Urlop wypoczynkowy jest przywilejem pracownika, a to znaczy, że przełożony nie ma obowiązku udzielić mu go w określonym terminie. Jednym wyjściem jest wtedy urlop na żądanie, który jednak przysługuje pracownikowi tylko w wymiarze czterech dni w każdym roku kalendarzowym.

Prawo do nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego, co najmniej 14-dniowego (razem z sobotami, niedzielami i świętami oraz innymi dniami wolnymi wynikającymi z rozkładu czasu pracy) jest jednym z podstawowych praw pracownika. Co więcej, zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.

Nie znaczy to jednak, że pracownik ma zagwarantowany urlop w dowolnym wybranym przez siebie terminie i to nawet, jeżeli wcześniej został on wpisany do planu urlopów w danej firmie. Przede wszystkim nie wszystkie firmy mają obowiązek ustalania takich planów - nie musi ich być w przedsiębiorstwach, gdzie nie działa zakładowa organizacja związkowa lub w takich, gdzie ta organizacja wyraziła na to zgodę.

Ponadto nawet sporządzony plan ma charakter raczej orientacyjny niż obligatoryjny, w przypadku urlopu wypoczynkowego decydująca jest więc zawsze zgoda i podpis pracodawcy, który - nawet jeżeli pracownik miał wcześniej zaplanowany urlop i informował o tym - może się na niego nie zgodzić.

Pracodawca może przesunąć urlop

Pracodawca ma bowiem prawo przesunąć pracownikowi termin urlopu, jeśli jest to uzasadnione szczególnymi potrzebami pracodawcy i nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Może chodzić tutaj o brak rąk do pracy w przypadku, gdy nastąpiły szczególne okoliczności, których pracodawca nie mógł przewidzieć, jak zwiększona zachorowalność wśród załogi czy awaria w firmie, wymagająca obecności większej liczby pracowników.
Usprawiedliwieniem dla pracodawcy przesuwającego urlop pracownika nie jest natomiast fakt, że nie może znaleźć zastępstwa za członka załogi, ponieważ na przykład zbyt mało ludzi pracuje w firmie. To na pracodawcy bowiem ciąży obowiązek zapewnienia takiej organizacji pracy w firmie, która umożliwi pracownikom skorzystanie z prawa do wypoczynku.

Przesunięcie przez pracodawcę urlopu pracownikowi nie jest jednocześnie tym samym co odmowa udzielenia urlopu. Rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego wyraźnie zaznacza, że pracodawca, który nie daje pracownikowi zgody na urlop w określonym terminie, musi mu jej udzielić w innym czasie. Ani Kodeks pracy, ani rozporządzenie nie precyzują jednak, kiedy ma to nastąpić, pracodawca w uzasadnionych okolicznościach może więc wiele razy przesuwać terminu wypoczynku, a ogranicza go jedynie nakaz udzielenia urlopu w tym samym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo.

Co z wykupionymi wycieczkami i biletami?

Jeżeli pracodawca odwołuje pracownikowi wcześniej zaplanowany urlop, do którego ten się przygotował - to znaczy na przykład wykupił wycieczkę w biurze podróży lub zamówił bilety - to powinien w takiej sytuacji zwrócić mu koszty związane z anulowaniem wakacyjnych planów.

Muszą to być jednak koszty faktycznie poniesione przez pracownika i udokumentowane, a także bezpośrednio związane z przesunięciem urlopu. Tak więc pracodawca nie zwróci ceny całej wycieczki, ale tylko tą wpłatę, która przepadła z powodu odwołania wczasów. Pracownik może się natomiast domagać zwrotu kosztów za małoletnie dziecko, jeśli jego wyjazd musiał być odwołany z powodu braku dorosłego opiekuna.

Kiedy pracodawca musi udzielić urlopu

Są jednak wyjątki, kiedy pracodawca musi się zgodzić na udzielenie urlopu wypoczynkowego we wskazanym przez pracownika terminie.
Dzieje się tak, gdy wniosek o urlop złoży matka lub ojciec chcący skorzystać z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego (dodatkowego macierzyńskiego) lub macierzyńskiego i rodzicielskiego. W takim przypadku pracodawca nie może odmówić, o ile korzystanie z urlopu ma nastąpić bezpośrednio po zakończeniu urlopów z tytułu rodzicielstwa.
Pracodawca musie także udzielić urlopu pracownikowi młodocianemu uczęszczającemu do szkoły, który chce skorzystać z urlopu w czasie ferii szkolnych.

Ostatecznie urlop na żądanie

W nagłych wypadkach, jeżeli pracownik potrzebuje dni wolnych, może zdecydować się na urlop na żądanie. W teorii przysługuje on jednak tylko w nagłych, losowych lub innych, wyjątkowych sytuacjach. Przepisy prawa pracy nie precyzują jednak, czym są te wyjątkowe sytuacje. Wskazują tylko, że pracodawca ma obowiązek udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż czterech dni urlopu w każdym roku kalendarzowym.
Pracodawcę o urlopie na żądanie pracownik może poinformować w dowolny sposób. Może zawiadomienie wysłać na piśmie, faksem, e-mailem lub SMS-em, ale też telefonicznie lub w każdy inny skuteczny sposób. Ważny jest tylko termin - żądanie udzielenia urlopu trzeba zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Pracownik nie musi uzasadniać, dlaczego potrzebuje wolnego.

Pracownik powinien jednak pamiętać, że urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego i stosuje się do niego ogólne regulacje urlopowe, co oznacza, że w szczególnych okolicznościach, gdy wymaga tego interes firmy, pracodawca może sprzeciwić się żądaniu pracownika. Jednak pracownikowi, który nie uzyska zgody pracodawcy i nie stawi się w pracy, nie można zarzucić ciężkiego naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, zwłaszcza jeżeli jego absencję wymusiły szczególne okoliczności, na przykład związane ze stanem zdrowia lub wypadkami losowymi.

Co gdy pracodawca łamie przepisy?

Jeżeli pracodawca łamie artykuł 161 i 168 Kodeksu pracy - czyli odmawia podwładnemu dwutygodniowego urlopu wypoczynkowego w danym roku lub do 30 września następnego roku kalendarzowego - albo bezpodstawnie obniża wymiar dni wolnych, popełnia wykroczenie i naraża się tym samym na karę grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł (art. 282 § 1 pkt 2 K.p.).

Jednak nawet w przypadku, gdy pracodawca łamie prawo, nie uprawnia to pracownika do samowolnego wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Jedyne, co może więc zrobić, to zgłosić problem naruszenia do Państwowej Inspekcji Pracy.

Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14).