Podczas pierwszego tygodnia w nowej pracy zostałem wezwany do kadr, gdzie poinformowano mnie, że muszę podpisać umowę lojalnościową dotyczącą szkoleń, zobowiązującą mnie do przepracowania w firmie co najmniej trzech lat. Nie mając żadnego doświadczenia w tego rodzaju praktykach i jednocześnie zaskoczony, podpisałem dokument. Teraz zastanawiam się, czy nie skomplikuje mi to kariery, gdybym znalazł lepszą ofertę pracy – pisze pan Krzysztof. – Czy takie umowy są powszechnie stosowane, czy jest to tylko widzimisię tej konkretnej firmy? A może mogłem odmówić jej podpisania? – pyta
Pracodawcy, dbając o rozwój firm, kierują często pracowników na specjalistyczne szkolenia, aby podnieść ich kwalifikacje zawodowe. W związku z tym, że to kosztuje, wyszkolony pracownik ma pewne zobowiązania wobec szkolącej go firmy. Zapisane są one w umowie szkoleniowej, zwanej popularnie umową lojalnościową.
Nie powinna ona jednak obejmować szkoleń lub kursów, które dla pracodawcy są obowiązkowe. Za takie uznawane są np. szkolenia bhp lub inne, wymagające przygotowania zawodowego do podjęcia pracy albo szkolenia produktowe – przydatne tylko w konkretnej firmie.
W praktyce firmy zazwyczaj przygotowują lojalki najczęściej przy droższych szkoleniach czy kursach językowych lub np. aplikacjach adwokackich albo radcowskich.
Możliwość uzależnienia kształcenia od późniejszego odpracowania daje pracodawcy kodeks pracy. Jeśli zdecyduje się on skierować pracownika na dokształcanie, może domagać się przepracowania określonego czasu po zakończeniu kształcenia albo zwrotu poniesionych wydatków na doszkalanie lub konferencje.
Przepisy pozwalają zatrzymać pracownika w firmie najwyżej przez trzy lata. Umowa, w której zapisane są np. cztery lata jest wprawdzie ważna, ale związuje pracownika tylko na trzy lata, i tyle powinien odpracować.
Umowa lojalnościowa musi być zawarta na piśmie (taka forma wymagana jest w celach dowodowych), przy czym jej postanowienia nie mogą być mniej korzystne dla pracownika, niż przewiduje to kodeks pracy, np. brak wolnego na czas szkolenia. Umowa może zawierać zapisy o dodatkowych świadczeniach przyznanych przez pracodawcę (np. kosztach przejazdów lub podręczników), nie mogą jednak obejmować one wartości dniówki przeznaczonej na szkolenie lub wynagrodzenia za czas odbywania szkolenia bądź uczestnictwa w konferencji.
Z wyjaśnień Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej wynika, że okres odpracowania nie może rozpocząć się wcześniej niż po zakończeniu konkretnego procesu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Jednak gdy np. pracownik bierze udział w kolejnych formach douczania, odpracowanie kosztów poniesionych na jedną z tych form może przypadać na czas uczestnictwa pracownika w kolejnym procesie podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
Może się więc zdarzyć, że łączny okres odpracowania u danego pracodawcy przekroczy trzy lata, jeżeli pracownik wielokrotnie będzie podnosił kwalifikacje zawodowe.
Tak więc przed podpisaniem takiego zobowiązania trzeba się zastanowić, czy nie wpłynie to na dalszą drogę zawodową. Gdyby np. pan Krzysztof chciał odejść z pracy wcześniej, może zostać obciążony kosztami poniesionymi przez pracodawcę na podnoszenie jego kwalifikacji w wysokości proporcjonalnej do czasu pracy po ukończeniu szkolenia. Podobnie będzie, gdyby np. zobowiązał się, ale nie poszedł na szkolenie, przerwał je, porzucił pracę lub został z niej zwolniony dyscyplinarnie.
Gdyby jednak rozwiązał umowę o pracę z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków przez pracodawcę, np. w przypadku notorycznego niewypłacania mu pensji, umowa lojalnościowa nie będzie go obowiązywała. Firma nie może również żądać zwrotu pieniędzy, kiedy odejście z pracy usprawiedliwia mobbing ze strony pracodawcy.
Podstawa prawna
Art. 102–103 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
Inwestując w rozwój swoich pracowników, firmy często zabezpieczają się przed odejściem nowo wyszkolonych osób z firmy poprzez zawierane z nimi specjalne porozumienia, zwane umowami lojalnościowymi. Są one zawiązywane przed każdym szkoleniem lub jednorazowo na całe cykle. Rodzaj porozumienia zależy od polityki kadrowej pracodawcy. Umowa taka powinna być wręczana pracownikowi najszybciej, jak to jest możliwe. Najlepiej, jeżeli pracownik wie o tego typu praktykach jeszcze na etapie aplikowania o dane stanowisko. Niedopuszczalne jest zawiązywanie takich porozumień tuż przed samym szkoleniem, na przykład podczas podpisywania listy obecności na szkoleniu. Tego typu działania są nieprofesjonalne i nieetyczne.
Niepodpisanie takiej umowy przez pracownika może prowadzić do braku uczestnictwa w danym szkoleniu. Jest to sytuacja wielce niekomfortowa – pracownik nie nabywa wyższych kwalifikacji, których wymaga pracodawca. Dlatego ważne jest informowanie o umowach lojalnościowych już na etapie rekrutacji.
W umowie szkoleniowej może być zawarta klauzula, iż pracownik zobowiązuje się do zwrotu kosztów szkolenia. Na przykład do zapłaty 100 proc. kosztów, jeśli odejdzie w ciągu pierwszego roku pracy, 50 proc. – półtora roku, 25 proc. – gdy wypowie umowę w trakcie dwóch lat pracy. Suma ta maleje wraz z przepracowaniem kolejnych miesięcy po szkoleniu. Gdyby pracodawca organizując szkolenia, skorzystał z dofinansowania, np. ze środków EFS, kwotę do zwrotu obciążającą pracownika powinno się obliczać, uwzględniając koszty poniesione wyłącznie przez tego pracodawcę. Kwota szkolenia powinna więc być pomniejszona o otrzymaną dopłatę.