Nie jest jasne, jak ustalić liczbę godzin zwolnienia dla rodzica, gdy w trakcie roku zmieni się wymiar czasu pracy. Możliwe są dwa podejścia.
Od 2 stycznia 2016 r. zwolnienie od pracy w związku z opieką nad dzieckiem do lat 14 może być wykorzystywane w wymiarze godzinowym. Osobie pracującej na pełen etat przysługuje 16 godzin takiego zwolnienia. W przypadku zatrudnienia na część etatu wymiar opieki oblicza się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika, zaokrąglając w górę niepełną godzinę zwolnienia do pełnej godziny. Przepisy nie dają jednak odpowiedzi na pytanie, jak ustalić liczbę godzin opieki przysługujących podwładnemu, gdy nastąpi zmiana wymiaru etatu w trakcie roku kalendarzowego.
Problem ten sygnalizuje m.in. Główny Inspektorat Pracy. Aby go wyjaśnić, najłatwiej posłużyć się przykładem. Zakładając, że przez pierwsze pięć miesięcy roku pracownik miał 1/3 etatu, a przez pozostałe siedem – 3/4 etatu i w lutym wykorzystał 2 godziny zwolnienia, to w zależności od sposobu obliczeń po zmianie wymiaru etatu zatrudniony będzie miał jeszcze albo 8, albo 10 godzin zwolnienia na opiekę.
Skąd takie rozbieżności? Otóż zdaniem resortu rodziny oraz niektórych ekspertów wymiar zwolnienia w każdym z tych okresów zatrudnienia trzeba ustalać tak, jakby obowiązywał dla całego roku. W tym ujęciu w pierwszym okresie przysługuje pracownikowi 6 godzin opieki, a w drugim – 12 godzin. Wówczas wykorzystanie 2 godzin powoduje, że zatrudnionemu pozostanie jeszcze 10 godzin zwolnienia. Argument za takim podejściem jest jeden – wymiaru zwolnienia nie można liczyć proporcjonalnie do okresu, w którym ono przysługiwało (tak jak przy urlopie).
Zdaniem części ekspertów takie podejście nie jest jednak właściwe, a ponadto prowadzi do nieuzasadnionego uprzywilejowania lub poszkodowania pracownika. W ich ocenie nie ma też przeszkód, by stosować tu analogiczne reguły, jak przy liczeniu wymiaru urlopu. W tym ujęciu pracownikowi przysługują najpierw 3, a następnie 7 godzin zwolnienia. Po wykorzystaniu 2 godzin pozostanie mu więc 8 godzin. To podejście akurat w podanym przypadku jest mniej korzystne dla pracownika, ale nie prowadzi do absurdów. Przy pierwszym wariancie zaś o tym, czy pracownik wykorzysta więcej, czy mniej godzin zwolnienia, zadecyduje chwila jego udzielenia. Jeśli skorzysta z niego wtedy, gdy ma większy wymiar etatu (i zwolnienia), będzie w lepszej sytuacji niż ten, któremu udzielono godzin na opiekę po zmniejszeniu etatu.ⒸⓅ
Jest spór, czy do zwolnienia na opiekę stosować zasady dotyczące urlopu
Problem: Od 2 stycznia 2016 r. art. 188 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; dalej: k.p.) przewiduje, że zwolnienie od pracy w związku z opieką nad dzieckiem do lat 14 może być wykorzystywane w wymiarze godzinowym. Dla pełnego etatu jest to 16 godzin, a dla części etatu wymiar zwolnienia oblicza się proporcjonalnie (zaokrąglając w górę niepełną godzinę zwolnienia do pełnej godziny). Przepisy nie wskazują jednak, jak postępować w przypadku, gdy następuje zmiana wymiaru etatu pracownika w trakcie roku kalendarzowego. Na problem ten resortowi rodziny zwracał uwagę m.in. Główny Inspektorat Pracy.
ROZWIĄZANIE PIERWSZE
W art. 188 par. 3 k.p. sprecyzowano, że godzinowy wymiar zwolnienia na opiekę dla pracowników niepełnoetatowych ustala się proporcjonalnie do ich wymiaru czasu pracy, niepełne godziny zaokrąglając w górę. Pracownik zatrudniony na 3/4 etatu będzie więc uprawniony do 12 godzin zwolnienia (3/4 x 16 = 12), a pracownik zatrudniony na 1/3 etatu do 6 godzin (1/3 x 16 = 5,33).
