Bezpieczeństwo i higiena pracy trudno jednoznacznie zakwalifikować. Jest to niewątpliwie tematyka prawna, lecz obejmuje także zagadnienia z różnych dziedzin, poczynając od zasad technicznego bezpieczeństwa, przez ergonomię i ekonomikę pracy, a kończąc na medycynie. Wszystkie świadczenia bhp (w tym ekwiwalenty) są wolne od podatku na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11–11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zwolnienia te obejmują:
  • świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw;
  • świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia wynikające z zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym ze względu na szczególne warunki i charakter pełnionej służby, przysługujące osobom pozostającym w stosunku służbowym, przyznane na podstawie odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw;
  • wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych.
Są one także zwolnione ze składek ZUS na mocy par. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zgodnie z nim podstawy wymiaru składek nie stanowi:
  • wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra;
  • ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego;
  • wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.
Bhp obejmuje wiele świadczeń, których rodzaje zależą przede wszystkim od warunków wykonywania pracy. Do świadczeń tych należą między innymi:
  • szkolenia bhp,
  • medycyna pracy,
  • środki ochrony indywidualnej,
  • odzież i obuwie robocze oraz ich naprawa i czyszczenie,
  • okulary dla osób pracujących przy komputerach,
  • posiłki i napoje,
  • środki czystości.
Szkolenia
Zgodnie z art. 2373 kodeksu pracy (dalej: k.p.) nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Dodatkowo pracodawca jest zobowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę.
Szkolenie okresowe pracownika nie jest jednak wymagane w przypadku pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, chyba że z oceny ryzyka wynika, że jest to konieczne. Dodatkowo – w czasie epidemii – ustawodawca zniósł obowiązek robienia szkoleń bhp u pracowników.
Niezależnie od powyższego pracodawca jest zobligowany samemu też odbyć szkolenie bhp i okresowo odnawiać swoją wiedzę w tym zakresie. Ma też obowiązek zaznajamiać pracowników z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczącymi wykonywanych przez nich prac, wydawać szczegółowe instrukcje i wskazówki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach pracy.
Ważne jest przy tym, że z art. 304–3041 w nawiązaniu do 211 k.p. wynika, że szkolenia bhp powinny być zapewnione także osobom wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, czyli przede wszystkim zleceniobiorcom.
Medycyna pracy
W myśl art. 229 k.p. wstępnym badaniom lekarskim podlegają osoby przyjmowane do pracy oraz pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowiska pracy i inni pracownicy przenoszeni na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe.
Wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają jednak osoby:
  • przyjmowane ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą;
  • przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych – zasadę tę stosuje się odpowiednio także do osób pozostających w innym zatrudnieniu.
Pracownicy podlegają także okresowym badaniom lekarskim. Ponadto w przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni spowodowanej chorobą pracownik jest zobligowany poddać się badaniom lekarskim w celu ustalenia zdolności do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku. Jeżeli lekarz stwierdzi, że pracownik wciąż jest niezdolny do pracy, to nie można go dopuścić do jej świadczenia. Także w tym przypadku ustawodawca wprowadził istotne zmiany na czas epidemii.
O ile u pracowników medycyna pracy nie rodzi praktycznie żadnych problemów w zakresie PIT i ZUS, o tyle w przypadku zleceniobiorców jest inaczej – w szczególności w odniesieniu do składek ubezpieczeniowych. ZUS bowiem dość często twierdzi, że od badań lekarskich zleceniobiorców (nawet tych z zakresu medycyny pracy) należy odprowadzić składki. Przykładowo w decyzji nr 288 z 22 lipca 2013 r., sygn. DI/100000/451/910/2013, czytamy, że w sytuacji poniesienia przez zleceniodawcę kosztów wstępnych badań lekarskich zleceniobiorcy ich wartość podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Podobnie koszty te będą podlegać włączeniu do podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, co wynika z faktu, że do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób. Takie stanowisko ma jednak istotną wadę – jest rażąco sprzeczne z prawem. Przepisy, tj. art. 304–3041 k.p., mówią bowiem o zapewnieniu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy osobom innym niż pracownicy. Nie wymagają one co prawda, żeby to firma ponosiła koszty badań lekarskich, szkoleń bhp itp., ale jeżeli tak się stanie, to mamy świadczenie bhp wypłacone (wydane) na podstawie obowiązujących przepisów, a więc świadczenie wolne od podatku i składek ZUS.
