Księgowość, czyli tak bardzo nielubiana papierologia, to problem, który spędza sen z oczu wszystkim prowadzącym własną firmę. Policzyliśmy, jak tanio i skutecznie prowadzić rozliczenia księgowe. Zobacz koszty, wady i zalety prowadzenia rozliczeń samemu, korzystania z outsourcingu i z działu księgowego w firmie.

O kryteriach wyboru formy rozliczeń w firmie świadczą statystyki. Jak wynika z raportu Fundacji Rozwoju Przedsiębiorczości „Starter”, ponad połowa z 1,8 mln małych firm w Polsce wybiera outsourcing, ok. 400 tys. firm korzysta z usługi księgowość on-line (czyli też bazuje na wiedzy i pomocy sił zewnętrznych), a tylko pół miliona firm zdaje się na własne siły. Z czego ponad 300 tys. właścicieli firm samodzielnie prowadzi księgowość, posiłkując się dostępnymi na rynku programami, a tylko ok. 200 tys. przedsiębiorstw zatrudnia na etacie księgową lub księgowego. A to oznacza, że najczęściej branym pod uwagę kryterium formy rozliczeń są ponoszone koszty i fachowość obsługi.

Outsorcing: kryteria wyboru firmy księgowej

Jak wynika z raportu fundacji Starter”, polscy przedsiębiorcy wybierają najczęściej outsourcing księgowy. Jak podkreśla Rafał Krukowski wiceprezes Tax Care, kryteriów wyboru firmy księgowej jest bardzo dużo – bezpieczeństwo, cena, jakość usług, doradztwo gospodarcze, wiarygodność instytucji.

Krukowski zauważa, że w Polsce często najważniejszym kryterium jest cena – im tańsza usługa, tym bardziej nam pasuje. Warto tymczasem dokładnie rozważyć, jaki zakres usług i jakiej jakości otrzymujemy za określoną opłatę.

Dodaje, że decydując się na wybór zasad obsługi księgowej w firmie, należy określić wiele istotnych z perspektywy każdego przedsiębiorcy szczegółów. Takich jak choćby, w jakim zakresie biuro rachunkowe będzie reprezentować nas przed urzędem skarbowym czy ZUS-em. Czy biuro posiada ubezpieczenie i w jakiej wysokości, w jaki sposób zarządza ryzykiem popełnienia błędu, który może wynikać choćby z interpretacji przepisów. Dopytajmy także o to, w jaki sposób będzie przebiegać wzajemna komunikacja i wymiana dokumentów – radzi Krukowski.

Outsorcing księgowy – korzysta z niego co najmniej połowa firm

Decyzję o prowadzeniu rozliczeń księgowych przy wykorzystaniu firm zewnętrznych podejmuje największa część rynku mikro i małych firm w Polsce. Jak wynika z raportu fundacji „Starter”, na to rozwiązanie decyduje się ponad 900 tys. podmiotów, czyli ponad połowa firm z sektora MSP.

Nie dziwi się temu Rafał Krukowski z Tax Care. Jak podkreśla, biuro rachunkowe bardzo pomaga w funkcjonowaniu w ramach systemu podatkowego.

- Zakładając własną firmę, niezależnie od tego, czy będzie to samozatrudnienie czy większy biznes, każdy odpowiada sobie na pytanie, jaki będzie jej produkt lub usługa, jak pozyska klientów, kiedy i w jakiej wysokości uzyska dochód. Stawia więc sobie określone cele biznesowe. Jako przedsiębiorca będzie jednak funkcjonował na rynku w ramach systemu prawnego, w tym fiskalnego. Biuro rachunkowe pomoże mu dobrze funkcjonować w ramach systemu podatkowego – mówi Rafał Krukowski.

Cały czas mamy do czynienia ze zmieniającymi się przepisami, nowymi wykładniami, orzeczeniami, które wpływają na sytuacje prawną i rozliczenia księgowe w firmie – stąd nie zapominajmy, że prowadząc samodzielnie rozliczenia w firmie, musimy przeznaczyć dodatkowy czas na śledzenie, zrozumienie i weryfikację tych zmian. Tymczasem przedsiębiorca powinien koncentrować się na właściwej działalności - podkreśla Rafał Krukowski.

Zalety outsourcingu księgowego

Outsourcing księgowości to dla wielu firm szansa na współpracę z najlepszymi ekspertami. Wiąże się przede wszystkim ze zmniejszeniem kosztów prowadzenia biznesu, zmniejsza też ryzyko operacyjne – czytamy w analizie na portalu na rapid-link.pl. Podobnie ocenia portal abak.com.pl: outcorcing księgowy daje możliwość skoncentrowania się na podstawowym kierunku działalności organizacji (tzw. core business), zmniejszenie lub podział ryzyka, oszczędność czasu, realne obniżenie kosztów.

Za outsorcingiem przemawia rachunek kosztów i zysków. Własny księgowy to konieczność wyłożenia całkiem sporych pieniędzy, a zespół wysoko wykwalifikowanych ekspertów można mieć już nawet za kilkaset złotych. Kto będzie pracował za kilkaset złotych na etacie?! Na pewno nie taki księgowy, jakiego byśmy chcieli – czytamy na portalu usługi księgowe.edu.pl.

Zagrożenia outsourcingu księgowego

Outsourcing księgowy, według portalu abak.pl, niesie za sobą ryzyko związane z koniecznością powierzenia tajemnic firmy podmiotowi zewnętrznemu: sprawą kluczową jest znalezienie odpowiedzialnego i wykwalifikowanego zleceniobiorcy, który rzetelnie wywiąże się ze swoich obowiązków. Nie bez znaczenia może być też brak zaufania do osoby, która miałaby poprowadzić wybrane sprawy przedsiębiorcy i której należy powierzyć problemy i tajemnice firmy – czytamy na portalu.

