Samorządowe kolegia odwoławcze jak urzędy z przeszłości. Przy rekrutacji uznają tylko papier

Dalece sformalizowane i prowadzone tylko z użyciem tradycyjnych dokumentów – tak wyglądają nabory do pracy w tych samorządowych organach drugiej instancji. Nikt nie ma wątpliwości, że to może zniechęcać potencjalnych kandydatów, których i tak brakuje.

Archaiczny system rekrutacji nie jest wyrazem złej woli prezesów samorządowych kolegiów odwoławczych (SKO), lecz efektem tego, że organy te tkwią w gorsecie sztywnych, zupełnie już nieprzystających do obecnych czasów przepisów. Na razie jednak nikt nie planuje w nich zmian.

Papier rządzi

Zgodnie z art. 8 ustawy z 12 października 1994 r. o samorządowych kolegiach odwoławczych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 570) kandydatów na członków opisywanego organu wyłania się w drodze konkursu. Ten ostatni ogłasza prezes właściwego kolegium, który następnie przewodniczy pracom komisji konkursowej. Realizując to zadanie, komisja musi jednak stosować rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 18 maja 1999 r. w sprawie trybu przeprowadzania konkursu na członków samorządowego kolegium odwoławczego (Dz.U. z 1999 r. nr 47, poz. 462). Tymczasem akt ten mimo swojej 24-letniej historii nie był ani razu nowelizowany. W efekcie wciąż obowiązują wymogi, że oferty kandydatów powinny zawierać

• uzasadnienie przystąpienia do konkursu,
• kwestionariusz osobowy,
• życiorys z opisem przebiegu pracy zawodowej, a także
• odpis dyplomu oraz inne dokumenty potwierdzające dorobek i kwalifikacje zawodowe.

To wszystko musi być na papierze! Co więcej, rozporządzenie wprost stanowi, że oferty wraz z dokumentami kandydaci powinni składać w siedzibie właściwego kolegium w zamkniętych kopertach. Takie brzmienie wskazuje na brak możliwości skorzystania z kanałów komunikacji elektronicznej.

Skanseny rekrutacji

Wymogi ustawowe potwierdza Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji. – Aktualne przepisy wymagają składania dokumentów w postaci papierowej – usłyszeliśmy w biurze prasowym MSWiA. W efekcie SKO co do zasady odrzucają oferty pracy przedkładane w postaci elektronicznej. I nie tylko te przesłane pocztą elektroniczną, lecz także aplikacje przesyłane z wykorzystaniem narzędzi zapewniających identyfikację nadawcy, jak elektroniczna platforma usług administracji publicznej (ePUAP). Tym samym w obszarze rekrutacji etatowych i pozaetatowych członków samorządowe kolegia odwoławcze pozostają w tyle za większością administracji publicznej. Otóż nabory z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej to standard zarówno w administracji rządowej, w tym w służbie cywilnej, jak i w administracji samorządowej. Urzędy gmin, starostwa powiatowe czy urzędy marszałkowskie z powodzeniem rekrutują pracowników, bazując na komunikacji online. Co więcej, większe jednostki, np. stołeczny magistrat, wzorem korporacji posiadają nawet własne elektroniczne systemy rekrutacji, gdzie po wgraniu dokumentów aplikacyjnych kandydat może odpowiadać na wiele interesujących go ogłoszeń pracy.

Taki stan rzeczy przyczynia się do tego, że SKO krępowane przepisami z 1999 r. coraz bardziej odstają od reszty administracji samorządowej, której są przecież częścią.

I choć resort spraw wewnętrznych i administracji zapewnia, że pozostaje świadomy zmieniającego się otoczenia i może rozważyć stosowne zmiany regulacji w przyszłości, to zarazem zastrzega, że „Wprowadzenie rekrutacji elektronicznej do SKO wiązałoby się z koniecznością utworzenia specjalnego systemu teleinformatycznego i szerszych zmian prawnych”. Tymczasem przeszkoda do wprowadzenia modyfikacji przepisów, którą zasłania się resort, może dziwić. Przykładowo Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów (którego pracownicy wchodzą w skład służby cywilnej) wykorzystuje do rekrutacji elektronicznej komercyjny system. Skoro więc centralny organ administracji publicznej korzysta z systemu oferowanego przez prywatną firmę, to nie ma przeszkód – poza prawnymi – by również SKO sięgały po takie narzędzia.

