Jeśli ZUS kwestionuje stosunek pracy jako tytuł do ubezpieczeń, trzeba wykazać faktyczną realizację obowiązków

ZUS ma ustawowe kompetencje do kontroli stosunku pracy. Wynika to wprost z przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: u.s.u.s.). Zgodnie z art. 83 ust. 1 u.s.u.s. ZUS ma uprawnienia do wydawania indywidualnych decyzji, w szczególności w zakresie zgłaszania do ubezpieczeń społecznych, przebiegu ubezpieczenia oraz ustalania wymiaru składek i ich poboru. Użyte w przepisie sformułowanie „zgłaszania do ubezpieczeń społecznych” powinno być odczytywane – zgodnie z zasadami wykładni literalnej – jako całokształt okoliczności z tym działaniem związanych (wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 15 kwietnia 2019 r., sygn. akt III AUa 1065/17). Ponadto art. 86 ust. 2 u.s.u.s. przyznaje ZUS uprawnienie do kontroli prawidłowości wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych, w tym również w odniesieniu do zgłaszania do ubezpieczeń społecznych. Oznacza to, że ma kompetencję do badania zarówno tytułu zawarcia umowy, jak i ważności jej poszczególnych postanowień (postanowienie SN z 11 maja 2021 r., sygn. akt I USK 41/21).

Decyzja i skutki

Z art. 6, art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 u.s.u.s. wynika, że stosunek pracy stanowi tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, a tym samym – odpowiednio – do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego (art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).

Uwaga! ZUS ustala, że tytuł do ubezpieczeń społecznych nie istnieje, gdy praca w ogóle nie jest wykonywana albo nie jest wykonywana w reżimie pracowniczym, albo gdy zachodzą okoliczności wskazujące na to, że umowa została zawarta w celu obejścia prawa albo naruszenia zasad współżycia społecznego.

Jeśli ZUS tak stwierdzi, wydaje decyzję administracyjną (podaje datę lub okres, w którym tytuł do ubezpieczeń nie istnieje). W takim przypadku przyjmuje się, że umowa o pracę nie wywołuje skutków zarówno w zakresie ubezpieczeń społecznych, jak i w sferze prawa pracy czy prawa podatkowego. W praktyce taka osoba traci uprawnienia do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i ze stosunku pracy, a pracodawca musi skorygować dokumenty ubezpieczeniowe i podatkowe, rozliczyć składki i zaliczki na podatek dochodowy.

► W jakich sytuacjach ZUS najczęściej wszczyna kontrolę stosunku pracy, aby ustalić, czy istnieje tytuł do ubezpieczeń społecznych?

Z doświadczenia wynika, że większość kontroli rozpoczyna złożenie przez pracownika wniosku o świadczenie z ubezpieczenia chorobowego, np. o zasiłek chorobowy lub o zasiłek opiekuńczy.

Kontrole zdarzają się więc najczęściej, gdy:

• pracownik podejmuje zatrudnienie i składa pierwszy wniosek o zasiłek albo
• pracownik jest zatrudniony przez dłuższy czas i kolejny raz występuje o świadczenie z ubezpieczenia chorobowego. ZUS reaguje na regularność pobierania świadczeń, zwłaszcza gdy okresy zasiłkowe są długie lub gdy występują po sobie w krótkich odstępach czasu (np. pracownica w ciąży pobierała zasiłek chorobowy, następnie zasiłek macierzyński, a po krótkim czasie ponownie składa wniosek o zasiłek chorobowy przypadający na okres kolejnej ciąży). Analogicznie kontrola może być wszczęta wobec pracownika, który regularnie korzysta z zasiłków przez kilka dni.

Należy podkreślić, że sama chęć uzyskania świadczeń z ubezpieczeń społecznych jako motywacja do podjęcia zatrudnienia nie stanowi obejścia prawa (wyrok SN z 28 kwietnia 2005 r., sygn. akt I UK 236/04). Stosunek pracy musi być jednak rzeczywiście realizowany, a wszystkie inne okoliczności nie mogą wskazywać na celowość działań zmierzających do stworzenia pozornego zatrudnienia. Okoliczności, w jakich doszło do zawarcia umowy przez strony, mogą bowiem świadczyć o pozorności stosunku pracy (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 7 listopada 2018 r., sygn. akt III AUa 189/18).