Świadczenia ochronne
W myśl art. 2376 k.p. należy dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami, np. kaski, maski, płyny do dezynfekcji.
Kolejny obowiązek wynika z art. 2377 k.p. Zgodnie z tym przepisem pracownikowi należy dostarczyć nieodpłatnie odzież i obuwie robocze spełniające wymagania określone w Polskich Normach – jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu albo ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
Pracodawca powinien także ponosić koszty naprawy i prania odzieży roboczej i obuwia roboczego. ZUS (a czasem i urzędy skarbowe) stoi przy tym na stanowisku, że ekwiwalent w stałej kwocie miesięcznej za pranie odzieży roboczej nie jest objęty zwolnieniem – zob. np. pismo ZUS z 27 kwietnia 2018 r., sygn. WPI/200000/43/307/2018. Pogląd ten nie znajduje jednak wyraźnego potwierdzenia w przepisach. Dla bezpieczeństwa zalecane jest jednak, aby wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej została wyliczona na podstawie kosztów prania.
Praca przy komputerze
W przypadku osób użytkujących w pracy monitory ekranowe konieczne jest zapewnienie dodatkowych świadczeń bhp wynikających z przepisów rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (dalej: rozporządzenie o monitorach).
Praca przy komputerze najczęściej kojarzy się jednak z okularami. Zgodnie z par. 8 ust. 2 rozporządzenia o monitorach pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Należy przy tym podkreślić, że polskie przepisy nie zawierają żadnych innych regulacji na omawiany temat. W efekcie pracodawca ma daleko posuniętą swobodę w tym zakresie. Najczęściej obowiązek ten wypełnia się w formie ryczałtu (dofinansowania) okularów. ©℗
Obowiązkowa jest lektura interpretacji ogólnej ministra finansów z 16 marca 2011 r., sygn. DD3/033/30/CRS/11/95. W piśmie tym minister stwierdził, że:
  • ze zwolnienia korzystają zarówno okulary, jak wypłacona kwota pieniężna związana z ich zakupem;
  • faktura może być zarówno na pracodawcę, jak i na pracownika;
  • ze zwolnienia korzystają zarówno okulary, jak i szkła kontaktowe, jeżeli pracownik będzie miał odpowiednie zaświadczenie lekarskie.
Posiłki i napoje
Zgodnie z art. 232 k.p. pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych – nieodpłatnie – odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Szczegóły znaleźć można w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. nr 60, poz. 279).
Okazuje się jednak, że przepisy przewidują konieczność zapewnia nie tylko napojów profilaktycznych. W myśl par. 112 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (dalej: rozporządzenie bhp) pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody inne napoje. Przy czym ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników.
Omawianej kwestii dotyczy jedna z interpretacji podatkowych. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 2 października 2008 r. (sygn. IBPB2/415-1205/08/ASz) uznał, że kawa i herbata to nie napój, chyba że podawana w postaci płynu gotowego do spożycia. W konsekwencji kawa i herbata do zaparzania została uznana przez organ podatkowy za niekorzystającą ze zwolnienia, co jest sprzeczne z przepisami i zdrowym rozsądkiem. Przepis mówi zapewnieniu napojów, a za takie należy uznać także dostarczenie składników do samodzielnego sporządzenia napoju.
Środki czystości
Pracodawca jest także obowiązany dostarczyć pracownikom środków higieny osobistej, których ilość i rodzaje powinny być dostosowane do rodzaju i stopnia zanieczyszczenia ciała przy określonych pracach – zob. par. 115 rozporządzenia bhp. Oczywiście zapewniając takie świadczenia, należy zachować umiar i zdrowy rozsądek – zbyt duża wartość świadczeń mogłaby być podważona podczas kontroli podatkowej lub ubezpieczeniowej.
!Zdaniem ZUS, gdy zleceniodawca poniósł koszty wstępnych badań lekarskich zleceniobiorcy, ich wartość podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
Podstawa prawna
• art. 21 ust. 1 pkt 11–11b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2020 r.
poz. 2127)
• art. 2373 ustawy 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)
• rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949)
• par. 8 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973)
• par. 112 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. Nr 109 poz. 704; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650)