Co jednak jeśli wymiar czasu pracy pracownika zmieni się w trakcie roku kalendarzowego? Czy wymiar zwolnienia będzie należało ustalić również w proporcji do czasu, w jakim pracownik pracował na daną część etatu (np. 8 miesięcy na pół etatu, a pozostałe 4 na 3/4 etatu)? Przepis nie przewiduje takiego odniesienia. Uprawnienie do zwolnienia na opiekę nad dzieckiem zawiera jedynie odniesienie do roku kalendarzowego – jeśli pracownik nie wykorzysta w danym roku kalendarzowym zwolnienia w pełni, to niewykorzystana część zwolnienia przepada (nie przechodzi na kolejne lata, jak niewykorzystany urlop). Nie ma tu mechanizmu podobnego do stosowanego przy ustalaniu wymiaru urlopu u poszczególnych pracodawców, gdy pracownik zmienia pracę w ciągu roku (i u każdego z pracodawców powinien wykorzystać urlop w wymiarze proporcjonalnym). W związku z tym jeśli w trakcie roku kalendarzowego wymiar czasu pracownika wzrośnie (np. z 1/3 do 3/4 etatu), to wzrośnie również wymiar zwolnienia na opiekę nad dzieckiem, do jakiego będzie on uprawniony. Jeśli dotychczas skorzystał z 2 z przysługujących mu 6 godzin zwolnienia, to nadal ma prawo do skorzystania z 10 godzin zwolnienia (12 - 2). Jeśli wymiar czasu pracy zmaleje, a pracownik, w czasie gdy pracował w wyższym wymiarze etatu, nie wykorzystał całości przysługującego mu wówczas uprawnienia, to będzie mógł skorzystać ze zwolnienia tylko w proporcji do aktualnego wymiaru etatu (np. pracował na 3/4 etatu, a skorzystał jedynie z 5 z 12 przysługujących mu godzin zwolnienia, po czym jego wymiar etatu uległ obniżeniu do 1/3 etatu i jest uprawniony jedynie do 6 godzin zwolnienia – pozostała więc mu zaledwie godzina zwolnienia do wykorzystania w roku kalendarzowym). Jeśli wykorzystał zwolnienie w wymiarze wyższym od tego przysługującego w proporcji do aktualnego wymiaru czasu pracy, to należy uznać, że wyczerpał przysługujące mu w tym roku uprawnienie.ⒸⓅ
Zdaniem MRPiPS z uwagi na brzmienie przepisu [art. 188 k.p. – red.], który wskazuje, by przy udzielaniu tego uprawnienia jego wymiar był proporcjonalny do wymiaru czasu pracy pracownika, oraz ze względu na brak ustawowego określenia algorytmu obliczania tego zwolnienia należy przyjąć konieczność każdorazowego korygowania jego wymiaru (tj. zmniejszenia lub zwiększenia) w zależności od obowiązującego pracownika wymiaru etatu. W podanym przypadku trzeba oddzielnie obliczyć wymiar przysługującego pracownikowi zwolnienia w okresie, w którym był zatrudniony na 1/3 etatu, i oddzielnie, gdy pracował na 3/4 etatu, a następnie odjąć już wykorzystaną liczbę godzin.
W okresie od stycznia do maja br., kiedy pracownik pracował na 1/3 etatu, przysługiwało mu zwolnienie w wymiarze godzinowym, wynoszącym 6 godzin (16 godzin x 1/3 etatu = 5,33 godziny, po zaokrągleniu w górę do pełnej liczby godzin).
Jest to wymiar przysługujący pracownikowi zatrudnionemu cały rok w wymiarze 1/3 etatu. Jeżeli do maja br. pracownik wykorzystał 2 godziny tego zwolnienia, to oznacza, że do wykorzystania zostały mu 4 godziny. Jeśli jednak w okresie od czerwca do grudnia 2016 r. pracownik jest zatrudniony w wymiarze 3/4 etatu, to w tym okresie nabywa prawo do zwolnienia w wymiarze 12 godzin (16 godzin x 3/4 etatu). Od tego wymiaru należy odjąć liczbę już wykorzystanych w danym roku godzin. Oznacza to, że do wykorzystania pracownikowi temu pozostało jeszcze 10 godzin: 12 godzin – 2 godziny wykorzystane w lutym br.
ROZWIĄZANIE DRUGIE
Sposób obliczenia wymiaru przysługującego pracownikowi zwolnienia na opiekę przy zmianie etatu w ciągu roku kalendarzowego nie został uregulowany w przepisach. Możliwe są zatem różne metody jego rozliczania.
Nie ma wątpliwości, że z art. 188 par. 3 k.p. wynika zasada proporcjonalnego ustalania zwolnienia od pracy na opiekę (udzielanego w wymiarze godzinowym) w stosunku do wymiaru czasu pracy pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia zaokrągla się przy tym w górę do pełnej godziny. Porównywalna reguła obowiązuje przy ustalaniu urlopu wypoczynkowego należnego pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze godzin (art. 154 par. 2 k.p.). Na tym podobieństwa wolnego na opiekę i urlopu wypoczynkowego się nie kończą. W obu przypadkach przepisy nie określają sposobu obliczania wymiaru tej nieobecności w pracy przy zmianie etatu w ciągu roku kalendarzowego.
