Czy do potwierdzenia kryterium samotnego wychowywania dziecka zamiast wyroku wystarczy zaświadczenie lub odpis?

Zdaniem Urzędu Ochrony Danych Osobowych na potrzeby potwierdzenia spełnienia kryterium samotnego wychowywania dziecka podczas rekrutacji do szkół i przedszkoli nie powinny być pozyskiwane prawomocne wyroki sądów rodzinnych orzekające rozwód lub separację. Dyrektorzy placówek oświatowych mają inne zdanie.

W samorządach trwa rekrutacja do przedszkoli i szkół podstawowych. O tym, które dziecko dostanie się do placówki, często decydują dodatkowe kryteria, takie jak wielodzietność czy samotne wychowanie dziecka. W przypadku potwierdzenia tego drugiego kryterium pojawiły się wątpliwości prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Nadmierna ingerencja

UODO ma zastrzeżenia do brzmienia art. 150 i art. 160 ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 900 ze zm.). Artykuł 150 ust. 2 pkt 1 lit. c ustawy przewiduje, że do wniosku rekrutacyjnego do publicznego przedszkola lub szkoły dołącza się prawomocny wyrok sądu rodzinnego orzekający rozwód lub separację lub akt zgonu oraz oświadczenie o samotnym wychowywaniu dziecka oraz niewychowywaniu żadnego dziecka wspólnie z jego rodzicem.

W ocenie UODO obowiązek załączania do wniosku rekrutacyjnego prawomocnego wyroku sądu rodzinnego orzekającego rozwód lub separację na potwierdzenie spełniania przez kandydata kryterium, jakim jest samotne wychowywanie kandydata w rodzinie, narusza określoną w RODO zasadę minimalizacji danych. Zgodnie z nią przetwarzanie powinno obejmować tylko takie dane, jakie są niezbędne dla realizacji konkretnego i określonego celu przetwarzania. Zakres i kategorie spraw oraz okoliczności oceniane przez sąd w związku z orzekaniem o rozwodzie (całokształt spraw małżeńskich, rodzicielskich i alimentacyjnych, mieszkaniowych czy majątkowych wskazany w przepisach kodeksu rodzinnego i opiekuńczy) determinują konieczność głębokiej ingerencji w sprawy rodziny i poszczególnych jej członków. Nierzadko informacje dotyczą także osób trzecich, a zatem dotykają w sposób niezwykle istotny prywatności rodziny, jej poszczególnych członków, ewentualnie innych osób.

W konsekwencji dyrektorzy szkół, do których wpływają wnioski rekrutacyjne zawierające w załączeniu wyroki sądów rodzinnych orzekające rozwód lub separację (zwłaszcza gdyby były przedkładane również z uzasadnieniem), pozyskują wiele różnego rodzaju danych odnoszących się do różnych kategorii osób, które nie są niezbędne do rozpatrzenia i weryfikacji spełnienia kryterium samotnego wychowywania kandydata w rodzinie.

W ocenie UODO konieczne jest zrezygnowanie z dołączania do składanego wniosku rekrutacyjnego pełnej treści dokumentów dotyczących sytuacji rodzinnej i przeanalizowanie innych form potwierdzania spełnienia kryterium samotnego wychowywania dziecka w rodzinie. Prezes UODO ma nawet propozycję zmian. W wystąpieniu do minister edukacji wskazał, że skoro zgodnie z treścią art. 4 pkt 43 ustawy – Prawo oświatowe pojęcie samotnego wychowywania dziecka odnosi się do panny, kawalera, wdowy, wdowca, osoby pozostającej w separacji orzeczonej prawomocnym wyrokiem sądu, osoby rozwiedzionej, chyba że osoba taka wychowuje wspólnie co najmniej jedno dziecko z jego rodzicem – wykazanie tej okoliczności mogłoby nastąpić poprzez złożenie zaświadczenia o stanie cywilnym lub odpisu skróconego aktu małżeństwa.

Niezbędne dane

Zastrzeżenia UODO dotyczą też okresu przechowywania informacji zebranych w toku rekrutacji. Na podstawie art. 160 prawa oświatowego dane osobowe kandydatów zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego oraz dokumentacja pozyskana na potrzeby jego przeprowadzenia są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu, w którym dziecko korzysta z wychowania przedszkolnego lub uczęszcza do szkoły.

– Dane pozyskane w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego mogą być przetwarzane przez cały okres wychowania lub kształcenia w danej placówce. Tymczasem zarówno zakres danych osobowych gromadzonych w procesie rekrutacji (np. zawartych w dokumentach potwierdzających samotne wychowywanie dziecka), jak i cel ich przetwarzania nie wymagają tak długiego okresu przechowywania. Pozyskiwane informacje mają bowiem służyć wyłącznie przeprowadzanej rekrutacji, a nie dokumentowaniu całego procesu kształcenia w danej placówce. Ponadto powinny być przetwarzane z poszanowaniem określonej w RODO zasady ograniczenia przechowywania, a więc przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te zostały zebrane – uważa UODO.

W jego ocenie minister edukacji powinien rozważyć zmianę obecnych przepisów, których aktualne brzmienie umożliwia przechowywanie danych przez długi okres wykraczający poza osiągnięcie celu, jakim jest weryfikacja kryterium rekrutacyjnego.

Dlatego UODO wnioskuje do resortu o przeanalizowanie przepisów pod kątem ich spójności z przepisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.

Bez przekonania

Dyrektorzy uważają, że wskazane przez UODO wątpliwości prawne można rozwiązać, ale w ograniczonym zakresie.

– Matka zapisała dziecko do naszej placówki, a ojciec nie wyraził zgody. Z kolei my nie wiedzieliśmy, czy rzeczywiście został pozbawiony praw rodzicielskich. Dlatego musieliśmy poprosić o dostarczenie wyroku. Nie da się raczej całkowicie wyeliminować wymogu okazania takiego dokumentu m.in. przy rekrutacji – mówi Jacek Rudnik, wicedyrektor w Szkole Podstawowej nr 11 im. Henryka Sienkiewicza w Puławach, członek zarządu Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Kadry Kierowniczej Oświaty. – Można jednak poprosić o okazanie treści wyroku do wglądu komisji rekrutacyjnej, która na tej podstawie sporządziłaby notatkę służbową, pod którą mógłby być też złożony podpis osoby dostarczającej taki dokument. Wtedy wyeliminowalibyśmy obawy UODO, że zbyt długo przechowywane są w przedszkolu lub szkole tego typu dokumenty z wrażliwymi informacjami – dodaje. ©℗