Pracodawca może zmienić regulamin zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (ZFRON) w sposób, który umożliwi składanie wniosku o pomoc w formie elektronicznej oraz skanów dokumentów potwierdzających poniesiony wydatek.

Tak stwierdził prezes Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) w decyzji wydanej dla jednej z firm (nr DW.400.8.2020.IGR z 26 czerwca 2020 r.). O wydanie interpretacji wystąpił pracodawca mający status zakładu pracy chronionej (ZPChr), który zamierza zmodyfikować regulamin ZFRON.
Obecnie zgodnie z jego zapisami pracownik starający się o pomoc indywidualną musi przedłożyć oryginalne dokumenty potwierdzające poniesienie przez niego określonych kosztów. ZPChr chciałby natomiast umożliwić osobom niepełnosprawnym składanie wniosków wraz z załącznikami w formie elektronicznej, za pośrednictwem udostępnionej przez siebie platformy. Ma jednak wątpliwości, czy takie rozwiązanie będzie prawidłowe. W szczególności dotyczą one tego, czy skany dokumentów potwierdzające poniesione przez podwładnego wydatki, np. skany faktur za leki lub wyroby medyczne, będą wystarczające do przyznania mu wsparcia, a potem udowodnienia organowi kontrolującemu, że pracodawca wydatkował środki ZFRON zgodnie z katalogiem przewidzianym w przepisach. Zakład postanowił więc wystąpić do PFRON w tej sprawie.
Fundusz w odpowiedzi wskazuje, że w myśl art. 33 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tj. Dz.U. z 2020 r. poz. 426 ze zm.) dysponentem ZFRON jest pracodawca, a szczegółowe zasady wydatkowania jego środków zawiera regulamin. Tryb jego ustalania określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2007 r. w sprawie ZFRON (tj. Dz.U. z 2015 r. poz. 1023). Przy tym ani ustawa, ani rozporządzenie nie zawierają uregulowań dotyczących tego, jak należy dokumentować przyznawanie pomocy indywidualnej. Jednocześnie na podstawie art. 66 ustawy o rehabilitacji w sprawach nieunormowanych jej przepisami stosuje się odpowiednio kodeks postępowania administracyjnego, kodeks cywilny oraz kodeks pracy.
Jak wyjaśnia PFRON, ze względu na cywilnoprawny charakter stosunków między dysponentem ZFRON a pracownikiem uprawnionym do skorzystania z pomocy indywidualnej w zakresie dokumentowania jej udzielania należy sięgnąć do kodeksu cywilnego. Zastosowanie tu będą miały art. 772 i 773 k.c., które mówią, że dokumentem jest każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią. W takim rozumieniu skan faktury za leki, wyroby medyczne i inne wydatki poniesione przez pracownika jest dokumentem. Dlatego nie ma przeszkód prawnych, aby papierowa dokumentacja dotycząca tej formy pomocy była najpierw zeskanowana do formatu PDF i w takiej postaci przekazywana między pracownikiem a pracodawcą.
PFRON tłumaczy, że par. 4a rozporządzenia w sprawie ZFRON, który wskazuje, że warunkiem jego wykorzystywania jest dokonywanie wydatków w sposób celowy i oszczędny, nie odnosi się do tego, jak są one dokumentowane. Z kolei par 2 ust. 1 pkt 11 zawiera zamknięty katalog wydatków ponoszonych w ramach pomocy indywidualnej i tylko wymienione w tym przepisie wydatki mogą być finansowane z pieniędzy ZFRON. To oznacza, że dokumentowanie poniesionych kosztów jest odrębną kwestią, bo wydatek nie jest tożsamy z jego dokumentowaniem. Stąd też w regulaminie ustala się szczegółowe zasady m.in. potwierdzania poniesionych przez pracownika kosztów.©℗
Dokumentem potwierdzającym wydatki może być każdy nośnik umożliwiający zapoznanie się z jego treścią