Cyfryzacja w urzędach. Nie wiadomo, ile zrezygnowało z papieru

Jednocześnie GUS wskazuje, że ok 90 proc. jednostek administracji publicznej wyposażało pracowników w urządzenia przenośne z dostępem do internetu. Szkolenia dotyczące technologii informacyjno-komunikacyjnych swoim pracownikom zapewniało 62,6 proc. wszystkich jednostek. Korzystanie ze sztucznej inteligencji (AI) deklaruje z kolei prawie 7 proc. urzędów. Częściej w takie narzędzia są wyposażane jednostki administracji rządowej – 24,1 proc., rzadziej samorządowe – 6,1 proc.

Nie wszystkie systemy to EZD

Problemy ze statystycznym uchwyceniem stopnia zastosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w polskiej administracji wynikają z dwóch powodów.

Pierwszy to zdefiniowanie, czym jest system EZD – co do tego zdarzają się nieścisłości na dwóch poziomach. Pierwszy z nich to potraktowanie systemu EZD jako narzędzia teleinformatycznego, które musi spełniać wymagania określone w przepisach kancelaryjno-archiwalnych. Właściwszym określeniem byłoby tu: system klasy EZD. System taki powinien w szczególności umożliwiać elektroniczne archiwizowanie dokumentacji, a tym samym zastępować papierowe akta ich elektronicznymi odpowiednikami.

W praktyce instytucje publiczne mają trudność z identyfikacją tych wymagań, gdyż są one rozproszone w wielu aktach prawnych. Nie wszystkie stosowane systemy teleinformatyczne spełniają te warunki. W administracji wykorzystywane są też tzw. systemy EOD (do elektronicznego obiegu dokumentów), które jedynie wspierają pracę z dokumentami, ale nie umożliwiają eliminacji papierowych akt spraw. Różnica pomiędzy tymi dwoma rodzajami systemów jest zatem istotna, a w badaniach ankietowych bywa często nierozpoznawana przez respondentów, co może prowadzić do zawyżenia wyników, np. w danych GUS.

W ostatnim czasie jednak zauważalny jest wzrost świadomości w tym zakresie. Świadczyć o tym może paradoksalnie procentowy spadek liczby podmiotów deklarujących posiadanie systemu EZD w najnowszym badaniu w porównaniu z latami poprzednimi. Można założyć, że część instytucji, które wcześniej błędnie deklarowały posiadanie systemu EZD (a miały EOD), tym razem udzieliła adekwatnej odpowiedzi.

Drugim problemem może być traktowanie systemu EZD jako modelu pracy z dokumentami, polegającego na elektronicznym dokumentowaniu przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz ich elektronicznej archiwizacji. Sam fakt posiadania narzędzia, jakim jest system klasy EZD, nie oznacza automatycznie, że instytucja rzeczywiście realizuje EZD – czyli prowadzi elektroniczne akta spraw. W praktyce wiele instytucji nadal zarządza dokumentacją w sposób tradycyjny i drukuje każdy dokument elektroniczny.

Aby określić stopień zaawansowania w tym zakresie, stosowany jest miernik EZD jako podstawowego systemu (czy też sposobu) zarządzania dokumentacją. Zgodnie z prawem każdy podmiot publiczny musi określić, w jaki sposób chce prowadzić czynności kancelaryjne i dokumentować sprawy – czy w postaci papierowej, czy elektronicznej (w ramach EZD).

Na razie nie są jeszcze dostępne dane za ubiegły rok, ale w latach poprzednich wskaźnik wyboru EZD jako podstawowego sposobu zarządzania dokumentacją wynosił odpowiednio 36 proc. i 37,5 proc. wśród podmiotów mających system klasy EZD. Wskaźnik ten, choć użyteczny, nie oddaje w pełni złożoności procesu cyfrowej transformacji w tym obszarze – nawet w przypadku wyboru EZD jako systemu podstawowego instytucje mogą określać wyjątki.

Niemniej jednak dane te pokazują, że samo wdrożenie systemu klasy EZD nie wystarczy – kluczowe jest także realne przekształcenie praktyk organizacyjnych i sposobu zarządzania dokumentacją.

Kolejnym istotnym problemem jest kwestia precyzyjnego określenia, do jakiej grupy podmiotów skierowane jest dane badanie. GUS w swoich badaniach obejmuje urzędy administracji rządowej oraz administracji samorządowej, czyli urzędy gmin, powiatów i urzędy marszałkowskie. Nie oddaje to jednak pełnego obrazu polskiej administracji publicznej.

Ministerstwo Cyfryzacji oraz podległe mu jednostki kierują swoje badania do szerszego grona – podmiotów sektora publicznego. Do tej kategorii zalicza się również m.in. szkoły, biblioteki, jednostki ochrony zdrowia oraz instytucje kultury. W kontekście wdrażania e-Doręczeń wskazywano, że grupa ta obejmuje około 83 tys. podmiotów. Z tego względu dane prezentowane przez GUS i MC mogą się różnić pod względem zarówno zakresu, jak i skali, co należy brać pod uwagę przy analizie wyników.