Ceny outsourcingu księgowego

Jak wynika z informacji na stronach internetowych biur księgowych, regułą jest cennik zależny od liczby księgowanych dokumentów. Trzeba zaznaczyć, że ceny ustalane są indywidualnie, ale jak informuje portal cennik-usłg.pl cena prowadzenia pełnej rachunkowości wynosi w przypadku 30 dokumentów od 300 do 800 zł, a powyżej 200 dokumentów co najmniej 1000 zł, ewidencja przychodów (ryczałt z podatkiem VAT) przy 30 dokumentach to wydatek 100 - 150 zł. Minimalne stawki za prowadzenie podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów wahają się od 150 do 300 zł.

Zosia Samosia, czyli właściciel sam prowadzi rozliczenia w swojej firmie

Jak wynika z raportu fundacji „ Starter”, ok. 300 tys. właścicieli firm rozlicza się samodzielnie. Czy to dobra decyzja?



Z całym przekonaniem odradzam prowadzenie księgowości samodzielnie, nie czując się wystarczająco mocnym w tej dziedzinie – mówi Rafał Krukowski. – Generuje to określone ryzyko oraz zawsze konieczność istotnego nakładu czasu.

Każdemu przedsiębiorcy doradzam prostą kalkulację. Ile czasu poświęcę na własne prowadzenie księgowych zestawień, ile w tym czasie mógłbym zarobić, gdybym skoncentrował się na tym, co w mojej działalności generuje przychód – wyjaśnia wiceprezes Tax Care.

Mimo tych zastrzeżeń nadal ok. 300 tys. najmniejszych firm rozlicza się samodzielnie, korzystając z programów księgowych – wynika z raportu fundacji "Starter".
Zaletą tej formy rozliczeń są na pewno mniejsze koszty. Często ograniczają się one do zapłaty za program księgowy. Jeśli w dodatku korzystamy z usług rodziny – np. osoby pracującej w księgowości, to na pewno koszty rozliczeń są dosyć niskie.

Te wyliczenia potwierdza pani Ewa, emerytowana księgową, prowadząca rozliczenia w warszawskim warsztacie samochodowym męża, zatrudniającym kilku pracowników. Podkreśla, że wariant samodzielnej obsługi księgowej jest możliwy, gdy firma funkcjonuje na zasadzie książki przychodów i rozchodów. Wtedy obsługa nie wymaga wielkiego nakładu czasu.

Tyle że, jak wylicza, nawet w tej formie rozliczenie faktur itd. zajmuje jej dziennie do dwóch godzin. Do tego dolicza czas potrzebny na czytanie prasy i publikacji fachowych, orzeczeń prawnych itd.

Jeśli chodzi o wydatki – to w kosztach musi znaleźć się cena programu księgowego (co najmniej kilkaset złotych), jego aktualizacja (ok. 200 zł rocznie), kilkaset złotych rocznie na prenumeratę prasy fachowej oraz ok. 100 zł rocznie na aktualizacje podpisu elektronicznego, potrzebnego przy kontaktach z ZUS-em.

Jak więc widać, koszty takiej obsługi finansowej nie są duże. Gdyby jednak policzyć i przeliczyć na pieniądze jej czas, wartość jej usługi wyniesie miesięcznie ok. 400 - 800 zł. W tym czasie, jak zauważa, przyjaciel jej męża prowadzący podobny wielkością warsztat samochodowy płaci firmie księgowej miesięcznie 700 zł…

To sprawia, że gdy policzymy czas, który poświęcamy nie produkcji czy szukaniu kontrahentów, ale na wypełnianie coraz większej ilości faktur, dokumentów, rozliczeń itd., to może się okazać, że nasze oszczędności są tylko iluzoryczne. Często lepiej zapłacić kilkaset złotych firmie zewnętrznej i mieć przysłowiowy spokój.

A może dział księgowy w firmie

Jak wynika z raportu fundacji „Starter”, w Polsce nadal ok. 200 tys. firm prowadzi własne działy księgowe.

To oznacza, że wielu właścicieli firmy, nie bacząc na wysokie koszty – wszak zatrudnienie księgowego lub stworzenie całego działu, oznacza wydatek od kilku do kilkunastu tysięcy złotych, wybiera tę formę rozliczeń.

To oczywiście oznacza, że trzeba na to zarobić – czyli stać na nie firmy z dużymi obrotami – wynika z analizy na portalu biznes-firma.pl, zastanawiającym się nad wadami i zaletami księgowości umiejscowionej w firmie.

Do wad portal zalicza ponadto: ryzyko utraty stabilności prowadzenia księgowości, bowiem księgowy może zachorować, ryzyko konfliktu na linii pracodawca – pracownik, ryzyko wykorzystania poufnych informacji przez księgowego na zewnątrz firmy oraz ryzyko poniesienia przez przedsiębiorcę odpowiedzialności za prawidłowe dokonywanie rozliczeń z fiskusem.

Zalety księgowości w firmie

Do zalet portal zalicza fakt, że osoba odpowiedzialna za rozliczenia pracuje na ogół w tym samym budynku, co właściciel. Ma on poczucie, że zawsze może się do niej zwrócić, jeśli zajdzie potrzeba wyjaśnienia problemu księgowego, a z drugiej strony – może w pewnym stopniu kontrolować jej codzienną pracę.

Jak podkreśla portal, etatowi księgowi w firmach są doskonale poinformowani o sytuacji firmy. Ponadto, dodatkową zaletą zatrudnienia własnego księgowego w przedsiębiorstwie jest to, że jako pracownik firmy będzie się on identyfikował z nią i najprawdopodobniej będzie posiadał poczucie odpowiedzialności za losy firmy na rynku.