Wójt nie zatwierdzi kosztów własnego wyjazdu

Regionalna izba obrachunkowa podważyła sposób akceptacji wydatków na delegacje wójta, twierdząc, że nie może on sam sobie ich zatwierdzać. Jednak przelew należności wykonał pracownik urzędu gminy. Czy izba ma rację? Przecież to wójt odpowiada za gospodarkę finansową jednostki samorządu terytorialnego jako jej kierownik?

Zacznijmy od omówienia kluczowej roli wójta jako kierownika jednostki sektora finansów publicznych w kontekście gospodarki finansowej jednostki. Stanowią o tym przepisy ustawy o finansach publicznych (dalej: u.f.p.). Szczególną uwagę warto zwrócić na art. 53 u.f.p., w którym m.in. podano, że kierownik jednostki sektora finansów publicznych, zwany „kierownikiem jednostki”, jest odpowiedzialny za całość jej gospodarki finansowej. Ponadto kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki.

Nie ma więc wątpliwości co do tego, że to kierownik jednostki (np. wójt gminy) jest odpowiedzialny za jej gospodarkę finansową. W zakres tej odpowiedzialności wchodzi m.in. ponoszenie wydatków, także na wspomniane w pytaniu delegacje.

Wydatki

Skoro zaś mowa o wydatkach, warto wspomnieć, że z art. 44 ust. 2‒3 u.f.p. wynika, że jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków. Ponadto wydatki publiczne powinny być dokonywane:

1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;

3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

W tym miejscu należy jednak wskazać, że nie w każdej sytuacji kierownik jednostki będzie władny podjąć decyzję o wydatku, czyli w znaczeniu materialnym – zatwierdzić go. Do takich przypadków należy ten opisany w pytaniu, dotyczący delegacji służbowych. Założenie to wynika z syntezy przepisów ustawy o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.) oraz ustawy o samorządzie gminnym (dalej: u.s.g.). Na uwagę zasługuje art. 8 u.p.s., gdzie postanowiono, że pracodawcą wójta jest urząd gminy. Czynności z zakresu prawa pracy wobec wójta (burmistrza, prezydenta miasta), związane z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy, wykonuje przewodniczący rady gminy, a pozostałe czynności ‒ wyznaczona przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) osoba zastępująca lub sekretarz gminy, z tym że wynagrodzenie wójta ustala rada gminy w drodze uchwały. Z kolei w myśl art. 18 ust. 2 pkt 2 u.s.g. do wyłącznej właściwości rady gminy należy ustalanie wynagrodzenia wójta, stanowienie o kierunkach jego działania oraz przyjmowanie sprawozdań z jego działalności. Na temat wzajemnej relacji ww. przepisów wypowiedziano się m.in. w postanowieniu Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim z 29 października 2009 r. (sygn. akt II SA/Go 788/09), gdzie m.in. podano, że zgodnie z art. 8 ust. 1 u.p.s. pracodawcą wójta jest urząd gminy. Czynności z zakresu prawa pracy wobec wójta (burmistrza, prezydenta miasta), związane z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy, wykonuje przewodniczący rady gminy, a pozostałe czynności ‒ wyznaczona przez wójta osoba zastępująca lub sekretarz gminy, z tym że wynagrodzenie wójta ustala rada gminy, w drodze uchwały, co wynika z art. 18 ust. 2 pkt 2 u.s.g.

Delegacje

Na kanwie poruszonej problematyki szczególnie użyteczne będzie jednak stanowisko zawarte w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie z 21 sierpnia 2023 r. (znak WK.6130.18.23), w którym stwierdzono nieprawidłowości dotyczące zatwierdzenia wydatków w zakresie delegacji służbowych wójta gminy. RIO stwierdziła nieprzestrzeganie art. 8 ust. 2 u.p.s. wskutek zatwierdzania przez wójta kosztów delegacji do wypłaty, w sytuacji gdy on sam był delegowany. W ramach wniosku pokontrolnego nakazano jednostce, aby zatwierdzaniem do wypłaty kosztów podroży służbowych, w których delegowanym jest wójt gminy, zajmowała się inna osoba upoważniona. Jak podkreślono, nie wystarczy, że przelew (z tytułu rozliczenia ww. delegacji) jest fizycznie realizowany przez pracownika urzędu, np. księgowego. Należy bowiem odróżnić aspekt podejmowania decyzji o wydatku od aspektu jego realizacji fizycznej. Na te kwestie zwrócono uwagę w orzeczeniu Głównej Komisji Orzekającej w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych z 24 października 2019 r. (sygn. akt BDF1.4800.40.2019), gdzie m.in. podano: „Co do zasady sposób dokonywania wydatku w jednostkach sektora finansów publicznych najczęściej polega na przygotowaniu dokumentacji związanej z wydatkami przez pracownika, a następnie zrealizowaniu tegoż po uzyskaniu akceptacji kierownika jednostki. W zależności od metody przyjętej w danej jednostce akceptacja ta może być wyrażona bezpośrednio przez kierownika bądź przekazana do realizacji w określonym zakresie przez głównego księgowego. Samo dokonanie czynności w postaci realizacji polecenia przelewu nie może być utożsamiane z dokonaniem wydatku ‒ w takiej sytuacji odpowiedzialność ponosiłby szeregowy pracownik służb księgowych, który wypełnia treść dyspozycji do banku obsługującego rachunek jednostki. Stąd wskazanie, iż wykonywanie dyspozycji przelewu przekazano do realizacji głównej księgowej nie może prowadzić do zwolnienia od odpowiedzialności ‒ istotne jest dokonanie akceptacji przelewu przez osobę władną podejmować decyzje, a nie samo fizyczne zrealizowanie takowej decyzji”.

Odpowiadając na zadane pytanie, trzeba stwierdzić, że wójt gminy, mimo iż jest kierownikiem jednostki, nie zawsze może zatwierdzać wydatki. Chodzi m.in. o wydatki na delegacje służbowe, w których sam uczestniczy. Wówczas zatwierdzenia wydatku powinna dokonać inna osoba upoważniona albo sekretarz gminy. ©℗