Zanim ruszą e-doręczenia, warto wdrożyć również EZD

Coraz więcej urzędów, które do tej pory prowadziły akta w postaci papierowej, decyduje się na uruchomienie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. To dobry krok, bo w przeciwnym razie od 10 grudnia 2023 r. czekałoby ich więcej pracy.

10 grudnia to zgodnie z komunikatem ministra cyfryzacji z 29 maja 2023 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 1077) dzień, w którym startuje usługa e-doręczeń. Jak wskazano bowiem w tym dokumencie, do tej daty powinny zostać wdrożone rozwiązania techniczne niezbędne do uruchomienia usług doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej w szerokim kręgu podmiotów publicznych. [ramka 1] A zatem od tego dnia duża grupa podmiotów publicznych będzie co do zasady zobowiązana do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, oferowanej przez Pocztę Polską, czyli tak jak wymaga tego art. 4 ust. 1 ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 285; dalej: u.d.e.).

Chodzi o wszelką korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru, a więc taką, którą stosuje się przede wszystkim w postępowaniach administracyjnych czy też podatkowych – czego symbolem są stosowane urzędowe poświadczenia doręczenia (ePUAP) i zwrotne potwierdzenia odbioru (listy papierowe). Korespondencja ma być wysyłana na adresy do e-doręczeń wpisane do bazy adresów elektronicznych. Ten sposób doręczania zyska status podstawowej formy komunikacji przez podmioty publiczne. [tabela]

Usługa hybrydowa

Stosowanie odstępstw od zasady doręczania urzędowych pism drogą elektroniczną będzie możliwe jedynie na zasadzie wyjątku. Co więcej: brak możliwości zastosowania e-doręczenia (np. wskutek tego, że strona postępowania administracyjnego nie będzie zobowiązana do posiadania elektronicznej skrzynki do odbioru korespondencji; w tej kategorii mogą znaleźć się m.in. osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej) nie będzie oznaczał, że podmiot publiczny uniknie konieczności przygotowania listu poleconego do wysyłki w postaci elektronicznej. W takiej sytuacji w pierwszej kolejności nadawca publiczny będzie musiał skorzystać z usługi hybrydowej. Polega ona na tym, że nadawca uwierzytelnia się do skrzynki do e-doręczeń, przygotowuje tam korespondencję elektroniczną z zachowaniem wszelkich wymaganych dla tej formy parametrów (jak np. odpowiedni podpis elektroniczny). Dopiero po tym Poczta Polska dokona wydruku korespondencji i jej doręczenia do adresata w postaci papierowej. A więc nawet w takim przypadku obowiązkiem nadawcy publicznego będzie przygotowanie e-korespondencji.

Usługa hybrydowa stanowić ma część systemu e-doręczeń, dlatego jej stosowanie od 10 grudnia 2023 r. będzie również obowiązkowe dla podmiotów publicznych (chodzi o podmioty, które są wskazane w art. 155 ust. 1–5, a więc m.in.: organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, organy kontroli państwowej i ochrony prawa, ZUS, NFZ, agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, państwowe i samorządowe instytucje kultury itp.). Wyjątkiem są jednostki samorządu terytorialnego: one mają obligatoryjnie korzystać z niej dopiero kilka lat później, mianowicie od 1 października 2029 r.

Praktyczne wdrożenie systemu e-doręczeń oznacza, że nawet te urzędy, które do tej pory wciąż trwają przy dokumentacji papierowej, będą musiały – przynajmniej na etapie wysyłki korespondencji – sporządzać i nadawać do adresatów dokumenty w postaci elektronicznej. To z kolei powinno wpłynąć, biorąc pod uwagę ekonomikę działania jednostek sektora publicznego, na cały proces zarządzania dokumentacją w urzędach.

EZD – fakultatywny, ale bardzo pomocny

A jak się ma usługa e-doręczeń do systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), które wdrożyło dobrowolnie wiele urzędów m.in. w celu usprawnienia przepływu korespondencji wewnętrznej. Przypomnijmy: systemy EZD służą do gromadzenia i tworzenia dokumentów elektronicznych, wykonywania wszelkich czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw.