Zniechęceni

Konieczność drukowania dokumentów i ich wysyłania tradycyjną pocztą może zniechęcać potencjalnych kandydatów do pracy w SKO. I to w sytuacji, gdy organy te nie narzekają na nadmiar chętnych, o czym może świadczyć chociażby sytuacja w Siedlcach. W informacji o działalności SKO w tym mieście za 2022 r. czytamy, że w związku z upływem w 2020 r. kadencji trzech członków tamtejszego organu rozpisano konkurs, ale nie wpłynęła ani jedna oferta. Jego ponowienie, już w 2021 r., dało skutek w postaci tylko dwóch ofert, przy czym żadna z nich nie spełniała wymogów formalnych. W trzecim konkursie wpłynęła tylko jedna oferta, przy czym wybrany kandydat nie przystąpił do pełnienia obowiązków. Ponawianie konkursu w 2022 r. nie przyniosło oczekiwanych skutków. W efekcie od ponad trzech lat SKO w Siedlcach nie może uzupełnić składu. Podobne sytuacje występują w innych SKO.

Niestety, forma komunikacji w toku rekrutacji nie jest jedyną bolączką naborów. Nieżyciowy jest też nadmierny formalizm, np. wymóg dostarczania przez kandydatów do pracy odpisów dyplomu ukończenia szkoły wyższej prezesi SKO co do zasady interpretują jako obowiązek przedłożenia przez kandydatów uwierzytelnionej kopii. „Wobec tego, że w przedłożonej ofercie znajdowała się jedynie kopia odpisu dyplomu, a nie jego uwierzytelniony odpis, komisja postanowiła odrzucić kandydaturę z uwagi na fakt, iż nie spełnia wymagań określonych w ogłoszeniu” – wskazuje w pismach do kandydatów Agata Maciąg, prezes SKO w Siedlcach. Podobnie jest w SKO w Elblągu. „W ocenie komisji konkursowej, odpis to dokument na prawach oryginału, natomiast kserokopia, stanowiąca niewątpliwie odwzorowanie pełnej treści dokumentu, wymaga potwierdzenia za zgodność z oryginałem dla uznania jej za odpis” – podnosi Adam Pawłowicz, wiceprezes SKO w Elblągu.

W praktyce oznacza to, że kandydaci do swoich aplikacji powinni dołączyć odpis dyplomu szkoły wyższej potwierdzony chociażby przez notariusza, co z punktu widzenia osób zainteresowanych stanowi kolejną przeszkodę w rekrutacji.

I znów należy zauważyć, że tak daleko idący formalizm SKO prezentuje się specyficznie w kontekście podejścia przyjętego w innych urzędach administracji publicznej, gdzie w procedurze naboru z reguły wystarcza dołączenie odwzorowania cyfrowego lub zwykłej kserokopii dokumentów, ewentualnie wymaga się przedstawienia do wglądu oryginałów, ale dopiero na etapie rozmowy kwalifikacyjnej. ©℗

opinia eksperta

Pomóc może wykładnia, która dopuści stosowanie dokumentów elektronicznych

Przepisy z 1999 r. regulujące nabory do SKO nie nadążają za duchem czasów. Należy jednak zaznaczyć, że są prezesi SKO, którzy konserwatywnie podążają za literą prawa, jeśli chodzi o rekrutacje nowych członków SKO. Są też tacy, którzy starają się rozumieć przepisy rozszerzająco, przy czym wynika to jedynie z chęci bardziej życiowego podejścia do przestarzałych regulacji. W SKO w Katowicach staraliśmy się prezentować to drugie podejście. Dopuszczaliśmy dokumenty elektroniczne, o ile spełniały wyśrubowane wymogi techniczne, np. były opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wynikało to z naszego zrozumienia tendencji zrównywania w obrocie prawnym – pod pewnymi warunkami – dokumentów elektronicznych i papierowych. Dostrzegam dwa rozwiązania obecnej sytuacji. Pierwszym byłaby stosowna zmiana przepisów rozporządzenia prezesa Rady Ministrów w sprawie trybu przeprowadzania konkursu na członków SKO. Mogłaby ona polegać na dopuszczeniu enumeratywnie wykorzystania środków komunikacji elektronicznej w procedurze naboru kandydatów na członków SKO. Mając świadomość kończącej się kadencji parlamentu, a co za tym idzie Rady Ministrów w obecnym kształcie, zakładam, że wydanie nowego rozporządzenia w opisywanej sprawie nie będzie procesem łatwym. Dlatego bardziej realne wydaje mi się podjęcie stosownej uchwały przez Krajową Reprezentację SKO, w której zaprezentuje ona wykładnię obecnie obowiązujących przepisów dopuszczającą stosowanie w naborze dokumentów elektronicznych na równi z papierowymi. ©℗