Przy ustalaniu długości urlopu wypoczynkowego przy zmianie etatu przyjęto zasadę, że należy odrębnie obliczyć wymiar urlopu dla poszczególnych miesięcy pracy w ramach danego etatu, a na końcu zsumować wyniki. Tę zasadę można zastosować również przy rozliczaniu wolnego na opiekę przy zmianie etatu. Taką interpretację można wyprowadzić ze zbieżności przepisów dotyczących proporcjonalnego obliczania długości zwolnienia na opiekę i urlopu pracowników niepełnoetatowych.
W podanym powyżej przykładzie w pierwszej kolejności ustalamy zatem wymiar zwolnienia na opiekę pracownika pracującego na 1/3 etatu: 16 godzin x 1/3 etatu = 5,33 = 6 godzin (po zaokrągleniu do pełnej godziny). Tyle będzie wynosił wymiar wolnego na opiekę dla pracownika pracującego przez cały rok na 1/3 etatu. Następnie obliczamy wymiar zwolnienia przysługującego pracownikowi przez okres zatrudnienia na 1/3 etatu, tj. w pierwszych 5 miesiącach pracy: 6 godzin x 5/12 = 2,5 = 3 godziny zwolnienia od pracy na opiekę (po zaokrągleniu do pełnej godziny). Z uwagi na to, że pracownik w lutym wykorzystał 2 godziny zwolnienia, pozostanie mu do dyspozycji za okres wskazanych pięciu miesięcy jedynie godzina zwolnienia od pracy na opiekę.
Analogicznie obliczamy wymiar zwolnienia na opiekę dla okresu zatrudnienia pracownika na 3/4 etatu. Ustalamy wymiar zwolnienia przysługującego pracownikowi pracującemu cały rok na 3/4 etatu: 16 godzin x 3/4 etatu = 12 godzin. Następnie obliczamy wymiar zwolnienia przez okres zatrudnienia na 3/4 etatu, tj. przez 7 miesięcy: 12 godzin x 7/12 = 7 godzin zwolnienia od pracy na opiekę.
Po zsumowaniu obu wyników uzyskujemy 8 godzin (po odjęciu 2 godzin już wykorzystanych przez pracownika). W podanym przykładzie pracownikowi przysługuje zatem łącznie w roku kalendarzowym do wykorzystania jeszcze 8 godzin zwolnienia od pracy na opiekę.
Artykuł 188 k.p. nie wskazuje sposobu obliczania wymiaru zwolnienia w związku z opieką nad dzieckiem w przypadku zmiany wymiaru etatu w trakcie roku kalendarzowego. Brak wyraźnej regulacji powoduje, że koncepcji rozwiązania problemu może być kilka.
Jedna z nich opiera się na założeniu, że decyduje wielkość etatu po zmianie. Przyjęcie takiej zasady mogłoby jednak doprowadzić do nieuzasadnionego pokrzywdzenia lub uprzywilejowania pracownika – np. gdyby zmiana etatu nastąpiła w grudniu i w tym miesiącu pracownik chciał skorzystać ze swojego uprawnienia. W skrajnym przypadku pracownik, który ma od stycznia do listopada 1/100 etatu, a w grudniu cały etat, mógłby w ostatnim miesiącu roku skorzystać ze zwolnienia w wymiarze 16 godzin.
Zdecydowanie bardziej uzasadnione – i zarazem uczciwsze względem pracownika – wydaje się więc rozliczanie przysługujących pracownikowi godzin zwolnienia proporcjonalnie do okresów zatrudnienia na dane wielkości etatu.
W przedstawionym przykładzie należy uwzględnić, że:
1. Pracownik przez 5 miesięcy pracował na 1/3 etatu – przy takim wymiarze czasu pracy w skali roku przysługiwałoby mu 6 godzin, z czego wykorzystał 2 godziny;
2. Przez pozostałe 7 miesięcy pracował na 3/4 etatu – w skali roku przysługiwałoby mu więc 12 godzin.
Wyliczenie za cały rok powinno zatem wyglądać następująco: (16 x 1/3 x 5/12) + (16 x 3/4 x 7/12) = 2,2222 + 7 = 9,2222 godzin. Uwzględniając zasadę zaokrąglania w górę, uznać należy, że pracownikowi przysługiwałoby 10 godzin, z czego wykorzystał 2, a więc pozostało mu jeszcze 8 godzin opieki nad dzieckiem. Dyskusyjne może być jedynie to, czy zaokrąglenia w górę do pełnego dnia należy dokonywać za każdy okres, czy dopiero w podsumowaniu.
Warto przy tym zauważyć, że zasada proporcjonalnego obliczania dni opieki nad dzieckiem jest też zgodna z wypracowanymi przez doktrynę zasadami obliczania wymiaru urlopu w przypadku zmiany etatu. Także w tym wypadku brak jest stosownej regulacji w kodeksie pracy, ale przyjęło się, że za każdy okres wymiar urlopu liczy się odrębnie. Brak jest więc logicznych podstaw, żeby inaczej podchodzić do kwestii dni opieki nad dzieckiem. ⒸⓅ