Kwestie dotyczące procedury uzyskania pozwolenia na użytkowanie budynku uregulowane są w ustawie Prawo budowlane. Zgodnie z tą ustawą (art. 54) do użytkowania obiektu budowlanego, na budowę którego wymagane jest pozwolenie na budowę albo zgłoszenie budowy, można co do zasady przystąpić po zawiadomieniu właściwego organu o zakończeniu budowy, jeżeli organ ten, w terminie 14 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, nie zgłosi sprzeciwu w drodze decyzji. Inwestor zamiast dokonania zawiadomienia o zakończeniu budowy może wystąpić z wnioskiem o wydanie decyzji o pozwoleniu na użytkowanie. Obowiązkiem uzyskania pozwolenia na użytkowanie budynku objęte są m.in. nowe budynki użyteczności publicznej oraz budynki wielorodzinne. Pozwolenie na użytkowanie jest także wymagane jeżeli przystąpienie do użytkowania obiektu budowlanego ma nastąpić przed wykonaniem wszystkich robót budowlanych.

Inwestor, w stosunku do którego nałożono obowiązek uzyskania pozwolenia na użytkowanie obiektu budowlanego, jest obowiązany zawiadomić właściwą jednostkę Państwowej Inspekcji Sanitarnej oraz Państwowej Straży Pożarnej – o zakończeniu budowy obiektu budowlanego i zamiarze przystąpienia do jego użytkowania. Organy te zajmują stanowisko w sprawie zgodności wykonania obiektu budowlanego z projektem budowlanym.

Jeśli inspekcja sanitarna oraz straż pożarna nie zajmą stanowiska w terminie 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia, traktuje się to jak niezgłoszenie sprzeciwu lub uwag.

Do zawiadomienia o zakończeniu budowy obiektu budowlanego lub wniosku o udzielenie pozwolenia na użytkowanie inwestor jest obowiązany dołączyć:

  1. oryginał dziennika budowy;
  2. oświadczenie kierownika budowy:
    a) o zgodności wykonania obiektu budowlanego z projektem budowlanym lub warunkami pozwolenia na budowę oraz przepisami,
    b) o doprowadzeniu do należytego stanu i porządku terenu budowy, a także  – w razie korzystania  – drogi, ulicy, sąsiedniej nieruchomości, budynku lub lokalu;
  3. oświadczenie o właściwym zagospodarowaniu terenów przyległych, jeżeli eksploatacja wybudowanego obiektu jest uzależniona od ich odpowiedniego zagospodarowania;
  4. protokoły badań i sprawdzeń;
  5. dokumentację geodezyjną, zawierającą wyniki geodezyjnej inwentaryzacji  powykonawczej oraz informację o zgodności usytuowania obiektu budowlanego z projektem  zagospodarowania działki lub terenu lub odstępstwach od tego projektu, sporządzoną przez osobę wykonującą samodzielne funkcje w dziedzinie geodezji i kartografii  oraz  posiadającą  odpowiednie uprawnienia zawodowe;
  6. potwierdzenie odbioru  wykonanych  przyłączy;
  7. zaświadczenie wójta, burmistrza  albo prezydenta miasta, potwierdzające spełnienie warunków, o których mowa  w art. 37i ust. 8 ustawy z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, o ile jest  wymagane;
  8. w przypadku drogi w transeuropejskiej sieci drogowej:
    a) wynik audytu bezpieczeństwa ruchu drogowego, o którym mowa w art. 24l ust. 1 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych,
    b) uzasadnienie zarządcy drogi, o którym mowa w art. 24l  ust. 4 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych.

W przypadku zawiadomienia o zakończeniu budowy lub złożenia wniosku o udzielenie pozwolenia na użytkowanie budynku mieszkalnego lub budynku z częścią mieszkalną, w oświadczeniu kierownika budowy o zgodności wykonania obiektu budowlanego z projektem budowlanym, zamieszcza się informację o dokonaniu pomiarów powierzchni użytkowej budynku i poszczególnych lokali mieszkalnych.

W razie zmian nieodstępujących w sposób istotny od zatwierdzonego projektu lub warunków pozwolenia na budowę, dokonanych podczas wykonywania robót, do zawiadomienia o zakończeniu budowy należy dołączyć kopie rysunków wchodzących w skład zatwierdzonego projektu budowlanego, z naniesionymi zmianami, a w razie potrzeby także uzupełniający opis. W takim przypadku oświadczenie kierownika budowy o zgodności wykonania obiektu budowlanego z projektem budowlanym powinno być potwierdzone przez projektanta i inspektora nadzoru inwestorskiego, jeżeli został ustanowiony.

Inwestor jest obowiązany dołączyć do wniosku o udzielenie pozwolenia na użytkowanie budynku mieszkalnego lub budynku z częścią mieszkalną oświadczenia o braku sprzeciwu lub uwag ze strony Państwowej Inspekcji Sanitarnej oraz Państwowej Straży Pożarnej. Zgodnie z ustawą inwestor jest obowiązany uzupełnić dokumenty jeżeli, w wyniku ich sprawdzenia przez organ nadzoru budowlanego, okaże się, że są one niekompletne lub posiadają braki i nieścisłości.

Wniosek o udzielenie pozwolenia na użytkowanie stanowi wezwanie organu nadzoru budowlanego do przeprowadzenia obowiązkowej kontroli. W przypadku stwierdzenia przystąpienia do użytkowania obiektu budowlanego lub jego części z naruszeniem przepisów organ nadzoru budowlanego wymierza karę z tytułu nielegalnego użytkowania obiektu budowlanego.

Organ nadzoru budowlanego wydaje decyzję w sprawie pozwolenia na użytkowanie obiektu budowlanego po przeprowadzeniu obowiązkowej kontroli. Organ ten może w pozwoleniu na użytkowanie obiektu budowlanego określić warunki użytkowania tego obiektu albo uzależnić jego użytkowanie od wykonania, w oznaczonym terminie, określonych robót budowlanych. Jeżeli organ nadzoru stwierdzi, że obiekt budowlany spełnia warunki pomimo niewykonania części robót wykończeniowych lub innych robót budowlanych związanych z obiektem, w wydanym pozwoleniu na użytkowanie może określić termin wykonania tych robót.

Inwestor jest obowiązany zawiadomić organ nadzoru budowlanego o zakończeniu robót budowlanych prowadzonych, po przystąpieniu do użytkowania obiektu budowlanego, na podstawie pozwolenia na użytkowanie.

Zgodnie z ustawą organ nadzoru budowlanego odmawia wydania pozwolenia na użytkowanie obiektu budowlanego w przypadku niespełnienia wymagań. Stroną w postępowaniu w sprawie pozwolenia na użytkowanie jest wyłącznie inwestor.

Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (zobacz tekst ujednolicony, artykuł 54 i kolejne)