Prawo do pozyskiwania informacji o zatrudnionym nie jest nieograniczone, mimo że przepisy nie przewidują w tym zakresie konkretnych zakazów. Na przykład o monitoringu trzeba poinformować podwładnych.

Czy można przetwarzać dane osobowe pracownika

Przedsiębiorca po raz pierwszy zatrudnia pracownika. Chciałby jak najszybciej skompletować dokumentację. Czy może przechowywać i wykorzystywać dane osobowe zatrudnionego pozyskane w trakcie rekrutacji?
Części danych pracodawca może żądać już przy nawiązaniu stosunku pracy, a pozostałe jest uprawniony gromadzić w terminie późniejszym, w aktach osobowych zatrudnionego. Informacje, które firma może uzyskiwać od pracownika, określa kodeks pracy. Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie firma ma prawo żądać takich danych jak: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Od osoby już pracującej zakład może dodatkowo wymagać podania numeru PESEL oraz innych danych, które są konieczne, by pracownik mógł korzystać ze szczególnych uprawnień, np. rodzicielskich (wówczas musi podać także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci). Firma może żądać podania innych danych niż wskazane powyżej tylko wtedy, gdy obowiązek taki wynika z odrębnych przepisów. Na przykład w przypadku służby cywilnej urząd ma prawo żądać informacji, czy osoba ubiegająca się o zatrudnienie korzysta z pełni praw publicznych i czy nie była karana. Pracodawca może też przetwarzać dane o zdrowiu podwładnego, przechowując w aktach osobowych orzeczenia zezwalające na dopuszczenie go do pracy po przeprowadzeniu wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich. Inne informacje mogą być podane tylko dobrowolnie i z inicjatywy zatrudnionego. Firma jest w świetle prawa administratorem przetwarzanych w ramach swojej działalności danych osobowych.
Podstawa prawna
Art. 221, art. 229 par. 1 i 4 oraz art. 2981 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
Art. 4 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. nr 227, poz. 1505 z późn. zm.).
Art. 3 ust. 2 pkt 2 i art. 7 ust. 4 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

Czy wolno założyć monitoring w miejscu pracy

Firma prowadzi duży zakład produkujący narzędzia. Właściciele chcieliby mieć lepszy nadzór nad wykonywaniem pracy. Postanowili zainstalować system kamer użytkowych monitorujących świadczenie obowiązków przez zatrudnionych. Czy mogą to zrobić?
Co do zasady monitoring w miejscu pracy uznawany jest za dopuszczalny, choć w kwestii tej brak jednoznacznych przepisów. By kontrolować podwładnych przy użyciu kamer, pracodawca powinien ich jednak o tym uprzedzić. Uznaje się, że zgoda pracowników nie jest wymagana. Wystarczy uprzednie poinformowanie ich o nagrywaniu. Ponadto monitorowanie może być zastosowane wyłącznie po porozumieniu z przedstawicielstwem pracowniczym, a pracodawca powinien mieć w tym uzasadniony interes. Zapisy monitoringu powinny być zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem i przechowywane nie dłużej niż jest to niezbędne, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. Zasady monitoringu powinny zostać określone w aktach wewnątrzzakładowych lub umowach o pracę, tak aby zatrudnieni mogli się z nimi zapoznać. Zasadniczo więc dopuszczalność monitoringu uzależniona jest od jawności informacji o nim. Z uwagi na ochronę prywatności niedopuszczalne jest monitorowanie szatni, łazienek i toalet pracowniczych.
Podstawa prawna
Art. 111 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
Art. 23 i 24 ustawy z 23 kwietnia 1974 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Czy pracodawca może wpływać na wygląd pracownika

Firma kurierska chce wprowadzić obowiązek noszenia przez pracowników uniformów. Czy tego rodzaju regulacja może znaleźć się w regulaminie pracy?
Wynika to z podporządkowania pracownika i możliwości wydawania przez pracodawcę poleceń dotyczących pracy. Przyjmuje się, że polecenia te mogą odnosić się nie tylko do samego jej wykonywania, ale także do zachowania pracownika względem pracowników i klientów oraz jego wyglądu zewnętrznego, w zakresie, w jakim wpływa to na wizerunek firmy. Pracodawca ma prawo wymagać od zatrudnionych, aby w pracy używali ubrania służbowego, gdy wymóg taki przewidują obowiązujące u niego przepisy wewnętrzne. Ponadto kodeks pracy zobowiązuje pracowników do stosowania odzieży roboczej, gdy jest to niezbędne z uwagi na bezpieczeństwo i higienę pracy w zakładzie.
Podstawa prawna
Art. 111, 100 par. 2 pkt 2 i 3 oraz 211 pkt 4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Czy badanie poligrafem jest dopuszczalne

