadnicza, dodatek za wysługę lat oraz premia zmienna miesięczna, ustalona jeszcze sprzed urlopów związanych z rodzicielstwem, zgodnie z zasadami urlopowymi.
Ubezpieczenie zdrowotne
Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym podlega też obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotemu, jeżeli nie ma innych tytułów do tego ubezpieczenia. Podstawą wymiaru składki zdrowotnej jest kwota odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego. Składka jest miesięczna i niepodzielna, zatem ustalając podstawę jej wymiaru za dany miesiąc rozliczeniowy, nie stosuje się zasady proporcjonalnego jej zmniejszania w stosunku do okresu podlegania temu ubezpieczeniu. Podstawa wynosi obecnie 620 zł, a sama składka 55,80 zł (9 proc.).
Miesięczne raporty
Zgłoszenie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych oraz zdrowotnego z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym należy do obowiązków płatnika składek. Zgłoszenia tego dokonuje się poprzez wykazanie ubezpieczonego w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA, z kodem tytułu ubezpieczenia rozpoczynającym się cyframi 1211. Poza raportem ZUS RCA z rozliczeniem składek należy przesyłać również raport ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 121.
Za sierpień br. płatnik składek powinien złożyć za pracownicę:
- imienny raport ZUS RSA z kodem tytułu 0110xx i kodem świadczenia/przerwy 121 za okres 25‒31 sierpnia,
- imienny raport ZUS RCA z kodem tytułu 0110xx, w którym wykaże składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od wypłaconego wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy,
- imienny raport ZUS RCA z kodem tytułu 1211xx ‒ z podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz kwotami tych składek, podstawą wymiaru składki zdrowotnej oraz kwotą składki na to ubezpieczenie. ©℗
Konieczna coroczna weryfikacja
Załóżmy, że wynagrodzenie za lipiec wyniosło 2028 zł, a w jego skład weszło wynagrodzenie zasadnicze (1480 zł), 10-proc. dodatek stażowy (148 zł) oraz premia (400 zł). To kwota niższa niż 75 proc. płacy minimalnej, dlatego należy ją podnieść do tego progu, tj. 2100 zł.
Jest to miesięczna podstawa wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego. Podstawa za sierpień ulegnie odpowiedniemu zmniejszeniu:
2100 zł : 31 dni sierpnia x 7 dni podlegania ubezpieczeniom z urlopu wychowawczego = 474,19 zł.
Kwoty składek wyniosą:
• emerytalna: 92,56 zł (474,19 zł x 19,52 proc.),
• rentowa: 37,94 zł (474,19 zł x 8 proc.).
Za kolejne miesiące, tj. wrzesień‒grudzień 2021 r., podstawa będzie wynosiła 2100 zł. Natomiast od 1 stycznia 2022 r. podstawę należy zweryfikować wraz ze zmianą wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Podstawa prawna
• art. 6 ust. 1 pkt 19, art. 18 ust. 5b, 9 i 14 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 42; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 619)
• art. 66 ust. 1 pkt 32, art. 81 ust. 8 pkt 10 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1285; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1292)
• art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162)