Ramka 1

Ramka 2

Otóż regulacje dotyczące e-doręczeń nie wprowadzają zmian w stosowaniu w podmiotach publicznych systemów do elektronicznego zarządzania dokumentacją wewnątrz urzędów (systemy EZD pozostaną dobrowolną formą alternatywy dla prowadzenia akt różnego rodzaju spraw w postaci papierowej). Choć warto dodać, że było blisko realizacji pomysłu, by system EZD stał się obligatoryjny, a nie dobrowolny. W kończącej się kadencji Sejmu był bowiem procedowany rządowy projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem e-administracji. Zawierał on propozycję nowelizacji art. 6 ust. 1a ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164; ost.zm.) poprzez zmianę obecnie obowiązującej fakultatywności stosowania EZD jako sposobu zarządzania dokumentacją w urzędzie, na obligatoryjność wdrożenia systemu. Ścieżka legislacyjna projektu nie została doprowadzona do końca, w rezultacie propozycja nowelizacji na razie została odłożona ad acta. Jednak panująca obecnie tendencja do skłaniania administracji do cyfryzacji za pomocą przepisów sugeruje, że do projektu może powrócić nowy rząd.

Argumenty za usprawnieniem

Podmioty publiczne nie powinny jednak czekać na zmiany prawne dotyczące EZD. W sytuacji gdy za sprawą e-doręczeń korespondencja wychodząca z urzędu będzie co do zasady musiała mieć postać elektroniczną – maleje uzasadnienie dla pozostawania przy dokumentacji papierowej wewnątrz jednostek. Doskonale widać to na przykładzie postępowań administracyjnych: jeżeli urząd nadal będzie stosował tradycyjny system czynności kancelaryjnych, to po otrzymaniu pisma w postaci elektronicznej będzie musiał je wydrukować, by dołączyć je do akt sprawy. Następnie postępowanie będzie prowadzone z wykorzystaniem papierowych dokumentów. Jeśli jednak w toku postępowania pojawi się konieczność skierowania jakichś pism na zewnątrz (np. do strony czy innego organu), urząd będzie zmuszony i tak wytworzyć pismo w postaci elektronicznej. Tak samo będzie na końcu postępowania, czyli przy wydawaniu rozstrzygnięcia. Wszystko to oznacza więcej pracy do wykonania i to takiej, która się dubluje. Z jednej strony takie urzędy będą bowiem prowadziły papierowe akta sprawy, w których muszą się znaleźć wszystkie dokumenty, z drugiej zaś część pism i tak będzie musiała być dodatkowo przygotowana w postaci elektronicznej. Te same merytorycznie materiały będą musiały więc być tworzone dwa razy.

Będzie synergia

Mariusz Madejczyk, pełnomocnik wojewody podlaskiego do spraw informatyzacji oraz dyrektor Biura Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim, nie ma wątpliwości, że konieczność wdrożenia e-doręczeń pośrednio zmusi wiele niezdecydowanych podmiotów do wdrażania systemów klasy EZD. To właśnie w tym urzędzie powstał i jest rozwijany do dziś system EZD PUW.

Jak tłumaczy, wdrożenie systemu EZD, pomimo że nie jest obowiązkowe, w kontekście nadchodzącego obowiązku stosowania e-doręczeń stanowi logicznie uzasadnioną drogę działania dla tych urzędów, które go do tej pory nie mają. Uzupełnienie systemu e-doręczeń o EDZ umożliwi prowadzenie spraw od początku do końca w postaci elektronicznej, zarówno na etapie zarządzania dokumentacją wewnątrz urzędu (EZD), jak i w kontakcie z podmiotami zewnętrznymi (e-doręczenia). System EZD nie tylko pozwoli uniknąć wspomnianego dublowania niektórych czynności urzędowych, ale wręcz zoptymalizuje korzystanie z systemu e-doręczeń. System EZD jest bowiem kompatybilny z systemem e-doręczeń – pisma przygotowane w ramach systemu EZD będzie można wysłać przez system e-doręczeń bez konieczności logowania się do różnych systemów. – System EZD PUW oraz e-doręczenia są już zintegrowane i testowane przez wielu partnerów EZD PUW, dzięki udostępnionej przez Ministerstwo Cyfryzacji wersji testowej e-doręczeń. Użytkownik EZD PUW przygotuje więc pismo w tym systemie, za jego pośrednictwem uzyska właściwe podpisy od przełożonych i wyśle dokument do adresata. Bez potrzeby odrębnego uwierzytelniania się w systemie e-doręczeń – wyjaśnia Mariusz Madejczyk.

