Zbliżają się wakacje, a co za tym idzie wątpliwości dotyczące dofinansowania wypoczynku pracowników. Najlepszym rozwiązaniem jest użycie środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie bowiem z par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie) świadczenia z ZFŚS są wyłączone z podstawy wymiaru składek. Nie wszyscy pracodawcy prowadzą jednak taki fundusz. Jeżeli zapadnie decyzja o finansowaniu świadczenia ze środków obrotowych, sytuacja jest trudniejsza, ale wciąż można uniknąć składek ZUS.
Jako przychód
W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Uzupełnieniem jest art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, zgodnie z którym za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty – bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń – a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. W efekcie świadczenia polegające na dofinansowaniu wypoczynku należy uznać za przychody podatkowe, od których co do zasady należy zapłacić PIT. Jednakże podatku można uniknąć, powołując się na zwolnienia od podatku. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 i 78 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są:
  • „zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci:
– z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, funduszy związków zawodowych lub zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości,
– z innych źródeł – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 6000 zł;
  • dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność, w tym zakresie w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18:
– z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości,
– z innych źródeł – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2000 zł”.
W czasie epidemii limity powyższe uległy zwiększeniu – w myśl art. 52l pkt 2 i 4 ustawy o PIT do końca roku podatkowego, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19, zapomogi korzystają ze zwolnienia do kwoty 10 000 zł, a dopłaty do wypoczynku dzieci do kwoty 3000 zł (w obu przypadkach wolne od podatku w pełnej wysokości są świadczenia finansowane ze środków ZFŚS).
Zapomogi wyłączone
Na mocy art. 18 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych podstawą wymiaru składek na ZUS jest przychód w rozumieniu podatkowym – dotyczy to zarówno przychodów podlegających opodatkowaniu, jak i przychodów zwolnionych od podatku. W efekcie przychody wolne od podatku podlegają składkom ZUS, chyba że zastosowanie znajdzie któreś ze zwolnień składkowych.
W myśl par. 2 ust. 1 pkt 22 i 26 wspomnianego wyżej rozporządzenia podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody:
  • zapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby;
  • korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.
Oznacza to, że dofinansowania wypoczynku są domyślnie obciążone PIT i ZUS. Podjęcie przez pracodawcę kilku dość drobnych zabiegów pozwoli jednak uniknąć podatku i składek, przynajmniej w niektórych sytuacjach.
Symboliczna odpłatność
Pierwsza możliwość to finansowanie wypoczynku w formie zapomogi. W taki sposób można np. dofinansować turnusy rehabilitacyjne w przypadku niepełnosprawnych pracowników lub pracowników, którzy mają niepełnosprawnych członków rodziny. Wyjątkowy charakter zapomogi jednak powoduje, że rozwiązanie nie może mieć charakteru systemowego. Ponadto pod względem podatkowym bardziej opłaca się dofinansować wypoczynek dziecka niż pracownika – w przypadku dzieci dofinansowanie może korzystać ze zwolnienia od podatku, co nie jest możliwe w przypadku dofinansowań dla osób dorosłych.
Wciąż jednak pozostają składki ZUS – zarówno w przypadku finansowania wypoczynku osób dorosłych, jak i dzieci. Okazuje się jednak, że można ich uniknąć, wprowadzając odpłatność i to bez względu na kwotę. Nawet symboliczna odpłatność – np. 1 zł – daje prawo do zastosowania zwolnienia od składek, pod warunkiem jej wprowadzenia w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub w przepisach o wynagradzaniu. W katalogu tym nie ma umów o pracę, a tym samym zapis w umowie byłby niewystarczający.
Układy zbiorowe są najbardziej sformalizowane, więc zalecane jest ich unikanie w tym zakresie. Regulaminy wynagradzania są może nieco mniej sformalizowane, ale wciąż obowiązują ścisłe reguły. W obu przypadkach rezygnacja w przyszłości ze świadczenia byłby bardzo utrudniona. Dlatego też zalecane jest skorzystanie z trzeciej możliwości, czyli przepisów o wynagradzaniu. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 6 maja 2010 r., sygn. akt II UK 337/09, formą prawną „przepisów o wynagradzaniu” mogą być w spółce osobowej postanowienia uchwały wspólników. Odpowiednikiem takiej uchwały w spółce kapitałowej będzie uchwała (zarządzenie) zarządu, a w przypadku działalności indywidualnej – zarządzenie właściciela. Przykładowy zapis może mieć postać: „Każdy pracownik ma prawo skorzystać raz w roku z wypoczynku finansowanego przez pracodawcę za opłatnością stanowiącą koszt wypoczynku pomniejszony o 500 zł. Pracodawca i pracownik mogą także postanowić, że pracownik opłaci wypoczynek z własnych środków w kwocie pomniejszonej o maksymalnie 500 zł, a pracodawca przekaże organizatorowi wypoczynku pozostałą kwotę bezpośrednio lub za pośrednictwem pracownika. W każdym przypadku odpłatność pracownika musi wynieść co najmniej 1 zł”. Dzięki takiemu sformułowaniu pracodawca nie będzie musiał odprowadzać składek za dofinansowanie. ©℗
Podstawa prawna
• art. 11–12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 794)
• par. 2 ust. 1 pkt 19, 22 i 26 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949)
• art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 619)