Kilka dni temu w zakładzie pracy miała miejsce kradzież. Policja przesłuchała pracowników obecnych w trakcie nocnej zmiany, po której zauważono braki. Zatrudniający nie wierzy w szybkie wykrycie sprawcy, a chciałby mieć pewność, że pracuje z zaufanymi ludźmi. Czy do ustalenia złodzieja może użyć wykrywacza kłamstw?
Takie działanie może być uznane za nieetyczne. Poligraf (wariograf), zwany też wykrywaczem kłamstw, to urządzenie rejestrujące parametry fizjologii człowieka, takie jak tempo oddechu czy ciśnienie krwi, które ulegają zmianom pod wpływem emocji. Służą do przeprowadzenia testów prawdomówności. Choć nie ma przepisów zakazujących jego stosowania, powszechnie przyjmuje się, że jest ono sprzeczne z naturą stosunków pracy. Naruszają bowiem prywatność poprzez ujawnienie reakcji emocjonalnych zatrudnionych, które stanowią wrażliwe dane osobowe. Ich przetwarzanie jest nieuprawnione, ponieważ nie wiążą się w sposób bezpośredni z zatrudnieniem. Badanie wariograficzne budzi też wątpliwości, bo jego wyniki świadczą jedynie o istnieniu emocji, które nie zawsze towarzyszą kłamstwu. Nie mogą więc być dowodem wskazującym np. na popełnienie przestępstwa w zakładzie pracy.
Podstawa prawna
Art. 111 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
Art. 23 i 24 ustawy z 23 kwietnia 1974 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).
Art. 27 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

Czy można dokonać przeszukania pracownika

Pracodawca chce wprowadzić kontrolę osobistą pracowników, która miałaby odbywać się każdorazowo przy wchodzeniu do zakładu i opuszczaniu go. Czy może to zrobić?
Choć kontrola osobista (rewizja osobista) pracowników nie została uregulowana w przepisach prawa, zdarza się, że przewidują ją akty wewnątrzzakładowe. Stanowi ona ingerencję w prawo do prywatności i naruszenie nietykalności cielesnej podwładnego. Za jej dopuszczalnością opowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 13 kwietnia 1972 r. (sygn. I PR 153/72), wskazując na możliwość przeszukania pracowników, gdy jego podstawą są przepisy regulaminów pracy lub ustalony zwyczaj, a zatrudnieni zostali uprzedzeni o możliwości stosowania tego rodzaju kontroli i gdy jest ona wykonywana w porozumieniu z przedstawicielstwem załogi przedsiębiorstwa. Taka kontrola zdaniem Sądu Najwyższego jest zgodna z prawem i nie narusza dóbr osobistych osób zatrudnionych.
Podstawa prawna
Art. 111 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
Art. 23 i 24 ustawy z 23 kwietnia 1974 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Czy firma ma prawo stale kontrolować komputery

Firma zamierza sprawdzać, czy służbowe komputery rzeczywiście są wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z wykonywanymi obowiązkami. Czy pracodawca może stale podglądać pracownicze e-maile i ruch w sieci?
Zatrudniający nie powinien monitorować pracowniczych komputerów przez cały czas. W przypadku poczty elektronicznej może mieć wgląd tylko do skrzynki służbowej zatrudnionego, ale już nie prywatnej. Dopuszczalna jest możliwość prowadzenia monitoringu incydentalnego poczty elektronicznej i korzystania z internetu, gdy istnieją uzasadnione podejrzenia w stosunku do pracownika, że narusza on przepisy. Pracodawca powinien jasno określić zasady korzystania z poczty elektronicznej w firmie oraz poinformować pracowników o możliwości przeglądania ich zawartości w uzasadnionych przypadkach. Warunki korzystania z komputerów mogą być wskazane w regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub umowie.
Firma bez przeszkód może jednak dokonywać kontroli automatycznej skrzynek pocztowych, np. w postaci blokowania złośliwego oprogramowania w e-mailach. Nie prowadzi to do naruszenia tajemnicy korespondencji z uwagi na brak ingerencji w treść wiadomości. Pracodawca nie musi wtedy informować zatrudnionego o takim nadzorze. Z kolei jeśli zamierza ograniczyć transfer danych lub zablokować niektóre strony internetowe, powinien działania te określić w przepisach wewnętrznej procedury monitorowania i zaznaczyć, że nie wymagają one zgody podwładnych.
Podstawa prawna
Art. 111 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
Art. 23 i 24 ustawy z 23 kwietnia 1974 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Czy firma może zmusić do badania trzeźwości

Po przybyciu pracownika do firmy zatrudniający zauważył, że zachowuje się on nietypowo i może być pod wpływem alkoholu. Czy może zmusić pracownika do poddania się badaniu przy użyciu alkomatu?
Pracownik ma obowiązek zachowania trzeźwości w miejscu pracy. Jednak nawet gdy wykonuje ją pod wpływem alkoholu, nie uprawnia to pracodawcy do sprawdzenia stanu trzeźwości pracownika wbrew jego woli. Zatrudniający może jednak wydać podwładnemu polecenie służbowe, by dokonał takiego badania. Ponadto na żądanie kierownika zakładu pracy lub osoby przez niego upoważnionej przeprowadzenie badania stanu trzeźwości może dokonać policja. W wyroku z 15 października 1999 r. (sygn. I PKN 309/99) Sąd Najwyższy stwierdził, że w takiej sytuacji uzasadnione jest wydanie zatrudnionemu polecenia udania się na komisariat policji w celu zbadania stanu trzeźwości.
Podstawa prawna
Art. 17 ust. 3 ustawy z 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1356 z późn. zm.),