Zelektronizowanie kontaktów z urzędami. Papierowy obieg w ostateczności

Ministerstwo Cyfryzacji chce wprowadzić zasadę prymatu komunikacji elektronicznej z podmiotami publicznymi. Samorządy popierają kierunek zmian, ale zwracają też uwagę na problemy kadrowe.

Prawdziwą rewolucję w kontaktach obywateli z podmiotami publicznymi zakłada projekt nowelizacji ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego przekazany przez resort cyfryzacji do prekonsultacji. Celem jest zelektronizowanie całości tych kontaktów, a nie tylko ich poszczególnych elementów czy etapów, jak jest to obecnie. „Powstanie nowa jakość obsługi, której wynikiem będzie np.: wirtualny urząd skarbowy, wirtualny urząd dzielnicy/gminy/starostwa” – czytamy w ocenie skutków regulacji.

Samorządowcy, odwołując się również do doświadczeń z ostatnich kilku lat, widzą potencjał w rozwijaniu e-administracji. – Kierunek jest tylko jeden i nie ma co próbować się temu przeciwstawić. Trzeba się dostosować. Pokazała to pandemia i pewnie będzie jeszcze wiele takich sytuacji, że forma elektroniczna się przydaje. Zero dyskusji. Szkoda tylko, że administracja publiczna jest zawsze za biznesem, komercją – komentuje Dorota Zmarzlak, wójt gminy Izabelin (woj. mazowieckie).

Przedstawiciele lokalnych władz widzą deficyty głównie w możliwościach zatrudniania przez gminy odpowiednio wykwalifikowanych specjalistów. Problemem pozostaje również wykluczenie cyfrowe, a czasem również niechęć włodarzy do elektronicznych form kontaktu.

Obowiązkowo elektronicznie

Nowelizacja ma zrealizować kamień milowy C7G Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO) w ramach reformy C2.1 Zwiększenie skali zastosowań cyfrowych w sferze publicznej, gospodarce i społeczeństwie. Wprowadzenie domyślności cyfrowej będzie oznaczało, że podmioty publiczne będą zobowiązane do stosowania formy elektronicznej zarówno przy przyjmowaniu dokumentów, jak i przekazywaniu pism do obywateli – w każdej sprawie.

Resort chce również, aby obywatel (w tym przedsiębiorca) mógł podpisywać wszystkie dokumenty jednym, wybranym przez siebie podpisem elektronicznym. Dziś część spraw można załatwić, posługując się podpisem zaufanym, niektóre wymagają np. kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Ponadto te same dane gromadzone przez organy administracji publicznej mają nie być powielane i przechowywane w różnych zbiorach, a dostępne z jednego rejestru, wprowadzona ma zostać również zasada pierwszeństwa pozyskiwania danych ze źródeł publicznych – tak, aby obywatele nie musieli dostarczać do urzędów dokumentów, które są już dostępne. Dodatkowo te same dane mają być przekazywane jednokrotnie, a informacje i elektroniczne usługi publiczne mają być prezentowane w systemie teleinformatycznym według jednego ustalonego standardu.

– Kierunek jest bardzo dobry, tylko problem polega na wykluczeniu elektronicznym dużej części społeczeństwa, jak również na tym, że na obszarach wiejskich mapa pokrycia dobrym sygnałem internetowym – czy to radiowym, przez kabel czy światłowód – jest jeszcze słaba – mówi Leszek Świętalski ze Związku Gmin Wiejskich RP. W mniejszych gminach zjawisko wykluczenia cyfrowego jest wciąż bardziej powszechne niż w miastach, ale dane GUS pokazują, że już prawie połowa mieszkańców wsi korzysta ze stron internetowych lub aplikacji jednostek administracji publicznej (patrz: infografika). – Mamy doświadczenie z rolnikami, którzy wypełniają wnioski o dopłaty obszarowe przez internet, ale raczej nie robią tego samodzielnie, tylko są biura, firmy, które to za nich robią – podkreśla Grzegorz Cichy, burmistrz Proszowic (woj. małopolskie) i prezes Unii Miasteczek Polskich. Wprowadzenie pierwszeństwa komunikacji elektronicznej nie oznacza jednak, że dokumenty papierowe znikną z urzędów – nadal pozostaną opcją dla tych obywateli, którzy nie będą chcieli korzystać z internetu.

Problem z informatykami, a czasem z wójtami

Samorządowcy podkreślają, że nie powinno być problemów ze sfinansowaniem wirtualnych urzędów, ponieważ łącznie uruchomionych ma zostać kilkadziesiąt programów finansowanych ze środków unijnych, które będą dotyczyć tego zagadnienia, w tym również cyberbezpieczeństwa. Kłopotem jest natomiast zachęcenie ekspertów do pracy w urzędach. – Niestety wysokiej klasy specjaliści ds. IT i cyberbezpieczeństwa nie są chętni do pracy w urzędach samorządowych, z uwagi na to, że rynek pracy jest im w stanie zaproponować kilkakrotnie większe wynagrodzenia niż te obowiązujące w administracji samorządowej – wskazuje Patrycja Grebla-Tarasek, ekspert w dziale monitoringu prawnego i ekspertyz Biura Związku Powiatów Polskich.

Część gmin już teraz stara się dostosować do warunków rynkowych i omijać problem zbyt niskich wynagrodzeń. – Niekonkurencyjność naszych płac jest bezdyskusyjna, ale wtedy nie zatrudniajmy informatyka, tylko przeprowadźmy przetarg na stałą obsługę urzędu przez zewnętrzną firmę. Większość rzeczy i tak robi się online i ten człowiek nie musi siedzieć w urzędzie – ocenia Dorota Zmarzlak. Okazuje się również, że w przeddzień cyfrowej rewolucji wciąż problemem bywa opór urzędników i to tych najwyższego gminnego szczebla. – Nadal jest tak, że wielu wójtów nie obsługuje własnej poczty, nie odpisuje na e-maile, nie używa elektronicznych kalendarzy. To są bardzo podstawowe rzeczy, przykład musi iść z góry. Jeśli wójt nie odpisuje na e-maile, to elektronizacja obiegu dokumentów w urzędzie nie wyjdzie – podsumowuje Dorota Zmarzlak.

Uwagi do projektu w ramach prekonsultacji można przesyłać do Ministerstwa Cyfryzacji do 4 lipca br. ©℗