Chcąc ustalić, czy w danym projekcie VAT podlega odliczeniu, konieczne jest uwzględnienie i przeanalizowanie wszystkich dochodów uzyskiwanych przez jednostkę, nawet tych najmniejszych. Należy przy tym wziąć pod uwagę nie tylko dochody obecne, lecz także przyszłe i potencjalne.

Właściwe zakwalifikowanie VAT wiąże się z koniecznością odpowiedzi na pytanie, czy danej jednostce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, a jeśli tak – to w jakim zakresie. W przypadku samorządu terytorialnego rzadką sytuacją będzie posiadanie pełnego prawa do odliczenia. Częściej wystąpi brak prawa do odliczenia albo uprawnienie częściowe (przy zastosowaniu prewspółczynnika i/lub współczynnika).

Żeby powyższe ustalić, niezbędne jest potwierdzenie, jakie dochody uzyska dana jednostka oraz w jaki sposób są one deklarowane na potrzeby rozliczania VAT. Dokonując oceny, nie można pomijać żadnych dochodów, nawet tych drobnych i sporadycznych. Przykładowo: jednostki takie jak szkoły czy przedszkola prowadzą przede wszystkim działalność niepodlegającą VAT, ale w mniejszym lub większym stopniu występują u nich również czynności opodatkowane VAT (np. wynajem sal i pomieszczeń, udostępnianie powierzchni pod automaty, najem placu szkołom nauki jazdy, udostępnianie powierzchni reklamowej, najem mieszkań służbowych itp.). Uwzględnienie tych dochodów jest kluczowe dla prawidłowej oceny możliwości odliczenia i kwalifikowalności VAT.

Zmiana podejścia

Jest to tym bardziej istotne, gdyż zauważalna jest zmiana podejścia organów podatkowych co do oceny możliwości odliczenia VAT w jednostkach wykazujących niewielkie dochody. W poprzednim okresie unijnego finansowania organy niejednokrotnie zajmowały stanowisko, że takie niewielkie dochody opodatkowane VAT w niektórych sytuacjach nie powinny skutkować powstaniem prawa do odliczenia – m.in. w interpretacjach podatkowych z 8 listopada 2016 r. (sygn. 1061-IPTPP2.4512.414.2016.1.KW), a także z 10 listopada 2017 r. (sygn. 0111-KDIB3-2.4012.557.2017.1.AR) oraz z 17 stycznia 2019 r. (sygn. 0112-KDIL2-3.4012.618.2018.1.AŻ).

Z wymienionych interpretacji wynika, że nie każdy pośredni rodzaj związku wydatków z dochodami opodatkowanymi VAT przesądza o posiadaniu prawa do odliczenia. Jeżeli związek ten jest zbyt nieuchwytny i mało konkretny, to odliczenie VAT nie jest możliwe. Organy podkreślały, że co prawda, w szerokim ujęciu każdy wydatek ma wpływ na działalność podatnika (i może się przyczynić do uzyskania sprzedaży opodatkowanej), tym niemniej nie oznacza to automatycznie posiadania prawa do odliczenia (choćby częściowego).

Wpływ na rozliczenie przedsięwzięć

Zaprezentowane stanowiska niejednokrotnie umożliwiały samorządom realizację przedsięwzięć przy pełnej kwalifikowalności VAT (przy czym było zalecane potwierdzenie prawidłowości takiego podejścia w drodze uzyskania własnej interpretacji podatkowej).

Najnowsze stanowiska nie są już aż tak korzystne dla JST (por. interpretacje z 21 marca 2024 r. o sygn. 0114-KDIP4-1.4012.37.2024.1.BS oraz z 18 grudnia 2023 r. o sygn. 0112-KDIL1-2.4012.533.2023.2.DS). Organy podatkowe zwracają uwagę, że fundamentalne prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie może zostać ograniczane tylko z tego powodu, że skala prowadzonej działalności podlegającej opodatkowaniu jest niewielka, a wykorzystanie efektów inwestycji do celów komercyjnych jest marginalne w stosunku do wydatków poniesionych na ich realizację. W takich przypadkach zakres odliczenia powinien być wyznaczony przy zastosowaniu prewspółczynnika i/lub współczynnika VAT. Jeżeli wskaźniki te nie przekroczą 2 proc., nie oznacza to jednak, że JST jest pozbawiona prawa do odliczenia w ogóle. W takiej sytuacji podatnik ma jedynie prawo wyboru, czy dokonywać odliczania w oparciu o wyliczoną proporcję, czy też zrezygnować z tego prawa i nie odliczać podatku naliczonego. Wybór ten nie przekłada się jednak bezpośrednio na kwalifikowalność VAT. Konieczne jest wówczas ustalenie, jakie reguły kwalifikowalności zostały przyjęte w dokumentach programowych.

Zanim skarbnik złoży wniosek

Powyższe kwestie są szczególnie istotne w przypadku projektów, które są związane z działalnością całej jednostki organizacyjnej. Dotyczy to w szczególności przedsięwzięć termomodernizacyjnych, renowacji obiektów czy też związanych z cyberbezpieczeństwem i wdrożeniem e-usług publicznych. W świetle przytoczonych stanowisk w tego typu przedsięwzięciach w zasadzie nie jest możliwe uznanie, że prawo do odliczenia w ogóle nie występuje.

Praktyka wskazuje, że przystąpienie do sporządzenia oświadczenia o kwalifikowalności VAT bardzo często następuje w końcowej fazie opracowywania dokumentacji aplikacyjnej. Dla osoby odpowiedzialnej za dokonanie ustaleń w tym zakresie (najczęściej jest to skarbnik gminy) nie jest to z pewnością sytuacja komfortowa. Bardzo trudno jest wówczas przeprowadzić spokojną analizę założeń przedsięwzięcia w kontekście specyfiki jednostki organizacyjnej, której dotyczy projekt. Warto więc zadbać o przeprowadzenie procedury w taki sposób, aby była możliwa kompleksowa weryfikacja problematyki związanej z VAT.

Ten temat poruszymy m.in. podczas specjalistycznych warsztatów „Dofinansowania i nowa perspektywa finansowa – jak ułożyć projekt pod kątem podatkowym i finansowym? Kwalifikowalność VAT”. Będą one częścią Kongresu Perły Samorządu 2024 zaplanowanego na 23–24 maja w Gdyni. W trakcie spotkań przedstawicieli gmin i powiatów z ekspertami będzie możliwość zadawania pytań i wyjaśniania wątpliwości. ©℗