Pracodawcy mają obowiązek ewidencjonować czas pracy osób u nich zatrudnionych. Dokonują tego do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracowników i innych świadczeń związanych z pracą. Zestawienie czasu pracy powinno być prowadzone w postaci odrębnej dla każdego pracownika karty ewidencji. Odnotowywanie godzin pracy ma miejsce w większości systemów i rozkładów czasu pracy. Jednym z wyjątków od tej zasady jest system zadaniowego czasu pracy, w którym godzin wykonywania czynności służbowych się nie ewidencjonuje.

Ewidencja może być uproszczona

Artykuł 149 par. 2 kodeksu pracy zwalnia pracodawcę z obowiązku wykazywania godzin pracy u pracujących w zadaniowym czasie pracy. Nie oznacza to jednak całkowitego zwolnienia od obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy tych pracowników, o czym pracodawcy często zdają się zapominać. Zawsze bowiem należy wyszczególnić fakt wykonywania pracy w danym dniu (w danej dobie) i odnotować okresy absencji w pracy ze wskazaniem ich przyczyn.

O tym, jakie informacje powinny znaleźć się w ewidencji, mówi rozporządzenie w sprawie akt osobowych. Wskazuje ono, że ewidencja powinna obejmować dane o pracy w poszczególnych dobach, w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy. Należy do niej wpisać dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności.

Reasumując, w ewidencji czasu pracy zatrudnionego w systemie zadaniowym powinny znaleźć się informacje o tym, czy pracownik wykonywał pracę w danym dniu, czy też nie. W tym drugim przypadku należy wskazać przyczynę nieobecności, np. opieka nad dzieckiem, niezdolność do pracy z powodu choroby lub przebywanie na urlopie wypoczynkowym.

Konsekwencje zaniedbań pracodawcy

Brak obowiązku wyszczególniania godzin pracy w zadaniowym czasie pracy bywa odczytywany jako zezwolenie na nieprowadzenie ewidencji czasu pracy w ogóle. A to z kolei powoduje trudności w procesach sądowych, np. przy wykazywaniu pracy w godzinach nadliczbowych.

Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, zaniechanie prowadzenia tego wykazu nie może być traktowane ani jako okoliczność na korzyść pracownika, ani też na niekorzyść pracodawcy. W takim wypadku dla wykazania faktów, które powinny wynikać z ewidencji, stosuje się zasadę dowodzenia wszelkimi innymi środkami dowodowymi, np. za pomocą świadków (por. wyr. SN z 7 czerwca 2011 r., sygn. II PK 317/10; z 2 czerwca 2010 r., sygn. II PK 369/09; z 16 marca 2010 r., sygn. I PK 202/09; z 27 kwietnia 2009 r., sygn. I PK 213/08).

Ponadto należy zauważyć, że pracodawca, który zaniechał ewidencjonowania czasu pracy, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika z dwóch tytułów – nieprowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz naruszenia przepisów o czasie pracy. Wykroczenia te zagrożone są karą grzywny w wysokości od tysiąca złotych do 30 tys. zł.

DGP przypomina

Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika:

● kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach im wzbronionych, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego;

● imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą;

● kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

Podstawa prawna

Art. 129, 149 i 281 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks Pracy (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).

Par. 8 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r., nr 62, poz. 286 z późn. zm.).