– Użytkownicy systemu EZD PUW w praktyce nie będą dostrzegali systemu e-doręczeń, a co za tym idzie, nie odczują większych komplikacji związanych z wdrożeniem obowiązku dostarczania korespondencji w postaci elektronicznej – zapewnia nasz rozmówca.

Inaczej będzie z pracownikami tych jednostek, które z EZD nie korzystają. Będą oni zmuszeni przygotowywać pisma np. na swoich komputerach, a następnie – po ich podpisaniu – logować się na skrzynki w systemie e-doręczeń i tam wgrywać korespondencję. Raz, że będzie to bardziej czasochłonne. Dwa, że przenosząc e-dokumenty z jednej lokalizacji do drugiej, można popełnić błąd.

Autorzy EZD PUW w swojej ocenie bazują na dotychczasowych doświadczeniach z integrowaniem systemu EZD z ePUAP. – Wirtualny listonosz ePUAP jest dziś dla użytkowników EZD PUW przezroczysty, wszystkie czynności związane z wysyłką i przyjmowaniem korespondencji w postaci elektronicznej wykonywane są w samym systemie EZD, bez konieczności logowanie się w ePUAP. Tak samo będzie to działało w e-doręczeniach – wskazuje Madejczyk.

Rośnie popyt

Coraz więcej kierowników podmiotów publicznych uzmysławia sobie, że dobrze byłoby osiągnąć opisywaną synergię. Dostawcą systemu EDZ na zasadach niekomercyjnych jest aktualnie m.in. wspomniany Podlaski Urząd Wojewódzki (który jako pierwszy stworzył w 2010 r. tej klasy system, z którego korzysta dziś ponad 1500 instytucji). Docelowo jednak EZD PUW ma zostać w polskiej administracji zastąpiony systemem EZD RP, który jest rozwijanym przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy. Obecnie ten drugi system jest wdrażany w administracji rządowej. [rozmowa] Pozostałym jednostkom, w tym samorządom, pozostaje EZD PUW.

– Od momentu, kiedy wiadome stało się, że nastąpi wdrożenie e-doręczeń, obserwujemy rosnące zainteresowanie systemem EZD PUW. W kolejce na jego wdrożenie czeka kilkaset podmiotów – informuje Madejczyk. ©℗

trzy pytania do

System EZD RP od kwietnia 2022 r. jest wdrażany produkcyjnie w podmiotach administracji rządowej zarówno w modelu chmurowym, jak i on-premise (oprogramowanie instalowane na lokalnych serwerach – przyp. red.). Korzysta dziś z niego produkcyjnie już ok. 70 jednostek, a ponad 500 podmiotów jest w procesie wdrożeniowym. System EZD RP jest udostępniany na licencji freeware, co oznacza, że każdy może z niego korzystać. Oddzielną kwestią jest dostęp do bezpośredniego wsparcia NASK–PIB. Obecnie na ścieżkę wdrożeniową z takim wsparciem przyjmowane są podmioty administracji rządowej nieposiadające systemu klasy EZD.

Samorządy mogły testować EZD RP w formie usługi chmurowej, m.in. poprzez udział w pilotażu dla dostawców SaaS EZD RP. Z uwagi na ograniczoną liczbę informatyków takie rozwiązanie może się okazać dla wielu urzędów dobrym sposobem na wdrożenie oprogramowania do elektronicznego zarządzani dokumentacją. W ramach pilotażu kilka jednostek samorządu terytorialnego uruchomiło system produkcyjnie.

W związku z planowanym obowiązkiem elektronicznego zarządzania dokumentacją w podmiotach publicznych priorytetem jest udostępnienie aplikacji dla tych jednostek, które nie posiadają dziś żadnego systemu. Wdrożenie EZD RP w podmiotach, które obecnie korzystają z EZD PUW, wiąże się zarówno z przeszkoleniem pracowników z funkcji nowego systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją, jak również w wielu przypadkach z migracją danych. Wsparcie w tym zakresie planowane jest na początek 2026 r.

System EZD RP jest zintegrowany z systemem e-doręczeń zarówno w obszarze publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, jak i publicznej usługi hybrydowej. Komunikuje się także z bazą adresów elektronicznych. ©℗