Krótki okres zatrudnienia

Nawiązanie stosunku pracy na krótko przed wystąpieniem zdarzenia uprawniającego do świadczeń wiąże się więc z ryzykiem kontroli ZUS. Podlegają jej umowy o pracę zawarte bezpośrednio przed powstaniem niezdolności do pracy – zwłaszcza w okresie ciąży albo w sytuacji długotrwałej niezdolności do pracy. W takich przypadkach ZUS bada nie tylko okoliczności zawarcia umowy, lecz niekiedy historie choroby pracownika oraz to, czy niezdolność do pracy pozostaje w związku z planowym leczeniem lub hospitalizacją.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego od wielu lat utrwalone jest stanowisko, zgodnie z którym niedopuszczalne jest akceptowanie nagannych i społecznie nieobojętnych zachowań polegających na korzystaniu ze świadczeń z ubezpieczeń społecznych poprzez zawieranie umów o pracę na krótki okres bezpośrednio przed wystąpieniem zdarzenia rodzącego prawo do świadczeń, w szczególności zaś ustalanie wysokiego wynagrodzenia wyłącznie w celu uzyskania świadczeń naliczonych od takiej podstawy (wyrok SN z 18 października 2005 r., sygn. akt II UK 43/05, postanowienie SN z 22 stycznia 2019 r., sygn. akt II UK 587/17).

Warto pamiętać, że ani przepisy k.p., ani u.s.u.s., ani ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa nie określają minimalnego okresu trwania stosunku pracy, który warunkowałby jego ważność lub skuteczność. Praktyka orzecznicza wskazuje jednak na to, że czas wykonywania pracy przed wystąpieniem zdarzenia rodzącego prawo do zasiłku ma istotne znaczenie. Okres miesiąca, dwóch czy trzech oceniany jest jako krótki i stanowi przesłankę do wszczęcia kontroli. Nie wyklucza to jednak ustalenia, że stosunek pracy istniał, jeśli był rzeczywiście wykonywany (wyrok SN z 18 listopada 2021 r., sygn. akt III USKP 82/21, postanowienie SN z 14 maja 2024 r., sygn. akt II USK 172/23).

► Jakie okoliczności mogą świadczyć o pozorności stosunku pracy?

W wyroku z 18 października 2005 r. (sygn. akt II UK 43/05) Sąd Najwyższy wskazał, że o pozorności stosunku pracy mogą świadczyć określone okoliczności towarzyszące zawarciu umowy o pracę. Należą do nich w szczególności:

• zawarcie umowy w sytuacji świadomości ciąży (lub przewidywanego powstania niezdolności do pracy),
• krótkotrwałość zatrudnienia,
• ustalenie stosunkowo wysokiego wynagrodzenia za pracę.

Z praktyki orzeczniczej wynika dodatkowo, że sądy zwracają uwagę na utworzenie stanowiska pracy bez wyraźnej potrzeby gospodarczej oraz bez odpowiedniego zaplecza finansowego pracodawcy.

► Czy równoczesne zatrudnienie u kilku pracodawców może spowodować kontrolę ZUS w zakresie pozorności stosunku pracy?

Prawo pracy ani prawo ubezpieczeń społecznych nie wprowadzają zakazu podejmowania zatrudnienia u kilku pracodawców równocześnie, i to w ramach pełnego wymiaru czasu pracy (z wyjątkiem sytuacji, gdy obowiązuje zakaz konkurencji). W praktyce jednak coraz częściej się zdarza, że sam fakt wykonywania pracy u kilku praco dawców równolegle oraz ubiegania się o zasiłek z jednego z tych stosunków pracy stanowi przyczynę wszczęcia kontroli ZUS. W toku kontroli ZUS bada warunki świadczenia pracy u praco dawców, w tym system czasu pracy, wymiar czasu pracy, ewidencję czasu pracy itd. Robi to, by ustalić, czy jest możliwe wykonywanie obowiązków na rzecz wszystkich pracodawców równocześnie.

