Śląski Związek Gmin i Powiatów (ŚZGiP) domaga się wprowadzenia możliwości wykorzystywania przez jednostki samorządu terytorialnego elektronicznych pełnomocnictw z podpisem kwalifikowanym w postępowaniach wieczystoksięgowych. Jak wskazują samorządowcy, konieczność dołączania do akt każdej sprawy oryginału pełnomocnictwa z podpisem mocodawcy lub poświadczenia za zgodność z oryginałem generuje w dużych miastach nawet kilkaset nowych dokumentów rocznie, a co za tym idzie dodatkowe koszty. – Skala jest duża, bo dotyczy to nie tylko wszystkich gmin, lecz także powiatów, które również są właścicielami nieruchomości i regulują stosunki własnościowe w sądach wieczystoksięgowych – mówi Joanna Nowatkowska-Banaszak, zastępca naczelnika wydziału kadr, szkoleń i płac Urzędu Miejskiego w Gliwicach.

Samorządy zwracają uwagę, że wójtowie, burmistrzowie, prezydenci miast czy starostowie, będący stroną w postępowaniach toczących się przed sądami wieczystoksięgowymi, zazwyczaj nie występują przed nimi osobiście, ale za pośrednictwem osób umocowanych. Jeśli jednak organ reprezentowany jest przez pełnomocnika, to do akt każdej sprawy należy dołączyć oryginał podpisanego pełnomocnictwa lub odpis poświadczony za zgodność z oryginałem. – W takiej sytuacji albo idziemy do notariusza, gdzie płacimy za każdą stronę takiego pełnomocnictwa, albo poświadcza to sam pan prezydent. Nie mogę poświadczyć ja, mimo że w aktach sprawy w wydziale kadr mam oryginalne pełnomocnictwo. To bez sensu. Równie dobrze pan prezydent może podpisać dwadzieścia nowych oryginałów – podkreśla Joanna Nowatkowska-Banaszak. W Gliwicach prezydent sam poświadcza dokumenty, ponieważ w jego ocenie korzystanie z usług notariusza można byłoby uznać za poniesienie nieuzasadnionych kosztów.

Według ŚZGiP rozwiązaniem tego problemu byłoby umożliwienie organom JST wykorzystywania elektronicznego pełnomocnictwa z podpisem kwalifikowanym. Obecnie art. 6264 ustawy z 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1550) wskazuje, że wnioski o wpis w postępowaniu wieczystoksięgowym za pośrednictwem systemu teleinformatycznego składają: notariusz, komornik oraz naczelnik urzędu skarbowego – ten ostatni w dziale III i IV księgi wieczystej. – Przepis precyzyjnie wskazuje, kto może to robić, i tam nie ma organów samorządu. Wtedy załącznikiem do wniosku mógłby być plik pełnomocnictwa udzielonego w formie elektronicznej – komentuje Joanna Nowatkowska-Banaszak.

ŚZGiP argumentuje, że takie zawężenie kręgu uprawnionych podmiotów jest niezrozumiałe, zwłaszcza w kontekście postępującej dynamicznie elektronizacji procedury administracyjnej. „Rozszerzenie katalogu uprawnionych o inne podmioty, w tym jednostki samorządu terytorialnego, znacznie uprościłoby funkcjonowanie w obrocie prawnym oraz regulowanie prawa własności” – wskazuje w piśmie przewodniczący związku Piotr Kuczera.©℗