Szpitale informatyzują się, ale e-dokumentacja wciąż kuleje

Zaledwie co dziesiąta placówka prowadzi elektronicznie dokumentację medyczną pacjenta – wynika z sondy DGP. Nadal drukarka jest jednym z podstawowych narzędzi pracy medyków, a tony dokumentacji papierowej będą zalegać w archiwach jeszcze przez 20 lat.

Obowiązujące od 15 kwietnia 2020 r. rozporządzenie ministra zdrowia z 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (t.j. Dz.U. 2022 poz. 1304 ze zm.) miało jednoznacznie wskazać, że dokumentacja medyczna ma być prowadzona w postaci elektronicznej. Poprzednie akty prawne pozostawiały wybór pomiędzy postacią elektroniczną i papierową. Jednak w praktyce tylko trzy z 30 dużych szpitali publicznych, które odpowiedziały na nasze pytanie o sposób prowadzenia dokumentacji medycznej, deklarują, że prowadzą ją w formie elektronicznej.

– W naszym instytucie już od 2014 r. prowadzona jest elektroniczna dokumentacja medyczna, a od 2006 r. większość badań radiologicznych jest wykonywana w formie cyfrowej – informuje Tomasz Leleno, rzecznik prasowy Narodowego Instytutu Kardiologii.

To jeden z wyjątków. Po trzech latach obowiązywania nowych przepisów nadal zdecydowana większość placówek jest „w trakcie wdrożeń”, „prowadzi dokumentację w sposób mieszany” albo szuka środków na wsparcie informatyzacji.

Martwy przepis

Główną przyczyną opóźnień jest wyjątek zapisany w rozporządzeniu, zgodnie z którym dokumentacja może być prowadzona w postaci papierowej, jeżeli przepis rozporządzenia tak stanowi lub warunki organizacyjno-techniczne uniemożliwiają prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej. Najczęstszym problemem przywoływanym przez szpitale jest… podpis pacjenta.

– Dokumentacja medyczna liczy od kilku do kilkudziesięciu stron. Konieczność złożenia podpisu pojawia się w punkcie przyjęcia do szpitala, w rejestracji, na oddziałach szpitalnych, podczas wizyty w poradniach, a często nawet przy łóżku pacjenta bezpośrednio przed podjęciem procedur medycznych – wylicza Agnieszka Sanojca, rzecznik prasowy Wojewódzkiego Szpitala Specjalistycznego im. Najświętszej Maryi Panny w Częstochowie. – W placówce medycznej o tak szerokim zakresie działalności i wysokiej liczbie pacjentów oznacza to setki tysięcy dokumentów w skali roku – wylicza.

Czasami podpis jest potrzebny również, żeby rozliczyć świadczenie. Jak mówi Katarzyna Brożek, rzecznik prasowy COPERNICUS Podmiot Leczniczy Sp. z o.o., są dokumentacje, które muszą być w co najmniej 30 proc. papierowe, jak np. dokumentacja zespołu opieki długoterminowej dla pacjentów wentylowanych mechanicznie.

– Wykonanie każdej wizyty lekarza, pielęgniarki lub fizjoterapeuty pacjent poświadcza, podpisując się i potwierdzając wykonanie świadczenia. Konstrukcja druku wymagająca podpisu pacjenta narzucona jest przez Narodowy Fundusz Zdrowia. Pomimo zdecydowanego postępu w dostępności usług cyfrowych przeważająca większość naszych pacjentów nie korzysta z podpisu kwalifikowanego dostępnego np. na platformie e-PUAP – wyjaśnia Katarzyna Brożek.

Wiele problemów jest w stanie rozwiązać szeroko promowane Indywidualne Konto Pacjenta, zwłaszcza że Ministerstwo Zdrowia i Centrum e-Zdrowia kolejno wprowadzają nowe funkcjonalności. Są jednak kwestie, z którymi szpitale muszą poradzić sobie same.

– Wyzwaniem jest z pewnością integracja bardzo licznej i różnego rodzaju aparatury medycznej z systemami informatycznymi – mówi Bogna Bartkiewicz, rzeczniczka prasowa Samodzielnego Publicznego Szpitala Klinicznego nr 2 PUM w Szczecinie.

Papierowe archiwa

Nawet jeżeli szpital coraz szerzej korzysta z cyfrowych rozwiązań, papierowe zasoby nadal zalegają w jego archiwach. Przepisy wymagają przechowywania dokumentacji medycznej najczęściej przez 20 lat albo i dłużej.

– Ucyfrowienie archiwalnej dokumentacji medycznej to nasze marzenie – nie ukrywa Katarzyna Pokorna-Hryniszyn, rzecznik prasowy Uniwersyteckiego Szpitala Dziecięcego w Krakowie. – Znacznie wpłynęłoby to np. na zmniejszenie powierzchni magazynowej archiwum czy zwiększenie bezpieczeństwa przechowywania danych. Jednak koszty przejścia na digitalizację archiwalnej papierowej dokumentacji medycznej na ten moment przerastają nasze możliwości – dodaje.

Powstają też obawy co do przechowywania dokumentacji cyfrowej.

– Rozwiązania takie wymagają dodatkowych serwerów do przetwarzania danych oraz profesjonalnego sprzętu skanującego dokumenty papierowe. Należy również pamiętać o energii elektrycznej potrzebnej do zasilania wszystkich elementów takich systemów – mówi Anna Guzowska, rzecznik prasowy Uniwersyteckiego Szpitala Klinicznego Nr 1 w Lublinie.

Jak wylicza Dariusz Madera, dyrektor generalny Uniwersyteckiego Szpitala Klinicznego w Opolu, szacowane koszty cyfryzacji szpitala sięgają nawet 5–7 mln zł. Rozstanie z papierową dokumentacją, pomimo wsparcia ze środków unijnych czy z funduszy Agencji Badań Medycznych, o których wspominają zarządzający szpitalami, na pewno nie nastąpi tak szybko, jak zakładano. Są jednak szpitale, które dają nadzieję na powodzenie informatyzacji i digitalizacji zasobów. Tomasz Dolata, rzecznik prasowy Wielospecjalistycznego Szpitala Miejskiego im. Józefa Strusia w Poznaniu, który od 2010 r. archiwizuje dokumentację w systemie, wskazuje, że została już tylko dokumentacja papierowa z 13 lat, której nie opłaca się teraz ucyfrawiać.

– Uwzględniając fakt, że szpital rocznie wytwarza ok. 80 tys. dokumentów, to przy tej liczbie – nawet ewentualne zatrudnienie pracowników do digitalizacji, oznaczałoby, że swoją pracę zakończyliby w chwili, gdy i tak tę dokumentację będzie można już zniszczyć zgodnie z prawem, bo upłynie 20 lat, w których trzeba było ją przechowywać – podkreśla Dolata.

Pomimo spowolnienia i trudności w informatyzacji pojawiają się już pierwsze placówki, takie jak poznański Szpital im. J. Strusia, ale i Wojewódzki Specjalistyczny Szpital Dziecięcy im. św. Ludwika w Krakowie, dla których papierowa dokumentacja będzie niedługo wspomnieniem. ©℗