Przykładowo Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z 31 marca 2016 r. (sygn. akt III AUa 549/15) podkreślił, że co prawda nie ma zakazu świadczenia pracy na podstawie umowy o pracę na rzecz dwóch podmiotów, jednakże w sytuacji, gdy ubezpieczona zaszła w ciążę, a jednocześnie podjęła drugie pełnoetatowe zatrudnienie, doświadczenie życiowe nakazywało uznać, że niemożliwe było pogodzenie realnego zatrudnienia w dwóch miejscach na pełny etat, a więc w wymiarze 80 godzin tygodniowo. Sąd apelacyjny zgodził się z sądem okręgowym także w kwestii oceny wysokości wynagrodzenia ubezpieczonej.

Podobnie SN w wyroku z 22 listopada 2023 r. (sygn. akt I USKP 60/23) stwierdził, że wykonywanie pracy aż u pięciu pracodawców równocześnie w pełnym wymiarze czasu pracy, nawet w zadaniowym systemie czasu pracy lub pracy zdalnej, pozostaje sprzeczne z zasadami logicznego rozumowania w kontekście realnej możliwości wykonywania wszystkich obowiązków.

Cechy stosunku pracy

Istota oceny istnienia stosunku pracy sprowadza się do ustalenia, czy kontrolowana relacja spełnia cechy wynikające z art. 22 par. 1 k.p. Weryfikacji podlega sposób wykonywania umowy oraz okoliczności, w jakich świadczona jest praca (postanowienie SN z 9 lipca 2024 r., sygn. akt II USK 341/23). Wyniki kontroli ZUS i sądu ubezpieczeń społecznych mogą się różnić.

Stosunek pracy zachodzi, gdy pracownik wykonuje odpłatnie pracę określonego rodzaju, osobiście, w sposób ciągły i na ryzyko pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w wyznaczonym miejscu i czasie (wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 9 października 2018 r., sygn. akt III AUa 1524/17).

Istotnym elementem jest podporządkowanie pracownicze, które odróżnia stosunek pracy od innych stosunków prawnych. Obecnie nie musi ono dotyczyć jednocześnie miejsca, czasu i sposobu wykonywania pracy. W praktyce może przybrać formę tzw. podporządkowania autonomicznego – pracodawca wskazuje zadania oraz oczekiwane rezultaty, natomiast sposób ich realizacji pozostaje w gestii pracownika (postanowienie SN z 12 maja 2025 r., sygn. akt I PSK 132/24).

Uwaga! Brak podporządkowania jest wystarczający do uznania, że praca nie jest świadczona w ramach stosunku pracy. Dlatego w toku postępowania dowodowego konieczne jest wykazanie faktycznego nadzoru pracodawcy, np. poprzez dokumenty, korespondencję e-mailową dotyczącą poleceń i rozliczania pracy.

Fakt świadczenia pracy

Bezsporne jest to, że do ustalenia, iż doszło do powstania pomiędzy stronami stosunku pracy, nie wystarcza spełnienie warunków formalnych zatrudnienia, takich jak: zawarcie umowy o pracę, przygotowanie zakresu obowiązków, odbycie szkolenia bhp, uzyskanie zaświadczenia lekarskiego o zdolności do pracy czy zgłoszenie do ubezpieczenia pracownika.

W orzecznictwie ugruntowany jest pogląd, zgodnie z którym podleganie pracowniczym ubezpieczeniom społecznym uwarunkowane jest rzeczywistym świadczeniem pracy. Zgłoszenie do ubezpieczenia, które następuje tylko pod pozorem istnienia tytułu ubezpieczenia w postaci stosunku pracy, nie rodzi skutków w sferze prawa do świadczeń z ubezpieczeń społecznych (wyrok SN z 20 września 2023 r., sygn. akt III USKP 14/23).

Przesłanką nawiązania pracowniczego stosunku ubezpieczenia społecznego nie jest samo zawarcie umowy o pracę, lecz zatrudnienie rozumiane jako jej wykonywanie w ramach stosunku pracy (wyrok SN z 6 września 2000 r., sygn. akt II UKN 692/99).

Zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 19 października 2022 r. (sygn. akt III AUa 128/22) „Tylko nawiązanie stosunku pracy i jej rzeczywiste wykonywanie skutkuje powstaniem stosunku ubezpieczenia. […] Przesłankę nawiązania pracowniczego stosunku ubezpieczenia oraz wynikającego z tego stosunku prawa do świadczenia stanowi przy tym nie samo zawarcie umowy o pracę, lecz zatrudnienie. Warunkiem sine qua non pracowniczego ubezpieczenia społecznego jest zatem istnienie faktycznego stosunku pracy”.

Doświadczenie procesowe dowodzi, że jeżeli strona w postępowaniu administracyjnym czy sądowym chce „utrzymać” stosunek pracy, powinna przedstawić dowody na jego wykonywanie.

Uwaga! Pomijając wątpliwości związane z ochroną danych osobowych czy tajemnicą przedsiębiorstwa, kluczowe jest przedstawienie dowodów – najlepiej w formie dokumentów, iż praca była faktycznie świadczona. Mogą to być np. podpisane dokumenty, dokumenty generowane w wewnętrznych systemach, korespondencja prowadzona poprzez komunikatory lub inne narzędzia służące do komunikacji. W przypadku pracowników fizycznych mogą to być wydruki z systemów ewidencjonujące zrealizowane zamówienia, a nawet nagrania z monitoringu.

Sąd Apelacyjny w Łodzi w wyroku z 9 grudnia 2020 r. (sygn. akt III AUa 1278/20) stwierdził: „W tej sytuacji rzeczą niemożliwą było oparcie ustaleń faktycznych w zakresie rzekomo wykonywanych przez ubezpieczoną obowiązków pracowniczych na zeznaniach złożonych przez ubezpieczoną oraz płatnika, zwłaszcza że ich zeznania nie znalazły potwierdzenia w pozostałym zgromadzonym materiale dowodowym. W szczególności skarżąca nie przedłożyła materialnych dowodów (poza wydrukami wiadomości mail, kilkoma fakturami), które świadczyłyby o tym, że faktycznie wykonywała ona na rzecz spółki jakiekolwiek czynności”.

Jednocześnie należy podkreślić, że sam fakt wykonywania pracy, jeżeli odbywa się ona w warunkach innych niż charakterystyczne dla stosunku pracy, może – zarówno zdaniem ZUS, jak i sądu – świadczyć o pozorności zatrudnienia i może skutkować ustaleniem przez ZUS nieistnienia stosunku pracy (por. wyrok SN z 5 października 2006 r., sygn. akt I UK 120/06).

► Na czym należy się skupić w trakcie postępowania przed ZUS lub sądem, aby wykazać istnienie stosunku pracy jako tytułu do ubezpieczeń społecznych?

W toku postępowania administracyjnego prowadzonego przez ZUS (kontroli) czy postępowania sądowego po wniesieniu odwołania od decyzji ZUS kluczowe jest skoncentrowanie na dwóch elementach:

• przyczynie wszczęcia kontroli – należy przedstawić argumentację uzasadniającą zachowanie pracownika (np. nagłe wystąpienie o zasiłek, krótkotrwałość zatrudnienia, równoczesna praca u kilku pracodawców),
• faktycznym wykonywaniu pracy w reżimie pracowniczym – konieczne jest przedstawienie dowodów potwierdzających wykonywanie pracy w rozumieniu art. 22 par. 1 k.p., tj. korespondencję dotyczącą poleceń służbowych, dokumenty generowane w toku wykonywania pracy czy inną dokumentację potwierdzającą podporządkowanie pracownicze.

Ostateczna ocena istnienia stosunku pracy zależy od całokształtu okoliczności konkretnej sprawy. Kompleksowe odniesienie się do zarzutów ZUS oraz przedłożenie obszernych dowodów poświadczających faktyczne wykonywanie pracy znacząco zwiększają szansę na potwierdzenie istnienia stosunku pracy jako tytułu do ubezpieczeń społecznych. ©℗